FAQs for Staff/Lecturers

1. Bagaimana cara memohon jawatan pentadbiran?

Permohonan hendaklah dibuat dengan melayari laman sesawang UiTM http://iapps.uitm.edu.my/epengambilanstaf/ dan membuat permohonan secara dalam talian ("ON-LINE") sahaja dengan mengisikan maklumat yang diperlukan. 

2. Adakah saya perlu menghantar borang permohonan yang telah diisi secara online beserta sijil-sijil ke Bahagian Pengurusan Perjawatan?

Tidak perlu, sijil-sijil dan salinan permohonan jawatan hanya perlu dibawa apabila telah menerima surat panggilan temuduga sahaja. 

3. Bagaimana status dan berapa lama keputusan permohonan memperbaharui kontrak perkhidmatan saya dapat diketahui?

Permohonan penama yang telah diterima akan dimajukan ke Majlis Sumber Manusia (MSM).Tempoh adalah bergantung kepada bila tarikh MSM yang akan bermesyuarat. Keputusan akan dimaklumkan secara bertulis kepada pihak penama. 

4.Saya telah tamat kontrak. Bila saya akan terima bayaran Ganjaran dan Gantian Cuti Rehat (GCR)?

Pihak kami perlu membuat semakan rekod cuti (Jumlah cuti sakit/ cuti rehat/ dll) dengan pihak Bahagian Pengurusan Perkhidmatan (BPP) terlebih dahulu sebelum surat bayaran Ganjaran Tamat Kontrak dikeluarkan. Surat tersebut akan dikeluarkan selepas rekod cuti penama telah disahkan tiada masalah terlebih ambil cuti sakit, cuti rehat dll. Pembayaran akan dibuat oleh pihak Bendahari terus ke dalam akaun gaji penama.

(Tempoh bayaran akan dibuat adalah tertakluk kepada KPI Bendahari) 

5. Bilakah masa yang sesuai bagi pensyarah kontrak memohon untuk pelantikan semula ke dalam perkhidmatan kontrak?

Permohonan bagi pelantikan semula haruslah dibuat enam (6) bulan sebelum kontrak sedia ada tamat. 

6. Bolehkah pensyarah kontrak memohon untuk pelantikan semula selepas melepasi umur 65 tahun?

Pensyarah kontrak yang telah melepasi umur 65 tahun boleh memohon untuk pelantikan semula namun kelulusan adalah tertakluk kepada Lembaga Pengarah Universiti. 

7. Apakah implikasi sekiranya pensyarah kontrak gagal mengemukakan permohonan pelantikan semula dalam tempoh enam bulan sebelum kontrak sedia ada tamat?

Kontrak penama akan ditamatkan. 

1. Saya masih mempunyai baki cuti rehat sebanyak 13 hari sebelum Cuti Belajar. Saya mendapat tawaran cuti belajar bergaji penuh mulai 02.06.2014 hingga 01.06.2018. Persoalannya adakah saya perlu menghabiskan kesemua cuti rehat tersebut?

Kadar cuti dikira berdasarkan perkhidmatan yang melayakkan. Perkhidmatan yang melayakkan bermakna perkhidmatan yang diambil kira bagi mengira kelayakan mendapat cuti seseorang pegawai dan terdiri dari masa-masa bertugas, cuti rehat dan cuti sakit (dan bagi guru-guru termasuk cuti sekolah bergaji penuh), tetapi tidak termasuk cuti separuh gaji, cuti tanpa gaji, cuti haji, cuti sakit tibi, kusta dan barah dan cuti belajar.

2. Kelayakan Cuti Rehat bagi tahun 2014:   152/365 x 25 = 10 hari

Pegawai tidak boleh menghabiskan cuti rehatnya sebanyak 13 hari kerana kelayakan cuti rehat sehingga 01.06.2014 adalah 10 hari sahaja. Sekiranya pegawai menghabiskan kesemua cuti rehat berjumlah 13 hari, maka pegawai akan dikenakan tindakan potongan gaji dan emolumen sebanyak 3 hari berdasarkan peruntukan di dalam Perintah Am Bab C Perkara 14A (a)(b) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2009 (Kesan ke atas perkhidmatan bagi pegawai yang diluluskan cuti bergaji penuh, cuti separuh gaji dan cuti tanpa gaji).  

3. Saya tidak menghabiskan baki cuti rehat sebelum cuti belajar bergaji penuh/tanpa gaji. Adakah saya layak mendapat semula baki cuti rehat tersebut setelah saya melapor diri dari cuti belajar nanti? Adakah saya layak untuk membuat permohonan membawa ke hadapan baki cuti rehat?

Mengikut Perintah Am Bab C Perkara 37 (b), seseorang pegawai yang mengikuti sesuatu kursus yang melebihi 12 bulan, akan dianggap sebagai telah menghabiskan semua cuti rehat yang ia telah berkelayakan mendapat sebelum pergi berkursus itu.

Walau bagaimanapun, pegawai layak untuk diberikan cuti rehat tidak melebihi 7 hari kepada mereka yang baharu menamatkan kursus latihan atau pengajian yang memakan masa lebih daripada 12 bulan. Cuti rehat ini hendaklah ditolak dari cuti rehat yang tidak akan berkelayakan mendapat setelah berkhidmat semula. Sebagai contoh : pegawai A masih mempunyai baki cuti rehat sebanyak 2 hari sebelum ia pergi berkursus. Ia layak diberikan cuti sebanyak 2 hari berdasarkan cuti rehat yang ada sebelum berkursus. Kelulusan ini adalah di bawah tanggungjawab Ketua PTJ. Pegawai perlu mengemukakan permohonan kepada Ketua PTJ selepas melaporkan diri bertugas daripada cuti belajar.

