Bokföring

I dubbel bokföring innebär varje transaktion att pengar flyttas mellan två eller fler "kontolådor". Det grundläggande principen är att varje affärshändelse påverkar minst två konton: ett konto debiteras (ökar) och ett annat konto krediteras (minskar), alltid i lika stor omfattning.

Till exempel, om ett företag köper en dator kontant, kommer de att debitera (öka) kontot för "Inventarier" och kreditera (minska) kontot för "Kassa". Detta säkerställer att bokföringen alltid balanserar, med lika mycket på debet- och kreditsidan, vilket är kärnan i den dubbla bokföringsmetoden.

Det är ett system som hjälper till att hålla bokföringen exakt och balanserad, och genom att "flytta pengar" mellan dessa kontolådor kan man tydligt se hur företagets resurser används och förändras över tid.

Vid årets slut går man igenom alla "lådor" eller konton för att säkerställa att bokföringen stämmer och att alla transaktioner har bokförts korrekt. Detta görs genom att stämma av saldona på alla konton och se till att summan av alla debetposter och kreditposter är lika stora, vilket är en grundläggande princip i dubbel bokföring.

Det är också då man gör bokslut, där man sammanställer företagets resultat och ställning för året. Alla intäkter och kostnader summeras för att räkna ut årets resultat (vinst eller förlust), och detta resultat förs över till eget kapital. Tillgångar och skulder kontrolleras också för att se till att balansräkningen balanserar.

Det är som att kontrollera att alla pengar ligger i rätt lådor och att totalsumman stämmer med företagets finansiella situation vid årets slut. Om något inte stämmer, måste man gå tillbaka och korrigera eventuella fel innan bokslutet kan avslutas.

Efter att bokslutet är klart och årets resultat har fastställts, kommer skatteverket (eller "skattmasen" som det ibland kallas) och tar sin del av vinsten i form av skatt.

Företaget är skyldigt att betala skatt på den vinst som uppstått under året, vilket innebär att en del av pengarna i "lådan" som representerar årets vinst går till skatteverket. Detta kan ske genom att pengar flyttas från ett konto för  som visar det resultat företaget gjort, till ett konto för skatteskulder. När skatten betalas, minskar skatteskulden och pengarna överförs från företagets konto till skatteverket.

Det är som att skatteverket tar en del av innehållet i den låda som representerar vinsten, vilket är deras andel av företagets framgång under året. Resten av pengarna stannar kvar i företaget och kan användas för att återinvestera, spara, eller dela ut till ägarna.

Vid månadsskiftet är det ofta en hektisk tid för företagets ekonomiavdelning. Det är då många räkningar ska betalas, och det är också då företaget får in betalningar från kunder för fakturor som har skickats ut tidigare. Det är mycket som händer på en gång, och det kräver noggrann planering och hantering.

Några av de saker som sker vid månadsskiftet inkluderar:

• Betalning av leverantörsfakturor: Företaget måste se till att alla leverantörsfakturor som förfaller till betalning vid månadsskiftet blir betalda i tid för att undvika påminnelseavgifter eller andra förseningskostnader.

• Inbetalning av kundfakturor: Företaget tar emot betalningar från kunder som har fakturerats för produkter eller tjänster. Dessa inbetalningar måste bokföras så att kundernas konton stämmer.

• Lön och andra utgifter: Månadsskiftet innebär ofta att löner ska betalas ut till anställda, tillsammans med eventuella skatter och avgifter kopplade till dessa löner.

• Avstämningar: Ekonomiavdelningen gör avstämningar för att säkerställa att alla transaktioner har bokförts korrekt och att företagets konton stämmer. Det kan också innebära att man följer upp utestående fakturor för att se vilka kunder som ännu inte har betalat.

• Planering av kassaflöde: Vid månadsskiftet är det viktigt att ha en klar bild av företagets kassaflöde, så att man kan säkerställa att det finns tillräckligt med pengar på kontot för att täcka alla utgifter.

