رازهای موفقیت

آزمون شامل انواع مختلف سوالات است برای آزمایش دانش مدیریت پروژه و مهارت‌های سوالات آزمون. این سوالات شامل موارد زیر می‌شوند:

• سوالات کوتاه و مستقیم

• سوالات بلندتر که بیش از 3 خط یا بیشتر ادامه دارد

• سوالات موقعیتی یا مبتنی بر سناریو که شرحی از وضعیت فعلی را ارائه می‌دهد و از شما می‌پرسد که گام بعدی چیست

• سوالات مبتنی بر فرمول که نیازمند انتخاب و یادآوری فرمول مناسب برای محاسبه پاسخ هستند (فرمول‌ها باید حفظ شوند)

• سوالات ITTO که از شما در مورد ورودی‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها، و خروجی‌های فرآیندهای مدیریت پروژه می‌پرسند

این موضوع بخصوص برای سوالات طولانی صدق می‌کند. شما باید سوالات را به دقت بخوانید تا به دنبال کلمات کلیدی برای پاسخ صحیح باشید. فقط نگاه کنید به لیست زیر از کلمات کلیدی و خواهید دانست منظورم چیست:

1. Most likely

2. Most unlikely

3. Best 

4. Not 

5. Except

به این کلمات کلیدی توجه کنید. برخی سوالات لازمست دوبار خوانده شود و دقت لازم را داشت بخصوص در انتهای آزمون که ذهن شما کاملاً خسته و خالی شده است.

در پایین مثالی از یک سوال گول زننده آورده شده است:

All of the following statements about the Perform Qualitative Risk Analysis process are false except:

1. Project risks are evaluated in numerical values.

2. Project risks are prioritized.

3. Project risks are identified in this process.

4. The risk register does not need to be updated.

پاسخ صحیح 2 است. هدف این سوال تعیین کدام گزینه صحیح است در حالیکه در انتهای سوال false except آمده است. گزینه 1 مربوط به تحلیل کمی ریسک است. گزینه 3 غلط است چون ریسک ها در فرآیند Identify risks شناسایی می شوند. گزینه 4 غلط است چون risk register در هر مرحله بروزرسانی می شوند.

یکی از ویژگی‌های بسیاری از سوالات آزمون، طول آن‌ها است - بیش از نیمی از سوالات بر چند خط ادامه دارند. فقط خواندن این سوالات طولانی زمان زیادی می‌طلبد، سختی آنکه زمانی که نیاز دارید به یافتن و درک اطلاعات مهم‌تر و جواب دادن به سوالات به درستی را اضافه کنید.

یک تکنیک بسیار مفید برای پاسخگویی هوشمندانه به این سوالات طولانی، خواندن جمله‌ی آخر سوال و گزینه‌های پاسخ است - این کارها به شما همه رازها در مورد آنچه باید در توصیف طولانی قبل از سوال جستجو کنید را می‌دهد.

Josephine is the designated project manager for a project to provide a secure messaging solution for various departments in the company. The project includes requirements gathering, design, contract negotiations with an external vendor, user testing, integration testing, deployment on the company's infrastructure IT, and employee training. With employees working in 5 different locations around the globe, access control and security are also paramount. The project is now falling behind schedule as some employees Josephine met for the first time want changes. One of the main criticisms is that the product delivered so far does not really address the needs of the employees. Which of the following project management processes was more likely to be overlooked by Josephine?

A - Identify stakeholders

B - Control schedule

C - Project Stakeholder Management 

D - Control stakeholder engagement

گزینه صحیح A است. با خواندن 4 خط آخر می توان پاسخ را یافت. سوال درمورد اینست که چه فرآیندی توسط جوزفین نادیده گرفته شده است. میدانیم در فرآیند Identify Stakeholders ذینفعان و نیازهای آنها شناسایی می شوند در حالیکه در سوال اشاره شده است او آنها را برای اولین بار ملاقات نموده است.

گزینه B مرتبط است ولی دلیل اصلی نیست. گزینه C فرآیند نیست بلکه حوزه دانش است.  گزینه D مربوط به کنترل مشارکت ذینعان است که قبلاً شناسایی شده اند نه افرادی که قبلاً شناسایی نشده اند.

سوالات موقعیتی اغلب در خود طولانی هستند اما همچنین سختگیرانه هستند. این سوالات یک وضعیت (معمولا مشکل‌آفرین) را توصیف می‌کنند و از شما می‌پرسند که چگونه بهترین راه برای بررسی آن است. معمولاً برای پاسخ "صحیح" در این سوالات تمایز سیاه و سفیدی وجود ندارد، زیرا 2 تا 3 گزینه پاسخ منطقی یا معقولی دارند. برای لین سوالات معمولاً موارد زیر از شما خواسته می شود:

• the best next course of action

• what to do first

• the best answer

اشتباه رایج را انجام ندهید که گزینه‌های پاسخ را از A تا D مطالعه کنید و اولین گزینه‌ای را که به‌نظر معقول می‌رسد انتخاب کنید - عموماً برای سوالات موقعیتی 2 تا 3 گزینه وجود دارد که به نظر معقول می‌آیند. وظیفه شما این است که بین آن‌ها بهترین گزینه را که با دیدگاه PMI همخوانی دارد پیدا کنید.

از آنجایی که PMP انتظار دارد مدیریت پروژه مسئولیت و خودمختاری را پیاده‌سازی کند، عموماً اشتباه است که مشکل را نادیده بگیرید، به مدیریت ارجاع دهید یا پروژه را قطع کرده و از دیگران برای مشورت سوال کنید.  البته این یک قانون است و بیشتر براساس تجربه است.

