Microsoft PowerPoint

การใช้โปรแกรม Microsoft powerpointเบื้องต้นเพื่อการนำเสนองานกันครับ (EP5/6)

โปรแกรม Microsoft PowerPoint เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการ จัดทำสไลด์อย่างง่ายเพื่อนำเสนองานหรือเสนอข้อมูลการประชุมต่าง ๆ โดยที่เราสามารถใส่ข้อความ รูปภาพ หรือวีดีโอ ลงไปในสไลด์ได้

การเข้าใช้งานโปรแกรม

โดยให้เราไปที่ Start > Microsoft Powerpoint หรือไปที่หน้าจอดับเบิ้ลคลิ๊กเลือก Icon Powerpoint

เมื่อเข้ามาที่หน้าโปรแกรมแล้ว เราจะเจอกับเทมเพลตมาตรฐาน ให้เราเลือกไปที่ blank presentation จะปรากฏหน้าจอการทำงานมุมมองปกติขึ้นมา ส่วนบนของโปรแกรมประกอบด้วยแถบริบบอน (Ribbon) ที่รวมรวบคำสั่งเครื่องมือการทำงาน ถัดลงมาด้านซ้ายมือจะมีแถบ Navigation Page หรือแถบนำทาง ในแถบนี้จะมีหน้าต่างการทำงานแสดงอยู่ 2 แบบคือ หน้าต่าง Slides หรือภาพนิ่ง จะแสดงตัวอย่างสไลด์ทั้งหมด โดยเรียงตั้งแต่แผ่นแรกถึงแผ่นสุดท้าย เพื่อให้เราจัดองค์ประกอบสไลด์ได้ง่ายขึ้น ซึ่งเราสามารถเพิ่ม ลบ หรือย้ายสไลด์ได้ ถัดมาคือ หน้าต่าง Outline หรือ เค้าร่าง จะแสดงเนื้อหาของสไลด์แต่ละแผ่นตามลำดับชั้น เพื่อให้เราเพิ่มเติม แก้ไข หรือจัดลำดับของข้อความในสไลด์ได้อย่างรวดเร็ว

แถบเมนู

ทางด้านซ้ายจะเป็นพื้นที่สไลด์ซึ่งเป็นส่วนสำหรับการทำงาน การออกแบบ ใส่ข้อความ รูปภาพ หรือวีดีโอ ถัดมาด้านล่างมุมซ้ายมือจะมีแถบ Status Bar แสดงข้อมูลการทำงาน ข้อมูลแรก คือ Slide Number ที่แสดงว่ากำลังอยู่ที่หน้าสไลด์ใด และมีสไลด์จำนวนทั้งหมดเท่าไหร่ ถัดมาทางด้านขวาของแถบ Status Bar เราจะเจอกับปุ่มมุมมอง มุมมองแรกคือ Normal หรือมุมมองปกติ มุมมองนี้จะถูกใช้งานบ่อยที่สุด โดยโปรแกรมจะแสดงหน้าการทำงานนี้เป็นหน้าการทำงานหลัก ต่อมาคือ Slider Sorter หรือตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง จะแสดงสไลด์ทั้งหมดโดยเรียงตามลำดับ ช่วยในการจัดเรียงและเพิ่ม ลบ สไลด์ ต่อมาคือ Reading View หรือมุมมองการอ่าน มุมมองนี้แสดงหน้าจอเสมือนกับการอ่านหนังสือ Slide Show หรือมุมมองการนำเสนอภาพนิ่ง เป็น มุมมองที่ใช้ในการแสดงพรีเซ้นเตชั่นซึ่งจะมีการทำงานเหมือนการฉายสไลด์ทั่วไปสามารถใช้มุมมองนี้เพื่อตรวจสอบได้ว่าสไลด์ที่เราจัดเรียงแสดงผลถูกต้องตามที่เราต้องการหรือไม่