Pegawai yang mengikuti kursus melebihi 12 bulan juga tidak layak untuk membuat permohonan ke hadapan baki cuti rehat dan GCR kerana cuti rehatnya sebelum ia cuti belajar dianggap telah luput. 

4. Saya telah mengandung dan bersalin dalam tempoh pengajian. Adakah saya layak untuk memohon kemudahan Cuti Bersalin tersebut semasa dalam tempoh pengajian (bergaji penuh/tanpa gaji)?

Tidak. Sekiranya pegawai bersalin dan sedang menikmati kemudahan Cuti Belajar Separuh Gaji/ Tanpa Gaji di mana tempoh kemudahan cuti tersebut telah meliputi tempoh Cuti Bersalin, maka ianya tidak diambil kira dalam kemudahan Cuti Bersalin memandangkan tempoh Cuti Bersalin itu telah diliputi oleh cuti belajar bergaji penuh/ tanpa gaji tersebut.

Walau bagaimana pun, pegawai hendaklah menghantar salinan sijil kelahiran anak ke Bahagian Pengurusan Perkhidmatan untuk direkodkan dalam sistem sumber manusia bagi melayakkan anak pegawai tersebut mendapat kemudahan rawatan dari mana-mana hospital/klinik kerajaan atau klinik panel yang telah dilantik oleh pihak UiTM. 

5. Semasa saya mengiringi pasangan di luar negara kerana mengikuti kursus/cuti belajar, pasangan saya telah melahirkan anak di sana. Adakah saya layak untuk diberikan kemudahan cuti isteri bersalin?

Perlu ditekankan di sini bahawa  bahawa pegawai sedang dalam tempoh Cuti Tanpa Gaji. Sehubungan itu, penggunaan Cuti Isteri Bersalin adalah tidak berbangkit berdasarkan prinsip bahawa kemudahan cuti tidak boleh digunakan secara serentak. Sekiranya pegawai dalam tempoh menggunakan kemudahan Cuti Tanpa Gaji, pegawai tidak boleh menggunakan kemudahan Cuti Isteri Bersalin untuk tempoh yang sama. 

6. Apakah yang terkandung dalam Pekeliling Akademik Bilangan 5 Tahun 2014?

Pekeliling ini menjelaskan mengenai ketetapan menggunakan kemudahan Cuti Bersalin atau Cuti Haji bagi pemegang biasiswa staf dan tenaga pengajar muda (TPM) semasa dalam tempoh cuti belajar/pengajian. Jawatankuasa Latihan dan Pembangunan Staf (Induk) dalam mesyuarat ke-272 pada 25.02.2014 telah menetapkan bahawa penggunaan cuti bersalin dalam tempoh pengajian adalah tidak berbangkit berdasarkan prinsip bahawa kemudahan cuti tidak boleh digunakan secara serentak. Pemegang biasiswa tidak boleh menggunakan kemudahan cuti bersalin dalam tempoh cuti belajar.

Begitu juga keadaannya dengan Cuti Haji. Tiada pelarasan dibuat atas sebab mengerjakan haji bagi staf atau TPM. Pemegang biasiswa dianggap tidak pernah menggunakan kemudahan cuti haji dalam tempoh cuti belajar berdasarkan prinsip bahawa kemudahan cuti tidak boleh digunakan secara serentak.

Pekeliling ini telah berkuat kuasa pada 25.02.2014. 

7. Baru-baru ini saya telah membuat permohonan pelanjutan Cuti Belajar buat kali pertama. Walau bagaimanapun, permohonan saya telah ditolak oleh JKI PKSM.  Saya tidak berhasrat untuk terus pulang ke Malaysia memandangkan pengajian saya yang masih belum tamat. Saya difahamkan terdapat kemudahan Cuti Tanpa Gaji. Bolehkah saya memohon kemudahan ini tanpa saya perlu melapor diri terlebih dahulu di UiTM? 

Pemegang biasiswa hendaklah melapor diri satu hari selepas tarikh akhir asal pengajian / tarikh akhir lulus lanjut / tamat pengajian (tamat peperiksaan atau serah tesis untuk viva) / tarikh tiba di Malaysia (bagi pengajian di luar negara) mana yang terawal atau hari berikutnya jika   tarikh yang dinyatakan jatuh pada hari Cuti Umum/Kelepasan Am.

Sekiranya ingin memohon cuti tanpa gaji tanpa pulang melapor diri di UiTM, pemegang biasiswa hendaklah mendapatkan perakuan Dekan Fakulti dan kemukakan dokumen seperti berikut:

Dokumen berkaitan Lapor Diri Secara Dalam Talian:

1. Borang Lapor Diri Secara Dalam Talian;
   (Nota: Sila ambil maklum tarikh lapor diri seperti di atas tidak boleh melebihi tarikh cuti belajar asal yang diluluskan);

2. Borang Deklarasi;

3. Surat Pengesahan Penyelia yang mengesahkan pemegang biasiswa meneruskan pengajian dan masih berada di universiti pengajian berkenaan dan mengenai peratus (%) kerja yang berkaitan dengan PhD telah disiapkan;

4. Laporan Kemajuan Pengajian terkini;

5. Dokumen lapor diri perlu disertakan bukti :

• Fee waiver oleh universiti pengajian, atau

• Elaun sara hidup/ biasiswa yang ditawarkan oleh universiti tempat pengajian); dan

• Insuran Kesihatan pemegang biasiswa dan keluarga

6. Lampirkan Justifikasi permohonan lapor diri secara dalam talian jika ruang tidak mencukupi.

  Dokumen berkaitan permohonan Cuti Tanpa Gaji (CTG):

• Surat permohonan Cuti Tanpa Gaji beserta justifikasi;

• Surat sokongan penyelia di universiti pengajian; dan

• Surat sokongan Dekan Fakulti, UiTM.

