FAQ (Pertanyaan Sering Diajukan)

• Saya ingin mendaftarkan user aplikasi SAKTI. Apakah email pengguna yang didaftarkan bisa menggunakan email non kedinasan?

Email yang dapat digunakan untuk mendaftarkan user aplikasi SAKTI hanyalah email kedinasan (.go.id). Saat ini SAKTI telah mengakomodasi seluruh email kedinasan K/L untuk digunakan dalam pendaftaran user aplikasi SAKTI.

• Bagaimana jika saya tidak punya email kedinasan?

Silakan dapat berkoordinasi dengan unit pengelola TIK masing-masing K/L untuk dapat didaftarkan email kedinasannya. Atau silakan dapat mendaftarkan EMAIL SAKTI ke KPPN dengan mengirimkan kelengkapan dokumen sebagai berikut melalui HAI CSO:

1. SK Penetapan Pengguna Aplikasi SAKTI

2. Form Pendaftaran Email SAKTI (File excelnya saja)

Format dokumen tersebut dapat menggunakan template yang telah kami sediakan pada: bit.ly/saktijkt5

• Saya lupa password email SAKTI saya

Silakan admin Satker bertiket ke HAI CSO dengan menginformasikan data:

Nama, NIP, NIK pengguna yang lupa password untuk selanjutnya dapat kami lakukan reset password dan akan diinfokan password baru melalui HAI CSO.

• Saya sudah punya email kedinasan / email SAKTI, lalu bagaimana mendaftarkan user SAKTI?

Silakan admin Satker bertiket ke HAI CSO dan mengirimkan kelengkapan dokumen sesuai PER-16/PB/2020 sebagai berikut:

1. SK Penetapan Pengguna SAKTI

2. Form pendaftaran / perubahan pengguna aplikasi SAKTI yang telah dicetak dan ditandatangani serta cap dinas secara sah

3. Form pendaftaran / perubahan pengguna aplikasi SAKTI bentuk file excel untuk mempermudah petugas KPPN dalam menginput dan upload data dalam rangka pendaftaran.

Format dokumen tersebut telah kami sediakan pada: bit.ly/saktijkt5

• Apa bedanya form pendaftaran pengguna dan form perubahan pengguna SAKTI?

Form pendaftaran pengguna digunakan apabila pada Satker Bapak/Ibu terdapat penambahan pengguna baru tanpa menggantikan pengguna sebelumnya. Artinya tidak terdapat pengguna lama yang perlu kami hapus dan cukup didaftarkan pengguna barunya saja.

Form perubahan pengguna digunakan apabila pada Satker Bapak/Ibu terdapat penambahan pengguna baru yang menggantikan pengguna sebelumnya. Atas dasar form yang dikirim, kami akan menghapus pengguna yang sudah tidak lagi ditunjuk dan mendaftarkan pengguna barunya.

• Saya sudah ditunjuk sebagai operator, misalnya operator pembayaran, namun ada perubahan penugasan sehingga saat ini saya ditunjuk untuk memegang beberapa modul sekaligus, misalnya operator pembayaran sekaligus operator komitmen, bagaimana caranya?

Apabila terdapat user operator yang berganti kewenangan, baik itu penambahan kewenangan ataupun pengurangan kewenangan, silakan dapat mengirimkan dokumen sebagai berikut ke HAI CSO:

• SK penetapan pengguna SAKTI terbaru yang benar menunjukan bahwa kewenangan ybs dimutakhirkan

• Form pemutakhiran kewenangan pengguna SAKTI yang telah di ttd dan cap dinas

• Form pemutakhiran kewenangan pengguna SAKTI file excel

Format dokumen tersebut telah kami sediakan pada: bit.ly/saktijkt5

Catatan: Perlu diingat bahwa yang dapat dimutakhirkan kewenangannya adalah user operator, karena user KPA, PPK, dan PPSPM memiliki fitur OTP yang tidak dapat dimutakhirkan begitu saja. Apabila yang akan dimutakhirkan adalah kewenangan KPA, PPK, PPSPM maka perlu dilakukan pendaftaran dari awal dan perlu aktivasi OTP ulang.

• Saya sudah dapat user dan password aplikasi SAKTI. Lalu apa yang perlu dilakukan selanjutnya?

Setelah memiliki user aplikasi SAKTI, khusus untuk user dengan kewenangan KPA, PPK, dan PPSPM diberikan fitur OTP dalam rangka pengamanan transaksi pada aplikasi SAKTI.

