Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่ใช้เกี่ยวกับการคำนวณ การสร้างกราฟข้อมูล โดยเราจะใช้เป็นโปรแกรม Microsoft Excel เวอร์ชั่น 2019

การเข้าใช้งานโปรแกรม

Microsoft Excel เป็นอีกโปรแกรมหนึ่งที่อยู่ในชุดโปรแกรม Microsoft Office โดยมีจุดเด่นอยู่ที่การใช้งานตาราง การคำนวณ และการวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งการทำงานของโปรแกรมจะเน้นการใช้ข้อมูลจากตารางเป็นหลัก

1. เข้าโปรแกรม

เราสามารถใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel ได้โดยไปที่ Start และเลือกไปที่ Microsoft Excel หรือดับเบิ้ลคลิ๊กicon excel ที่หน้าจอ

เมื่อเข้ามาในโปรแกรมแล้วให้เลือกไปที่เอกสารเปล่าหรือ Blank Workbook เราจะพบกับหน้าการทำงานหลักซึ่งในเมนูคำสั่งต่างๆ ก็จะมีการใช้ในรูปแบบเดียวกับการใช้งาน word

ต่อมาในส่วนของหน้ากระดาษส่วนนี้จะแตกต่างกันอย่างชัดเจน คือหน้าของ Wordจะเป็นหน้ากระดาษเปล่า แต่หน้าของ Excel จะมีลักษณะเป็นช่องตาราง ซึ่งเราจะเรียกแต่ละช่องตารางว่า เซลล์ (Cells) ครับ

แถบด้านบนของหน้ากระดาษจะถูกกำกับด้วยตัวอักษรภาษาอังกฤษ และแถบด้านข้างจะถูกกำกับด้วยตัวเลข ซึ่งสิ่งนี้จะเป็นตัวบอกว่าเรากำลังทำงานอยู่ในคอลัมน์และแถวเท่าไหร่ เช่น เมื่อเราคลิ๊กเม้าส์ไปที่ช่องแรกของเซลล์ ในช่อง name box ก็จะแสดงคำว่า A1 หรือถ้าเราวางเม้าส์ในคอลัมน์ที่ 5 แถวที่ 3 ช่อง name box ก็จะแสดงคำว่า E3 เพื่อให้รู้ว่าเรากำลังทำงานในช่องเซลล์ที่เท่าไหร่ ซึ่งการแสดงชื่อนี้จะมีประโยชน์อย่างมากเมื่อเราใช้คำสั่งในการคำนวน

2. ตั้งชื่อ Sheet

ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้าหลายๆ หน้าที่เรียกว่าสมุดงาน หรือ Work sheet โดยแต่ละ Work Sheet จะมีป้ายชื่อกำกับอยู่ เราสามารถตั้งชื่อชีทได้โดยการดับเบิ้ลคลิ๊กที่ชีท และพิมพ์ชื่อลงไปครับในการป้อนข้อมูลลงเซลล์ เราสามารถใส่ข้อมูลได้ทั้งตัวเลขและตัวอักษร แต่ความพิเศษของ Excel คือ โปรแกรมจะมีคำสั่งที่ช่วยในการคำนวณให้กับเราเพียงแค่เราป้อนตัวเลขและคำสั่งเข้าไป โปรแกรมก็จะคิดคำตอบให้กับเราโดยอัตโนมัติ

3. ใส่ข้อมูล

เดี๋ยวเรามาลองใส่ข้อมูลกันดูนะครับ ผมจะใส่ข้อมูลเป็นข้อความและตัวเลขครับ

4. ปรับขนาด Column และ Row

เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เราจะเห็นว่าความกว้าง หรือ Colum ของแต่ละช่องมีขนาดไม่เท่ากัน เราสามารถแก้ไขได้โดยนำเม้าส์ไปวางไว้ที่เส้นขอบของคอลัมที่ต้องการขยาย เมื่อเม้าส์เปลี่ยนเป็นลูกศร 2 ด้านแล้วให้เรากดเม้าส์ค้างไว้แล้วลากไปทางซ้ายหรือทางขวาได้เพื่อปรับขนาดตามความต้องการหรือถ้าเราต้องการให้ทุกเซลล์ปรับขนาดอัตโนมัติให้มีความกว้างพอดีกับข้อมูลในตารางให้นำเม้าส์ไปที่มุมด้านซ้ายของหน้ากระดาษเหนือเลข 1 ให้คลิ๊กหนึ่งครั้งเพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมด จากนั้นนำเม้าส์ไปที่ระหว่างช่องของเซลล์ แล้วดับเบิ้ลคลิ๊กหนึ่งครั้งซึ่งวิธีนี้สามารถใช้ปรับได้ทั้งขนาดของ Column และ Row ครับในกรณีที่เรามีขนาด Cell ที่ต้องการอยู่แล้วแต่ข้อความของเราเกินจากช่องไปให้เราเลือกไปที่ข้อความนั้น แล้วไปที่เมนู Home เลือก Wrap Text ข้อความจะตัดอัตโนมัตให้พอดีกับช่อง Cell

