Rekisteriseloste

ILMOITTAUTUMISEN REKISTERISELOSTE

REKISTERIN NIMI: OIEIn minipeliviikonlopun ennakkoilmoittautuneet 

REKISTERIN YLLÄPITÄJÄ: Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry, Jalohaukantie 6 D 65, 90250 Oulu, hallituslista@oiei.fi

REKISTERISTÄ VASTAAVA HENKILÖ: Viivi Junno ja Virva Sandell

MISTÄ TIETOJA HANKITAAN: Kaikki rekisterin sisältämä tieto hankitaan ilmoittautumislomakkeesta ja ilmoittautuneen suostumuksella.

REKISTERIN SISÄLTÖ: Rekisteri sisältää ainoastaan tapahtuman järjestämiseen tarvittavia tietoja. Näitä ovat henkilön tunnistamiseen liittyvät tiedot (nimi, syntymävuosi) yhteystiedot (sähköposti), sekä henkilön itsensä turvallisuussyistä tapahtuman järjestäjien tietoon saattamat terveyteen liittyvät tiedot. Tämän lisäksi kerätään sisällöllistä, tapahtumaan liittyvää tietoa, joka ei liity henkilöön.

Tätä henkilötietorekisteriä käytetään vain tämän tapahtuman vaatiman ajan. Tapahtuman jälkeen osallistujatiedot (osallistujien lukumäärä, ikäjakauma, OIEI:ryn jäsenet) raportoidaan anonymisoituina OIEI ry:lle, jonka jälkeen tätä tapahtumaa varten kerätty henkilörekisteri tuhotaan asianmukaisia menetelmiä käyttäen viimeistään 6 kuukauden sisällä.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS: Henkilörekisterin tietoja käytetään yhteydenpitoa ja tapahtuman suunnittelua varten, sekä anonymisoituina tapahtuman raportoinnin yhteydessä. Mahdollisia arkaluonteisia tietoja (esimerkiksi allergiat) käytetään vain osallistujan turvallisuuden takaamiseksi.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS: Rekisteriä säilytetään Google Drivessä. Rekisteri on sähköinen ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan valikoidut tämän tapahtuman tuotantotiimin jäsenet. Mikäli haluat tietää tarkemmin, kuka tietosi näkee, voit kysyä sitä tapahtuman pääjärjestäjiltä.  

TIETOJEN LUOVUTUS TAI SIIRTO EU:N JA ETA:N ULKOPUOLELLE:  Henkilökohtaisia tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle paitsi voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle (Google Drive -palveluun).

REGISTER DESCRIPTION

REGISTER NAME: OIEIn minipeliviikonlopun ennakkoilmoittautuneet 

KEEPER OF THE REGISTER: Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry, Jalohaukantie 6 D 65, 90250 Oulu, hallituslista@oiei.fi

RESPONSIBLE FOR THE REGISTER: Viivi Junno and Virva Sandell

INFORMATION OBTAINED FROM: All information in the register is obtained from the registration form and with the consent of the registered person.

CONTENT OF THE REGISTER: The register contains only the information necessary to organise the event. The only information used for the purpose of the event is the data necessary for the organisation of the event, including personal identification data (name, year of birth), contact details (e-mail) and health-related data made available by the person themselves to the organisers of the event for health and safety reasons. In addition, non-personal data related to the event will be collected.

This register of personal data will only be used for the time required for this event. After the event, participant data (number of participants, age structure, OIEI members) will be reported anonymously to the OIEI ry, after which the personal data collected for this event will be deleted using appropriate methods within 6 months at the latest.

PURPOSE OF THE PROCESSING OF PERSONAL DATA: The data in the personal register will be used for communication and event planning purposes, as well as anonymised for event reporting purposes. Possibly sensitive data (e.g. allergies) will only be used to ensure the safety of the participant.

PRIVACY PROTECTION. The register is electronic and password protected. Only selected members of the production team of this event have access to the register. If you would like to know more about who can see your data, you can ask the main organisers of the event.  

TRANSFER OF DATA OUTSIDE THE EU AND EEA: Personal data will not be disclosed to third parties except as permitted or required by applicable law. Personal data will be transferred outside the European Union and the European Economic Area (to Google Drive).