Politique de confidentialité
ADOPTÉE PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
LE 18 octobre 2023
Avant-propos
La présente politique traite de la gestion et de la protection des renseignements confidentiels détenus par le Regroupement des personnes polyamoureuses du Québec (R2PQ). Elle traite notamment des renseignements concernant :
Les membres du conseil d’administration;
Les membres du R2PQ;
Les bénévoles du R2PQ;
Les informations liées aux activités du R2PQ;
Les membres du personnel;
Les fournisseurs;
Les donateurs.
Elle s’applique à toutes personnes qui pourraient avoir un lien direct ou indirect avec des personnes et/ou des documents de toute nature contenant des renseignements personnels et/ou confidentiels.
Elle poursuit les objectifs suivants :
Assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles détenues par le R2PQ.
Se donner des balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du R2PQ.
Table des matières
1. Mission et valeurs du regroupement
Le Regroupement des personnes polyamoureuses du Québec est un organisme démocratique et à but non lucratif.
Le R2PQ a pour mission de rassembler les polyamoureux et polyamoureuses, ainsi que les personnes en questionnement et leurs allié·e·s. Nous informons la population à propos de ce modèle relationnel et représentons les personnes qui ont choisi de vivre une ou des relation(s) non-monogame(s) éthique(s) et consensuelle(s), afin de favoriser la reconnaissance sociale et juridique de ces personnes et ces relations.
Nos valeurs se veulent inclusives et non discriminatoires. Chaque personne peut vivre le polyamour, indépendamment de toutes formes de discrimination, d’oppression, d’absence de privilège ou toute autre vulnérabilité. À ce titre, en tenant compte des difficultés accrues liées aux enjeux soulevés par les situations d’intersectionnalité, les valeurs de soutien, de partage et d’accompagnement sont à la base de notre organisation. Les personnes polyamoureuses ont droit à une communauté où chacun.e se sent bien de vivre leurs relations en dehors du modèle social mono-normatif.
2. Objectifs du R2PQ
Les objectifs du R2PQ sont multiples:
Organiser diverses activités sociales d’information et de sensibilisation: il s’agit d’activités rassembleuses où toute personne pourra apprendre à propos du polyamour, partager leurs expériences relationnelles et les vivre sans discrimination.
Offrir une tribune au polyamour ainsi qu’aux personnes vivant des relations non-monogames éthiques et consensuelles, ainsi que leurs allié.e.s.
Assurer une représentation médiatique, politique, juridique et culturelle, afin que le polyamour et le grand ensemble des relations non-monogames éthiques et consensuelles soient considérées par l’ensemble de la société comme étant un choix sain et viable.
3. Définitions
Discrétion : L’aptitude à garder secrètes les confidences et les informations privées obtenues afin de préserver le respect, l’amitié et la confiance.
Confidentialité : Le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations privées obtenues dans l’exercice de ses fonctions.
4. Engagements du Regroupement des personnes polyamoureuses du Québec.
Le R2PQ s’engage à :
Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus;
Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;
Assurer le traitement confidentiel des plaintes;
Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;
Appliquer la politique de confidentialité dans le respect des valeurs du R2PQ;
Agir avec respect et transparence lors de l’application de cette politique et dans le respect des lois en vigueur.
5. Normes de discrétion
Toute personne qui, au sein du R2PQ, a des conversations et/ou des échanges qui ne sont pas liés à l’exercice de leurs fonctions doit agir avec discrétion.
De ce fait, elle doit:
Respecter la vie privée des personnes;
Ne pas divulguer et/ou transmettre de l’information confidentielle obtenue au sein de l’organisme;
Savoir garder les informations sensibles des personnes qui se confient;
Agir selon les valeurs de l’organisme.
6. Normes de confidentialité
Toute personne à l’intérieur du R2PQ qui obtient des informations confidentielles dans l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la confidentialité de ces informations.
Exception est faite dans certains cas, en conformité avec les lois et/ou règlements.
Toutes les informations personnelles recueillies par Le R2PQ sur un membre restent confidentielles.
Le R2PQ n’utilisera aucun renseignement personnel recueilli auprès d’un autre organisme, d’un tiers, d’un individu concerné, etc., pour quelques fins que ce soit, sans que l’individu concerné ne le sache et n’y consente par écrit.
Le R2PQ ne divulguera aucune information personnelle sur un membre à quiconque à l’extérieur ni à aucune de ses entités affiliées sans que le membre le sache et y consente par écrit.
Sauf aux personnes suivantes :
Un vérificateur relié à un audit du R2PQ.
Un organisme ou un individu fournissant des services au regroupement, si les renseignements personnels sont nécessaires à la prestation desdits services.
Dans ce cas, l’organisme ou l’individu doit agir en conformité avec la présente politique, et utiliser lesdits renseignements personnels uniquement pour les fins de la prestation des services du regroupement.Un avocat qui représente le R2PQ dans une affaire qui touche les renseignements personnels et/ou tout dossier de nature juridique.
