Règlement d’ordre intérieur -Les Gais Lurons de Melen – LG 050

01 – Affiliation au club :

Art.1 : Toute affiliation doit être faite auprès d’un administrateur du club. L’administrateur qui accepte une affiliation s’informe sur les raisons du désir de la personne de rejoindre le club ainsi que de son honorabilité.
Il est demandé les renseignements suivants lors de cette affiliation : Nom, prénom, adresse complète, date de naissance, téléphone ou GSM et adresse électronique. Toutes ces infos sont remises au responsable Affiliation qui finalisera celle-ci.
Art.2 : L’affiliation est effective après paiement de la cotisation au club.

02 – Cotisation annuelle :

Art.3 : Le montant de la cotisation annuelle est fixé par le CA.
En cas de non-paiement de celle-ci, le membre reçoit un rappel. Il lui sera accordé un délai de 30 jours pour régler celle-ci. Passé ce délai, l’affiliation au club n’est plus effective.
L’année de cotisation commence toujours le 1er janvier et se termine obligatoirement le 31 décembre.
Le nouveau membre qui s’affilie en cours d’année devra s’acquitter du montant total de la cotisation annuelle.

03 – Carte de membre :

Art.4 : Le membre est tenu de toujours avoir en sa possession sa carte de membre du club lorsqu’il participe à des marches.  Il devra la présenter chaque fois que le club organisateur lui demandera. (Inscriptions aux marches). Cette présentation de carte permet au club organisateur de connaître votre appartenance au club des Gais Lurons.

04 – Assurance :

Art.5 : Le membre en ordre de cotisation est assuré pour les marches de la Fédération Francophone Belge de Marches Populaires (FFBMP), des marches Adeps, des marches d’entraînement et des autres activités organisées par le club (repas, cars, week-end, bénévolat lors de nos marches, autres activités…)
Un document « Infos assurances » est remis à chaque affilié.

05 – Participation aux marches :

Art.6. Notre club fait partie d’une fédération, la FFBMP. En rejoignant le club des Gais Lurons, l’affilié devient membre de cette fédération. Chaque membre est libre de participer aux marches qu’il désire. (FFBMP, Adeps, Télévie et autres).
En tant que membre des Gais Lurons, l’affilié accordera une priorité aux marches de notre fédération (FFBMP). :
Art.7 : Chaque membre recevra un carnet de marche gratuit.
L’utilisation du carnet de marche n’est pas obligatoire mais est vivement conseillé.
Il veillera à être en sa possession lorsqu’il participe à des marches et y fera appliquer le « tampon » du club organisateur dans ce carnet. A défaut de tampon, une inscription manuscrite de l’organisateur est autorisée. En cas d’oubli du carnet, il demandera au permanent un feuillet libre qu’il collera à son retour dans son carnet de marche.

06 – Aide dans le cadre des activités organisées par le club :

Art.8 : Lors de l’organisation des marches du club, il est demandé aux administrateurs et membres du club d’apporter leur aide pour la bonne réussite de celles-ci.
Le membre s’engage à collaborer à cette organisation suivant sa disponibilité.
En coordination avec le « responsable rôles », il lui sera assigné une tâche qu’il veillera à accomplir avec jovialité. Il sera respectueux des personnes avec qui il sera en contact pendant l’exécution de sa tâche.

07 – Le conseil d’administration (ex-Comité) :
OA sera l’abréviation de : Organe d’administration

