Presentación de Informes
Reporte oportuno de novedades con Personas privadas de la libertad, funcionarios y visitantes
Reporte oportuno de novedades con Personas privadas de la libertad, funcionarios y visitantes
De acuerdo a las circunstancias, al tipo de novedad, el supervisor debe informar de manera verbal y escrita al jefe inmediato o a los jefes de los sucesos que implican una toma de decisiones.
También tiene dispuesto un módulo en SISIPEC (Novedades Comando) para aquellas novedades que a diario se generan como producto del desarrollo cotidiano de las actividades de seguridad.
Para ello el instituto, dentro de sus sistema de comunicación interna, tiene implementado formatos para el tipo de comunicaciones escritas.
Redacción de informes administrativos en procedimientos de seguridad. (Estructura, aspectos esenciales, conceptos técnicos)
INFORMES ADMINISTRATIVOS
Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.
El informe administrativo tiene como destinataria a la Administración, el Jefe inmediato, que es quien debe tomar una decisión respecto de la situación que se describe detalladamente en el informe que elabora el funcionario.
El informe administrativo es el instrumento típico de comunicación ascendente, descendente y/o horizontal, que se emplea en el sector interno de las organizaciones.
Formato Oficio.docxCARACTERISTICAS
La redacción no puede ser ambigua ni confusa.
La redacción empleada es de tipo formal. (Uso de terminología técnica).
No es extenso, por lo que debe ser claro, preciso y exacto, lo cual ayudará a la toma de decisiones.
Facilitar la toma de decisiones en determinados asuntos por parte de personas de rango jerárquico superior, en temas normalmente muy específicos.
Estos informes pueden ser emitidos en forma periódica (cada mes, cada año, etc.) o deforma esporádica, respondiendo a la necesidad de información de un superior.
El cuerpo de este tipo de informe puede contener tablas, gráficos, en
UTILIDAD
a) Mantienen informados a la línea de mando de la institución: directivos, cuadros de mando o jefes inmediatos. Ejemplo: Se informa sobre los hechos acontecidos en el pabellón del ERON, como alguna novedad o simplemente el resultado de un operativo o un comiso.
b) Son antecedentes indispensables para la toma de decisiones. Ejemplo: Si un informe bien documentado prueba, la comisión de un delito por parte de un privado de la libertad se puede iniciar el proceso de judicialización.
ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA REDACCION
El informe debe considerar los aspectos de tiempo, modo y lugar y debe responder los siguientes interrogantes: Quién, Qué, Cómo, Cuándo, Dónde, Por qué, Cuánto. El formato aprobado por la oficina del planeación del INPEC contiene las siguientes partes:
tre otros.
Código de la dependencia – Sigla de la jefatura – Sigla de la dependencia
Ciudad y Fecha
Denominación del título de la persona a la cual se dirige
Asunto
Saludo
Párrafo introductorio en el que se describe la idea principal del informe.
Descripción de los hechos en forma clara, sencilla, cortés, directa, y que resuelva los interrogantes Quién, Qué, Cómo, Cuándo, Dónde, Por qué, Cuánto.
Conclusión u objeto del informe.
Despedida.
Nombre de quien dirige el informe (Firma)
Anexos y otras identificaciones.