Quiconque présente une assignation à témoigner, un mandat ou une obligation découlant d’un ordre de la Cour.
Une institution gouvernementale qui demande ces renseignements, qui présente son autorisation de demande, en lien avec l’administration de toute loi en vigueur.
Dans toute autre circonstance où la divulgation est explicitement permise conformément aux lois s’appliquant à la protection des renseignements personnels.
7. Normes et règles
L’échange d’informations à l’extérieur du R2PQ est totalement interdit.
Le conseil d’administration, les bénévoles, les employé.e.s ou toutes personnes en autorité, ne doivent pas discuter des dossiers, de personnes ou de décisions propres au R2PQ, avec des personnes de l'extérieur ou non concernées.
Ils.elles doivent :
S’assurer de l’identité de la personne qui demande l’information, si celle-ci n’est pas connue.
Limiter les échanges d’informations au strict minimum.
S’assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations confidentielles ne sont pas entendues par d’autres personnes.
N’inscrire au dossier que des informations vraies, pertinentes et nécessaires;
Éviter de noter des commentaires personnels, des réflexions et/ou des perceptions et s’en tenir aux faits.
Limiter les échanges d’informations sur les dossiers, les personnes ou les décisions lors des réunions du conseil d’administration.
Éviter de discuter avec des personnes, de dossiers ou de décisions en dehors de ces moments. Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne concernée et d’échanger dans un lieu propice à la confidentialité.
8. Modalités d’application
Le conseil d’administration est responsable de la mise en œuvre et de l’application de la politique de confidentialité.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels dans le secteur privé nommé par le conseil d’administration est, d’office, la personne qui représente le conseil d’administration pour l’application de la présente politique.
Les administrateurs, les bénévoles et les employés et/ou toutes personnes en autorité doivent remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter la politique de confidentialité (Voir annexe).
En cas de non-respect de la politique de confidentialité, c’est le conseil d’administration qui doit intervenir. À la suite des recommandations du responsable de la gestion des données et de la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du R2PQ.
Si un administrateur, un bénévole et/ou un employé.e et/ou toutes personnes en autorité a divulgué une information confidentielle, l’autorité compétente pourra prendre toutes les procédures nécessaires pour lui imposer une sanction conforme aux politiques et/ou aux règlements du R2PQ.
La sanction peut aller de la réprimande à l’exclusion et/ou de poursuites judiciaires selon les lois applicables.
9. Droit d’opposition et de retrait
Le R2PQ s’engage à offrir un droit d’opposition et de retrait à toutes personnes quant à leurs renseignements personnels.
Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte à toutes personnes de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte.
Le droit de retrait s’entend comme étant la possibilité offerte à toutes personnes de demander que leurs renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.
Pour pouvoir exercer ces droits, contactez par écrit :
La personne responsable de la gestion des données et de la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du R2PQ, par courriel à l’adresse suivante : presidence@r2pq.org
10. Droit d’accès
Le R2PQ s’engage à reconnaître un droit d’accès et de rectification aux personnes concernées désireuses de consulter, modifier, voire radier les informations les concernant.
Dans la mesure de ses moyens, le R2PQ fournira à toute personne qui en fait la demande, par écrit, au responsable de la gestion des données et de la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du R2PQ, un accès en temps opportun à ses renseignements personnels. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut qu’elle doive vérifier son identité. Le R2PQ peut refuser si les circonstances l’obligent ou lui donnent le droit de refuser cet accès.
Toutes personnes qui croient qu’un ou plusieurs de ses renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, peut demander par écrit au responsable de la gestion des données et de la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du R2PQ de les modifier.
Le R2PQ fera les corrections appropriées selon les recommandations du responsable. Cependant, s’il est raisonnablement d’avis que les modifications sont inexactes ou incomplètes, dans ce cas, la demande peut être refusée et sera inscrite aux dossiers.
11. Droit de contestation
En cas d’insatisfaction de l’intervention du R2PQ, il est possible de communiquer avec la Commission d’accès à l’information, un organisme public chargé de surveiller les pratiques en matière de renseignements personnels dans les secteurs public et privé.
Par téléphone : 1 888 528-7741
Par télécopieur : 418 529-3102 ou 514 844-6170
Par courriel : cai.communications@cai.gouv.qc.ca
Par la poste :
Commission d’accès à l’information
525, boul. René-Lévesque Est, bureau 2.36 Québec (Québec) G1R 5S9
ou
Commission d’accès à l’information
500, boul. René-Lévesque Ouest, bureau 18.200 Montréal (Québec) H2Z 1W7
Site Internet : https://www.cai.gouv.qc.ca
12. Date d’entrée en vigueur :
La présente politique entre en vigueur à la suite de son adoption par le conseil d’administration.