Hướng dẫn chi tiết cách đọc, tải và lưu trữ file XML hóa đơn điện tử VNPT

PDF và XML là hai định dạng được dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử VNPT. File PDF hiển thị ở giao diện quen thuộc nên thường được dùng trong tra cứu nhiều hơn. Tuy nhiên, hình thức thể hiện này không được công nhận về tính pháp lý. 

Do đó trong một số nghiệp vụ nhất định, người dùng bắt buộc phải sử dụng file XML hóa đơn điện tử VNPT. Điều này khiến không ít người thấy bối rối vì dữ liệu trên định dạng này không dễ đọc. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách giải quyết vấn đề này.

Định dạng file .INV và phần mềm đọc file .INV được sử dụng cho phiên bản của VNPT Invoice với đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định. Hiện tại, VNPT đã đồng bộ với các nhà cung cấp và tổng cục thuế, cung cấp định dạng file phổ biến .XML bên cạ nh file PDF và HTML.

1. Hướng dẫn tải và đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT

Lưu ý:

• Đuôi .XML là định dạng dữ liệu chuẩn của file hóa đơn điện tử, người dùng CHỈ CÓ THỂ TẢI file về khi hóa đơn đã được ký và khách hàng đã xác nhận.

• Các phần mềm phổ thông như Adobe hay Foxit Reader không có chức năng để đọc dữ liệu cho file định dạng .XML. Vì thế, khi tải file XML hóa đơn điện tử VNPT về máy tính, người dùng cần phải sử dụng cổng thông tin trực tuyến của VNPT để đọc nội dung cho file.

Cụ thể cách tra cứu, download và đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT như sau:

Tra cứu và tải hóa đơn điện tử file XML

Trước khi đọc, người dùng cần phải tra cứu tìm hóa đơn và tải về máy tính. Hướng dẫn từng bước thực hiện chi tiết cụ thể như sau:

Bước 1: Gõ vào trình duyệt link portal địa chỉ khách hàng để đăng nhập vào hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử VNPT Invoice: https://vinaphone-portal.vnpt-invoice.com.vn/. Tại màn hình đăng nhập, khách hàng điền đầy đủ và chính xác trong các trường thông tin được yêu cầu rồi click [Lưu mật khẩu] nếu muốn và nhấn [Đăng nhập].

Bước 2: Tiến hành tra cứu hóa đơn bằng cách tìm đến mục [HÓA ĐƠN] trên menu ngang của giao diện, sau đó chọn [Tìm kiếm hóa đơn]. Hệ thống sẽ hiển thị giao diện tìm kiếm, người dùng cần nhập đầy đủ dữ liệu lần lượt theo các trường lọc tương ứng: 

• Mẫu số hóa đơn

• Ký hiệu hóa đơn

• Số hóa đơn

• PH từ ngày ( Phát hành từ ngày)

• PH đến ngày (Phát hành đến ngày)

• Trạng thái thanh toán

Hệ thống sẽ rà soát và cho hiển thị danh sách những hóa đơn phù hợp với các tiêu chí mà người dùng đưa ra. 

Bước 3: Tại danh sách hóa đơn hiển thị, xác định hóa đơn cần đọc. Sau đó, click chuột chọn “Xem chi tiết” hóa đơn ( biểu tượng hình mắt ) trên thanh thao tác kèm theo.  

2. Hướng dẫn lưu trữ file hóa đơn điện tử VNPT an toàn

Để bảo mật thông tin cho doanh nghiệp và khách hàng đối tác, hoạt động lưu trữ file dữ liệu hóa đơn cần thực hiện với một số lưu ý cụ thể trong từng trường hợp.

Đối với các hóa đơn điện tử mua vào của doanh nghiệp

• Tạo một email chuyên dùng lưu trữ hóa đơn mua vào của doanh nghiệp. Điều này giúp cho việc quản lý, rà soát đồng bộ và thuận tiện hơn.

• Sau khi tạo email, hãy thông báo cho các bên bán là các nhà cung ứng sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp.

• Thiết lập cài đặt email cho phép quyền chuyển tiếp về mail cấp quản lý giúp đồng bộ, thống nhất thông tin.

• Tạo lập một thư mục Google Drive từ tài khoản email dùng lưu trữ hóa đơn.

• Lúc nhận được email, nhân viên kế toán phụ trách cần tải xuống và lưu trữ tại thư mục riêng trên máy tính như 1 file Excel thông thường. Chú ý đổi tên của file tương thích với các trường thông tin liên quan như Mã số thuế, tên người bán và số hóa đơn điện tử.

• Sau khi lưu, hãy mở hóa đơn ra kiểm tra một lượt các dữ liệu chi tiết trên đó. Dựa vào đây, người dùng tiến hành cập nhật thông tin mã số thuế, mã tra cứu hóa đơn lên file excel lưu dữ liệu. Đồng thời gắn link trỏ đến file hóa đơn giúp cho việc tìm kiếm, tra cứu sau này thuận tiện hơn.

• Bước cuối cùng, hãy đồng bộ thư mục từ máy tính dùng lưu trữ hóa đơn lên Google Drive để bảo đảm an toàn, ngăn chặn tình trạng thất thoát, mất dữ liệu hóa đơn.

Trong trường hợp cần được tư vấn thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ để được hỗ trợ nhanh chóng theo các kênh sau:

• Website: https://onesme.vn 

• Hotline: 1800 1260

• Email: onesme@vnpt.vn 

• Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs 

Nguồn: https://onesme.vn/blog/giai-phap/file-xml-hoa-don-dien-tu-vnpt.html