Det är med andra ord en intensiv period där mycket ska hanteras på kort tid för att hålla företaget på rätt spår ekonomiskt.

Semesterlön är ett speciellt konto, eller "låda", där pengar reserveras för att täcka de anställdas lön under deras semester. Enligt svensk lag har anställda rätt till betald semester, och semesterlönen är det belopp som betalas ut under denna tid.

Företag gör regelbundna avsättningar till denna "låda" baserat på de anställdas löner och intjänad semester. Dessa avsättningar görs ofta varje månad som en del av löneprocessen, och beloppet sparas på ett särskilt konto tills det är dags att betala ut semesterlönen.

När en anställd tar ut semester, tas pengar från semesterlönekontot och betalas ut till den anställde. På så sätt har företaget alltid tillräckligt med medel avsatta för att täcka semesterkostnaderna, och den anställde får sin semesterlön utan att företagets kassaflöde påverkas negativt vid den tidpunkten.

Det är som en sparlåda där företaget kontinuerligt lägger undan pengar så att det finns tillräckligt för att betala ut löner under semestern, vilket säkerställer att både företaget och de anställda är förberedda inför semestertiden.

En periodiseringsfond är ett annat verktyg eller "låda" som företag kan använda för att jämna ut resultatet över flera år och på så sätt skjuta upp beskattningen. Genom att sätta av en del av vinsten till en periodiseringsfond kan ett företag minska sitt beskattningsbara resultat för ett år och istället föra över vinsten till framtida år.

Här är hur det fungerar:

• Avsättning: Företaget kan välja att sätta av upp till 25 % av sin beskattningsbara vinst till en periodiseringsfond under ett visst år. Dessa pengar flyttas då till en särskild "låda" som är periodiseringsfonden.

• Skjuta upp beskattning: Eftersom pengarna sätts av till en periodiseringsfond, minskar företagets beskattningsbara vinst för det aktuella året, vilket innebär att företaget betalar mindre skatt det året.

• Upplösning: Inom sex år måste företaget återföra (ta tillbaka) pengarna från periodiseringsfonden till beskattning. När pengarna återförs till beskattning, ökar det företagets beskattningsbara resultat för det året, vilket innebär att företaget då betalar skatt på dessa pengar.

• Flexibilitet: Periodiseringsfonden ger företag flexibilitet att hantera ojämna resultat mellan åren. Om ett företag exempelvis har ett år med hög vinst och ett annat med låg vinst, kan det använda periodiseringsfonden för att jämna ut resultatet och därmed skatten över dessa år.

I bland kan det hända att det hamnar en femtilapp bland pengarna. Om en sådan "femtilapp" hamnar bland pengarna i bokföringen innebär det att det kan uppstå en mindre avvikelse som behöver rättas till. Här är hur man vanligtvis hanterar sådana situationer:

1.  Upptäckt av felet: Under en avstämning eller genom en rutinmässig granskning av bokföringen upptäcker man att något inte stämmer. Till exempel, saldot på ett konto kanske inte matchar de faktiska pengarna som finns.

2. Korrigering:  När felet upptäcks, identifierar man vilken transaktion som orsakade avvikelsen och gör en korrigeringspost. Detta innebär att man bokför en ny transaktion som rättar till felet. Om femtilappen hamnat fel, ser man till att den flyttas till rätt konto eller "låda".

3. Dokumentation: Alla korrigeringar ska dokumenteras tydligt i bokföringen, så att det finns en spårbarhet. Detta är viktigt för att kunna visa vad som har hänt, både för intern kontroll och vid eventuell granskning av revisorer eller skatteverket.

4. Lärdomar: Det är också bra att undersöka hur misstaget kunde inträffa för att undvika att liknande situationer uppstår i framtiden. Det kan handla om att förbättra rutiner eller öka uppmärksamheten på detaljer.

Så även om en femtilapp skulle råka hamna på fel ställe, är det något som går att rätta till genom noggrann bokföring och uppföljning.