Fitur OTP tersebut perlu diaktifkan dengan mengirimkan kelengkapan dokumen sebagai berikut melalui HAI CSO:

1. SK Penetapan Pengguna Aplikasi SAKTI

2. SK Pengangkatan sebagai KPA (Khusus untuk user KPA)

3. Form aktivasi OTP SAKTI

4. Spesimen TTD dan Cap dinas

5. Scan KTP

Setelah dokumen dikirim dan telah divalidasi lengkap oleh KPPN, pada tiket HAI CSO akan kami infokan contact person yang dapat dihubungi dalam rangka aktivasi OTP secara offline di KPPN/Online via teleconference/Online via video call.

• User operator dan bendahara tidak perlu aktivasi OTP SAKTI?

User operator dan bendahara memang tidak diberikan fitur OTP dikarenakan tidak terdapat transaksi yang dapat mengakibatkan pengeluaran dana dari kas negara.

• Saya lupa password SAKTI atau terdapat kendala dalam login ke aplikasi SAKTI

Silakan admin Satker dapat bertiket ke HAI CSO dan menginfokan data:

Nama, NIP, NIK dari yang lupa password untuk selanjutnya dapat kami lakukan reset password yang akan terkirim ke SMS nomor terdaftar.

• OTP saya terblokir dan diminta untuk menghubungi KPPN

Silakan kirimkan FORM PENGAKTIFAN KEMBALI OTP SAKTI melalui HAI CSO.

Form sesuai PER-16/PB/2020 telah kami sediakan pada bit.ly/saktijkt5

• Saya belum memiliki Digital Signature (TTE). Apa yang perlu saya lakukan?

Kewenangan manajemen dan pendaftaran sertifikat elektronik untuk Digital Signature (TTE) terdapat pada Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN). SAKTI merupakan salah satu aplikasi yang memanfaatkan fitur Digital Signature yang dikeluarkan dan dikelola BSSN.

Silakan melakukan pendaftaran TTE ke BSRE BSSN ( https://bsre.bssn.go.id/ ) atau hubungi PIC TIK dari masing-masing K/L untuk dikoordinasikan pendaftarannya.

• Saya lupa passpharse dari TTE saya

Silakan berkoordinasi dengan BSRE BSSN ( https://bsre.bssn.go.id/ ) atau hubungi PIC TIK dari masing-masing K/L untuk dikoordinasikan permasalahan lupa passpharsenya.

• Saya tidak bisa simpan transaksi / validasi transaksi / terdapat error pada transaksi yang akan saya input / tidak bisa OTP / permasalahan lainnya pada aplikasi SAKTI

Pengelolaan database dan manajemen aplikasi SAKTI merupakan kewenangan dari Kantor Pusat Ditjen Perbendaharaan Kemenkeu dalam hal ini Direktorat Sistem Informasi dan Teknologi Perbendaharaan (SITP). KPPN tidak memiliki akses untuk manajemen / perbaikan aplikasi. Untuk itu apabila memang terdapat kendala, mohon dapat segera saja dibuatkan tiket HAI CSO agar dapat segera kami eskalasikan ke tim teknis pengembang aplikasi pada direktorat terkait.

Yakinlah bertiket ke HAI CSO merupakan solusi tercepat yang dapat Bapak/Ibu lakukan dibandingkan opsi penyelesaian permasalahan lainnya.

• Saya belum punya user DIGIT, bagaimana daftarnya?

Berikut kami sampaikan petunjuk teknis pendaftaran user DIGIT.

• Saya lupa saya sebenarnya sudah punya user DIGIT atau belum

Untuk melakukan pengecekan user, silakan dapat mengunjungi digit.kemenkeu.go.id

Setelah masuk ke webnya, silakan coba masukan NIK bapak/ibu pada kolom username. pada kolom password masukan saja sembarang karakter.

Apabila setelah klik MASUK, keterangan yang muncul adalah "Password salah!" maka bapak/ibu sudah pernah memiliki user DIGIT.

Apabila setelah klik MASUK, keterangan yang muncul adalah "Username tidak terdaftar!" maka bapak/ibu belum pernah memiliki user DIGIT.

• Saya sudah punya user DIGIT, tapi saya lupa passwordnya

Silakan lakukan reset password dengan mengunjungi digit.kemenkeu.go.id , lalu pada laman awal tersebut silakan klik LUPA PASSWORD.

• Saya mau pakai fitur lupa password tetapi saya tidak ingat email yang dulu saya pakai untuk mendaftar pakai email apa.

Silakan kirim tiket ke HAI CSO untuk minta reset password DIGIT dengan menginformasikan:

Nama, NIP/NRP, NIK dari user yang meminta reset.

