個人情報について

定義

各種事業：高知清掃隊が主催・共催・協賛・協力・名義を貸し出しを行う事業

役員：高知清掃隊の各種事業を企画・運営する者で、代表が認めた者

当会：高知清掃隊、高知まちづくり部

本人：情報を提供した者

映り込んだ者：動画・写真内で個人を特定できる要素を含む

参加者：各種事業に携わる役員以外のもの

個人情報の取り扱い

〇団体を運営する上で取得した情報は、個人的な理由で使用してはならない。

〇個人情報の使用について

(1)使用の用途は次に定める。

(1)各種事業に必要な連絡のため。

(2)各種事業に参加する上での信用性の確保。

(3)特定の情報については、活動についての周知。

(4)予め許可を得た上での広報掲載。

(5)ボランティア証明書の発行業務。

(6)保険等に加入するため。

(7)その他、特に必要と認めたもの。

〇次の場合には、個人情報を第三者に開示する場合がある。

(1)本人の合意がある場合。

(2)法令に基づき開示する必要がある場合。

〇次の場合には、個人情報を速やかに削除しなければならない。

(1)本人が削除を希望した場合。

(2)当会が保管する上で管理が困難となった場合。

(3)当会の保有する情報の必要性がなくなった場合。

(4)当会を解散する場合。

(5)当会が保有している情報について3年が経過した場合。

ただし、法律による闘争などにおいて、削除すべきではない、または削除をすると大きな不都合を生じる場合にはこの限りではない。

〇情報の破棄について次のように定める。

(1)紙媒体については、シュレッダーに1cm×1cm以下になるように裁断する。

(2)電子媒体については、バックアップを含めすべて破棄する。

(3)情報の破棄の前に、代表又は該当する役員に確認を行い、承諾を得たうえで破棄する。

写真・動画について

〇高知清掃隊の各種事業については、広報・報告書・事業計画書のために写真・動画の撮影を行う場合がある。

〇写真・動画の撮影許可は、応募があるものについては、応募を行ったその時点で撮影について同意したものとする。

ただし、再確認として、実行する際にも本人への周知を行う。

〇撮影した写真・動画については、次の用途で使用する場合がある。

(1)広報媒体(SNS[Instagram・X・LINE・Tiktok・Youtube・Facebook]、高知清掃隊公式ホームページ、高知清掃隊が発行する紙媒体のもの、高知清掃隊の制作する素材、高知まちづくり部ホームページ)

(2)事業報告書での使用

(3)事業計画書での使用

(4)別団体主催の事業へ提供するもの

ただし、別団体への提供にあたっては、代表及び該当役員の意見を求めるものとする。

高知まちづくり部の制作動画・動画素材・写真素材について

〇高知まちづくり部の撮影した動画については、youtube・Instagram・高知清掃隊公式ホームページ・高知まちづくり部公式ホームページで使用するものとする。

〇撮影で映り込む可能性がある又は映り込む者については、撮影を承諾した団体が許可を得たものとする。

上の内容について、肖像権等、当会は一切の責任を負わないものとする。

〇撮影内での登場人物又は、撮影・取材を受けた団体より削除を求められた場合には、速やかに削除を行う。

〇撮影を行った素材等のデータは、動画が削除される時又は当会の解散の時まで保管するものとする。

〇動画の削除する場合は次のとおりとする。

(1)本人・登場人物・映り込んだ人物・取材を受けた団体から削除を求められた場合。

(2)当会を解散する場合。

〇削除の方法について

(1)電子媒体については、バックアップを含めすべて破棄する。

(2)情報の破棄の前に、代表又は該当する役員に確認を行い、承諾を得たうえで破棄する。

禁止事項について

参加者及び当会役員、会員、その他の者に対して禁止する事項

〇他の参加者・当会役員・会員・その他の者に対して迷惑のかかる行為。

〇法令に違反する・公序良俗に反する行為

〇高知清掃隊の運営に関する情報取得した場合にそれを漏洩する行為。

〇運営業務に影響を与える行為

〇政治活動・宗教活動等として見られる行為。

以上にあげる行為を行った場合、事業へ関わること又は今後の事業へ参加を一切禁止にする場合や通報等を行う場合がある。

ボランティア証明書の発行について

１．発行できる活動の内容 

(１)運営に関する活動 

(２)主催する催事等の活動 

(３)高知清掃隊(以下当団体)の共催・後援・協力する事業 

(４)その他、運営部役員が必要と認める事業 

２．発行できる活動の条件 「１」で示した活動のうち、以下の内容にすべて当てはまる活動に発行できる。

 (１)活動従事時間が休憩時間を除いて１時間を超えること

 (２)発行される者の活動が運営業務の妨げになっていないこと、かつ、他者の迷惑になっていないこと 

３，４については省略

５．重複発行について 

原則、当団体発行の証明書は１つの活動(活動日時・場所・活動者が全く同じもの)について２枚以上 の発行はしない。ただし、運営部役員が必要と認める場合はその限りでない。

６．個人情報の取扱について 

(１)期限 

個人情報の取扱は、個人情報の提供者から提供されてから５年間を保管期限とする。 

(２)証明書の破棄 

個人情報の破棄については次のように定める。 

・紙媒体はシュレッダーにて１ｃｍ×１ｃｍ以下に裁断する 

・データはバックアップを含め、すべて削除する

(３)作成ミス文書の破棄 

証明書発行中の誤字・脱字等による廃棄文書は、速やかに破棄する。 

(４)使用方法

証明書発行業務以外には使用しない。 

７については省略