SEMUA DOKUMEN DI ATAS HENDAKLAH DIMAJUKAN KEPADA DEKAN FAKULTI, UiTM SHAH ALAM

Dekan Fakulti akan memajukan permohonan pemegang biasiswa:

1. Bahagian Kemajuan Kerjaya (BKK) untuk urusan lapor diri secara dalam talian; dan

2. Bahagian Pengurusan Perkhidmatan (BPP) untuk urusan permohonan CTG.

Permohonan lengkap hendaklah sampai ke Pejabat Pendaftar 3 bulan, sebelum tamat tempoh pengajian untuk proses lapor diri secara dalam talian dan CTG. Permohonan yang tidak lengkap dan kurang dari tempoh 3 bulan tidak akan diproses.

Sebarang kelulusan Cuti Tanpa Gaji bagi menyiapkan tesis akan dikemukakan ke mesyuarat Jawatankuasa Induk Pengurusan Sumber Manusia (JKIPSM). Tertakluk kepada budi bicara Jawatankuasa ini sama ada ingin melulus/menolak permohonan Cuti Tanpa Gaji. 

8. Saya dengan UiTM telah genap 10 tahun. Dalam tempoh tersebut, saya juga telah mendapat tawaran biasiswa mengikuti kursus peringkat PhD selama 3 tahun. Adakah saya layak diberikan tambahan cuti rehat 5 hari sekembalinya saya dari cuti belajar?

Dua (2) perkara yang mengubah kadar kelayakan cuti rehat seseorang pegawai iaitu apabila ia telah genap berkhidmat selama 10 tahun atau dinaikkan pangkat bagi mereka yang layak (Sila rujuk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 11 tahun 2015).

Perkhidmatan yang melayakkan bermakna perkhidmatan yang diambil kira bagi mengira kelayakan mendapat cuti seseorang pegawai dan terdiri dari masa-masa bertugas, cuti rehat dan cuti sakit (dan bagi guru-guru termasuk cuti sekolah bergaji penuh), tetapi tidak termasuk cuti separuh gaji, cuti tanpa gaji, cuti haji, cuti sakit tibi, kusta dan barah dan cuti belajar. Pegawai akan mendapat tambahan cuti rehat lima (5) hari setelah ia genap berkhidmat sepuluh (10) tahun dengan UiTM tidak termasuk tempoh cuti belajar. 

9. Saya telah diberi penangguhan cuti belajar kerana jatuh sakit. Cuti sakit saya telah melebihi 90 hari dalam satu tahun kalender. Apa yang perlu saya buat?

Pemegang biasiswa yang mendapat penangguhan cuti belajar kerana jatuh sakit dalam tempoh pengajian perlu melaporkan diri bertugas dan hendaklah menjalankan tugas seharian seperti biasa.  Cuti sakit 90 hari pertama adalah di bawah kelulusan Ketua PTJ. Manakala cuti sakit 90 hari kedua adalah di bawah kelulusan JKIPSM. Sekiranya tuan/puan berada dalam situasi ini, sila kemukakan sijil cuti sakit dan laporan perubatan doktor ke BPP dengan segera.  Sekiranya cuti sakit berpanjangan, ia boleh menjejaskan peluang untuk meneruskan pengajian. 

10. Saya mendapat kelulusan dari pihak UiTM untuk Cuti Tanpa Gaji mengikut pasangan belajar ke luar negara. Saya juga membawa keluarga bersama. Malangnya, salah seorang anak saya tiba-tiba jatuh sakit di luar negara. Adakah saya boleh memohon Cuti Separuh Gaji menjaga anak sakit dalam tempoh Cuti Tanpa Gaji mengikut pasangan ini?

Mana-mana pegawai yang telah diberikan kelulusan Cuti Tanpa Gaji mengikut pasangan tidak layak untuk memohon Cuti Separuh Gaji menjaga anak yang sakit. Penggunaan Cuti Separuh Gaji adalah tidak berbangkit berdasarkan prinsip bahawa kemudahan cuti tidak boleh digunakan secara serentak. Sekiranya pegawai dalam tempoh menggunakan kemudahan Cuti Tanpa Gaji, pegawai tidak boleh menggunakan kemudahan Cuti Separuh Gaji untuk tempoh yang sama. Jika pegawai berhasrat untuk membawa pulang anaknya ke Malaysia bagi mendapatkan rawatan yang sewajarnya dalam tempoh yang munasabah, pegawai tersebut perlu memendekkan tempoh Cuti Tanpa Gaji mengikut pasangan dan melaporkan diri terlebih dahulu sebelum membuat permohonan Cuti Separuh Gaji. Pegawai perlu mendapat sokongan daripada Ketua PTJ terlebih dahulu. 