5. การ Copy และ Paste

วิธีการคัดลอกและการวางข้อมูล ให้เราคลุมข้อมูลที่ต้องการ คลิกขวาเลือก Copy จะเกิดเส้นประล้อมรอบบริเวณที่เลือก จากนั้นให้เลือกตำแหน่งที่ต้องการใส่ข้อมูล คลิกขวาเลือก Paste หรืออีกวิธีหนึ่งคือ ให้เราเลือกข้อมูลที่เราต้องการ นำเม้าส์ไปวางที่จุดดำทางด้านล่างขวาของกรอบข้อมูลที่เลือก เม้าส์จะเปลี่ยนเป็นกากบาททึบสีดำ ให้เรากดค้างแล้วลากไปยังช่องที่ต้องการ จากนั้นปล่อยเม้าส์ ข้อมูลที่เลือกก็จะถูก Copy เพิ่มมา

ในกรณีที่เราใส่ข้อมูลเป็นตัวเลข และต้องการให้ตัวเลขไล่ลำดับไปเรื่อยๆ เช่น 1 2 3 หรือ 10 11 12 สามารถทำได้โดยการเลือก Cell ที่ต้องการพิมพ์เลขลำดับแรกและลำดับที่สองลงไป เช่น ถ้าต้องการเลขลำดับที่ 50-60 ผมก็จะพิมพ์ 50 ไปในช่องเริ่มต้น และพิมพ์ 51 ในช่องถัดไป จากนั้นให้เลือกข้อมูลทั้งสองช่อง นำเม้าส์ไปวางที่จุดดำทางด้านล่างขวาของกรอบข้อมูลที่เลือกเม้าส์จะเปลี่ยนเป็นกากบาททึบสีดำให้กดค้างแล้วลากเม้าส์ต่อไปจะมีตัวเลขลำดับถัดไปแสดงขึ้นมาให้ลากไปจนถึงลำดับที่ต้องการจากนั้นปล่อยเม้าส์

นอกจากการ Copy ข้อมูลภายใน Cell แล้ว เรายังสามารถก็อปปี้ข้อมูลทั้งหมดจากชีทหนึ่งไปยังอีกชีทหนึ่งได้ง่ายๆโดยการให้นำเม้าส์ไปที่มุมด้านซ้ายของหน้ากระดาษเหนือเลข 1 ให้คลิ๊กหนึ่งครั้งเพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมด จากนั้นเลือกชีทที่ต้องการ นำเม้าส์ไปที่มุมด้านซ้ายของหน้ากระดาษเหนือเลข 1 ของชีทที่เลือก คลิกขวา เลือก paste ข้อมูลทั้งหมดจะถูกก๊อปปี้มาวางไว้ทั้งหมด

6. การย้าย Cell

ถ้าต้องการย้ายตำแหน่งของข้อมูลเพื่อให้เอกสารเกิดความเรียบร้อย ให้เลือกเซลล์ที่ต้องการจากนั้นนำเม้าส์ไปวางที่เส้นขอบด้านใดด้านหนึ่งจะเห็นว่าเม้าส์ของเราเปลี่ยนรูปเป็นลูกศรสี่ทิศทางแสดงว่าข้อมูลในเซลล์ ของเราสามารถเคลื่อนย้ายได้ ให้กดเม้าส์ค้างไว้แล้วลากไปที่ตำแหน่งที่ต้องการย้าย ซึ่งระหว่างที่ดึงเม้าส์ไป จะมีกรอบสี่เหลี่ยมปรากฏขึ้นมา จากนั้นให้นำไปวางในตำแหน่งที่ต้องการได้เลย