Tiket akan kami eskalasikan ke HAI DJPB untuk dilakukan reset password digitnya dan password baru akan diinformasikan didalam tiket.

• Saya sudah punya user DIGIT, tapi saya belum memiliki role pada web gaji

Berikut kami informasikan juknis registrasi role pada web gaji setelah memiliki user DIGIT. DISINI.

• Saya sudah punya user DIGIT dan role pada web gaji, namun saat ini saya ditunjuk untuk memegang role lain. Contohnya saya saat ini sudah punya user web gaji role PPK, namun saya dipindahtugaskan untuk memegang role PPSPM. Bagaimana caranya?

Silakan dapat bertiket ke HAI CSO dan melampirkan bukti dokumen berupa surat penunjukan pengguna aplikasi gaji web satker untuk selanjutnya dapat kami update kewenangan user tersebut.

• Saya ingin membatalkan rekon gaji PNS/PPPK/TNI/PPNPN yang sudah disetujui KPPN Jakarta V

Agar dapat langsung diproses oleh petugas yang menangani rekonsiliasi gaji, permohohan batal rekon Gaji Pegawai / PPNPN agar disampaikan melalui email gajiindukjkt5@gmail.com dengan menyampaikan data sebagai berikut:

Jenis gaji : PNS/TNI /PPPK/ PPNPN ( pilih salah satu)

Kode Satker :

Anak Satker :

Nomor Gaji :

Silakan ditunggu hingga proses penghapusan selesai dan pemberitahuan akan diinformasikan melalui email. Apabila memang tidak kunjung dibalas silakan dapat dikonfirmasi lagi dengan membalas email sebelumnya.

• Saya menerima pegawai baru yang masuk ke Satker saya. Apa yang perlu saya lakukan pada web gaji?

Setelah data pegawai telah masuk ke web gaji Satker, pastikan untuk tidak lupa mengirimkan ADK pegawai baru ke KPPN pada web gaji di menu:

KIRIM - KIRIM PEGAWAI BARU

Pastikan juga sudah mengirimkan dokumen pendukung ADK pegawai baru tersebut ke email gajiindukjkt5@gmail.com

CPNS: SK Pengangkatan sebagai CPNS dan SPMT

Pegawai mutasi: SKPP dan SK Mutasi

• Terdapat penolakan rekon gaji dengan keterangan "Kekurangan Gaji belum ada SK Perubahan di KPPN"

Apabila terdapat perekaman data SK Perubahan yang belum dimintakan gaji induknya, silakan Kirim ADK Kelengkapan SK dari menu KIRIM - KIRIM KELENGKAPAN SK.

• Terdapat penolakan rekon gaji dengan keterangan "Pegawai ini tidak ada di dalam database KPPN, konfirmasi ke petugas Satker  apakah berubah NIP 18 digit?, jika ya mintakan file konversi NIP "

Pastikan telah mengirimkan ADK pegawai baru ke KPPN pada web gaji di menu:

KIRIM - KIRIM PEGAWAI BARU

Pastikan juga sudah mengirimkan dokumen pendukung ADK pegawai baru tersebut ke email gajiindukjkt5@gmail.com

CPNS: SK Pengangkatan sebagai CPNS dan SPMT

Pegawai mutasi: SKPP dan SK Mutasi

• Saat saya melakukan proses pembuatan gaji, terdapat tolakan "Gaji bulan xxx telah dibayar"

Silakan dapat dicoba untuk cetak kartu gaji dan lakukan pengecekan pada kartu pegawai apakah memang gaji bulan tersebut sudah terbaca terbayarkan. Apabila memang akan ada perbaikan, silakan nomor gaji lama yang ada pada kartu gaji dilakukan penghapusan terlebih dahulu pada gaji web satker.

• Saya sudah kirim rekon gaji ke KPPN, tetapi muncul tolakan "Gaji bulan xxx telah dibayar"

Silakan bertiket ke HAI CSO dan menginfokan data:

Kode satker - Anak satker - NIP pegawai yang tertolak - Gaji bulan yang terbaca telah dibayar.

Agar mempermudah pengecekan, dilampirkan juga screenshot tolakan pada web gaji.

Untuk selanjutnya kami lakukan pengecekan pada database gaji KPPN untuk mengecek apakah memang ada nomor gaji yang "nyangkut" untuk dilakukan penghapusan dari KPPN

• Saya mendapat info terkait Implementasi Integrasi Layanan Pembayaran Pensiun Pertama dan/atau Jaminan Hari Tua melalui Aplikasi Gaji dan Aplikasi TOOS. Apa maksudnya?