11. Saya telah diberi kemudahan cuti belajar bergaji penuh untuk mengikuti kursus PhD di salah sebuah universiti luar negara bagi tempoh 36 bulan mulai 02.03.2009 hingga 01.03.2012. Saya juga telah diberi pelanjutan tempoh cuti belajar mulai 02.03.2012 hingga 01.03.2013. Walau bagaimana pun, saya  tidak melaporkan diri selepas tamat cuti belajar, iaitu pada 02.03.2013 kerana mengandung. Saya tidak dibenarkan menaiki kapal terbang bagi penerbangan antarabangsa kerana mengalami komplikasi sebelum ini (Sijil cuti sakit disertakan). Oleh yang demikian, saya berhasrat untuk  memohon Cuti Tanpa Gaji Urusan Peribadi mulai 07.02.2013 (selepas tarikh serahan tesis dibuat oleh penama kepada tempat pengajian) sehingga ke tarikh dijangka bersalin pada 22.05.2013. Saya juga memohon untuk menggunakan kemudahan Cuti Bersalin melebihi 60 hari mulai dari tarikh dijangka bersalin, iaitu pada 22.05.2013 hingga 19.08.2013 iaitu selama 90 hari dan hanya akan melapor diri selepas tamat tempoh cuti bersalin tersebut.

Sekiranya pemegang biasiswa (wanita) bersalin semasa dalam pengajian, pemakluman mesti di buat ke BKK bagi tujuan pengemaskinian rekod staf cuti belajar dengan mengemukakan:

• Surat akuan bersalin

• Sijil kelahiran anak

Ingin dimaklumkan bahawa pemegang biasiswa tidak layak menggunakan kemudahan cuti bersalin dalam tempoh cuti belajar yang diluluskan berdasarkan prinsip kemudahan cuti tidak boleh digunakan secara serentak (Rujukan : Pekeliling Akademik Bilangan 5 Tahun 2014 mengenai Ketetapan Menggunakan Cuti Bersalin atau Cuti Haji Bagi Pemegang Biasiswa Staf dan Tenaga Pengajar Muda (TPM) Semasa Dalam Tempoh Cuti Belajar / Pengajian).

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang biasiswa wanita untuk memaklumkan kepada BKK  mengenai usia kandungan beliau supaya perancangan awal boleh diambil. Sesetengah syarikat penerbangan tidak membenarkan wanita yang hamil selepas minggu ke-28 untuk menaiki pesawat kerana risiko kelahiran pramatang. Agen-agen yang menjual tiket tidak akan bertanya sama ada anda sedang hamil atau sebaliknya apabila anda menempah tiket, tetapi anda mungkin akan ditanya bilakah tarikh anda dijangka bersalin semasa anda hendak masuk ke dalam pesawat.

Seperti yang dijelaskan sebelum ini, pemegang biasiswa wanita tidak layak untuk memohon apa-apa kemudahan cuti termasuk cuti tanpa gaji dan cuti bersalin dalam tempoh pengajian.

Dalam hal ini, kemudahan cuti bersalin tidak layak diberikan. Tempoh-tempoh pegawai tidak hadir bertugas setelah tamat tempoh cuti belajar yang diluluskan:

• Selang masa antara tarikh akhir pengajian dan tarikh sebenar lapor diri (jika ada) dalam tempoh satu (1) ke empat belas (14) hari selepas tarikh akhir pengajian tidak akan dirujuk kepada Unit Integriti sebagai ketidakhadiran bertugas tetapi dikira sebagai Tanpa Gaji.

• Selang masa antara tarikh akhir pengajian dan tarikh sebenar lapor diri (jika ada) melebihi empat belas (14) hari selepas tarikh akhir pengajian akan dirujuk kepada Unit Integriti sebagai ketidakhadiran bertugas. 

12. Saya telah mendapat tawaran cuti belajar bermula 30.08.2012 hingga 31.08.2015.  Pada 26.08.2015, saya telah melahirkan anak kedua dan memohon kemudahan cuti bersalin 60 hari. Saya telah melaporkan diri di BKK pada 01.09.2015 dan di fakulti pada tarikh yang sama. Saya telah memohon kemudahan cuti bersalin 90 dengan mengisi borang yang diperlukan dan Ketua Jabatan saya telah meluluskan permohonan tersebut. Selepas itu, saya terus pulang ke rumah. Walau bagaimana pun, saya telah dihubungi oleh BPP dan dimaklumkan bahawa cuti bersalin saya telah ditolak. Bagaimana dengan status cuti bersalin saya?

Pemegang biasiswa wanita tidak boleh menggunakan kemudahan cuti bersalin dalam tempoh cuti belajar walau pun bersalin ketika pengajian hampir tamat tempoh. Pegawai hendaklah melaporkan diri dari cuti belajar terlebih awal sebelum bersalin dan status beliau akan diaktifkan bagi melayakkan untuk mendapatkan kemudahan cuti bersalin. Kemudahan cuti bersalin di antara 60 hingga 90 hari dikira mulai dari tarikh pegawai bersalin.

Dalam hal ini, kemudahan cuti bersalin tidak layak diberikan. Tempoh-tempoh pegawai tidak hadir bertugas diambilkira sebagai Tanpa Gaji dan tidak dibayar sebarang emolumen.

1. Adakah staf layak menggunakan Cuti Separuh Gaji (CSG) untuk menjaga ibu mertua yang uzur?

Staf layak menggunakan CSG kerana tafsiran sanak-saudara yang rapat kepada pegawai adalah termasuk keluarga pegawai sendiri, adik beradik, ibu bapa, ibu bapa mertua, datuk dan nenek.

[Perintah Am 13 Bab C (Cuti) Tahun 1974 dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 1985 (SPP5/1985)] 

2. Berapakah kelayakan bagi CSG staf yang telah berkhidmat selama 1 tahun 6 bulan?

Kelayakan CSG adalah sebanyak 30 hari bagi tiap-tiap genap satu (1) tahun perkhidmatan yang melayakkan tetapi tidak boleh melebihi 180 hari.

Maka, berdasarkan pengiraan berikut, kelayakan CSG pegawai adalah sebanyak 45 hari, termasuk hari rehat mingguan, hari kelepasan mingguan dan hari kelepasan am.