7. การลบข้อมูล Delete

ถ้าหากเราใส่ข้อมูลผิด สามารถล้างข้อมูลใน cell ออกได้โดยเลือก cell ที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Delete ข้อมูลในเซลล์ก็จะถูกลบออกไปแต่ถ้าเราต้องการลบโดยให้ข้อมูลในเซลล์อื่นมาแทนที่ให้เลือก cell ที่ต้องการลบ คลิกขวาเลือกคำสั่ง Delete จะปรากฎหน้าต่าง Delete ขึ้นมา เพื่อให้เราเลือกตำแหน่ง cell ใหม่มาแทนที่ ผมจะลองเลือกให้ cell ทางด้านขวามาแทนที่ โดยเลือกที่คำสั่ง Shift cells left แล้วกด OK เราจะสังเกตได้ว่าข้อมูลที่อยู่ทางด้านขวาจะเข้ามาแทนที่ข้อมูลเดิมครับ

นอกจากการลบข้อมูลในเซลล์แล้วเรายังสามารถลบข้อมูลออกทั้งแถวหรือคอลัมน์ได้โดยทำเม้าส์ไปวางด้านหน้าแถว หรือเหนือคอลัมน์ เม้าส์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศรชี้เข้ามาด้านในเซลล์ คลิ๊กหนึ่งครั้ง จากนั้นคลิ๊กขวาเลือกคำสั่ง Delete จากนั้นเซลล์ที่เลือกจะถูกลบออกไปและแทนที่ด้วยเซลล์ถัดไป

แต่ถ้าเราต้องการล้างข้อมูลโดยไม่ให้มีการแทนที่ เมื่อเราเลือกเซลล์แล้วให้กดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์ของคีย์บอร์ดแทน การแทรกคอลัมน์และแถว เราสามารถเพิ่มหรือแทรก โดยการคลิกเมาส์ที่เหนือคอลัมน์ที่ต้องการ คลิ๊กขวาเลือก Insert ก็จะปรากฏคอลัมน์ใหม่ขึ้นมา และจะมีการขยับข้อมูลคอลัมน์ไปทางด้านขวาแต่ยังคงเรียงและมีข้อมูลเหมือนเดิม ซึ่งการแทรกแถวนั้นก็จะใช้วิธีเดียวกับการแทรกคอลัมน์

8. การบวก ลบ คูณ หาร

สูตรในโปรแกรม Excel เรามาลองสร้างชุดข้อมูลกันก่อน ใส่ข้อมูลในคอลัมน์และแถว เมื่อเราได้ข้อมูล มาแล้วต่อไปเรามาหาผลลัพธ์ในรูปแบบต่างๆ สูตรแรกที่จะใช้คือการหาผลบวกทำได้โดย ให้เราไปที่เซลล์ที่จะใส่คำตอบ พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ จากนั้นเลือกเซลล์จำนวนเริ่มต้น ตามด้วยเครื่องหมายบวก และเลือกเซลล์ที่ต้องการนำมาบวก สังเกตว่าเมื่อเราเลือกไปที่เซลล์ไหนจะมีกรอบสีขึ้นมาเพื่อแสดงให้รู้ว่าเซลล์นั้นคือ เซลล์ที่เรานำมาใช้คำนวน เมื่อเลือกจนครบแล้วให้เรากด Enter สูตรที่เราใส่ไปจะแปลงเป็นคำตอบให้โดยอัตโนมัติ และถ้าเราต้องการที่จะคำนวณผลลบ ผลคูณ หรือผลหารเราสามารถทำได้ด้วยวิธีเดียวกันแต่เปลี่ยนเครื่องหมายไปตามที่เราต้องการ โดยใช้เครื่องหมายบวกแทนการบวก เครื่องหมายลบแทนการลบ เครื่องหมาย * แทนการคูณและเครื่องหมาย / แทนการหาร ยกตัวอย่างการคูณโดยให้เซลล์ในช่องนี้คูณกับจำนวนนับ 5 ทำได้โดยการพิมพ์เท่ากับ เลือกเซลล์ที่ใช้คำนวนตามด้วยเครื่องหมาย * และพิมเลข 5 ลงไป จากนั้นกด Enter เท่านี้เราก็จะได้ผลลัพธ์ เราสามารถเชื่อถือผลการคำนวนของโปรแกรมได้ในระดับหนึ่งแต่ที่สำคัญเลยคือการใส่สูตร เราต้องตรวจสอบให้ดีว่าเราใส่สูตรถูกต้องหรือไม่เพื่อไม่ให้เกิดความคลาดเคลื่อนในการทำงานซึ่งเราสามารถดูสูตรจากคำตอบได้ในช่อง Fx หรือที่เราเรียกว่า Insert Function ช่องนี้จะอยู่บริเวณด้านล่างของแถบเมนู โดยเลือกไปที่เซลล์คำตอบ สูตรที่เราใส่ไปจะแสดงขึ้นมาในช่อง Fx ถ้าใครใส่สูตรผิดก็สามารถแก้ไขได้

