Cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng TPos

1.Báo cáo giá trị tồn kho với phần mềm bán hàng livestream TPos

Nhà bán hàng luôn cần biết trong kho của mình có những sản phẩm nào, số lượng, giá trị bao nhiêu để thống kê và tổng kết và đưa ra các quyết định nhằm mua — xuất — nhập hàng một cách hợp lý. Vì thế báo cáo gía trị tồn kho luôn là một trong những mục quan trọng nhất cho nhà quản lí bán hàng. Hầu hết các thông tin báo cáo tồn kho đều được thể hiện chi tiết :

- Ảnh.

- tên sản phẩm.

- Số lượng tồn trong kho — thể hiện số lượng hàng còn tồn trong kho, giá trị tồn kho âm nhưng vẫn được bán do người bán không nhập số lượng nhưng vẫn cho phép bán.

- Giá trị : số lượng tồn kho x giá vốn.

- Giá bán SP: giá bán của sản phẩm đó.

- Tổng giá bán sản phẩm: sô lượng tồn kho x giá bán.

Tìm kiếm theo từng sản phẩm cụ thể

Kết hợp tìm kiếm theo giá trị cụ thể — xuất excel (nhóm sản phẩm — kho)

Tìm kiếm theo giá trị cụ thể (nhóm sản phẩm — kho)

Xuất excel giá trị tồn kho

Excel giá trị tồn kho của từng sản phẩm

Excel giá trị tồn kho theo từng nhóm sản phẩm trong kho

Hỗ trợ in các sản phẩm trong kho ra để đối soát

• Thống kê và báo cáo trên app di động

TPos cung cấp ứng dụng trên điện thoại giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi tình hình hoạt động và doanh thu của cửa hàng một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ phần Kết Quả bán hàng, Doanh thu bán hàng, Tổng hợp các sản phẩm bán chạy và doanh số bán hàng.Ta có thể chọn lại các mốc thời gian để có cái nhìn tổng quát hơn về báo cáo.

Ngoài ra, có thể xem chi tiết bán hàng bằng các bảng báo cáo khác bằng cách nhấn dấu ba chấm ở góc phải trên cùng điện thoại.

Thống Kê Hóa Đơn

Ở giao diện này dùng thể xem tổng quan hoặc chi tiết hóa đơn.

Thống kê giao hàng

Ở giao diện thống kê giao hàng, bạn có thể chọn ngày xem báo cáo, hoặc lọc xem hóa đơn theo thời gian mình mong muốn.

Giao diện Xuất — Nhập — Tồn

Ở giao diện Xuất — Nhập — Tồn: Thể hiện số lượng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên app điện thoại giúp chủ cửa hàng kiểm soát số lượng tồn từ xa qua đó đưa ra chiến lược kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả.

Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh

Bạn có thể xem báo cáo kết quả kinh doanh theo tháng hoặc năm, hoặc lọc khoản thời gian để xem kết quả kinh doanh mong muốn.

• Báo cáo công nợ khách hàng

Công nợ khách hàng xuất trong bối cảnh các doanh nghiệp chuyển đổi từ bán hàng trả trước sang bán hàng trả sau. Thay vì thanh toán toàn bộ số tiền thì doanh nghiệp sẽ cho khách hàng thanh toán 1 phần(cho nợ 1 phần) hoặc cho nợ toàn bộ khi khách hàng mua hàng. Điều này kích thích nhu cầu của khách hàng đối với các mặt hàng. Cũng vì sự xuất hiện của các khoản nợ này nên việc lập báo cáo thống kê về cộng nợ khách hàng trở nên cực kì cần thiết để có thể thực thu hợp lí, kịp thời và giảm tối thiểu tổn thất dành cho doanh nghiệp. Từ đó,TPOS đã thấy được sự quan trọng trong việc thành lập báo cáo công nợ KH nên đã tạo ra công cụ Báo cáo công nợ KH cực kì chính xác, đầy đủ và nhanh chóng cũng như dễ dàng sử dụng dành cho mọi đối tượng sử dụng.

Truy cập vào Công nợ KH.

- Khung thao tác: Dùng để truy vấn công nợ của khách hàng theo mục đích của doanh nghiệp.

