PDF Erstellen

Es werden immer noch Word-Dokumente verschickt!?


Bevor ich Ihnen das Erstellen eines ausführbares PDF-Dokument erkläre - hier erst einmal generell das Speichern eines Word-Dokuments als PDF (was meist ausreicht): wenn Sie ein Dokument in Word geöffnet haben, können Sie dieses in verschiedenen Datei-Formaten speichern - unter anderem auch als PDF.

  1. Öffnen Sie das entsprechende Dokument in Microsoft Word.

  2. Klicken Sie auf "Datei" und wählen Sie die Option "Speichern unter" aus.

  3. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie Speicherort, Dateinamen und Dateityp festlegen können.

  4. Wählen Sie unter "Dateityp" das Format "PDF" aus und klicken Sie auf "Speichern".

  5. Das Dokument wird anschließend in eine PDF-Datei umgewandelt und am ausgewählten Speicherort abgelegt.


Mit gratis Programmen ein ausfüllbares Dokument erstellen


Das uns wahrscheinlich allen bekannte Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word ist nun schon sehr lang auf dem Markt und einige User erstellen mithilfe dieses Programmes ihre Dokumente. Vermutlich passiert es deswegen so oft, dass User eben diese Word-Dokumente als Email-Anhang mitsenden, was jedoch nicht empfohlen wird.

Eine Word-Datei per Email zu versenden, stellt weder für den Sender, noch für den Empfänger eine sehr gute Option dar und kann im schlimmsten Fall auch zu erheblichen immateriellen und materiellen Schäden führen, und das allerdings für beide Seiten.

Die wichtigsten dieser Mankos sind hier kurz beschrieben:

  • Microsoft Word ist nicht für alle Betriebssysteme verfügbar.

  • Das Erscheinungsbild der Datei ändert sich von Rechner zu Rechner.

  • Die komplette Historie eines Dokuments könnte wiederhergestellt werden.

  • Mit Word können Viren oder Trojaner ganz einfach versteckt mit übertragen werden.

Daher ist es eine gute Option, dass man Dokumente vor dem Versenden als PDF speichert!

Besonders für den "Online-Unterricht" ist es sehr hilfreich, wenn man Aufgabenblätter dann noch so gestaltet, dass die Dokumente ausfüllbar sind. Microsoft Word bietet derzeit leider keine Möglichkeit, ein ausführbares PDF zu erstellen. Daher folgende Lösung:

Ausfüllbares PDF mit OpenOffice oder LibreOffice erstellen:

Beide Programme können Sie kostenlos auf der jeweiligen Webseite herunterladen:

Was genau Sie zur PDF-Erstellung tun müssen, erkläre ich Ihnen beispielhaft mit dem OpenOffice Writer, dem kostenlosen Office Programm.

Öffnen Sie OpenOffice.

Klicken Sie nacheinander auf „Datei“ > „Neu“ > „XML-Formulardokument“, um ein neues Dokument zu erzeugen, in dem auch Formulare möglich sind.

Klicken Sie nun unter dem Menüpunkt „Ansicht“ auf „Symbolleisten“ > "Formular-Steuerelemente“, um sich die Werkzeugleiste für Formulare anzeigen zu lassen.

Um mit der Gestaltung Ihres Formulars beginnen zu können, müssen Sie jetzt nur noch den „Entwurfsmodus“ in der Werkzeugleiste aktivieren.

Jetzt können Sie loslegen: Gestalten Sie Ihr Formular mit allen Mitteln und Tools, die Ihnen OpenOffice zur Verfügung stellt – Text, Bildern, Objekten, Formen, Tabellen etc. Die interaktiven Elemente Ihres Formulars können Sie mit der Maus an jeder beliebigen Stelle in Ihrem Dokument einfügen.

Folgende Elemente stehen Ihnen in der Werkzeugleiste zur Auswahl:

  • Markierfeld: Ein leeres Kästchen, das der Nutzer des fertigen Formulars per Mausklick mit einem Häkchen (oder einem anderen Symbol) versehen oder wahlweise freilassen kann. Dient zum Beispiel dem Ankreuzen des korrekten Geschlechts in einem Bewerbungsbogen.