การสร้างพรีเซ้นเตชั่น

ในการสร้างพรีเช้นเตชั่นหน้าเริ่มต้นของสไลด์นั้นโปรแกรมจะแสดงหน้าการทำงานให้เราเพียง 1 หน้า ซึ่งสามารถเพิ่มหน้าการทำงานได้เองตามจำนวนข้อมูลที่ต้องการนำเสนอโดยไปที่แถบเมนู Home เลือกที่ สามเหลี่ยมเล็กๆ ตรงคำสั่ง New Slide จะปรากฏหน้าต่าง Office Theme ขึ้นมาในหน้าต่างนี้จะมีรูปแบบสไลด์ให้เราเลือกรูปแบบ Title Slide ก็จะได้สไลด์เพิ่มขึ้นมาและอีกวิธีหนึ่งในการเพิ่มสไลด์ คือ ให้ไปที่หน้าต่าง Slides คลิ๊กขวา เลือก new slides หรือไปที่หน้าต่าง Slides แล้วกด Enter ได้เลย เราสามารถเพิ่มสไลด์ได้ตามจำนวนที่เราต้องการหรือถ้าเราต้องการที่จะแทรกหน้าสไลด์ให้เราไปที่หน้าต่าง Slides เลือกตำแหน่งที่ต้องการแทรกหน้าใหม่ คลิ๊กขวาเลือก New Slides แต่ถ้าเราต้องการที่จะลบสไลด์ออก ให้เราไปที่หน้าต่าง Slides เลือกหน้าสไลด์ที่ต้องการลบ จากนั้นคลิ๊กขวาเลือก Delete Slides หรือกดปุ่ม Delete

การทำสไลด์นำเสนอข้อมูล

ในหน้าแรกของสไลด์จะมีกล่องข้อความจำนวน 2 กล่อง กล่องแรก คือ Click to add title ไว้สำหรับใส่หัวข้อหรือหัวเรื่อง ถัดลงมา คือ Click to add subtitle กล่องนี้จะไว้สำหรับใส่รายละเอียดย่อยลงมา ซึ่งถ้าเราต้องการจะใส่แค่ชื่ออย่างเดียวก็สามารถทำได้เพราะโครงร่างกล่องข้อความจะแสดงให้เห็นในหน้าการทำงานเท่านั้น แต่จะไม่แสดงผลในหน้าการฉายสไลด์ ซึ่งผมจะใส่ข้อความเฉพาะกล่องหัวข้ออย่างเดียว เมื่อได้ข้อความมาแล้วให้เลือกไปที่มุมมอง Slide Show โครงร่างของกล่องข้อความที่เราไม่ได้ใส่ตัวอักษรลงไปก็จะไม่แสดงขึ้นมา กล่องข้อความในลักษณะนี้จะปรากฏแค่ในแผ่นเริ่มต้นของสไลด์เท่านั้น ในแผ่นต่อไปกล่อง ข้อความที่ใว้สำหรับใส่รายละเอียดย่อยจะแสดงรูปแบบที่ต่างกับแผ่นแรก คือ ในแผ่นแรกจะเขียนว่า Click to add subtitle แต่ในแผ่นถัดมาจะเขียนว่า Click to add text และตรงกลางจะมีสัญลักษณ์รูปแบบต่างๆ แสดงอยู่ ซึ่งสัญลักษณ์เหล่านี้จะเป็นคำสั่งอัตโนมัติเพื่อให้เราใช้งานได้ง่ายขึ้น โดยจะมีทั้งหมด 6 คำสั่ง คือ การแทรกตาราง การแทรกกราฟ การแทรกไดอะแกรม การแทรกรูปภาพ การแทรกภาพตัดปะ และการแทรกวีดีโอ โดยให้เรากดไปที่สัญลักษณ์ตามที่เราต้องการ หน้าต่างของแต่ละคำสั่งจะปรากฏขึ้นมา

ยกตัวอย่างการแทรกคำสั่งที่เราใช้บ่อยๆ คำสั่งแรกเลยคือการสร้างตาราง โดยให้เราเลือกไปที่สัญลักษณ์ตารางในรูปแรกนะครับ จะปรากฏหน้าต่าง Insert table ขึ้นมา ให้เราใส่จำนวนคอลัมน์และแถวจากนั้นกด OK ตารางก็จะแสดงขึ้นมา

การแทรกรูปภาพ วิดีโอ ไฟล์เสียง

การแทรกรูปภาพเพื่อให้ไฟล์นำเสนอของเราน่าสนใจมากขึ้น ซึ่งในการแทรกรูปภาพสามารถทำได้ 2 วิธี วิธีแรกให้เราไปที่เมนู Insert คำสั่ง Picture จะปรากฏหน้าต่าง Insert Picture ขึ้นมา ให้เลือกรูปภาพจากนั้นกด Insert หรือไปที่สัญลักษณ์รูปภาพจะปรากฏหน้าต่าง Insert Picture ขึ้นมา ให้เลือกรูปภาพจากนั้นกดรูปภาพก็จะแสดงในสไลด์หรือถ้าเราต้องการแทรกวีดีโอให้เราเลือกที่สัญลักษณ์วีดีโอหรือInsertMedia Clip จะปรากฏหน้าต่าง Insert video ให้เลือกที่วีดีโอที่ต้องการและกด Insert