Dalam rangka mempercepat pembayaran pembayaran pensiun pertama dan/atau JHT bagi PNS yang akan memasuki batas usia pensiun, Ditjen perbendaharaan telah bekerjasama dengan PT.Taspen dalam hal integrasi aplikasi Web gaji satker dan Aplikasi TOOS milik PT.Taspen.

Yang perlu dilakukan satker adalah apabila ada pegawai yang akan memasuki masa pensiun, segera diselesaikan hak keuangannya dan segera dilengkapi data pensiunnya pada web gaji. Juknis melengkapi data pensiun tersebut dapat dipelajari DISINI.

• Apakah untuk PPPK pajak pada penghasilan ditanggung pemerintah sama dengan PNS?

Dapat kami informasikan bahwa penghasilan yang diterima oleh PPPK dipotong pajak namun tidak ditanggung oleh pemerintah. Artinya penghasilannya dipotong tanpa diberikan tunjangan pajak.

• Adakah juknis dan ADK untuk pembuatan tunjangan kinerja melalui gaji web?

Untuk juknis pembuatan dan ADK yang diperlukan, silakan dapat diunduh DISINI

• Saya mendapat tolakan SPM dengan keterangan "Jumlah hardcopy SPM dan ADK tidak sama/Dokumen tidak lengkap/Informasi PO tidak ditemukan. Satker dapat menghubungi  KPPN setempat untuk informasi lebih lanjut : A/139.xxxxxx/0/0

Tolakan diatas bisa disebabkan oleh beberapa hal, namun yang paling umum terjadi adalah karena adanya perbedaan data kontrak antara yang ada di SAKTI (SPM) dan yang terdaftar di KPPN (SPAN).

Silakan bapak/ibu dapat memastikan kesamaan data antara SAKTI dan SPAN dengan membandingkan antara karwas di SAKTI dengan data yang ada pada OMSPAN.

Silakan siapkan karwas cetakan SAKTI dan buka OMSPAN pada menu: Modul Komitmen - Monitoring Data Kontrak.

Silakan cari kontrak dimaksud, dan bandingkan mulai dari: Nomor CAN, Supplier, Struktur Jumlah Termin, Nilai Pertermin. Apakah sudah sama semua atau terdapat perbedaan.

Contoh: Jika CAN berbeda, dan CAN yang benar adalah yang ada pada OMSPAN, maka silakan CAN pada SAKTI dapat disesuaikan secara manual pada user operator modul KOMITMEN: Komitmen - Monitoring - Nomor Register Kontrak (CAN).

• Saya mendapat tolakan SPM dengan keterangan "Nama Pegawai (XXXX) pada penerima (XXXX) tidak sama dengan data supplier (XXXX)

Tolakan tersebut disebabkan adanya perbedaan data nama pegawai supplier antara yang ada pada SAKTI (SPM) dan yang terdaftar di KPPN (SPAN). Data pada SAKTI (SPM) saat ini adalah yang berwarna merah, sedangkan data SPAN saat ini adalah yang berwarna biru.

Untuk membuktikannya, bapak ibu bisa mencari data supplier tersebut pada OMSPAN untuk mengecek posisi data supplier di KPPN (SPAN).

Solusi:

1. Apabila yang benar adalah data yang saat ini ada di SAKTI (SPM), maka silakan lakukan pengiriman ADK perubahan supplier (BCSU) ke KPPN agar kami rubah data supplier di SPAN menjadi sama seperti yang ada pada SAKTI satker.

Setelah BCSU telah disetujui/APPROVED, kirim ulang SPMnya.

2. Apabila yang benar adalah data saat ini yang ada di KPPN (SPAN), maka silakan rubah/sesuaikan supplier yang ada pada SAKTI agar sama dengan yang ada di SPAN. Setelah supplier dirubah, hapus SPP dan buat ulang SPPnya.

• Saya mendapat tolakan SPM dengan keterangan "Nama Pemilik Rekening (XXXX) pada pemilik rekening (XXXX) tidak sama dengan data supplier (XXXX)

Tolakan tersebut disebabkan adanya perbedaan data nama pemilik rekening supplier antara yang ada pada SAKTI (SPM) dan yang terdaftar di KPPN (SPAN). Data pada SAKTI (SPM) saat ini adalah yang berwarna merah, sedangkan data SPAN saat ini adalah yang berwarna biru.

Untuk membuktikannya, bapak ibu bisa mencari data supplier tersebut pada OMSPAN untuk mengecek posisi data supplier di KPPN (SPAN).

Solusi:

1. Apabila yang benar adalah data yang saat ini ada di SAKTI (SPM), maka silakan lakukan pengiriman ADK perubahan supplier (BCSU) ke KPPN agar kami rubah data supplier di SPAN menjadi sama seperti yang ada pada SAKTI satker.

