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1. 校方行政（活動前約3週）
醫學院場地注意事項
醫學院場地注意事項
可向學務分處（劉豫）之場地及使用注意事項（多數可處理完畢）
可向學務分處（劉豫）之場地及使用注意事項（多數可處理完畢）
聯教場303、307、B06
至多可開三張學生證
垃圾處理：量少可丟聯教三樓垃圾桶，量多需自行至回收屋、垃圾場丟棄（詳見活動中處理）
不收費
使用基礎醫學大樓講堂（201、203、204、403）
使用時務必張貼場地借用登記表於門口
禁止飲食
當日下午五點前領取鑰匙
次日早上歸還鑰匙
不收費
圓小劇場
向醫學院學務分處借用場地，在社團活動登記時，不需勾選「借用場地」
詳細：https://www.mc.ntu.edu.tw/bosamc/Fpage.action?muid=1727&fid=1089
例外：非向學務分處借用場地（少見、醫人博物館、大廳、小討教室等等）
例外：非向學務分處借用場地（少見、醫人博物館、大廳、小討教室等等）
僅到17:00
醫圖會議室借用
醫圖會議室借用
14日內的場地，使用醫圖iSpace系統自行查看並預約
3週前提早：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdFy76D0k7uLJAFu5DeyyAzb7ATJiZCBifsj6HBSjKP2WukHg/viewform
2. Hi.Events 活動管理系統 +宣傳請求（原 CRM）
建議填寫死線：
Option 1. 活動隸屬該雙周之前一個禮拜一
Option 2. 活動二～三週前、一跑完校方行政流程
⚠️ 不會 自動通知公關部、秘書部進行社群發文、雙周曆登記、班代群轉發，請活動負責人自行填寫表單。
核心功能
核心功能
彈性的報名與票券設定：一筆訂單，多人報名，可設定不同權限。
專業的電子簽到： 就像演唱會一樣，每位報名者都將擁有專屬的 QR Code，活動當天工作人員只需掃描即可完成報到。
即時的活動成效追蹤： 內建數據分析工具，輕鬆追蹤活動的報名狀況、出席率等關鍵指標。
2-1 Hi.Events 系統操作流程（點開查看教學）
2-1 Hi.Events 系統操作流程（點開查看教學）
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3. 新增與設定票券：點選「票券設定」，新增不同種類的票券（例如：免費票、早鳥票、會員票）。設定價格、數量限制以及開放報名的時間區間。
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4. 於「問題」分頁，增加「學號」與「報名來源」欄位。
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5. 發布活動： 確認所有資訊無誤後，即可將活動上架，並取得活動報名連結（即為活動頁面網址）。
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6. ⚠️ 請自行聯絡秘書、公關部長宣傳（通訊錄）
公關注意事項：
照片的連結權限要開「知道連結的任何人為檢視者」
為流量著想，社群發文時間固定為17:00，且不希望一天超過兩則貼文。
若需設計部外包設計宣傳圖，請預估一週工作時間
參照格式在表格右方，可參考使用
信件
信件
活動報名成功確認信：系統自動寄送含 QR code 信件
客製化信件：活動前一晚 8 點 手動寄送「提醒活動」信件，自參與者頁面匯出名單
可向會長申請使用 MailJet 自動化
系統內建功能：在「訊息（Messages）」頁面也可以向參與者發送新訊息（例如：換教室、改時間）
（停用）CRM系統操作流程
（停用）CRM系統操作流程
公關注意事項：
照片的連結權限要開「知道連結的任何人為檢視者」
為流量著想，社群發文時間固定為17:00，且不希望一天超過兩則貼文。
若需設計部外包設計宣傳圖，請預估一週工作時間
參照格式在表格右方，可參考使用
執行自動化：點選圖中紅色標示之處
進入雲端中填寫人所屬部們之資料夾，尤其他負責人及系統完成剩下功能
老式流程（若上述系統故障，故障時請先通知會本部或秘書部）
1. 校方行政（活動前約3週）
2. 宣傳表單
（模板03~09按照順序完成及寄送行前通知）－連結：模板區
2. 宣傳表單
連結封存中：需要時才啟用🥶
管到 ＝ 雙周曆、班代群、社群發文
（模板03~09按照順序完成及寄送行前通知）－連結：模板區
需紙本印出：
05-1 紙本簽到表
07 收據OR領據
08 講師講座內容授權書
09 感謝狀（可用Word開以跳出標楷體）
若需蓋系學會章（找蘭欣助教）
不想跑蓋章可以自己刪掉章的部分
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