Art.09 : Pour être candidat à un poste d’administrateur, il faut être âgé de 18 ans minimum, être membre du club depuis 12 mois ou l’avoir été antérieurement pendant cette même période et que sa candidature soit acceptée par l’OA qui en cas de refus devra la justifier par écrit.
Le (la) candidat(e) dont le (la) conjoint(e) ou le (la) cohabitant(e) est membre d’un autre club, s’engage à ne pas relayer les contenus des réunions à celui-ci (celle-ci). En cas de non-respect de cette règle, il (elle) pourra être proposé(e) à l’exclusion de l’OA.
Chaque administrateur devra assister aux réunions de l’OA.  Il dispose d’une voix. En cas d’absence, il peut se faire représenter par un autre membre de l’OA au moyen d’une procuration écrite.
Art.10 : Le nombre d’administrateurs est choisi par le l’OA. Ce nombre est modifiable tout en respectant la règle édictée dans les statuts du club.
L’OA fera dès lors appel aux candidat(e)s qui seront présenté(e)s aux membres du club lors d’une assemblée générale.
Le (la) candidat(e) envoie sa candidature par courrier postal ou électronique à l’adresse qui lui sera indiquée. Ce courrier postal ou électronique devra parvenir à cette adresse au plus tard à une date fixée par le CA. La candidature envoyée après cette date sera refusée.
Art.11 : Chaque candidat sera élu par vote secret sur bulletin nominatif. (Voir procédure de votes)
Art.12 : Chaque administrateur peut se voir confier une ou plusieurs fonctions au sein du CA. La fonction de président ou de présidente est désignée par l’assemblée générale. Il/Elle est la personne qui gère la vie du club en harmonie avec les autres membres du CA.
Elle veille au bon fonctionnement du club. Il administre le courrier destiné au club. Il se fait aider par le/la secrétaire. Il participe aux réunions et AG du Comité provincial et de la Fédération.
Le secrétaire reçoit le courrier. Il en tient informé le président et/ou d’autres membres du CA qui en seraient concernés. Il se charge de rédiger le PV des réunions. Il envoie et répond aux courriers adressés au club en collaboration avec le président si nécessaire.
Le trésorier, la trésorière se charge de tenir les comptes du club. Il en est le/la responsable donc il/elle tient rigoureusement le porte-monnaie du club. Toute dépense importante devra être soumise au CA avant approbation pour paiement. Un décompte comptable est remis régulièrement aux membres du CA. L’état des comptes annuel doit être approuvé par l’assemblée générale. En concertation avec les autres membres du CA, il/elle propose un budget annuel pour l’exercice à venir.
Le/la responsable assurance veille à ce que toute activité du club soit assuré avant le début des activités (marches, repas, cars…autres…) Cela se fait en ligne directement sur le portail du club après avoir obtenu la clé d’accès de la FFBMP.
Le /la responsable affiliations s’occupe des nouvelles affiliations, du renouvellement chaque année de celles existantes. Il imprime les cartes des nouveaux membres s’inscrivant en cours d’année. Cela se fait en ligne directement sur le portail du site après avoir obtenu la clé d’accès de la FFBMP.
Le dénicheur de circuits propose pour chaque marche du club des parcours suivant l’indication des distances choisies par l’OA. Il propose aussi les lieux de contrôle de ces marches.
Le/la responsable promotion est chargé(e) de faire autant que possible la promotion du club en se servant éventuellement des réseaux sociaux, presse locale et autres…
Le vice-président, le trésorier adjoint, le secrétaire adjoint occupent les fonctions de président, trésorier, secrétaire en cas d’absence des titulaires.

08 – Les votes :

Art.13 : Chaque membre dispose d’une voix pour un candidat à un poste d’administrateur présenté par l’OA. S’il y a scrutin pour plusieurs postes d’administrateurs, le membre pourra voter autant de fois qu’il y aura de postes à conférer.
Art.14 : Il est demandé au membre d’être présent lors du vote. Si cela lui est impossible, il peut se faire représenter au moyen d’une procuration écrite qu’il remettra au membre de son choix.
Art.15 : Le membre recevra un ou plusieurs bulletins de votes. Il devra veiller à rendre valable son bulletin de vote. Il ne peut y avoir ratures ou choix multiples sur le bulletin. Celui-ci serait dès lors considéré comme nul. Les votes nuls et les votes blancs sont retirés du comptage des votes. Le vote sera discret dans un endroit à l’écart de tous.
Art.16 : Pour chaque poste d’administrateur à pourvoir, c’est le candidat qui a obtenu le plus de voix qui est choisi pour ce poste. En cas d’égalité des votes, c’est le candidat qui a le plus d’années de présence effective au club qui obtient ce mandat.
Pour être élu, le candidat doit obtenir la majorité absolue des membres présents en âge de vote, c’est-à-dire la moitié plus une voix. Si le nombre de votants est impair, c’est le premier nombre supérieur à la moitié qui sera valable.
Art.17 : Les membres de l’OA sont élus pour une durée de 3 ans.
Cependant, afin de veiller à la bonne continuation de l’OA, chaque année, 1/3 des membres de l’OA sont sortants et rééligibles. Le vote pour le poste de président bénéficie d’un scrutin séparé.
Ces nominations ou renouvellements doivent se faire obligatoirement lors de l’AG annuelle.
Art.18 : Lors de la démission en cours de mandat d’un membre de l’OA, ses attributions peuvent être attribués à la majorité absolue à l’un ou l’autre membre de l’OA.
Il sera fait appel à candidature à un poste d’administrateur lors de l’AG suivante.
Un administrateur qui démissionne en cours de mandat  ne pourra plus se présenter à ce poste avant une période de 3 ans.
Art.19 : Toute modification des statuts du club devra être soumise à une assemblée générale.  2/3 des membres effectifs devront être présents pour le vote de cette modification des statuts. Cette modification des statuts doit obtenir la majorité des 2/3 des votes.

