Na primeira semana de aulas se deu a apresentação da disciplina ‘CN II: Gestão de projetos’, ministrada pelo Prof. Dr. João Arantes. Foram introduzidos os temas de projetos e as instituições parceiras. Na mesma aula formamos o grupo, composto por Matheus Escobet, Marcelo Alonso, Paulo Henrique de Oliveira, Renata Soares e Samuel Dutra. Também escolhemos o projeto e a instituição: a reconstrução da biblioteca da Instituição de Longa Permanência para Idosos do Jaçanã.
Na segunda semana, foi confirmado o escopo do projeto e apresentadas as primeiras ideias, em sala de aula, do funcionamento da dinâmica e da lógica de execução de um projeto. Para além disso, realizamos o primeiro contato com a instituição com vistas ao agendamento de uma visita.
Na terceira semana, com o projeto já estabelecido, foram divididas as funções de cada membro do grupo e definidas as principais estratégias de arrecadação.
A divisão se deu da seguinte forma:
Matheus Escobet - Organização
Marcelo Alonso - Logística
Paulo Henrique de Oliveira - Comunicação
Renata Soares - Gerente de projeto
Samuel Dutra - Arrecadação
A estratégia de arrecadação definida envolveu a procura por pequenas editoras e/ou sebos e a arrecadação de livros tanto nos círculos sociais próximos como também na própria universidade. A partir destas definições, iniciamos a preparação da apresentação e construção do website.
Nessa semana aprendemos a importância da separação das atividades para a execução eficiente do projeto, minimizando erros e aumentando nossa produtividade em relação a nossas atividades dentro do projeto.
Na quarta semana, o grupo realizou a primeira apresentação do andamento do projeto em sala de aula. Ainda na mesma semana, visitamos a instituição pela primeira vez. Conhecemos a realidade tanto infraestrutural como social dos idosos que lá vivem e também dos assistentes sociais lá atuam. Após uma conversa com a responsável pela instituição, decidimos por realizar também uma confraternização quando da entrega dos livros como modo de nos aproximarmos dos idosos e também tornar o hábito de leitura mais comum e alegre para os mesmos.
O aprendizado dessa semana girou em torno de ouvirmos as necessidades e os objetivos do cliente com o projeto, assim para conseguirmos moldar melhor nossa execução para produzir da melhor forma o projeto.
Na quinta semana, aprendemos em sala de aula sobre a construção do WBS (Work Breakdown Structure). A Estrutura Analítica de Projetos demonstra de forma visual o andamento do projeto e a seleção de etapas e metas a serem cumpridas para o desfecho do empreendimento em questão. Na mesma semana também iniciamos o processo de arrecadação de livros através do contato com pequenas editoras e círculos sociais próximos.
Nessa semana aprendemos a importância da construção do WBS para nos guiar durante o projeto e organizar nossas macro atividades, assim como também base para apresentação do projeto para outras pessoas.
Na sexta semana, aprendemos em sala de aula sobre a construção de uma Rede de Atividades (de metodologia PERT-CPM, logo, também conhecida como Rede Pert). A Rede de Atividades representa visualmente o prazo das atividades do projeto, relacionando-as umas às outras a partir da necessidade de superação de determinado prazo para o início da realização de outra atividade.
Em relação ao projeto, realizamos uma reunião para organização da arrecadação e balanço do projeto. Além disso, foram entregues os designs dos cartazes para a campanha de arrecadação, que podem ser vistos na seção de documentos.
Nessa semana, nosso aprendizado em relação a rede de atividades foi como as atividades podem restringir ou causar algum problema ao projeto se não forem executadas seguindo uma organização base. Também tivemos aprendizados durante nossas reuniões, em relação nossa visão sobre o projeto e o que esperávamos a seguir.
Na sétima semana, aprendemos em sala de aula sobre a construção de uma Matriz de Responsabilidades do projeto. Nesta semana também se deu o início da coleta de livros através do contato com professores e estudantes da EPPEN.
O principal aprendizado dessa semana foi em relação ao grupo ter um olhar mais critico em relação ao que poderia dar errado e era um risco durante a execução do projeto, assim como a importância de uma boa comunicação no projeto, tanto no grupo, quanto com o cliente.
Na oitava semana não aula da disciplina. O grupo, no entanto, manteve os esforços da campanha de arrecadação.
Na nona semana, aprendemos em sala de aula sobre a confecção de uma Matriz de riscos e de severidade do projeto. Nesta semana, em reunião, o grupo construiu conjuntamente sua Rede PERT, Matriz de responsabilidades, Matriz de risco e WBS, atualizando o website a partir do andamento do projeto e da campanha de arrecadação.
Nosso aprendizado dessa semana foi em relação ao alinhamento de todas nossas estruturas gerenciais, assim como podemos agir em relação aos riscos e como eles podem afetar realmente o projeto.
Na décima semana não aula da disciplina. O grupo reuniu-se para preparar a apresentação em relação ao andamento do projeto. É também já nesta semana que concluímos a meta de arrecadação de 150 livros.
Nessa semana pudemos perceber como toda estruturação anterior do projeto foi eficiente para que pudéssemos alcançar nossos objetivos.
Na décima primeira semana, o grupo apresentou o andamento do projeto em sala de aula. Ficaram de ser revistas questões em relação às áreas de Semana a Semana do website, à construção da Rede PERT e do WBS. Para além disso, o grupo iniciou um esforço logístico de agrupamento, contagem e separação dos livros arrecadados a partir de sua qualidade, relevância e dados os pedidos realizados por alguns dos idosos da Instituição de Longa Permanência.
Aprendemos como a falta de atenção a alguns detalhes de estruturação poderia deixar o projeto não tao claro pra quem visse de fora, nos deixando como lição a estruturação não pensando só no grupo, mas também na apresentação externa.
Na décima segunda semana, o grupo manteve os esforços de alocação logística dos livros e se reuniu para verificar o andamento do processo.
Na décima terceira semana, o grupo entrou em contato novamente com a instituição com vistas ao agendamento de uma visita para entrega dos livros além da organização da atividade lúdica de leitura com os idosos ali residentes.
Aprendemos como manter uma boa relação com o cliente nos ajudou com o projeto e também com uma boa recepção deles em relação as nossas ideias poderá ser de consequências positivas para todas partes envolvidas.
Na décima quarta semana, o grupo realizou uma série de dinâmicas em sala de aula com uma representação em desenho do projeto e uma atividade lúdica relacionada ao pensamento sistêmico. Para além disso, o grupo se reuniu para realizar alterações do WBS, no Semana a Semana, na Rede PERT e em partes do website.
Nessa semana pudemos retomar e analisar todo nosso trajeto na matéria e no projeto que ocorreu durante o semestre, vendo como o mesmo nos concedeu muitos aprendizados e como poderá afetar positivamente o cliente que escolhemos.
Na décima quinta semana, apresentamos o estado do projeto em sala de aula.
Apesar de não termos entregue os livros até a apresentação final, já marcamos a visita a instituição para a entrega final.