นอกจากรูปภาพและวีดีโอแล้วเรายังสามารถใส่ไฟล์เสียงลงไปในสไลด์ของเราได้ โดยไปที่เมนู Insert > Media เลือกที่ลูกศรสีดำที่คำสั่ง Insert Audio เลือก Sound from file จะปรากฏหน้าต่าง Insert Audio ขึ้นมา ให้เราเลือกไฟล์เสียงที่ต้องการ ซึ่งไฟล์เสียงที่ใช้งานในโปรแกรมได้จะเป็นไฟล์นามสกุล MP3 หรือ WMV จากนั้นกด Insert

เมื่อได้สไลด์ตามที่ต้องการแล้ว เราลองมาดูในมุมมองการนำเสนอโดยไปที่มุมมอง Slide Show สไลด์ที่เราสร้างขึ้นมาจะอยู่ในรูปแบบพรีเช้นเตชั่นเราสามารถเปลี่ยนหน้าสไลด์ได้โดยใช้เม้าส์คลิกหรือใช้ลูกศรซ้ายขวา บนแป้นคีย์บอร์ด และเมื่อต้องการออกจากมุมมอง Slide Show ให้กดที่ปุ่ม esc โปรแกรมก็จะกลับเข้าสู่มุมมองปกติ


เครื่องมือและเทคนิคการใช้โปรแกรม Microsoft PowerPoint

จากที่เราได้เรียนรู้การใช้งานโปรแกรม Microsoft PowerPoint เบื้องต้นไปแล้วนั้นจะเห็นได้ว่าจุดเด่นของโปรแกรมก็คือการสร้างสไลด์สำหรับงานพรีเช้นเตชั่น ซึ่งในการนำเสนองานทั่วไปนั้น หากสไลด์ของเรามีแต่ข้อความหรือตัวหนังสือก็จะทำให้งานของเราดูน่าเบื่อและไม่น่าสนใจเพราะฉะนั้นผมจะพาทุกคนมารู้จักกับเครื่องมือสำเร็จรูปต่างๆที่จะช่วยให้การออกแบบพรีเช้นเตชั่นเป็นเรื่องง่ายพร้อมเทคนิคดีๆที่จะช่วยให้เราทำงานได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้นครับ

การออกแบบหน้าสไลด์

ก่อนอื่นให้เราเข้าไปที่โปรแกรม Microsoft PowerPoint เมื่อเข้ามาแล้วเราจะเจอกับเทมเพลตมาตรฐาน ซึ่งในแต่ละเทมเพลตก็จะออกแบบให้มีสีสันและรูปแบบที่น่าสนใจโดยจะเลือกใช้เทมเพลตที่มีชื่อว่า Badge เมื่อเราเลือกไปที่เทมเพลตจะปรากฏตัวอย่างสีขึ้นมาให้เราเลือก เมื่อเลือกได้แล้วให้กด Create จะเข้าสู่หน้าการทำงาน ซึ่งสไลด์ที่แสดงขึ้นมาจะเป็นรูปแบบตามเทมเพลตที่เราเลือก ไปที่ navigation page เพื่อเพิ่มหน้าสไลด์เมื่อได้แล้วสังเกตได้ว่าหน้าสไลด์ที่สร้างก็จะมีลวดลายขึ้นมาเช่นกัน

การออกแบบโดยไปที่หน้าแรกของสไลด์เพื่อใส่หัวข้อเรื่องให้เราคลิกไปที่กล่อง Click to add title แล้วใส่ข้อความลงไปจากนั้นให้เราปรับแต่งเมนู Home และปรับแต่งตัวอักษรที่คำสั่ง Font เราสามารถเคลื่อนย้ายข้อความได้โดยการนำเม้าส์ไปที่ขอบด้านใดด้านหนึ่งของกล่องข้อความให้เม้าเปลี่ยนเป็นลูกศรกากบาท กดค้างแล้วลากเพื่อปรับตำแหน่ง เมื่อได้หน้าปกที่ต้องการแล้วต่อไปเรามาดูที่คำสั่งที่จะในการออกแบบของเราโดยไปที่คำสั่ง Insert ในคำสั่งนี้จะรวบรวมลูกเล่นต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการแทรกตาราง การแทรกรูปภาพ หรือ รูปทรงต่างๆ เริ่มกันที่การออกแบบตารางให้เราไปที่ Insert เลือก Table จากนั้นคลิกเม้าเพื่อเลือกจำนวนตารางเมื่อได้ตารางมาแล้วจะเห็นว่าตารางมีสีเดียวกับเทมเพลตแต่ถ้าเราต้องการเปลี่ยนสีหรือรูปแบบโปรแกรมก็ยังมีตารางสำเร็จรูปอื่นๆ มาให้เราเลือกใช้โดยให้เรานำเม้าส์ไปที่ขอบตารางด้านใดด้านหนึ่งดับเบิ้ลคลิ๊ก หนึ่งครั้งจะมีคำสั่ง Table Tools ปรากฏขึ้นมาบนแถบเมนู ให้ไปที่ Design เลือกไปที่ลูกศรเล็กๆ ด้านข้าง Table Style จะมีรูปแบบตารางและสีต่างๆ ให้เราเลือกใช้งาน