CSG = Tempoh PYM (hari) x 30 hari

                      365 hari

= (547 hari / 365 hari) x 30 hari

= 45 hari [Perintah Am 13 Bab C (Cuti) Tahun 1974] 

3. Berapakah kelayakan CSG bagi pegawai yang telah berkhidmat selama 10 tahun 6 bulan?

Kelayakan CSG pegawai adalah terhad kepada had maksimum 180 hari (termasuk hari rehat mingguan, hari kelepasan mingguan dan hari kelepasan am), dan tidak boleh diulang sepanjang perkhidmatan.

[Perintah Am 13 Bab C (Cuti) Tahun 1974] 

4. Staf telah menggunakan Cuti Sakit Lanjutan (secara Separuh Gaji) selama 90 hari. Adakah ia akan menjejaskan kelayakan CSG?

Cuti-cuti lain seperti Cuti Sakit Lanjutan, Cuti Tibi, Kusta dan Barah, Cuti Bersalin dan Cuti Menjaga Anak secara Separuh Gaji tidak menjejaskan peruntukkan kadar kelayakan CSG di bawah Perintah Am 13 Bab C (Cuti) Tahun 1974 kerana CSG hanya diperuntukkan atas sebab kesihatan sanak saudara pegawai seperti yang dijelaskan di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 1991 kecuali bagi tujuan rawatan penagihan dadah seperti dijelaskan di bawah Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 1984. 

5. Apakah syarat dan dokumen yang diperlukan untuk memohon CSG?

Syarat :

• Staf yang ingin membuat permohonan CSG hendaklah mempunyai perkhidmatan yang melayakkan, iaitu 30 hari bagi setiap genap satu (1) tahun perkhidmatan yang melayakkan tetapi tidak melebihi 180 hari;

• CSG 14 hari pertama kelulusan oleh Pendaftar;

• Diluluskan oleh mesyuarat Jawatankuasa Induk Pengurusan Sumber Manusia (JKIPSM) bagi tempoh yang selebihnya;

• Cuti rehat yang berkelayakan tidak perlu dihabiskan sebelum memohon permohonan CSG ini.

Dokumen yang diperlukan:

• Surat permohonan CSG pemohon. Permohonan hendaklah dibuat melalui Ketua PTJ dan mendapat sokongan sepenuhnya;

• Surat perakuan doktor Kerajaan atau swasta memperlakukan staf ini perlu menjaga si pesakit;

• Permohonan CSG hendaklah dimajukan ke Bahagian Pengurusan Perkhidmatan sekurang-kurangnya tiga (3) minggu sebelum mula bercuti. 

1. Apakah syarat-syarat umum menggunakan kemudahan CTG?

1. Syarat minimum layak memohon Cuti Tanpa Gaji di dalam atau di luar negeri ialah sekurang-kurangnya 6 bulan perkhidmatan yang melayakkan;

2. Staf telah menghabiskan semua Cuti Rehat yang ia berkelayakan sebelum mengambil CTG;

3. Baki CTG yang belum diambil boleh digunakan selagi tidak mencapai had maksimum yang dibenar berasaskan perkhidmatan yang melayakkan;

4. CTG hendaklah direkodkan di dalam Kenyataan Cuti dan Buku Perkhidmatan; dan

5. Kadar Cuti Tanpa Gaji adalah 30 hari bagi setiap genap satu tahun perkhidmatan yang melayakkan tetapi tidak melebihi 360 hari.

[Perintah Am 14 Bab C (Cuti) Tahun 1974]

Dokumen yang diperlukan:

• Surat permohonan CTG pemohon. Permohonan hendaklah dibuat melalui Ketua PTJ dan mendapat sokongan sepenuhnya;

• Permohonan CTG hendaklah dimajukan ke Bahagian Pengurusan Perkhidmatan sekurang-kurangnya tiga (3) minggu sebelum mula bercuti. Kelulusan secara pentadbiran akan diberikan sekiranya permohonan CTG yang dihantar cukup tempoh permohonan. Jika permohonan diterima kurang daripada tempoh tiga (3) minggu atau sekiranya dokumen yang dikemukakan memerlukan penjelasan lebih terperinci, permohonan CTG tersebut akan dikemukakan dalam mesyuarat JKIPSM untuk kelulusan. 

2. Berapakah kelayakan CTG staf yang telah berkhidmat selama 1 tahun 6 bulan?

Kelayakan CTG adalah sebanyak 30 hari bagi tiap-tiap genap tahun perkhidmatan yang melayakkan tetapi tidak boleh melebihi 360 hari.

Maka, berdasarkan pengiraan berikut, kelayakan CTG staf adalah sebanyak 45 hari, termasuk hari rehat mingguan, hari kelepasan mingguan dan hari kelepasan am.

CTG = Tempoh PYM (hari) x 30 hari                   

                       365 hari

     = (547hari / 365 hari) x 30 hari

     = 45 hari 

3. Berapakah kelayakan CTG bagi staf yang telah berkhidmat selama 20 tahun 6 bulan?

 Kelayakan CTG staf adalah terhad kepada had maksimum 360 hari (termasuk hari rehat mingguan, hari kelepasan mingguan dan hari kelepasan am), dan tidak boleh diulang sepanjang perkhidmatan. 

4. Pegawai telah menggunakan Cuti Sakit Lanjutan (Secara Tanpa Gaji) selama 90 hari dan Cuti Menjaga Anak (Tanpa Gaji selama 150 hari. Adakah ia akan menjejaskan kelayakan CTG?