+ Công nợ khách hàng(3): Chế độ xem theo từng chi nhánh của doanh nghiệp.

+ Công nợ khách hàng theo nhân viên(4): Chế độ xem theo từng nhân viên của doanh nghiệp.

+ Chọn công ty(5): chọn công ty của doanh nghiệp để xem công nợ (trường hợp doanh nghiệp có 1 công ty thì công ty chính là doanh nghiệp đó).

Thời gian cùng kỳ(6): tại đây chúng ta chọn mốc thời gian muốn thống kê công nợ KH(tốt nhất nên chọn kỳ theo tháng, quý, năm để thống kê công nợ hợp lí nhất).

Chọn khách hàng(7): chọn riêng một khách hàng cần thống kế công nợ.

Chọn nhân viên(8): Chọn riêng một nhân viên cần thống kê công nợ.

Hiển thị(9): khi ta chọn mục Nợ khác 0 thì sẽ ẩn đi những khách hàng có công nợ bằng 0.

+ Chọn nhóm khách hàng(10): nếu chọn nhóm khách hàng thì sẽ lọc ra các khách hàng trong nhóm đó.

Sau khi đã chọn ra được đủ điều kiện cần thống kê ở khung thao tác rồi thì ta nhấn nút Tìm kiếm để lọc ra công nợ KH thoả điều kiện.

- Khung nội dung(2): sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin của khách hàng bao gồm Mã KH, Tên KH/Facebook, Điện thoại, Nợ đầu kỳ, Phát sinh, Thanh toán, Nợ cuối kỳ.

Giao diện Báo cáo công nợ KH

Giao diện khi xem chi tết các hoá đơn hình thành công nợ của KH

*Lưu ý: Khi ta nhấn vào kí hiệu tam giác được khoanh tròn như hình 3 thì sẽ hiện ra 1 bảng đầy đủ các hoá đơn mà người này đã mua của công ty( bao gồm: ngày tạo hoá đơn,Mã hoá đơn, Tiền đơn hàng, Còn nợ).

Ngoài ra, chúng ta cũng có thể chọn vào nút Excel để xuất báo cáo công nợ KH toàn bộ của doanh nghiệp hoặc theo mục đích riêng của doanh nghiệp

• Báo cáo thống kê doanh thu

TPOS cung cấp tính năng báo cáo doanh thu giúp thống kê doanh thu lãi lỗ một cách chính xác giúp cho bạn có một cách nhìn toàn diện cũng như chi tiết về tình hình bán hàng thông qua các báo cáo, biểu đồ chỉ trong một màn hình.

Trên thanh menu , chọn Báo Cáo , nhấn chuột vào Thống kê doanh thu

Hệ thống sẻ hiện ra màn hình sau :

Khi vào báo cáo thống kê doanh thu , hảy lựa chọn mối quan tâm của bạn

• Thống kê doanh thu theo thời gian

• Thống kê doanh thu theo nhân viên

• Thống kê doanh thu theo khách hàng

• Thống kê doanh thu theo sản phẩm

Chọn báo cáo doanh thu tiêu chí theo thời gian , chia nhánh công ty ,kênh bán hàng (điểm bán hàng , hóa đơn giao hàng )

Chọn cách hiển thị biểu đồ hay chi tiết doanh thu

Bạn có thể xuất báo cáo dưới dạng file excel

Thống kê doanh thu theo thời gian

Để xem biểu đồ thống kê doanh thu theo thời gian làm như sau :

Trên giao thanh menu chính , vào Báo cáo , chọn Thống kê doanh thu

• Thống kê biểu đồ (chọn tổng quan)

• Chọn mối quan tâm là thời gian ,chọn lọc thời gian ,chọn tổng quan :

• Thống kê chi tiết

• Chọn mối quan tâm là thời gian ,chọn lọc thời gian ,chọn chi tiết :

Thống kê doanh thu theo nhân viên

Để xem biểu đồ thống kê doanh thu theo nhân viên làm như sau :

Trên giao thanh menu chính , vào Báo cáo , chọn Thống kê doanh thu

• Chọn mối quan tâm là nhân viên ,chọn kiểu hiển thị Tổng quan

• Chọn mối quan tâm là nhân viên ,chọn kiểu hiển thị chi tiết

Thống kê doanh thu theo khách hàng

Để xem biểu đồ thống kê doanh thu theo khách hàng làm như sau :