ตัวอย่างตารางข้อมูลสินค้าขึ้นมา 1 ตารางครับ ต่อไปเรามาลองใช้สูตรในการคำนวนผลลพธ์จากข้อมูลในตารางที่เราสร้างกันครับ เช่น ถ้าเราอยากรู้ผลรวมยอดขายของสินค้าทั้งหมดให้เราพิมพ์ =SUM แล้วใส่เครื่องหมายวงเล็บเปิด

นำเม้าส์ไปเลือกข้อมูลที่ต้องการ แล้ว กด Enter ที่แป้นพิมพ์ หรือ เมื่อพิมพ์ =SUM ในเซลล์ที่ต้องการแล้วชื่อสูตรก็จะแสดงขึ้นมาให้เราดับเบิ้ลคลิกจากนั้นใช้เม้าส์คลิกคลุมจำนวนที่ต้องการหาผลรวมแล้วกด Enter จำนวนของผลรวมที่เราต้องการก็จะแสดงขึ้นมาสูตรนี้ใช้ได้เฉพาะตัวเลขเท่านั้นและอีกหนึ่งวิธีคือการ Auto Sum ให้เราเลือกเซลล์ที่ต้องการให้แสดงผลรวม สังเกตุที่เมนู Home ทางด้านขวาจะมีสัญลักษณ์ Auto Sum ให้เราคลิก 1 ครั้งและใช้เม้าส์เลือกไปที่จำนวนที่ต้องการหาผลรวม จากนั้นกด Enter ผลรวมก็จะแสดงขึ้นมาครับ

หากว่าคุณต้องการค้นหาจำนวนราคาเฉลี่ยของจำนวนที่ต้องการให้พิมพ์ =average แล้วใส่เครื่องหมายวงเล็บเปิดในเซลล์ที่ต้องการให้แสดงผลค่าเฉลี่ย จากนั้นใช้เม้าส์คลิกคลุมจำนวนที่ต้องการหาค่าเฉลี่ย (ตัวอย่าง เซลล์ C4 ถึง C6) แล้วกด Enter ที่แป้นพิมพ์หรือจะพิมพ์ =average แล้วชื่อสูตรจะแสดงขึ้นมาให้เราดับเบิ้ลคลิกแล้วใช้เม้าเลือกไปที่จำนวนที่เราต้องการหาค่าเฉลี่ยแล้วกด Enter จำนวนของค่าเฉลี่ยที่เราต้องการก็จะแสดงขึ้นมาในเซลล์ที่เรากำหนด และสามารถใช้สูตรนี้ในคำสั่ง Auto Sum ได้โดยคลิ้กเลือก เซลล์ที่ต้องการให้แสดงคำตอบและไปที่ Home สังเกตุสัญลักษณ์ Auto Sum จะมีลูกศรเล็กๆให้เราคลิกเลือกไปที่ Average จากนั้นนำเม้าส์เลือกไปที่เซลล์ที่ต้องการหาค่าเฉลี่ย แล้วกด Enter ก็จะแสดงค่าเฉลี่ยของข้อมูลขึ้นมาเช่นกัน

และการหาค่าสูงสุด พิมพ์ =Max และวงเล็บเปิดในเซลล์ที่ต้องการให้แสดงผลค่าสูงสุด เลือกไปที่เซลล์ต้องการให้แสดงคำตอบ จากนั้นใช้เม้าส์คลิกคลุมจำนวนที่ต้องการหาค่าสูงสุดแล้วกด Enter ที่แป้นพิมพ์ ผลจำนวนค่าสูงสุดที่เราต้องการก็จะแสดงขึ้นมาในเซลที่เรากำหนดหรือเราใช้วิธีพิมพ์ =MAX ชื่อของสูตรก็จะแสดงขึ้นมาให้เรา ดับเบิ้ลคลิกแล้วนำเม้าส์ไปเลือกเซลลที่เราต้องการหาจำนวนค่าสูงสุด แล้วกด Enter ก็จะแสดงค่าสูงสุดของจำนวนที่ต้องการขึ้นมา ซึ่งสูตรนี้เราสามารถไปเลือกที่ คำสั่ง Auto SUM
ได้เช่นกัน