การสร้างกราฟข้อมูล

นอกจากตารางแล้วยังมีคำสั่งในการสร้างกราฟข้อมูลอีกด้วย ให้ไปที่ Insert จะปรากฎหน้าต่าง Insert Chart ขึ้นมาโดยจะมีกราฟในรูปแบบต่างๆ ให้เราเลือกใช้งาน เมื่อเลือกแล้วให้กด Ok จะปรากฏหน้าต่างการทำงานของโปรแกรม Excel ขึ้นมาให้เรากรอกข้อมูที่เราต้องการสร้างกราฟ เมื่อกรอกข้อมูลแล้วให้กดเครื่องหมายกากบาทที่มุมซ้ายด้านบนเพื่อปิดหน้าต่างข้อมูล โปรแกรมก็จะแปลงข้อมูลเป็นกราฟให้กับเราและถ้าเราต้องการเข้าไปแก้ไขข้อมูลอีกครั้งให้ไปที่กราฟคลิกขวา เลือก Edit data หน้าต่าง Excel ก็จะขึ้นมาให้เราแก้ไขข้อมูล

การแทรกรูปภาพ/รูปทรง

คำสั่งต่อไปใน Insert ที่เรามักใช้งานอยู่บ่อยๆ ในการทำพรีเช้นเตชั่นก็คือ การแทรกรูปภาพ ทำได้โดยไปที่คำสั่ง Insert เลือก Pictures จะปรากฏหน้าต่าง Insert Pictures ขึ้นมา ให้เราเลือกรูป แล้วกด Insert รูปภาพก็จะเข้ามาอยู่ในสไลด์ของเรา แต่การใส่รูปภาพในลักษณะนี้ ก็อาจจะทำให้พรีเช้นเตชั่นของเราดูไม่ค่อยน่าสนใจเท่าไหร่ เราจะเปลี่ยนให้รูปภาพของเราเข้าไปอยู่ในรูปทรงต่างๆ แล้วเรียงกันแบบจิ๊กซอร์ เพื่อเพิ่มมิติและความน่าสนใจโดยให้เราไปที่คำสั่ง Insert > Shape โปรแกรมก็จะแสดงรูปทรงต่างๆ ขึ้นมา ให้เราเลือกรูปทรงที่เราต้องการ เมื่อเลือกแล้วให้นำเม้าส์มาที่หน้าสไลด์เม้าส์จะกลายเป็นรูปกากบาทกดเม้าส์ค้างแล้วลาก ในขณะที่เราลากเม้าส์จะมีเส้นประแสดงขึ้นมา เส้นประนี้จะเป็นตัวช่วยในการกะระยะของตำแหน่งการวางรูปทรง เพื่อให้เกิดความสมดุลของหน้าสไลด์และสังเกตว่าเมื่อเราลากเม้าส์ปรับขนาด รูปทรงจะเสียอัตราส่วนเดิมที่ ถูกต้องไปเราสามารถแก้ไขได้โดยการกดปุ่ม Shift ค้างไว้ระหว่างที่ลากเม้าส์ วิธีนี้จะทำให้อัตราส่วนของรูปทรงคงเดิมและปรับแค่ขนาดตามไปเท่านั้น

เมื่อได้รูปทรงที่ต้องการแล้ว แต่เรายังอยากจะได้รูปทรงเดิมแบบเดิมอีก เราไม่จำเป็นที่จะต้องเข้าไปที่ Insert เพื่อสร้างรูปทรงอีกครั้งนะครับ ให้เลือกไปที่รูปทรงนั้น กด Ctrl+D จากนั้นโปรแกรมก็จะคัดลอกรูปทรงมาให้เราอีกหนึ่งอัน ถ้าเราต้องการที่จะหมุนเพื่อจัดวางในตำแหน่งที่ต้องการ ให้เราเลือกไปที่รูปที่จะหมุนโดยกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้เพื่อเลือกหลายรูปพร้อมกัน สังเกตว่ารูปที่เราเลือกจะมีลูกศรวงกลมอยู่ เมื่อนำเม้าส์ไปวางเม้าส์ก็จะเปลี่ยนเป็นลูกศรวงกลมสีดำ จากนั้นให้เรากด Shift ค้างไว้ระหว่างที่หมุนเพื่อรักษาระดับการหมุน

