L'intention de ce site est d'être un lieu ressource sur le vaste sujet de la numérisation d'une organisation, et en particulier d'une collectivité. Il est loin d'être exhaustif et certaines informations seront probablement rapidement obsolètes.
En résumé ou pour les pressé(e)s, voici quelques conseils pour la transformation numérique d'une collectivité :
Le leader de l'organisation doit jouer un rôle moteur dans la transformation numérique et rassembler son équipe autour du projet.
Le choix d'une solution doit être :
évalué globalement pour toute l'organisation,
accepté par toutes les parties prenantes,
techniquement connectable,
planifiée même à très long terme,
et conforme au budget de l'organisation.
Il est important de prendre le temps de réfléchir avant d'investir dans une solution numérique immédiate mais incomplète qui pourrait devoir être abandonnée plus tard pour une solution plus complète. Cette réflexion peut aider à économiser du temps et de l'argent, que la solution soit payante, financée ou gratuite, qu'elle soit installée en une seule fois ou par étapes successives.
De même, il peut-être préférable de conserver une solution open source incomplète plutôt que d'opter pour une solution propriétaire plus performante. L'investissement, l'engagement et le temps consacrés à ce changement manquent souvent de rentabilité sur le long terme.
De nos jours, la plupart des organisations ont déjà expérimenté au moins une fois une opération de transformation numérique, comme par exemple l'installation d'un matériel ou d'un logiciel. Cette expérience, souvent, a été difficile et/ou frustrante. Une des raisons est la complexité du monde numérique qui s'enrichit chaque jour de nouveaux équipements, outils et usages, tel une boule de neige qui dévale une colline.
Il est important de se rassurer en se disant que les difficultés sont communes à toutes les organisations. Il est courant de devoir refaire des opérations de numérisation d'organisation pour trouver des solutions plus compatibles, sans parler des évolutions permanentes du numérique qui demande de nouvelles installations. Pour réduire cette contrainte du Refaire, il est essentiel avant toute installation d'évaluer globalement l'ensemble de l'organisation et planifier une transformation sur le long terme en s'appuyant sur les solutions pérennes déjà existantes.
En matière de transformation numérique, rien n'est simple. Déjà, cela implique de comprendre de quoi on parle.
Voyons un exemple simple de la complexité du numérique, et donc de cette démarche de transformation. "Digital", "numérique", "digitalisation", "transformation", "transition", "numérisation", "dématérialisation",... Rien que le vocabulaire prête à confusion, ce qui complique la simple compréhension des choses et la mise en place d'une approche cohérente. Conscient et pour résoudre une partie du problème, l'État a par exemple décrété que le terme "digital" ne devait plus être utilisé et qu'il fallait utiliser le mot "numérique" pour décrire les matériels, les outils et les usages. C'était une bonne décision apportant de la simplification. Et pourtant, les termes "digitalisation" et "transformation digitale" sont toujours majoritairement utilisés pour décrire la transformation numérique ou la numérisation des organisations, surtout par les entreprises du privé et donc les offreurs de solutions. (maj 07/23 : L'État a décrété que "numérisation" et "transformation numérique" seront dorénavant les termes appropriés à utiliser).
Un effort de compréhension des besoins de base de l'organisation par ses responsables est une solution pour simplifier l'approche et limiter la complexité. Il ne faut pas tenter de connaître toutes les solutions existantes dans un premier temps mais de trouver les solutions de base qui répondront aux besoins principaux. Une fois déterminées les solutions de base, il faudra, et ce sera même un devoir pour l'organisation, de rechercher et comparer les fonctionnalités complémentaires des solutions trouvées et tenir une veille des avancées techniques qui lui permettront d'ajouter de nouveaux services et usages.
Choisir la bonne direction en utilisant les bonnes méthodes est essentiel. Suite à une bonne évaluation des besoins, la planification de cette transformation est primordiale pour éviter de perdre, de la peine, du temps, et de l'argent, inutilement. Pour ce faire, il faut choisir les solutions les plus adaptées aux besoins de l'organisation en prenant en compte les solutions du marché existantes et futures. Et ce raisonnement doit être le même que la solution choisie soit installée lors d'un grand projet rapide ou lors de petits projets planifiés sur du long terme.
La volonté de transformation doit émaner de la tête d'une organisation et doit être structurée à chacun de ses niveaux pour assurer le succès de la démarche. Dans le cas contraire, il y a un risque d'échec ou d'inefficacité totale ou partielle de l'action de transformation mise en place. Notamment les problèmes d'acceptation du projet par les parties prenantes et d'incompatibilités entre les solutions choisies sans stratégie globale qui entraînent une potentielle perte d'argent pour l'organisation, une perte de temps et de motivation pour les personnels, et une perte de repères pour les usagers.
Est surtout abordée dans une transformation numérique le sujet de la solution essentielle qu'est l'ERP, ou le PGI en français. Toutefois, ce dernier devra contenir ou être connectable aux autres solutions que sont les CMS et les CRM, respectivement SGC et GRC en français. Ils sont indispensables à la numérisation globale d'une organisation.
Pour mener à bien la numérisation de notre organisation,
nous devons tout d'abord acquérir une compréhension claire des enjeux,
afin de nous convaincre ainsi que nos collègues de l'intérêt de cette démarche.
Il est également essentiel de choisir la bonne direction à suivre
et la méthode la plus appropriée pour atteindre nos objectifs.