Sally is a project manager of two related projects (Project A and B - Project A is more important) that run concurrently and share resources. Given the changing business scenario, management has just decided to reprioritize the projects and focus on Project B with more resources. Some members of the project team have been assigned to Project B. However, the remaining team members of Project A have found that the project milestones cannot be met with the reduced headcount. Morale among them is low because this project looked promising. They have no understanding of management's decisions. What is your best next course of action?

A- Brainstorm conflict resolution with team members to find a way to restore their morale and commitment to the project.

B - Ask employees to work overtime on weekends for Project A to stay on schedule. This way, you can ensure that both projects stay on

schedule without asking for more resources from management.

C - Escalate the issue to management in hopes that they will allocate more resources to Project A by reallocating some of Project B's resources.

D - Review resource allocation and project data for both projects to find ways to better utilize available resources by sharing them.

در نگاه اول، هر چهار پاسخ ممکن به نظر می‌رسد. قبل از اینکه پاسخ را بدهیم، می‌خواهیم یک راه حل ممکن برای این نوع سوال را به شما کمی مفصل‌تر توضیح دهیم. ما پیشنهاد می‌دهیم که مراحل زیر را دنبال کنید:

1. مهم ترین و مرتبط ترین‌ توضیحات را انتخاب کنید.

2. گزینه ها را با دقت و حداقل دوبار بخوانید. برای بار دوم می توانید از آخر به اول بخوانید.

3. گزینه هایی که خیلی واضح غلط هستند را مشخص کنید. معمولاً یکی یا دو گزینه اینگونه هستند.

4. گزینه های باقیمانده را با دقت بیشتری بخوانید تا درگی از پیامدها و دلایل آنها بدست آورید و بهترین پاسخ را انتخاب کنید.

گزینه صحیح D می باشد. براساس استراتژی بالا اینگونه گزینه صحیح بدست می آید:

1. انتخاب اطلاعات: به دلیل تغییر محیط، مدیریت تصمیم مهمی را گرفته است و تمرکز خود را بر روی پروژه B که اکنون مفیدتر برای شرکت به نظر می‌رسد متمرکز کرده است.

2. مطالعه گزینه ها از A to D  و سپس  از D to A

3. خط زدن گزینه های اشتباه

   1. گزینه B اشتباه هست چون اضافه کاری جزو توصیه های PMI نیست.

   2. گزینه C اشتباه هست چون مدیرپروژه ابتدا باید تمام سناریوهای ممکن را بررسی کند.

4. گزینه های A, D می توانند صحیح باشند. پیامد گزینه A می تواند این باشد که خروجی جلسه نتواند راه حل مناسب و رضایتبخشی داشته باشد.

توصیه‌ی مهم‌تر برای پاسخگویی صحیح به سوالات فرمول، یادآوری فرمول‌های صحیح و استفاده از آن‌ها است. از آنجایی که امتحان یک امتحان بدون کتاب است، متقاضیان باید تمام فرمول‌های PMP® را حفظ کنند. بیشتر مربیان و آزمون دهندگان PMP® توصیه می‌کنند برای نوشتن تمام فرمول‌ها روی کاغذی که در مرکز آزمون فراهم شده (به نام PMP® Exam brain dump) از 10 دقیقه ابتدایی امتحان استفاده کنید (زیرا در طول زمان تمرین، دیگر اجازه نوشتاری داده نمی‌شود).

اگرچه برخی از متقاضیان PMP® سوالات فرمول‌محور را دشوارترین سوالات امتحان می‌دانند، اما در امتحان PMP® انواع مختلفی از سوالات مبتنی بر فرمول وجود دارند که از بسیار آسان تا بسیار دشوار متغیر است.

• EVM Graph Questions

• Definition of EVM Metrics 

• Simple EVM Calculation Questions

• Complicated EVM Calculation Questions

• EVM Estimate At Completion (EAC) Questions

• Wordy Calculation Questions 

مجدداً، تکنیک این است که سوالات را با دقت مطالعه کرده، قسمت‌های مهم آن‌ها را استخراج کرده و از فرمول درست برای جایگزینی مقادیر در آن‌ها استفاده کنید.

you are currently managing a construction project in which 20 houses are to be built in 20 months (i.e. 1 house per month). The budget allocated for the project is $2,000,000. At the end of the 12th month, 10 houses have been built and $1,000,000 has been spent. There was a labor strike for one month that affected the project. What is the Cost Performance Index (CPI) of the project at this point?

1. 1.0

2. 0.9

3. 1.1

4. 1.2

The answer is 1. The formula to be used to calculate CPI is: CPI = EV / AC

CPI = $1,000,000 / $1,000,000 = 1.0

تعدادی بیش از 600 ورودی، ابزار و تکنیک و خروجی‌ها (ITTO) برای فرایندهای مدیریت پروژه که در کتاب راهنمای PMBOK® توضیح داده شده‌اند، وجود دارد. بسیاری از متقاضیان مطرح می‌کنند که آیا باید تمامی ITTO‌ها را برای آزمون حفظ کنند یا خیر؟

چون آزمون PMP درباره توانایی حفظ کردن اطلاعات فراوان نیست (بلکه یک آزمون از تجربه شما در مدیریت پروژه است)، انتظار نمی‌رود متقاضیان همه ITTO‌ها را حفظ کنند.

بعد از مطالعه دقیق، باید قادر باشید رابطه منطقی ITTO با فرایندهای مدیریت پروژه را درک کنید. و باید قادر باشید این روابط را به یاد آورید وقتی به سوالات مربوط به ITTO پاسخ می‌دهید - به عبارت دیگر، شما نیاز به حفظ کردن آن‌ها ندارید. وقتتان را می‌توانید بیشتر برای آزمون‌های ماک و حفظ فرمول‌ها صرف نمایید.