Prosjektdagbok (Hele Gruppe 14)

Vi møtte med Stig (vår kontaktperson fra IK Start) og Jean (Investor i IK Start), her diskuterte vi hvilke krav de satt til oppgaven. Vi skal utvikle et produkt fra en prototype av scorecards-systemet vi planlagte fra forrige semester. Vi skal da bruke prototypen som mal for utseende og ønsket funksjonalitet.

I dag utforsket og utdypet vi forståelsen av hva som forventes. Samt hva som er mulig og få til. Vi fikk også fått satt opp planlagt zoom-møte med nøkkelkundeansvarlig for Lime CRM technology. Formålet med zoom-møte blir og utdype hva slags potensial CRM-en har, slik at vi ikke begynner å lage noe som overskrider potensialet og funksjonaliteten til CRM-en.

Link til kunde ansvarlig for Lime CRM systemet: https://www.linkedin.com/in/madsskraastad/?originalSubdomain=no 

Zoom-møte brakte mye nyttig informasjon. Slik at vi som gruppe kan fortsette arbeidet uten å gå i fellen av å overplanlagge. Dersom vi ikke fikk snakket med den teknologisk ansvarlig, så hadde det blitt en større utfordring for oss å kartlegge kapasiteten til Lime CRM-systemet. Altså, i forhold til planene våre med vårt "Sponsor Score Cards"-system og hva som faktisk er mulig å få til. Nøkkelpunket som ble nevnt under zoom-møtet, var at det har blitt plassert restriksjoner på hva slags informasjon som kan hentes ut av Lime CRM-en dersom en nettside skal kobles til. Ønsket er at "Sponsor Score Cards"-systemet vårt vi skal hente informasjon direkte fra Lime CRM-systemet.

Kundeansvarlig for Lime CRM-systemet: https://www.linkedin.com/in/madsskraastad/?originalSubdomain=no 

I dag ble det planlagt hva slags økonomisk informasjon som var optimalt med oppdragsgiver. Videre får vi snart tilgang til IK Start sitt CRM-system i Lime, slik at vi vet hva slags restriksjoner som er på plass i databasen. Dermed kan vi som gruppe designe et kompatibelt system til den eksisterende databasen. Vi har også kommet i gang med Trello-board for å ha oversikt over oppgaver til prosjektet.

• 19.08.2025 – Det første fysiske møtet med IK Start og teamet vi skal samarbeide med. Her fikk vi informasjon om hva de ulike gruppene skal jobbe med, samt en avklaring av møtetidspunkter og forventninger til samarbeidet fremover.

• 22.08.2025 – Vi hadde en videoreferansesamtale med nøkkelkundeansvarlig for Lime-CRM, som ga oss en mye mer detaljert forståelse av hva vi konkret kan forvente i den kommende perioden. Samtalen inkluderte fyldig informasjon både om CRM-funksjonalitet og om hvordan Lime som selskap opererer videre.

• 26.08.2025 – Fikk tilgang til systemet som er i sentrum for dette prosjektet, altså Lime CRM. Brukte dagen på å få en organisert oversikt over systemet, samt lære meg dets funksjonaliteter. Systemet har stort potensial til å være et hovedsystem i Starts sentrale drift på daglig basis. Utfordringen fremover blir å finne ut hva slags type informasjon Start ønsker å legge inn i Lime CRM, og hvordan vi skal få tilgang til informasjonen. I første omgang har kontaktperson Stig bedt oss om å fokusere på sponsorer. Brukte derfor dagen på å få en grunnleggende oversikt over alle IK Starts sponsorer og hvordan vi kan presentere denne informasjonen oversiktlig i Lime CRM.

Brukte dagen på å føre mer data inn  i Lime CRM. Dette er noe som kommer til å bli mye av jobben vår fremover. IK START ønsker å sentralisere all sin data inn i et system. I dag brukte vi dagen på å legge inn data som omhandler frivillige arbeidere for IK Start. 

Arbeidsmessig kan denne dagen deles opp i tre deler. I morges startet vi dagen med et morgenmøte for å prate litt om hvor vi ligger an per d.d., og for å planlegge hva vi skulle jobbe med i dag. Det første vi gjorde, var en felles gjennomgang av Lime-CRM med hele gruppen. Der gikk vi gjennom hva som allerede ligger i systemet, hva vi trenger av data for å legge inn i systemet, og hva vi kan legge inn av data i løpet av dagen.