การหาค่าต่ำสุดของราคาสินค้าในตารางนี้ ให้เราพิมพ์ =Min และวงเล็บเปิดในเซลที่ต้องการให้แสดงผลค่าต่ำสุด ให้เลือกไปที่เซลล์ที่เราต้องการจากนั้นใช้เม้าส์คลิกคลุมจำนวนที่ต้องการหาค่าต่ำสุด (ผมก็จะเลือกไปที่ไปที่เซล C2 ถึง C6 ครับ) จากนั้นกด Enter ที่แป้นพิมพ์ ผลจำนวนค่าต่ำที่เราต้องการก็จะแสดงขึ้นมาในเซลที่เรากำหนด หรือใช้วิธีพิมพ์ =MIN ชื่อของสูตรก็จะแสดงขึ้นมาให้เราดับเบิ้ลคลิกแล้วนำเม้าส์ไปเลือกเซลล์ที่เราต้องการหาจำนวนค่าต่ำสุด แล้วกด Enter ซึ่งสูตรหาค่าต่ำสุดนี้เราสามารถไปเลือกที่คำสั่ง Auto SUM ได้เช่นกัน

การใส่วันที่ให้อยู่ในรูปแบบ วัน เดือน ปี ปัจุบันลงในเซล โดยลือกไปที่ เซลล์ C12 จากนั้นพิมพ์ =Today() แล้วกด Enter ที่แป้นพิมพ์วันที่ปัจจุบันก็จะแสดงขึ้นมา

เทคนิควิธีการแปลงให้ตัวเลขแสดงผลเป็นตัวอักษรโดยไม่ต้องพิมพ์เพื่อลดระยะเวลาการทำงานของเรา ให้เลือกไปที่เซลล์ C14 เซลล์ที่เราต้องการให้แสดงตัวเลขเป็นตัวอักษรครับ จากนั้นพิมพ์ =bahttext วงเล็บเปิดแล้วนำเม้าส์ไปคลิกเลือกเซลล์ข้อมูลตัวเลขที่ต้องการให้แสดงผลเป็นตัวอักษรครับ ผมก็จะเลือกไปที่ C6 จากนั้นกด Enter ที่แป้นพิมพ์ของเราก็จะแสดงผลของตัวเลขที่เราต้องการแปลงให้เป็นตัวอักษรครับ

ข้อสังเกตุสำหรับการใช้สูตรคำนวนข้อมูลต่างๆในตารางหากค่าในเซลล์ที่เราอ้างอิงถูกเปลี่ยนแปลงการแสดงผลคำนวนก็จะเปลี่ยนแปลงตามด้วยนะครับ

เรายังสามารถนำเสนอข้อมูลได้ในหลายรูปแบบ และ Excel ของเราก็เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมที่ สามารถนำเสนอข้อมูลในรูปแบบกราฟ ซึ่งสามารถทำได้โดยให้เรา ลากคุมข้อมูลที่ต้องการนำเสนอใน Chart ข้อมูล แล้วไปที่เมนู Insert ก็จะมีรูปแบบของ Chart ให้เราเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับข้อมูลของเราครับ

ผมก็จะเลือกไปที่อันแรกคือ Colum or bar chart และไปที่ Clustered Column คลิก 1 ครั้ง ก็จะแสดง กราฟข้อมูลที่เราต้องการ ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนชื่อหัวข้อ กราฟข้อเราโดย ดับเบิ้ลคลิกที่ Chart title และพิมพ์ชื่อตามที่ต้องการได้เลย และเราสามารถเคลื่อนย้ายตำแหน่งของกราฟได้โดยนำเม้าส์ไปวางที่กราฟของเราลูกศรจะเปลี่ยนเป็น ลูกศร 4 ทิศ ให้เราคลิกเม้าส์แล้วลากไปวางตำแหน่งในหน้าเอกสารที่ต้องการ

นี่ก็คือสูตรการทำงาน และก็การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบตาราง/กราฟ เบื้องต้นของ Microsoft Excel หวังว่าผู้เรียนทุกคนที่เข้ามาจะสามารถเรียนรู้และนำไปประยุกต์ใช้งานได้นะครับ