Trên giao thanh menu chính , vào Báo cáo , chọn Thống kê doanh thu

• Chọn mối quan tâm là khách hàng ,chọn kiểu hiển thị Tổng quan

Biểu đồ sẻ hiện top 10 khách hàng mua nhiều nhất

• Chọn mối quan tâm là khách hàng ,chọn kiểu hiển thị chi tiết

Thống kê doanh thu theo sản phẩm

Để xem biểu đồ thống kê doanh thu theo khách hàng làm như sau :

Trên giao thanh menu chính , vào Báo cáo , chọn Thống kê doanh thu

• Chọn mối quan tâm là sản phẩm ,chọn kiểu hiển thị Tổng quan

Biểu đồ sẻ hiện top 10 sản phẩm mua nhiều nhất

• Chọn mối quan tâm là sản phẩm ,chọn kiểu hiển thị chi tiết

• Chọn mối quan tâm là sản phẩm ,chọn kiểu hiển thị Doanh số sản phẩm

• Báo cáo thống kê hóa đơn

Báo cáo thống kê hóa đơn để tổng kết quá trình kinh doanh của shop, kiểm kê lại các hóa đơn đã được thanh toán hoặc chưa thanh toán giúp chủ shop nắm bắt tình hình kinh doanh.

Trong đó bao gồm:

1. Tiền hàng chúng ta bán

2. Tiền khuyến mãi + chiết khấu

3. Tổng tiền là phần tiền sau khi trừ tiền khuyến mãi + chiết khấu cho khách hàng

4. Nợ đối với khách hàng còn thiếu tiền chưa trả.

Thống kê phần chi tiết hoá đơn

Hoá đơn khách hàng

Lọc khách hàng sẽ thống kê các hóa đơn của khách hàng đã mua những gì, bao nhiêu lần, tổng tiền khách đã mua hàng của shop.

Loại hoá đơn

Thống kê các hóa đơn theo loại hóa đơn, hóa đơn bán tại điểm bán hàng hay hóa đơn từ bán hàng nhanh hoặc các loại hóa đơn từ các kênh thương mại điện tử khác.

Thống kê hóa đơn theo nhân viên giúp kiểm tra được chính xác nhân viên họ đã bán bao nhiêu đơn hàng để dễ dàng quản lý nhân viên một cách tốt hơn, công bằng hơn.

Thống kê hóa đơn theo Nhân viên bán hàng

Trong phần “ Tổng quan” sẽ thống kê cho chúng ta tổng tiền hoá đơn theo kỳ mình muốn.

Phần tổng quan thống kê hoá đơn theo quý

• Báo cáo xuất nhập tồn

Xuất — nhập — tồn là một hoạt động thường xuyên được các cửa hàng thực hiện để kiểm kê số lượng và tình trạng của hàng hóa trong kho nhằm nắm được lượng chêch lệch giữa con số được lưu trên sổ sách với số lượng thực tế. Thông thường, việc kiểm tra xuất — nhập — tồn được thực hiện theo tuần, tháng, quý hay năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của cửa hàng đó. Việc kiểm tra xuất nhập tồn thường được giao cho các nhân viên kho, tuy nhiên chủ cửa hàng cũng có thể phân quyền cho các nhân viên khác để cùng làm công việc này.

Trong phần mềm bán hàng của công ty Trường Minh Thịnh , quy trình kiểm tra xuất — nhập — tồn cũng bao gồm các thông tin và các bước như sau:

Sau đó phần mềm quản lý của công ty Trường Minh Thịnh sẽ xuất ra một bảng xuất — nhập — tồn với những thông tin về ngày, kho hang, nhóm sản phẩm được xuất — nhập — tồn kho, số lượng xuất — nhập — tồn:

Hình ảnh minh họa cho bạn nếu bạn muốn xuất ra excel :

B1: Ấn vào nút excel máu xanh bên trên

B2: Dữ liệu xuất — nhập — tồn sẽ đổ dữ liệu ra bảng excel bên dưới :

• Báo cáo tài chính: Báo cáo kết quả kinh doanh

Kết quả kinh doanh được dùng để thể hiện doanh thu và các chi phí của cửa hàng theo quý, theo năm hoặc theo tháng tùy theo báo cáo tài chính mà chủ cửa hàng muốn xem. Phần mềm quản lý bán hàng TPos cung cấp tính năng báo cáo kết quả kinh doanh mà ở đó chủ cửa hàng có thể biết được các chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh, lợi nhuận chính xác sau khi đã trừ hết các chi phí liên quan. Toàn bộ những thông tin cơ bản về báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh này cần phải nắm rõ để có thể có thể đưa ra xu hướng và hướng giải quyết cho bất cập trong việc kinh doanh của chính bản thân cửa hàng.