Cuti-cuti lain seperti Cuti Sakit Lanjutan (Tanpa Gaji), Cuti Bersalin Tanpa Gaji dan Cuti Menjaga Anak (Tanpa Gaji) tidak menjejaskan peruntukkan kadar kelayakan CTG di bawah Perintah Am 14 Bab C (Cuti) Tahun 1974 kerana CTG hanya diperuntukkan atas sebab urusan persendirian yang mustahak. 

1. Apakah yang dimaksudkan dengan terma ‘ahli keluarga terdekat’ dalam kemudahan Cuti Tanpa Rekod bagi Urusan Kematian Ahli Keluarga?

Ahli Keluarga Terdekat bermaksud:

• Suami;

• Isteri;

• Ibu kandung atau ibu angkat (yang sah di sisi undang-undang);

• Bapa kandung atau bapa angkat (yang sah di sisi undang-undang);

• Ibu mertua;

• Bapa mertua;

• Anak kandung;

• Anak angkat yang sah di sisi undang-undang;

• Anak angkat de facto; dan

• Anak pelihara 

2. Berapa lama tempoh masa yang diberikan bagi kemudahan Cuti Tanpa rekod bagi Urusan Kematian Ahli Keluarga?

Kemudahan Cuti Tanpa Rekod diberikan selama tiga (3) hari berturut-turut kepada staf termasuk hari rehat mingguan, hari kelepasan mingguan dan hari kelepasan am. 

Contoh Situasi:

i. Puan A telah dipelihara dan dibesarkan oleh Encik Abu sebagai anak angkat yang sah di sisi undang-undang. Puan A juga masih mempunyai bapa kandung, iaitu Encik Jamal. Bapa angkat Puan A, iaitu Encik Abu telah meninggal dunia dalam satu kemalangan jalan raya. Adakah Puan A layak menggunakan kemudahan CTR bagi kematian bapa angkatnya, sedangkan beliau masih mempunyai bapa kandung? Adakah suami Puan A juga layak mendapat kemudahan CTR bagi kematian bapa mentua (bapa angkat) isteri beliau?

Puan A layak menggunakan kemudahan CTR bagi kematian bapa angkatnya sebagaimana yang dijelaskan di perkara 4 tafsiran “ahli keluarga terdekat”. Walau bagaimanapun kemudahan ini tidak layak digunakan sekiranya bapa kandung Puan A meninggal dunia kelak. Suami Puan A tidak layak menggunakan kemudahan Cuti Tanpa Rekod bagi kematian bapa mentua atau ibu mentua yang merupakan bapa angkat atau ibu angkat kepada Puan A. 

ii. Encik Z merupakan seorang pegawai tadbir di Jabatan Pertanian. Beliau mempunyai dua (2) orang isteri yang sah. Pada 20 Disember 2015, bapa kepada isteri kedua beliau telah meninggal dunia. Encik Z pernah menggunakan kemudahan CTR bagi urusan kematian ahli keluarga terdekat di atas kematian bapa isteri pertama beliau semasa berkhidmat di Lembaga Pertubuhan Peladang. Adakah Encik Z layak menggunakan kemudahan CTR bagi urusan kematian ahli keluarga terdekat di atas kematian bapa mentua (bapa isteri kedua beliau)?

Encik Z tidak layak menggunakan kemudahan Cuti Tanpa Rekod Bagi Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat di atas kematian bapa mentua (bapa isteri kedua) kerana pernah menggunakan kemudahan yang sama bagi kematian bapa mentua (bapa isteri pertama) beliau semasa berkhidmat di Lembaga Pertubuhan Peladang memandangkan kemudahan ini terhad sekali sahaja sepanjang tempoh perkhidmatan Kerajaan. 

iii. Isteri Encik Azman telah melahirkan anak sulung mereka pada 15 Jun 2015. Namun begitu, dua (2) hari kemudian, anak beliau telah meninggal dunia. Adakah Encik Amri layak menggunakan kemudahan CTR bagi urusan kematian ahli keluarga atau kemudahan cuti isteri bersalin?

Encik Azman layak menggunakan kemudahan Cuti Isteri Bersalin (Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 2002) selama tujuh (7) hari mulai daripada tarikh isteri pegawai bersalin. Sekiranya pegawai sedang menggunakan kemudahan Cuti Isteri Bersalin sebanyak tujuh (7) hari mulai 15 Jun 2015 sehingga 21 Jun 2015, beliau tidak layak menggunakan kemudahan Cuti Tanpa Rekod

Bagi Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat berdasarkan prinsip “hanya satu kemudahan dinikmati di dalam satu-satu masa”. 

1-Staf wanita diberikan fleksibiliti untuk menentukan sendiri tempoh cuti bersalin di antara 60 hari sehingga 90 hari bagi setiap kelahiran. Adakah bermakna staf wanita boleh memohon cuti bersalin tidak kira sama ada 68 hari, 70 hari, 75 hari, 82 hari atau 85 hari?

Ya. Tempoh Cuti Bersalin yang dipohon adalah bergantung kepada pemilihan pegawai tertakluk kepada had tempoh di antara 60 hari sehingga 90 hari bagi setiap kelahiran, terhad kepada 300 hari sepanjang tempoh perkhidmatan. [Perkara 6.1 dan 6.2 dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 14 Tahun 2010 (PP14/2010)]

Kes di UiTM:

i. Adakah pegawai, atas sebab-sebab tertentu boleh mengambil Cuti Bersalin kurang daripada tempoh 60 hari?

