La voix sur IP (VoIP) offre aux entreprises et autres organisations de nombreux avantages par rapport aux systèmes de téléphonie traditionnels, mais nombre d'entre elles hésitent encore à effectuer le changement. Si vous n'êtes toujours pas certain qu'il vaut la peine d'investir le temps et les ressources nécessaires pour passer à la VoIP, il peut être utile de comprendre en termes concrets ce que votre organisation peut gagner.
D'abord et avant tout, vous devriez considérer que pour la plupart des entreprises verront une amélioration des coûts par appel et de l'entretien général. Dans la grande majorité des cas, votre entreprise finira par dépenser moins à chaque appel entrant et/ou sortant. Ce n'est peut-être pas une dépense importante selon la taille de votre entreprise et les types de communication que vous utilisez, mais il vaut la peine de garder à l'esprit que vous dépenserez moins, pas plus, pour les autres avantages dont nous allons discuter.
Au-delà des coûts, la différence globale entre les solutions de téléphonie classique et les solutions VOIP peut se résumer par le mot'polyvalence'. VOIP permet une grande flexibilité dans presque tous les aspects de vos communications, ce qui en fait le choix optimal pour toute entreprise qui a besoin de maintenir des systèmes téléphoniques continus et fiables malgré tout ce qui se passe dans l'organisation.
Votre installation VOIP standard vous offrira toutes les fonctions dont vous avez entendu parler des services téléphoniques d'affaires traditionnels, en plus de nombreuses fonctions et services qui seraient coûteux ou impossibles à mettre en place. En y regardant de plus près, cela signifie des améliorations dans un grand nombre de domaines pertinents pour les organisations de toutes tailles et de tous objectifs.
Vous remarquerez immédiatement la portabilité améliorée de vos systèmes téléphoniques dans un système VOIP. Qu'il s'agisse de relocaliser l'ensemble de votre entreprise, de déplacer des individus ou des équipes vers des bureaux ou des emplacements différents, ou de déménager à l'intérieur d'un même emplacement physique, il sera facile d'assurer la continuité du numéro de téléphone, des postes, etc. de vos employés. Ce qui peut être un casse-tête difficile à gérer dans la plupart des solutions de téléphonie traditionnelle devient sans effort avec la VOIP.
Une autre caractéristique notable du service téléphonique VOIP est la gestion facile par rapport à n'importe quel système téléphonique d'affaires d'une complexité ou d'une complétude de fonctionnalités moyennes. Alors que certains services téléphoniques traditionnels peuvent être en mesure de déplacer des numéros de téléphone vers de nouveaux bureaux, par exemple, aucun ne le rend aussi facile que l'interface Web que vous serez en mesure d'utiliser avec un service téléphonique VOIP d'affaires standard. C'est vrai pour un certain nombre d'autres interactions complexes avec votre système ; imaginez tous les maux de tête ou problèmes que vous remettez à plus tard avec votre système téléphonique actuel, et imaginez-le aussi facile à utiliser que votre programme de bureau ou application téléphonique préféré.
L'incroyable potentiel d'évolutivité du service téléphonique VOIP vient compléter la polyvalence de ce jeu de fonctions. Une ligne à large bande typique peut supporter un nombre stupéfiant de connexions simultanées, sans avoir besoin d'un câblage spécial ou de coûts supplémentaires. Inversement, le faible coût, la portabilité et la facilité d'utilisation de la voix sur IP la rendent tout aussi facile à réduire qu'à augmenter. C'est la solution idéale pour les entreprises ayant des équipes ou des sites de tailles différentes, ou pour les entreprises qui anticipent une croissance significative dans les années à venir. Si vous construisez votre système VOIP pour 20 personnes aujourd'hui, il ne vous en coûtera pas plus que du temps pour faire évoluer jusqu'à 200 personnes en quelques années.
Bien sûr, les avantages de la VOIP ne sont pas purement de nature financière - du moins, ils ne le sont pas tous directement. VOIP offre également un certain nombre de mises à niveau dans la fonctionnalité et l'expérience de l'utilisateur par rapport aux services téléphoniques traditionnels, qui peuvent servir à améliorer tous les aspects de votre communication interne, avec les clients et avec les partenaires commerciaux.
Le plus important d'entre eux est l'amélioration souvent négligée de la qualité audio des appels. En raison de la capacité de transmission de données limitée d'une ligne téléphonique standard, la téléphonie traditionnelle ignore simplement un certain nombre de fréquences audio. C'est ce qui fait que certaines personnes sont difficiles à comprendre au téléphone, même lorsqu'elles parlent clairement. Lorsque vous vous connectez via VOIP à un autre téléphone VOIP, vous pouvez assurer une clarté de communication qui serait totalement impossible avec une ligne téléphonique traditionnelle. Vous verrez cet avantage 100% du temps pour les communications internes, et avec un nombre important de communications externes.
La bande passante supplémentaire de vos systèmes téléphoniques permet également l'intégration en douceur d'autres formes de médias dans votre système de communication d'entreprise. Appels vocaux, appels vidéo, SMS, communication via des applications mobiles, tout cela peut être intégré dans un seul système si vous avez fait le passage à la VOIP. Traditionnellement, l'intégration de médias externes, même en petites quantités, a nécessité des systèmes coûteux et difficiles à utiliser. Avec un service téléphonique VOIP d'affaires, vous pouvez personnaliser les communications pour engager vos clients, clients ou partenaires dans le média qu'ils préfèrent.
Cela rend la VOIP idéale pour le service à la clientèle, permettant l'intégration facile de photos ou de flux vidéo, ou pour la communication avec des publics plus jeunes qui préfèrent l'utilisation d'applications de chat. Il peut donner à votre entreprise une longueur d'avance en matière de communication pratique et d'image publique ; les premiers utilisateurs apprécieront de pouvoir communiquer avec vous comme ils le souhaitent, ce qui vous permettra d'augmenter votre chiffre d'affaires à votre façon.
Tout cela rend également insignifiant de brancher votre service téléphonique VOIP dans vos autres solutions d'affaires, permettant ainsi une intégration, une collecte de données et une analyse sans précédent. Si vous utilisez actuellement des outils d'analyse pour surveiller les interactions dans vos portails Web, ou des systèmes de transmission de leads pour connecter les prospects à votre équipe commerciale, vous serez probablement en mesure d'adopter ces mêmes outils et systèmes pour l'analyse et la gestion des appels téléphoniques et autres formes de communication numérique compatibles avec vos services téléphoniques VOIP. C'est, encore une fois, quelque chose que vous pourriez réaliser avec la bonne configuration avec la téléphonie traditionnelle, qui devient beaucoup plus facile à installer, à maintenir et à utiliser avec un système VOIP en place.
En fin de compte, vous devriez envisager un passage à la VoIP une question de quand plutôt que si. La technologie commerciale de gestion des appels téléphoniques et les attentes des clients en matière d'options de communication continueront à évoluer vers la VOIP et à s'éloigner des systèmes d'appel traditionnels. Avec des coûts plus bas que jamais et des fonctionnalités meilleures que jamais, il est temps de contacter votre fournisseur local de services téléphoniques VOIP et de connaître les options disponibles pour votre organisation.