Setelah BCSU telah disetujui/APPROVED, kirim ulang SPMnya.

2. Apabila yang benar adalah data saat ini yang ada di KPPN (SPAN), maka silakan rubah/sesuaikan supplier yang ada pada SAKTI agar sama dengan yang ada di SPAN. Setelah supplier dirubah, hapus SPP dan buat ulang SPPnya.

• Saya mendapat tolakan SPM dengan keterangan "NIP Pegawai (XXXX) pada penerima (XXXX) tidak sama dengan data supplier (XXXX)

Tolakan tersebut disebabkan adanya perbedaan data NIP/NRP supplier antara yang ada pada SAKTI (SPM) dan yang terdaftar di KPPN (SPAN). Data pada SAKTI (SPM) saat ini adalah yang berwarna merah, sedangkan data SPAN saat ini adalah yang berwarna biru.

Untuk membuktikannya, bapak ibu bisa mencari data supplier tersebut pada OMSPAN untuk mengecek posisi data supplier di KPPN (SPAN).

Solusi:

1. Apabila yang benar adalah data yang saat ini ada di SAKTI (SPM), maka silakan lakukan pengiriman ADK perubahan supplier (BCSU) ke KPPN agar kami rubah data supplier di SPAN menjadi sama seperti yang ada pada SAKTI satker.

Setelah BCSU telah disetujui/APPROVED, kirim ulang SPMnya.

2. Apabila yang benar adalah data saat ini yang ada di KPPN (SPAN), maka silakan rubah/sesuaikan supplier yang ada pada SAKTI agar sama dengan yang ada di SPAN. Setelah supplier dirubah, hapus SPP dan buat ulang SPPnya.

• Saya mendapat tolakan SPM dengan keterangan "NPWP Pegawai (XXXX) pada penerima (XXXX) tidak sama dengan data supplier (XXXX)

Tolakan tersebut disebabkan adanya perbedaan data NPWP supplier antara yang ada pada SAKTI (SPM) dan yang terdaftar di KPPN (SPAN). Data pada SAKTI (SPM) saat ini adalah yang berwarna merah, sedangkan data SPAN saat ini adalah yang berwarna biru.

Untuk membuktikannya, bapak ibu bisa mencari data supplier tersebut pada OMSPAN untuk mengecek posisi data supplier di KPPN (SPAN).

Solusi:

1. Apabila yang benar adalah data yang saat ini ada di SAKTI (SPM), maka silakan lakukan pengiriman ADK perubahan supplier (BCSU) ke KPPN agar kami rubah data supplier di SPAN menjadi sama seperti yang ada pada SAKTI satker.

Setelah BCSU telah disetujui/APPROVED, kirim ulang SPMnya.

2. Apabila yang benar adalah data saat ini yang ada di KPPN (SPAN), maka silakan rubah/sesuaikan supplier yang ada pada SAKTI agar sama dengan yang ada di SPAN. Setelah supplier dirubah, hapus SPP dan buat ulang SPPnya.

• Saya mendapat tolakan SPM dengan keterangan "Nomor rekening bank (XXXX) pada penerima (XXXX) tidak ditemukan.

Tolakan tersebut disebabkan karena rekening supplier yang dimintakan pembayarannya belum terdaftar pada NRS supplier yang bapak/ibu ajukan dalam SPM.

Silakan pastikan lagi apakah memang supplier tersebut telah terdaftar pada NRS yang bapak/ibu gunakan dalam SPM. Dapat dicek dengan mencari data supplier pada OMSPAN.

Apabila memang telah merasa pernah mengirim ADK OTP ke KPPN untuk supplier tersebut, pastikan memang statusnya telah APPROVED. Bisa dicek pada user modul KOMITMEN di menu MONITORING - ADK Supplier/Kontrak/BAST.

Silakan daftarkan ke KPPN dengan mengirimkan ADK BCSR apabila memang supplier belum terdaftar.

Tips: untuk mencegah terjadinya hal ini, apabila terdapat pendaftaran supplier baru, cek dahulu sebelum membuat dan mengirimkan SPM ke KPPN. Pastikan status pendaftaran suppliernya telah berstatus APPROVED baru kirim SPMnya ke KPPN.

• Saat saya akan membatalkan SPM yang tertolak, muncul keterangan "SPM No.XXX masih dalam proses KPPN, silakan koordinasi dengan KPPN mitra untuk dilakukan pembatalan"

Hal tersebut disebabkan karena SPM tertolak namun masih dalam proses penyelesaian tolakan oleh KPPN. Mohon ditunggu beberapa waktu sampai proses tolakan selesai dan dapat dilakukan pembatalan SPM pada user PPSPM.