  Senario:

  Kelayakan Cuti Bersalin Puan B tinggal 40 hari sahaja. Pegawai bercadang untuk  menggunakan Cuti Rehat selama 10 hari dan dan tidak berhasrat untuk  mengambil Cuti Tanpa Gaji Menjaga Anak. Pegawai hendaklah memenuhi tempoh minimum cuti bersalin selama 60 hari seperti yang dijelaskan dalam perenggan 7, PP 14/2010. Pegawai yang mempunyai baki cuti bersalin bergaji penuh kurang daripada 90 hari pegawai dikehendaki untuk memenuhi tempoh cuti bersalin di antara 60 hingga 90 hari dengan menghabiskan semua baki cuti bersalin bergaji penuh yang dilayaki, mengambil cuti rehat yang berkelayakan dan mengambil cuti bersalin tanpa gaji bagi memenuhi jumlah minimum 60 hari cuti bersalin. Pegawai juga boleh menggunakan cuti menjaga anak sejurus selepas tamat tempoh baki cuti bersalin bergaji penuh.
Pegawai hendaklah memenuhi tempoh minimum cuti bersalin selama 60 hari seperti yang dijelaskan dalam perenggan 7, PP 14/2010. Pegawai yang mempunyai baki cuti bersalin bergaji penuh kurang daripada 90 hari pegawai dikehendaki untuk memenuhi tempoh cuti bersalin di antara 60 hingga 90 hari dengan menghabiskan semua baki cuti bersalin bergaji penuh yang dilayaki, mengambil cuti rehat yang berkelayakan dan mengambil cuti bersalin tanpa gaji bagi memenuhi jumlah minimum 60 hari cuti bersalin. Pegawai juga boleh menggunakan cuti menjaga anak sejurus selepas tamat tempoh baki cuti bersalin bergaji penuh.

ii. Pegawai A telah bersalin dalam tempoh Cuti Separuh Gaji. Pegawai ini beranggapan beliau  diberikan kemudahan Cuti Bersalin 90 hari secara  automatik dan lewat melapor diri selepas tamat tempoh Cuti Separuh Gaji. Jumlah hari beliau tidak hadir bertugas selepas tamat tempoh Cuti Separuh Gaji adalah 36 hari.  Secara umumnya, penggunaan Cuti Bersalin adalah tidak berbangkit berdasarkan prinsip bahawa kemudahan Cuti tidak boleh digunakan secara  serentak. Sekiranya pegawai dalam tempoh menggunakan Kemudahan Cuti Separuh Gaji, pegawai tidak boleh menggunakan kemudahan cuti bersalin dalam tempoh yang sama. Pihak Universiti dalam mesyuarat Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan UiTM ke-152 telah meluluskan pemendekkan tempoh Cuti Separuh Gaji pegawai ini dan meluluskan Cuti Bersalin hingga ke tarikh penama lewat melapor diri dari Cuti Separuh Gaji. Jumlah Cuti Bersalin yang diluluskan berjumlah 46 hari sahaja.

Secara prinsip, pegawai tidak layak menggunakan 2 kemudahan dalam masa yang sama atau secara serentak.  Pegawai sewajarnya memaklumkan kepada Ketua Jabatan dengan mengemukakan permohonan cuti bersalin seperti dinyatakan di perenggan 15, PP14/2010 agar urusan pentadbiran kelulusan cuti bersalin teratur. Kegagalan pegawai untuk memaklumkan keadaannya yang bersalin semasa cuti separuh gaji boleh menyebabkan Ketua Jabatan tidak dapat melaksanakan urusan pentadbiran yang sewajarnya. Untuk perhatian, sesuatu kemudahan tidak boleh diberi secara backdated. 

iii. Bolehkah Ketua Jabatan tidak meluluskan Cuti Bersalin sehingga 90 hari atau pilihan antara 60 hingga 90 hari ditentukan oleh staf sendiri.  Di dalam  Permohonan Cuti Bersalin, Ketua Jabatan boleh meluluskan/tidak lulus permohonan Cuti Bersalin pegawai.

Jumlah hari cuti bersalin pegawai adalah tertakluk kepada kelulusan Ketua Jabatan iaitu antara 60 hingga 90 hari tertakluk kepada jumlah baki kelayakan cuti bersalin pegawai. 

1- Pekeliling Bil. 18 tahun 2008 berkenaan peningkatan maksimum cuti rehat dan cuti rehat khas yang boleh dikumpul untuk pemberian wang tunai sebagai Gantian Cuti Rehat (GCR) telah menjelaskan dengan terperinci segala perkara yang berkaitan dengan peraturan, syarat, kaedah pengumpulan, perkiraan dan prosedur permohonan GCR. Namun begitu, adakah pekeliling tersebut serta pekeliling-pekeliling yang sedang berkuatkuasa bagi pengurusan GCR membenarkan sebarang pengeluaran cuti rehat yang telah dikumpulkan bagi maksud GCR dibenarkan  untuk apa-apa tujuan sekalipun?

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2003 (PP Bil. 7/2003) mengenai Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat menjelaskan bahawa syarat-syarat dan kaedah mengumpul Cuti Rehat bagi GCR adalah tertakluk kepada syarat kelayakan cuti rehat, peraturan untuk membawa cuti rehat yang tidak dapat dihabiskan ke tahun hadapan serta peraturan bagi pengumpulan cuti rehat yang tidak dapat dihabiskan demi kepentingan perkhidmatan yang diperuntukkan di bawah mana-mana Perintah Am, Peraturan, Pekeliling Perkhidmatan atau Ketetapan Khas yang terpakai bagi seseorang pegawai dari semasa ke semasa. 