  • Textfeld: Ein freies Feld, in das der Nutzer eine bestimmte Menge an Text schreiben kann, zum Beispiel für zusätzliche Anmerkungen oder als Feedback zum Formular.

  • Formatiertes Feld: Hier kann der Nutzer einen Zahlenwert eintragen, der durch den Ersteller vordefinierten Regeln unterliegt. So lässt sich die Auswahl der möglichen Zahlen beispielsweise auf die Ziffern 1 bis 10 beschränken.

  • Schaltfläche: Diese Funktion erzeugt einen Button, der mit einem Makro gekoppelt werden kann. Makros sind mehr oder weniger komplexe Kommandoabfolgen, die sich durch solch einen Button abrufen lassen, ohne dass Anwender sämtliche Eingaben noch einmal vornehmen müssen. So kann man beispielsweise seine Adresse automatisch per Knopfdruck in einem Formular eintragen lassen. Makros kommen hauptsächlich in OpenOffice Calc zur Anwendung und funktionieren ähnlich wie ihre Counterparts in Microsoft Excel.

  • Optionsfeld: Eine besondere Form des Markierfeldes, die insbesondere für Multiple-Choice-Fragebögen nützlich ist. Schließt man mehrere solcher Felder zu einer Gruppe zusammen, kann nur eines von ihnen zur selben Zeit ausgewählt werden.

  • Listenfeld: Diese Funktion erstellt ein Drop-down-Menü mit einer Auswahl von Optionen, die der Ersteller des Formulars vorher festgelegt hat. Das Listenfeld lässt sich auch mit einer bereits vorhandenen Datenquelle verbinden.

  • Kombinationsfeld: Es funktioniert wie ein Listenfeld, erlaubt es dem Nutzer des Formulars aber, eine zusätzliche Information einzutragen, wenn er keine der voreingestellten Optionen wählen möchte.

  • Beschriftungsfeld: Dies wird verwendet, um sämtlichen interaktiven Elementen einen Beschreibungstext (Label) hinzuzufügen. Auf diese Weise kann man zum Beispiel Markierfelder beschriften und sie mitsamt dazugehörigen Text im Dokument arrangieren.

  • Weitere Steuerelemente: Sie bieten je nach OpenOffice-Version weitere praktische Funktionen. Dazu gehört beispielsweise ein Regler, mit dem der Nutzer des Formulars durch eine festgelegte Liste von Zahlen (z. B. Geburtsjahre) scrollen kann. Das Datumsfeld wiederum fügt Ihrem Formular ein vorformatiertes Eingabefeld für Datumsangaben hinzu.

OpenOffice bietet zur Erstellung von Formularen diverse Werkzeuge (roter Rahmen), die Sie per Doppelklick nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren können.

Per Doppelklick auf ein beliebiges interaktives Element können Sie dessen Eigenschaften bis ins Detail anpassen. Dazu gehören sowohl Höhe und Breite eines Eingabefeldes sowie auch sein Rahmen, Titel und Darstellungsstil. Um die Arbeit an Ihrem Formular zu vereinfachen, können Sie Elemente auch mitsamt allen daran vorgenommen Einstellungen kopieren und an anderer Stelle erneut einfügen. Schalten Sie den Entwurfsmodus hin und wieder aus, um Ihre interaktiven Elemente zu testen.

Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf „Datei“ > „Exportieren als PDF“, um aus Ihrem OpenOffice-Dokument ein ausfüllbares PDF zu machen. Selbiges können Nutzer problemlos mit nahezu jedem beliebigen PDF-Reader öffnen, ausfüllen und wahlweise ausdrucken oder abspeichern und direkt an Sie zurücksenden.

Das nahezu gleiche Prozedere steht auch in LibreOffice so zur Verfügung!


Viel Erfolg!