• Saya sudah mengirim ADK Pendaftaran Kontrak (BCKA) ke KPPN, dan statusnya pada monitirong ADK Kontrak sudah APPROVED, tetapi CAN/Nomor Register Kontraknya tidak otomatis muncul di supplier SAKTI. Bagaimana caranya?

Apabila CAN/NRK tidak otomatis tertarik ke SAKTI, kemungkinan ada kegagalan penarikan oleh sistem. Silakan bertiket ke HAI CSO dan akan kami informasikan CAN/NRK dari kontrak tersebut. Setelah satker mendapatkan info CAN/NRK, silakan dapat dicatat manual pada user modul komitmen:

KOMITMEN - MONITORING - CAN

Catatan: Saat membuat tiket HAI CSO mohon diinfokan juga nomor BCKAnya agar mempermudah kami dalam melakukan pengecekan dan pencarian.

• Pendaftaran kontrak (BCKA) atau Perubahan kontrak (BCAA) saya tertolak, tetapi tolakannya tidak terbaca secara sempurna karena kolom keterangan di SAKTI kurang lebar.

Silakan dapat diunduh informasi tolakan tersebut secara lengkap pada menu KOMITMEN - Monitoring - ADK Kontrak/Supplier/BAST.

Klik baris ADK dimaksud yang tertolak lalu dibawah menu tersebut ada tombol UNDUH. Silakan tekan tanda panah pada tombol unduh tersebut dan pilih lampiran tolakan.

• Apa bedanya perubahan/addendum data kontrak menggunakan ADK OTP SAKTI dan yang menggunakan SURAT PERUBAHAN DATA KONTRAK ke KPPN?

Terdapat dua mekanisme perubahan/addendum data kontrak yaitu dengan mengirim ADK dan bersurat ke KPPN.

1. Untuk perubahan dengan menggunakan ADK, dilakukan apabila perubahan data kontrak tersebut TIDAK menyebabkan:

a. Perubahan Jumlah Termin

b. Perubahan sumber dana

c. Perubahan jumlah contract line

Silakan kirimkan ADK perubahan data kontrak ke KPPN melalui SAKTI dan ADK tersebut akan dapat diupload oleh operator KPPN ke Aplikasi SPAN untuk dapat dibaca dan diproses oleh aplikasi secara otomatis. Nomor CAN normalnya akan berubah otomatis pada SAKTI sesuai data yang telah dirubah pada SPAN.

2. Apabila terdapat perubahan struktur data kontrak yang MENYEBABKAN:

a. Perubahan Jumlah Termin

b. Perubahan sumber dana

c. Perubahan jumlah contract line

Silakan dapat mengirimkan SURAT PERUBAHAN DATA KONTRAK sesuai lampiran PER-58/PB/2013 ke KPPN dilampiri dengan cetakan karwas SAKTI yang sudah diupdate sesuai perubahan yang diinginkan dan ditandatangani serta cap dinas melalui email kontrak.kppn139@gmail.com (tolong pastikan juga nomor dan tanggal addendum sudah diisi).

Setelah data kontrak pada SPAN kami rubah secara manual, Satker juga silakan dapat menyamakan nomor CAN pada SAKTI secara manual dengan mengecek data CAN terbaru pada OMSPAN di modul komitmen > monitoring data kontrak.

Catatan: Satker tidak perlu mengirimkan ADK OTP perubahan data kontrak melalui SAKTI ke KPPN apabila melakukan permohonan perubahan melalui surat, karena ADK memang tidak akan bisa diproses apabila terdapat perubahan yang tidak bisa diakomodasi dengan menggunakan ADK (SPAN tidak bisa memproses ADK yang berubah jumlah termin, sumber dana, dan contract line).

• Saya mengirimkan perubahan data kontrak/addendum melalui ADK OTP ke KPPN tetapi terdapat tolakan dengan keterangan "Tanggal addendum tidak: xx-bulan-tahun Tanggal mulai kontrak: xx-bulan-tahun Tanggal selesai kontrak: xx-bulan-tahun"

Hal tersebut disebabkan tanggal addendum kontrak yang dikirimkan berada diluar tanggal pelaksanaan kontrak. Tanggal addendum tidak diperkenankan diluar tanggal pelaksanaan kontrak.