Memandangkan urusan pengumpulan cuti rehat yang tidak dapat dihabiskan demi kepentingan perkhidmatan hendaklah mendapat kebenaran Ketua Jabatan setiap tahun dengan menggunakan borang di Lampiran A, PP Bil. 7/2003, pengeluaran Cuti Rehat yang telah dikumpul bagi maksud GCR adalah tidak berbangkit. Ini kerana, Cuti Rehat hanya dibenarkan dibawa ke hadapan selama dua tahun dan cuti tahun pertama akan luput pada akhir tahun ketiga sekiranya tidak diambil. 

1. Bolehkah seseorang penjawat awam itu diberikan peruntukan cuti tanpa rekod/pelepasan waktu bertugas untuk menghadiri taklimat berkaitan dengan Pilihanraya Umum dimana seseorang pegawai tersebut telah dilantik sebagai Ketua Tempat Mengundi/Kerani Pengundi/Penyelia Pusat?

Tiada peruntukan kemudahan Cuti Tanpa Rekod di bawah Perintah Am Bab C bagi tujuan menghadiri taklimat berkaitan dengan Pilihanraya Umum. 

1. Pekeliling Perkhidmatan Bil, 9 Tahun 2002 menjelaskan mengenai pelaksanaan kemudahan cuti bersalin yang diberikan kepada anggota Perkhidmatan Awam. Adakah seseorang pegawai itu layak mendapat kemudahan cuti isteri bersalin sekiranya isteri beliau bersalin di luar negara dan sedang dalam cuti belajar.

Ingin dimaklumkan di sini bahawa pegawai sedang dalam tempoh Cuti Tanpa Gaji. Sehubungan itu, penggunaan Cuti Isteri Bersalin adalah tidak berbangkit berdasarkan prinsip bahawa kemudahan cuti tidak boleh digunakan secara serentak. Sekiranya pegawai dalam tempoh menggunakan kemudahan Cuti Tanpa Gaji, pegawai tidak boleh menggunakan kemudahan Cuti Isteri Bersalin untuk tempoh yang sama.

1. Seorang pegawai telah dijemput untuk menghadiri kursus “Train the Trainer” Senamrobik anjuran Ibu Pejabat Polis Kontinjen, Kuala Lumpur. Kursus tersebut telah berlangsung selama 12 hari mulai 18 hingga 29 januari 2016 di Dewan Serbaguna IPD Dang Wangi, Kuala Lumpur. Adakah pegawai layak menggunakan kemudahan CTR di bawah Perintah Am 42(a) Bab C?

Tiada peruntukan kemudahan CTR untuk menghadiri kursus ‘Train the Trainer’. Namun begitu, pegawai adalah layak untuk menggunakan kemudahan Cuti Rehat atau lain-lain cuti yang berkelayakan untuk tujuan tersebut tertakluk kepada kelulusan Ketua Jabatan. 

1. Seorang pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional adalah tidak layak membuat tuntutan Elaun kerja Lebih Masa sekiranya pegawai tersebut diarahkan bertugas melebihi waktu pejabat pada Hari Bekerja Biasa, Hari Cuti Mingguan (Sabtu dan Ahad) atau hari Cuti Kelepasan Am. Sehubungan itu, pegawai boleh memohon Cuti Gantian tertakluk kepada syarat-syarat berikut:

i. Kerja lebih masa yang dilaksanakan oleh pegawai mestilah mendapat arahan rasmi secara bertulis daripada ketua jabatan atau penyelia pegawai tersebut. Walau bagaimanapun, arahan kerja lebih masa tidak boleh dilakukan sewenang-wenangnya. Kerja lebih masa hanya dilakukan apabila keadaan memerlukan sahaja seperti yang dijelaskan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991 dan Surat Edaran JPA (SARAAN) (S) 1619 klt. 16(93) bertarikh 11.08.2010 seperti berikut:

• • • Kerja-kerja kecemasan yang berkaitan dengan pemulihan semula perhubungan atau perkhidmatan yang terputus atau terganggu;

    • Kerja mustahak dan tidak boleh ditangguhkan kepada hari berikutnya oleh sebab penangguhan itu boleh memudaratkan perkhidmatan;

    • Kerja-kerja yang dikehendaki dibuat oleh pegawai melebihi bidang tugas biasanya; dan

    • Kerja-kerja yang perlu diuruskan dalam jangka masa terhad.

ii. Pegawai yang bertugas mengikut waktu bekerja biasa layak memohon satu (1) hari Cuti Gantian bagi kerja lebih masa yang dijalankan selama sembilan (9) jam. Jumlah jam bekerja lebih masa yang boleh di kumpulbagi maksud Cuti Gantian adalah selama dua (2) bulan berturut-turut dan boleh digunakan dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh kelulusan Ketua Jabatan sebagaimana yang dijelaskan dalam Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 1980. Penggunaan Cuti Gantian tersebut adalah tidak tertakluk kepada tahun semasa.

iii. Bagi maksud tugas rasmi yang dijalankan oleh pegawai, sekiranya pegawai diarahkan untuk berkursus, menghadiri mesyuarat dan menghadiri majlis-majlis rasmi Kerajaan pada waktu-waktu yang disebut diatas, Cuti Gantian adalah tidak layak kecuali bagi mereka yang dilantik sebagai urusetia untuk mengendalikan kursus/bengkel/seminar tersebut.

iv. Cuti Gantian tidak boleh digunakan bagi tujuan kecemasan (EL);

v. Permohonan Cuti Gantian perlu mendapat sokongan penyelia pegawai tersebut dan kelulusan Ketua Jabatan

vi. Ketua Jabatan dan Penyelia Pegawai berkenaan perlu memastikan operasi perkhidmatan tidak terganggu apabila pegawai berkenaan bercuti