• Quản lý phân quyền và chi nhánh

Nhằm bảo mật thông tin, phân chia nhiệm vụ giữa các hệ thống, phòng ban, nhân viên trong cửa hàng (công ty) thì một hệ thống phân quyền tốt đóng vai trò quyết định trong các hệ thống con cùng vận hành và tích hợp.

Ngoài user của quản trị viên (admin) thì bạn còn có thể tạo ra nhiều user với các vai trò khác nhau để quản lý nhân viên theo phân quyền đặt ra giới hạn tiếp cận thông tin cho nhân viên, giúp nhân viên nhận biết được quyền hạn của mình được phép và không được phép làm, qua đó có thể tập trung vào công việc được giao còn bạn thì không phải lo lắng về những vấn đề như vượt quyền hay nhân viên có ý định thay đổi thông tin không được phép.

Với phần mềm quản lý bán hàng Tpos, quyền hạn của nhân viên sẽ được cài đặt, tùy chỉnh theo mong muốn của chủ shop hoặc người quản lý một cách đơn giản bằng thao tác click chọn

1.Tạo người dùng mới

Để tạo, cấu hình người dùng phần mềm bạn di chuột và click vào chữ “Cấu hình > Người dùng” hệ thống sẽ hiển thị trang quản lý thông tin người dùng, tại đây bạn có thể thêm mới, cập nhật thông tin, phân quyền sử dụng phần mềm.

Để thêm người dùng mới bạn di chuột và click vào chữ “Thêm” hệ thống sẽ hiển thị giao diện mới cho bạn nhập thông tin người dùng.

Thông tin bắt buộc nhập:

Tên: Tên người dùng.

Tài khoản: Tên tài khoản dùng để đăng nhập vào phần mềm.

Mật khẩu: Mật khẩu dùng để đăng nhập vào phần mềm.

Email: Email của chủ tài khoản (mỗi tài khoản chỉ có một địa chỉ email). Địa chỉ e mail này dùng để người quản trị viên gửi lại thông tin tài khoản trong trường hợp bạn quên mật khẩu đăng nhập vào phần mềm.

Hiệu lực: Tài khoản này còn được sử dụng hay không.

1. Phân quyền quản lý chi nhánh

Công ty cho phép: Chọn công ty để phân quyền sử dụng tài khoản. Một tài khoản có thể được phân quyền truy cập nhiều công ty.

Công ty hiện tại: Nếu nhân viên có nhiều công ty thì công ty hiện tại là công ty nhân viên đó đăng nhập vào tự chọn đầu tiên.

Nếu đổi công ty (chọn lại công ty ở vị trí như hình bên dưới ) thì công ty hiện tại sẽ thay đổi theo công ty đã được chọn ở lần Đăng Nhập tiếp theo.

• Phân quyền nhân viên thu ngân

Phân quyền nhân viên thu ngân

Nhân viên thu ngân đóng vai trò quan trọng trong hệ thống bán lẻ, là vị trí liên quan đến thông tin hàng hóa, hóa đơn của cửa hàng, quản lý thông tin khách hàng, lập phiếu thu, phiếu trả, mở và đóng phiên bán hàng… Tùy vào mực độ tiếp cận khách hàng, quản lý cửa hàng sẽ phân quyền cho nhân viên thu ngân phù hợp với mục đích kinh doanh tại cửa hàng mà không có một khuôn mẫu nhất định.

Thực hiện phân quyền vị trí thu ngân:

Nguồn: https://medium.com/@phanmembanhangtpos/cach-su-dung-phan-mem-quan-ly-ban-h%C3%A0ng-tpos-b05b7ed2fabd