Contoh: tanggal pelaksanaan kontrak: 1 Januari - 30 Juni 2024, namun tanggal addenumnya tanggal 31 Juli 2024. Kontrak tersebut seharusnya sudah selesai dan tidak dapat diaddendum, kecuali berdasarkan dokumen sumber dan peraturan perundang-undangan yang sah, tanggal pelaksanaan kontrak diperpanjang terlebih dahulu sehingga tanggal addendum masih berada diantara tanggal pelaksanaan kontrak.

• Saya sudah mengirim ADK Pendaftaran Supplier (BCSR) ke KPPN, dan statusnya pada monitirong ADK Supplier sudah APPROVED, tetapi NRSnya tidak otomatis muncul di supplier SAKTI. Bagaimana caranya?

Apabila NRS tidak otomatis tertarik ke SAKTI, kemungkinan ada kegagalan penarikan oleh sistem. Silakan bertiket ke HAI CSO dan akan kami informasikan NRS dari supplier tersebut. Setelah satker mendapatkan info NRS, silakan dapat dicatat manual pada user modul komitmen:

KOMITMEN - MONITORING - NRS

Catatan: Saat membuat tiket HAI CSO mohon diinfokan juga nomor BCSRnya agar mempermudah kami dalam melakukan pengecekan dan pencarian.

• Saya mengirimkan ADK Pendaftaran supplier (BCSR) ke KPPN namun tertolak dengan keterangan NPWP Kosong.

Silakan dapat dicek pada kolom NPWP supplier pegawai tersebut, apakah sudah terisi ataukah memang kosong. Apabila memang belum terisi, silakan dapat diisi terlebih dahulu dan lakukan pengiriman ADK Pendaftaran Supplier (BCSR) ulang.

• Pendaftaran supplier (BCSR) atau Perubahan Supplier (BCSU) saya tertolak, tetapi tolakannya tidak terbaca secara sempurna karena kolom keterangan di SAKTI kurang lebar.

Silakan dapat diunduh informasi tolakan tersebut secara lengkap pada menu KOMITMEN - Monitoring - ADK Kontrak/Supplier/BAST.

Klik baris ADK dimaksud yang tertolak lalu dibawah menu tersebut ada tombol UNDUH. Silakan tekan tanda panah pada tombol unduh tersebut dan pilih lampiran tolakan.

• Saya mengirim ADK pendaftaran data supplier (BCSR) namun terdapat tolakan dengan keterangan "Nama pemilik rekening (XXXX) dan (XXXX) harus sama."

Tolakan tersebut disebabkan karena rekening supplier yang akan didaftarkan oleh Satuan Kerja pernah terdaftar sebelumnya di KPPN (SPAN), dan data nama pemilik rekening yang akan didaftarkan Satker saat ini terinput di SAKTI berbeda dengan data rekening yang sudah terdaftar.

Data nama pemilik rekening yang saat ini diinput di SAKTI dan dikirim ADKnya ke KPPN adalah yang berwarna MERAH, sedangkan data yang SUDAH terdaftar di KPPN (SPAN) adalah yang berwarna BIRU.

Untuk melakukan pengecekan data supplier yang terdaftar di KPPN (SPAN), silakan dapat masuk ke OMSPAN dan buka modul komitmen - cari data supplier.

Solusi:

Silakan dipastikan nama pemilik rekeningnya, data mana yang benar. Apakah data yang saat ini diinput pada SAKTI satker ataukah data rekening yang sudah pernah terdaftar di KPPN (SPAN).

1. Apabila yang benar adalah data rekening yang sudah pernah terdaftar pada SPAN, silakan samakan dahulu nama pemilik rekening di SAKTI agar sama dengan data SPAN (cek di OMSPAN). Setelah sama baru lakukan pengiriman BCSR ke KPPN.

2. Apabila yang benar adalah data rekening yang saat ini diinput pada SAKTI, Satker mau tidak mau harus tetap menyamakan terlebih dahulu nama pemilik rekening di SAKTI agar sama dengan yang ada di SPAN (cek di OMSPAN). Setelah data nama pemilik rekening SAKTI disamakan dengan OMSPAN, kirim BCSR ke KPPN.

Setelah BCSR terproses dan Approved, silakan lakukan pengiriman ADK perubahan supplier (BCSU) untuk merubah data supplier SPAN menjadi data yang valid.

• Saya mengirim ADK pendaftaran data supplier (BCSR) namun terdapat tolakan dengan keterangan "Informasi rekening ini sudah terdaftar"

Tolakan tersebut disebabkan rekening supplier tersebut telah terdaftar pada supplier bapak/ibu dengan data yang sama, sehingga tidak perlu dan tidak bisa didaftarkan kembali. Dapat dibuktikan dengan dicari pada OMSPAN di modul komitmen menu cari data supplier. Silakan cek apakah memang benar nomor rekening tersebut telah terdaftar pada supplier dengan NRS yang sama dengan NRS supplier bapak/ibu.

