Normatividad y SGI

En todo sitio donde haya reclusos habrá un sistema normalizado de gestión de sus expedientes. Ese sistema podrá consistir en una base electrónica de datos o en un registro foliado y firmado en cada página. Se establecerán procedimientos para velar por una pista de auditoría segura e impedir el acceso no autorizado a la información del sistema y su modificación no autorizada.

Ninguna persona podrá ser internada en un establecimiento penitenciario sin una orden válida de reclusión. En el sistema de gestión de los expedientes de los reclusos se consignará la información siguiente en el momento del ingreso de cada recluso:

a) información precisa que permita determinar la identidad personal del recluso, respetando el género con el que el propio recluso se identifique;

(b) los motivos de su reclusión y la autoridad competente que la dispuso, además de la fecha, la hora y el lugar de su detención;

c) la fecha y hora de su ingreso y salida, así como de todo traslado;

d) toda lesión visible y toda queja sobre malos tratos anteriores;

e) un inventario de sus bienes personales;

f) los nombres de sus familiares, incluidos, cuando proceda, sus hijos,

y la edad de estos, el lugar en que se encuentran y su régimen de tutela o custodia;

g) información sobre sus familiares más cercanos y datos de la persona de contacto para casos de emergencia.

En el sistema de gestión de los expedientes de los reclusos se consignará la información siguiente, según proceda, durante el período de reclusión:

a) información relativa al proceso judicial, incluidas las fechas de las audiencias y la representación jurídica;

b) informes iniciales de evaluación y clasificación;

c) información sobre el comportamiento y la disciplina;

d) peticiones y quejas, incluidas las denuncias de tortura u otros tratos o penas crueles, inhumanos o degradantes, a menos que sean de naturaleza confidencial;

e) información sobre la imposición de medidas disciplinarias;

f) información sobre las circunstancias y causas de toda lesión o fallecimiento y, en este último caso, sobre el destino de los restos mortales.

Toda la información mencionada en las reglas 7 y 8 se mantendrá confidencial y solamente se pondrá a disposición de aquellas personas cuyas funciones profesionales así lo exijan. Todo recluso tendrá acceso a los documentos que le conciernan, con sujeción a las supresiones de texto que autorice la legislación nacional, y tendrá derecho a que se le entregue una copia certificada en el momento de su puesta en libertad.

Los sistemas de gestión de los expedientes de los reclusos se utilizarán también para generar datos fiables sobre tendencias y características relativas a la población reclusa, incluida la tasa de ocupación, que sirvan de base para la adopción de decisiones con base empírica.