09 : Réunions OA – Procès-verbaux des réunions :

Art.20 : L’OA se réunit autant que nécessaire sur invitation du président ou du secrétaire avec un minimum de trois réunions l’année.
Chaque membre de l’OA peut demander la tenue d’une réunion en motivant sa demande.
Les réunions de l’OA se feront au domicile d’un des membres.  Chaque administrateur est tenu d’assister aux réunions. S’il ne se présente pas à trois réunions successives (sauf motif valable reconnu par l’OA), il est considéré comme démissionnaire d’office.
Art.21 : Conscient que sa fonction d’administrateur est exercée de façon bénévole, le membre de l’OA pourra éventuellement demander une participation aux frais à l’exercice de celle-ci après avoir fourni ses justificatifs au (à la) trésorier(e). Cette demande devra être approuvée par l’OA.
Art.22 : Les décisions sont prises à la majorité simple. En cas d’égalité des voix, la voix du président, de la présidente est prépondérante.
  En cas où un point est soumis aux membres du CA en dehors d’une réunion, (mail) et qu’une décision doit être prise, celle-ci doit obtenir l’accord à l’unanimité de tous les membres de façon écrite. En cas où l’unanimité n’est pas obtenue, le point soumis est remis à l’ordre du jour de la réunion suivant et sera accepté à la simple majorité.
Art.23 : Le secrétaire se charge de rédiger un procès-verbal de la réunion. Il est remis à tous les administrateurs. Ceux-ci ont un délai de 10 jours pour y apporter les remarques éventuelles. Le procès-verbal corrigé sera remis aux membres de l’OA et considéré comme approuvé. Les procès-verbaux des réunions de l’OA seront accessibles aux membres qui désireraient les consulter au domicile du secrétaire.

10 : Les activités du club :

Art.24 : Le club organise 2 marches annuelles. Les dates sont transmises à la fédération et inscrites au calendrier de celle-ci. Celles-ci sont organisées à période fixe. Tout changement de date doit être demandée au responsable calendrier du Comité Provincial et accepté par celui-ci. Il est demandé à chaque membre d’apporter son aide à l’organisation de celles-ci.
Art.25 : Le club organise des marches d’entraînement. Principalement réservées aux membres du club, elles sont accessibles à toutes personnes désireuses de faire connaissance de la marche et du club.
Art.26 : Le club organise des déplacements en car afin de rendre visite à d’autres clubs de Belgique ou d’ailleurs.  Une quote-part est demandée aux membres qui s’inscrivent à ces voyages d’un jour. Le montant est fixé par l’OA chaque année.
Dans la mesure du possible, un week-end en Belgique ou à l’étranger est aussi organisé.
Le prix coûtant du voyage est demandé comme participation aux membres intéressés.
Priorité est donné aux membres du club pour ces déplacements. Si nécessaire, il peut être fait appel à des membres d’autres club pour « remplir » le car.
En cas de désistement, seul un motif valable accepté par le CA du club permettra le remboursement de l’inscription demandée et cela dans le but d’éviter des désistements fantaisistes.
Art.27 : Pour autant que la trésorerie du club le permette, le club organise deux repas en cours d’année.
Un repas-surprise sera offert au marcheur du club qui aura travaillé aux trois jours des organisations annuelles du club. Si un marcheur n’a été présent qu’un ou deux jours des marches, il devra s’acquitter des 2/3 ou 1/3 du prix du repas pour y participer. Si un marcheur ne satisfait à aucune de ces conditions, il devra s’acquitter du montant total du repas.
Un repas annuel sera offert au marcheur du club qui aura participé à 40 marches sur la période du 1er décembre de l’année antérieur au 30 novembre de l’année en cours.
Néanmoins dans la totalité de ces marches, le marcheur devra avoir participé à un minimum de 25 marches organisées par la FFBMP, La WSVL ou la WSVO ou par notre club.
Les marches Adeps, caritatives ou autres ne peuvent donc dépasser 15 marches.
Pour chaque marche manquante, le marcheur devra s’acquitter d’un quarantième du prix du repas
Un repas réservé = un repas payé. Une annulation du repas n’est pas remboursée si la raison de l’annulation n’est pas impérieuse. Le remboursement est laissé à l’appréciation de l’OA qui justifiera le refus éventuel du montant du repas.

11 : Règlement général sur la Protection des données.
Lors de son affiliation, il sera remis au nouveau membre un document autorisant l’OA à utiliser des données personnelles dans le cadre de la bonne gestion du club.
L’OA respectera le choix aux réponses données par le membre sur ce document

12 : Lutte contre le dopage et sécurité des sportifs

Art 28 : En conformité avec la législation applicable en Communauté française en matière de dopage et de respect des impératifs de santé dans la pratique sportive dont la marche fait partie, les membres devront s’interdire toutes substances et méthodes interdites en vertu de cette législation. En cas d’utilisation de celles-ci, le membre sera exclu définitivement de l’association.
Art 29 : Les membres devront suivre toutes les mesures de sécurité appropries mises en place par L’OA lors des activités organisées par l’Asbl.

Ce règlement d’ordre intérieur pourra être modifié si nécessaire par l’organe d’administration.

Ce règlement annule celui du 1er janvier 2009.

Mise en application 6 mars 2023