Silakan dapat dilanjutkan untuk pembuatan SPM khusus untuk supplier yang mengalami tolakan dengan keterangan diatas.

• Saya mengirim ADK pendaftaran data supplier (BCSR) namun terdapat tolakan dengan keterangan "Rekening bank yang anda daftarkan sudah ada dalam database, namun ditemukan beberapa informasi yang berbeda"

Tolakan diatas umumnya terjadi karena rekening yang didaftarkan sudah pernah digunakan, namun digunakan pada tipe supplier yang berbeda (contoh: mau mendaftarkan rekening untuk supplier tipe 3, tapi ternyata rekening tersebut pernah digunakan untuk supplier tipe 6).

Cek supplier melalui OMSPAN, untuk pendaftaran supplier tipe 3 dan tipe 6 tidak bisa menggunakan nomor rekening yang sama.

• Saya mengirimkan ADK perubahan data supplier (BCSU) namun terdapat tolakan dengan keterangan "Bank account tidak ditemukan"

Tolakan tersebut dikarenakan anda mengirimkan ADK perubahan supplier, namun suppliernya sendiri sebenarnya belum pernah terdaftar, sehingga saat sistem mencari supplier tersebut untuk dirubah tidak ditemukan suppliernya.

Apabila memang supplier yang dikirim belum pernah terdaftar, seharusnya dapat didaftarkan terlebih dahulu dengan mengirimkan ADK pendaftaran supplier (BCSR), bukan perubahan supplier (BCSU).

• Darimana saya tau ADK yang saya kirim ke KPPN itu adk BCSR ataukah BCSU?

Untuk melihat status dan jenis ADK yang dikirim satker, silakan dapat dimonitor pada user modul komitmen pada menu:

KOMITMEN - MONITORING - ADK Kontrak/Supplier/BAST

Silakan cek pada kolom "FILE ADK SPAN" disitu akan ada nama ADK yang terkirim. Apabila namanya diawali BCSR maka ADK yang Anda kirim adalah pendaftaran supplier. Apabila namanya diawali BCSU maka ADK yang Anda kirim adalah perubahan data supplier.

• Kapan batas akhir pengiriman LPJ bulanan?

Pengiriman LPJ Bulanan ke KPPN paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Apabila tanggal 10 merupakan hari libur, maka paling lambat adalah hari kerja sebelumnya.

• LPJ saya terkena validasi saldo awal bulan ini tidak sama dengan saldo akhir bulan lalu

Apabila terdapat perbedaan saldo antara saldo akhir pada LPJ bulan yang telah dilaporkan ke KPPN dengan saldo awal bulan berikutnya, artinya saldo akhir dari LPJ bulan yang telah dilaporkan menjadi tidak valid dan harus dibatalkan.

Untuk itu silakan kirimkan surat permohonan pembatalan LPJ ke KPPN untuk bulan yang saldonya sudah tidak valid lagi (Contoh: mau bikin LPJ bulan Juli tetapi tekena saldo tidak valid karena saldo awal Juli berbeda dengan saldo akhir Juni. Apabila saldo akhir Juni memang tidak valid lagi, silakan batalkan Juninya) ke Seksi Verifikasi Akuntansi KPPN Jakarta V melalui email vera.ceria@gmail.com. 

Tidak terdapat template surat yang baku, namun secara substansi surat mohon minimal dapat disebutkan periode bulan yang ingin dibatalkan, alasan penyebab pembatalan, dan ditandatangani oleh pejabat yang menandatangani LPJ yang dibatalkan tersebut.

Setelah surat diterima dan  LPJ dibatalkan KPPN, silakan dapat membuat ulang LPJ pada bulan yang dibatalkan tersebut dan kirim ke KPPN untuk divalidasi. Setelah itu bisa lanjut ke LPJ bulan berikutnya.

• Sertifikat Bendahara, PPK, PPSPM saya belum bisa didownload

Apabila sertifikat belum bisa didownload artinya cetakan sertifikat tersebut memang belum tersedia. Silakan dapat ditunggu terlebih dahulu dan tidak masalah. Yang penting pegawai dimaksud sudah memiliki nomor sertifikat yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan dimaksud.

• Dimana saya bisa download sertifikat PPL

Sertifikat PPL bisa didownload pada aplikasi SIMASPATEN atau pada alamat https://baru.jafung-perbendaharaan.info/fasilitas/cetak_ppl