เสร็จเรียบร้อยแล้วเราจะมาใส่รูปภาพลงในรูปทรง ก่อนอื่นให้เราจัดกลุ่มการทำงานของรูปทรงก่อน โดยนำเม้าส์ไปวางในพื้นที่ว่างแล้วเลือกคลุมรูปทรงทั้งหมด คลิ๊กขวาเลือก Group จากนั้นรูปทรงจะถูกจัดให้อยู่กลุ่มเดียวกัน จากนั้นให้เราคลิ๊กขวาเลือก Format Shape หน้าต่าง Format Shape ก็จะแสดงขึ้นมาทางด้านขวามือของสไลด์ ให้ไปที่ Shape Option เลือก Fill เพื่อเติมพื้นหลัง เราจะเลือกไปที่คำสั่ง Picture or Texture fill และไปที่คำสั่ง Insert picture from เลือก File จากนั้นจะปรากฏหน้าต่าง Insert Picture ขึ้นมา เลือกรูปที่ต้องการ กด Insert เท่านี้รูปที่เราต้องการก็จะเข้ามาอยู่ในรูปทรงที่เราสร้างไว้แล้ว

การแทรกไอคอน

นอกจากการใส่รูปทรงแล้ว ก็ยังมีไอคอนต่างๆ ไว้ให้เราเลือกใช้งานอีกด้วย ให้เราเข้าไปที่เมนู Insert > Icon จะปรากฏหน้าต่าง Insert Icon ขึ้นมา โดยทางด้านซ้ายจะเป็นหมวดหมู่ของไอคอนทั้งหมด ส่วนทางด้านขวาจะแสดงไอคอนที่อยู่ในแต่ละหมวด ซึ่งเราสามารถนำมาใช้งานได้โดยคลิกหมวดหมู่ > เลือกที่ไอคอน > กด Insert ไอคอนที่แสดงขึ้นมาจะเป็นสีดำเราสามารถเปลี่ยนสีได้โดยดับเบิ๊ลคลิกที่ไอคอน จะมีคำสั่ง Graphic Tool ขึ้นมาบนแถบเมนู จากนั้นไปที่ Graphic Fill เลือกสี

การใส่ Animation

เมื่อเราได้ข้อมูลครบถ้วนแล้ว อีกหนึ่งการใช้งานที่จะทำให้พรีเช้นเตชั่นของเราไม่น่าเบื่อ นั่นก็คือการใส่ Animation ให้กับสไลด์ เริ่มจากหน้าแรกเลย โดยไปที่เมนู Animation จากนั้นให้เลือกพื้นที่ที่เราต้องการใส่ Animation เราสามารถเลือกส่วนการทำงานได้โดยไม่จำเป็นที่จะต้องใส่ Animation เข้าไปทั้งหมด

เราจะเลือกไปที่กล่องข้อความชื่อเรื่อง จากนั้นเลือกลูกศรเล็กๆ ที่หน้าต่าง Animation และเลือก Animation ที่ต้องการ จากนั้นให้เลือกลำดับการแสดง Animation ในคำสั่ง Timing ในช่อง start คือ เริ่มต้นการเล่น Animation เลือกไปที่ With Previous เพื่อให้คำสั่งทำงานเองเมื่อเปิดสไลด์ เราสามารถใส่ Animation เข้าไปในแต่ละหน้าสไลด์ได้ตามที่ต้องการ หลังจากที่เราสร้าง Animation เรียบร้อยแล้วเราลองมาดูกันครับว่าพรีเช้นเตชั่นของเราจะออกมาหน้าตาเป็นยังไง ให้เราไปที่มุมมอง Slide Show จากนั้นใช้เม้าส์คลิกไปเรื่อยๆ เพื่อเลื่อนการแสดงของสไลด์

จบไปแล้วนะครับสำหรับ EP ที่ 6 การใช้เครื่องมือในการออกแบบโปรแกรม Microsoft powerpoint ซึ่งเป็น EP สุดท้ายของการเรียนรู้การใช้งานโปรแกรม Microsoft Office เบื้องต้น หวังว่าความรู้เกี่ยวกับการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ จากห้องเรียนออนไลน์ ศพอ. พระประแดง ในทุก EP จะเป็นประโยชน์ในการสร้างองค์ความรู้และสนับสนุนให้การใช้งานของผู้เรียนทุกคนมีประสิทธิภาพมากขึ้น