Dessverre har vi fortsatt ikke fått full admintilgang til systemet, på grunn av interne endringer, men vi vil få tilgang til mer av systemet i løpet av høsten. Da vil vi kunne få tilgang til flere funksjoner som gjør det enklere å implementere data i databasen vi jobber med.

Det var begrenset hva vi kunne legge inn av data i dag på grunn av manglende adminfunksjoner. Vi planla derfor hva vi trenger av data og hvordan vi skal organisere arbeidet videre for fremtiden.

I del 2 av dagen gikk vi gjennom et annet prosjekt som vi holder på med, nemlig implementering av en nettside og database som har med sponsorinformasjon å gjøre. Nettsiden skal fungere som en mal som kan brukes ved kontakt med sponsorer/leads. Altså, vårt "Sponsor Score Cards"-system.

Siste delen av dagen brukte vi på å jobbe med rapportskriving av Status 1, samt filming og bildedokumentasjon av omgivelsene våre. Beskrivelse av dette vil komme i Status 1-innleveringen, som skal leveres nå på fredag 12.09.2025.

Denne dagen ble gruppen delt i to. Den ene delen holdt et stand for promotering av kommende kamp for IK Start den helgen. Vi måtte også lage og forberede oss for presentasjon av Status 1 for neste uke, så det var dette den andre delen holdt på med.

Fikk tilgang til mange av kontraktene til IK Start slik at vi nå hadde mulighet til å implementere historikk og kontrakter inn i Lime CRM-en. dersom Lime ikke har potensiale til å automatisere mange funskjoner ble det mye manuelt arbeid, men på samme tid nødvendig arbeid. nå som CRM-en begynner å ta form og mye av informasjonen ligger inne i databasen organisert kan gruppen nå begynne å vri fokuset mot å videre utbygge sponsor scorecards som kan hjelpe med å gjøre en stor forskjell i forhandling med sponsorer videre i fremtid.

Fikk tilgang til oversikt over spesifikke avtaler IK Start har forhandlet seg frem til sammen med de ulike sponsorbedriftene for 2025. Denne dataen ble vi nødt til å implementere inn i Lime CRM, i tillegg til at vi oppdaterte noe av det som allerede hadde blitt implementert inn i Lime CRM, men dessverre på feil måte. Dette rettet vi opp i. Vi jobbet frem til lunsj med implementering og organisering av Lime CRM. Etter lunsj beveget vi oss over til det andre prosjektet vi holder på med, altså en nettside som skal vise bedriftsdata av nåværende og eventuelt fremtidige samarbeidspartnere. AKA. vårt "Sponsor Score Cards"-system. Hele poenget er at denne nettsiden skal gjøre det enklere for Start å knytte kontakt med/ få oversikt over ulike bedrifter, da denne nettsiden henter data via en API direkte fra Brønnøysundregistrene, som har tilgang til mye verdifull data som IK Start kan bruke i sin sponsorjakt eller dersom de ønsker reforhandling med en nåværende sponsor. Siden det går mye i engelsk i IK Start på grunn av amerikanere som jobber der, har vi tilrettelagt nettsiden slik at man kan velge mellom både engelsk og norsk språk. 

Vi fortsatte utviklingen av vårt "Sponsor Score Cards"-system. Vi lagde en funksjon for brukeren å legge til sine egne notater. Systemet er ikke knyttet til databasen enda. Vi har også ferdiggjort innhentingen av nyheter om bedriften man er inne på siden for. Vi har også ferdiggjort innhentingen av økonomiske data, og visualisert dette som grafer per bedrift.

Mye fokus på utvikling av vårt "Sponsor Score Cards"-system.  I tillegg har vi nå fått tilgang til API-en til Lime som gir oss muligheten til å bruke den hvis det viser seg at vår oppdragsgiver (IK Start) er interessert, og vi har nok tid til å faktisk bruke den til sin optimale potensial.  Dersom vi fikk tilgang ganske sent er det litt press om vi faktisk kommer til å få tid til å utbygge API-en fullt i systemet. Vi har fått opprettet en API-test inn i systemet, og fått den til å fungere med forskjellige API-kall som er et godt steg fremover.

Denne dagen har vi hatt et møte med sponsoransvarlig for å diskutere deres bruk og opplevelse av Lime CRM-systemet. Gjennom møtet fikk vi bedre innsikt av utfordringene til IK Start. Den opprinnelige tolkningen av oppgaven presentert tidlig i semesteret, viste seg å avvike noe fra det som ble klargjort i dette møte. Arbeidet så langt har vært nyttig og overførbar. Samtidig anerkjenner vi at fokuset burde vært rettet et annet sted fra  starten, og vi justerer kursen deretter.  Mindre fokus på vårt "Sponsor Score Cards"-system og mer fokus på Lime CRM-systemet.

Andre ting dagen har gitt er planlegging og  arbeid rettet mot status 2, noe som skal presenteres om et par uker. 

I dag hadde vi møte med vår kontaktperson fra Lime, som heter Mads. Møtet ble holdt over Zoom. Mads var interessert i å høre om fremgangen vår med bruken av Lime CRM-system. Vi fortalte ham at vi har møtt på noen utfordringer underveis. Utfordringene ble heldigvis godt tatt imot, da det er en forventet oppdatering av Lime CRM-systemet som tilbys til alle Norske fotballklubber.

Utfordringene våre baserer seg på at vi mangler funksjonalitet til å utføre det vi ønsker å gjøre. Heldigvis virker det som at den nye oppdateringen av Lime CRM-tjenestene for Norske fotballklubber skal inneholde de funksjonene vi etterspør. Forhåpentligvis er dette en utfordring vi kan løse før praksisperioden vår er avsluttet.

Mads var også interessert i å høre mer om vårt arbeid i Lime CRM-systemet, og hvordan vi ser på og bruker systemet. Dette skal vi ha et halvtimes møte om neste tirsdag. Gøy at arbeidet vårt vekker interesse!

I dag hadde vi et møte med en leder for medier og teknologi i Norsk Toppfotball, det var et veldig lærerikt og innholdsrikt møte hvor vi fikk svar på masse spørsmål angående CRM-systemet. Vi fikk også endelig administrator tilgang slik at vi kunne begynne å legge til og sortere produkter i systemet. Etter hvert ønsker vi også å få  til en slags mal for laging av kontrakter.  

Dagen startet med et morgenmøte. Planen var egentlig at en av de ansatte i Lime CRM, som vi har hatt kontakt med tidligere, skulle ha et digitalt møte med oss. Han ønsket å forstå mer av hvordan vi oppfatter oppsettet i Lime CRM som Start-brukere. Dessverre hadde han ikke mulighet, da han måtte utsette møtet til et senere tidspunkt.

Vi fortsatte derfor arbeidet med dataoppsettet i Lime. Hovedsakelig forsøker vi å finne en effektiv metode for å opprette avtaler i systemet, der vi kan «plukke og mikse» mellom de ulike tjenestene som Start tilbyr sine sponsorer. Et eksempel på dette kan være en plakat over et felt på stadion, eller losje/middag på kampdag. Dessverre har vi ennå ikke funnet en god metode for å gjøre dette i Lime-systemet med de funksjonene vi har tilgjengelig.

Vi brukte en god del tid på å finne en passende løsning, men bestemte oss etter hvert for å legge dette arbeidet på is.
Resten av dagen brukte vi på å oppdatere sponsor-scorecards-nettsiden og legge til flere funksjoner der.

Startet dagen med et morgen møte for å samle tankene og diskutere veien videre. Vi trengte lit veiledning og hadde et kort møte med en mann som heter Tom som jobber for norsk toppfotball. Tom er et mellomledd mellom selskaper som tilbyr tjenester til norske fotballklubber. En av disse tjenestene er Lime CRM. Tom lytter til klubbers behov utifra hva som ønskes i de forskjellige systemene og tjenestene som tilbys i Lime CRM-en. Tom ga oss god innsikt i hvordan vi kunne fortsette vårt arbeid med Lime CRM. Tom ga oss et godt tips om å kontakte IK START sin økonomiansvarlig for å finne ut av verdifull informasjon som kan hjelpe oss med videre implemtentering av kontraktsdata i Lime CRM. 

Den lille tiden vi hadde til overs i løpet av dagen brukte vi på å skrive manus til vår expo video for å så filme selve videon. Vi skrev også avsluttende refleksjon som nå er lagt inn på nettsiden. 

Denne dagen fokuserte vi på å begynne å avslutte prosjektoppgaven går. Det er 2 besøk igjen på stadion før vi er ferdig med dette faget. Først organiserte vi og fikk en liten oversikt på hvilke produkter de forskjellige sponsorpakkene har, deretter begynte vi å filme til expo -videoen.  Til slutt begynte vi å lage en bruker-manual for bruk av CRM-systemet for de ansatte på IK Start. 

I dag fortsatte vi med å skrive ferdig brukermanual for bruk av Lime CRM-systemet, samt ferdigstille arbeidet vårt inne i Lime CRM-systemet. Neste gang 18.11.2025 blir vår aller siste gang hos IK Start og dermed er praksisperioden vår over.