หน่วยที่ 8

เรื่อง การประยุกต์ใช้โปรแกรม และการนำเสนอ 

ความหมายของซอฟต์แวร์ประยุกต์

           ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software) คือซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้น เพื่อประยุกต์กับงานที่ผู้ใช้ต้องการ เช่น ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์จัดเก็บภาษี ซอฟต์แวร์สินค้า คงคลัง ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ซอฟต์แวร์กราฟิก ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล เป็นต้น การทำงานใดๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์ จำเป็นต้องทำงานภายใต้สภาพแวดล้อมของซอฟต์แวร์ระบบด้วย ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์ประมวลคำต้องทำงานภายใต้ซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการเอ็มเอสดอสหรือวินโดวส์ เป็นต้น ซอฟต์แวร์ประยุกต์ได้รับความนิยมใช้งานอย่างแพร่หลายในทุกวงการ ความนิยมส่วนหนึ่งมาจาก ขีดความสามารถของซอฟต์แวร์ประยุกต์นั้นๆ เพราะซอฟต์แวร์ที่ผลิตออกจำหน่าย ต่างพยายามแข่งขันกันหลายๆ ด้าน เช่น เรียนรู้และใช้งานได้ง่าย สนับสนุนให้ใช้กับเครื่องพิมพ์ได้ดี มีคู่มือการใช้ซอฟต์แวร์ที่อ่านเข้าใจง่าย ให้วิธีหรือขั้นตอนที่อธิบายไว้อย่างชัดเจน และมีระบบโอนย้ายข้อมูลเข้าออกกับซอฟต์แวร์อื่นได้ง่าย

ประเภทของซอฟต์แวร์ประยุกต์

           ซอฟต์แวร์ประยุกต์เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับทำงานต่าง ตามที่ต้องการ สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะด้าน เช่น โปรแกรมงานทะเบียน โปรแกรมการให้บริการเว็บ โปรแกรมงานด้านธนาคาร หรือเป็น ซอฟต์แวร์สำหรับงานทั่วไป เช่น การทำงานเอกสาร งานกราฟิก งานนำเสนอ

1. ซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะด้าน เป็น Software ที่ใช้สำหรับงานเฉพาะด้าน เช่น Software สำหรับงานธนาคารการฝากถอนเงิน Software สำหรับงานทะเบียนนักเรียน ซอฟต์แวร์คิดภาษี ซอฟต์แวร์การให้บริการร้าน Seven ฯลฯ

2. ซอฟต์แวร์สำหรับงานทั่วไป ป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับงานทั่วไป โดยในซอฟต์แวร์ 1 ตัวมีความสามารถในการทำงานได้หลายอย่าง เช่น ซอฟต์แวร์งานด้านเอกสาร (Microsoft Word ) มีความสามารถในการสร้างงานเอกสารต่าง ๆ จัดทำเอกสารรายงาน จัดทำแผ่นพับ จัดทำหนังสือเวียน จัดทำสื่อสิ่งพิมพ์

หลักการพื้นฐานของการนำเสนอ

ความหมายของการนำเสนอข้อมูล การนำเสนอข้อมูล Presentai tion หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้ฟัง ผู้ฟังโดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างๆ ฉันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดหมายของการนำเสนอ พื้นฐานของการนำเสนอข้อมูล การนำเสนอข็อมูลควรคำนึงถึงจุดสำคัญ 3 ส่วน คือ

1. การดึงดูดความสนใจ โดยการออกแบบให้สิ่งที่ปรากฏต่อสายตานั้นชวนมอง และมีความสบายตาสบายใจขึ้นเพื่อชมการนำเสนอ ดังนั้น การเลือกกลุ่มประกอบต่างๆ เช่น สีพื้น แบบ สี แบบขนาดของตัวอักษร รูปประกอบต้องเหมาะสมและสวยงาม

2. ความชัดเจนและความกระชับของเนื้อหา ส่วนที่เป็นข้อความต้องสั้นแต่ได้ใจความชัดเจน ส่วนที่เป็นภาพประกอบต้องมีความสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับข้อความที่ต้องการสื่อความหมาย การใช้ภาพประกอบ มีประโยชน์มาก ดังคำพังเพยภาษาอังกฤษที่ว่า “A picture is worth a thousand words” หรือ “ ภาพภาคหนึ่งนั้นมีค่าเทียบเท่ากับคำพูดหนึ่งพันคำ” แต่ประโยคนี้คงไม่เป็นจริงหากภาพนั้นไม่มีความสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับความหมายที่ต้องการสื่อ ดังนั้นก่อนที่จะตัดสินใจใช้ภาพใดประกอบ จึงควรตอบคำถามให้ได้เสียก่อนว่าต้องการใช้ภาพเพื่อสื่อความหมายอะไร และภาพที่เลือกมานั้น สามารถทำหน้าที่สื่อความหมายเช่นนั้นจริงหรือไม่

3. ความเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย การสร้างจุดเน้นตามข้อ 1 และข้อ 2 ข้างต้นต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายด้วย เช่น กลุ่มเป้าหมายเป็นเด็ก การใช้สีสดๆ ภาพการ์ตูนมีความเหมาะสม แต่ถ้ากลุ่มเป้าหมายเป็นผู้ใหญ่และเนื้อหาที่นำเสนอเป็นเรื่องวิชาการหรือธุรกิจ การใช้สีสันมากเกินไปและการใช้รูปการ์ตูนอาจทำให้ดูไม่น่าเชื่อถือเพราะขาดภาพลักษณ์ของการเอาจริงเอาจังไป

การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อการนำเสนอ

การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการนำเสนอข้อมูลมีหลักการ ดังนี้

1. ความเข้าใจกับงานที่ต้องการนำเสนอ ก่อนการเลือกระบบสารสนเทศมาใช้ในการนำเสนองานนั้น ต้องเข้าใจถึงลักษณะงานที่ต้องการนำเสนอก่อนว่าเป็นงานลักษณะใด เช่น เป็นข้อความ หรือมีการคำนวณหรือเป็นงานที่เกี่ยวกับการค้น การเก็บรักษาข้อมูล เพื่อเป็นแนวทางในการเลือกระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับงานนั้นๆ

2. เลือกโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งาน เพื่อทราบลักษณะของงานที่ต้องการนำเสนอแล้ว จะเลือกระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับการนำเสนองานนั้น งานบางอย่างอาจใช้ระบบสารสนเทศในการนำเสนอได้หลายอย่าง อาจต้องเลือกว่าจะใช้ระบบใด ผู้ใช้ต้องมีความเข้าใจในความสามารถของระบบนั้น โดยเฉพาะในส่วนของโปรแกรมว่าแต่ละโปรแกรมมีความสามารถใดบ้าง เราอาจจะต้องทำการประเมินว่าโปรแกรมใดมีความเหมาะสมเพียงใด แล้วจึงเรียกโปรแกรมที่เห็นว่า เหมาะสมที่สุด

3. จัดหาเครื่องมือตามความต้องการของโปรแกรม โปรแกรมแต่ละโปรแกรมมีความสามารถไม่เหมือนกัน ขนาดของโปรแกรมก็ไม่เท่ากัน ทำให้ความต้องการของฮาร์ดแวร์ในการทำงานตามโปรแกรมนั้นแตกต่างกันในคู่มือการใช้งานโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์นั้น จะบอกข้อกำหนดของฮาร์ดแวร์ที่ต้องการสำหรับการใช้งานไว้ว่าจะต้องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง จะต้องจัดหาฮาร์ดแวร์ให้ได้ตามข้อกำหนดนั้นให้สามารถใช้งานซอฟต์แวร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับระบบโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์นั้น ส่วนใหญ่สามารถนำมาใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์มาตรฐานที่ขายทั่วไปได้เลย ยกเว้นอุปกรณ์ประเภทเครื่องพิมพ์เลือกตามความต้องการว่าเป็นเครื่องจีนสีขาว/ดำ หรือหลายสี จอภาพจะใช้ขนาดใหญ่กี่นิ้ว หรือฮาร์ดดิสก์ที่อาจต้องดูขนาดความต้องการว่าซอฟต์แวร์ขนาดเท่าใด และฮาร์ดดิสก์จะพอใช้หรือไม่ เพราะในไมโครคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่อง นั้นเรามักจะบรรจุโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ไว้หลายชนิด และปริมาณแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่เดิมอาจมากจนกระทั่งพื้นที่ที่เหลือไม่เพียงพอต่อการใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปใหม่นั้น

4. การใช้งานโปรแกรม ในการใช้งานนั้น นอกจากผู้ชายจะต้องทำความเข้าใจการทำงานของฮาร์ดแวร์ว่าใช้งานอย่างไรแล้ว รายละเอียดการใช้งานซอฟต์แวร์ ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ใช้จะต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อนการใช้งาน ส่วนใหญ่จะศึกษาจากคู่มือของโปรแกรมสำเร็จรูปนั้นเพื่อความเข้าใจในความสามารถก่อน ปกติแล้วคู่มือการใช้งานมาจากเจ้าของผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ซึ่งมักจะอธิบายถึงความสามารถตามฟังก์ชันที่มีอยู่ แต่มักจะไม่ค่อยมีตัวอย่างการประยุกต์ใช้ผู้ใช้ต้องทดลองเองจึงได้มีผู้ที่มีความรู้ความสามารถในโปรแกรมนั้นๆ ทำคู่มือการใช้งานในลักษณะการประยุกต์ มีตัวอย่างของงานแสดงให้เห็น ทำให้สามารถเรียนรู้ได้อย่างเร็วขึ้นและในปัจจุบันนี้มีการทำคู่มือการใช้งาน ในรูปของสื่อคอมพิวเตอร์ที่เข้าใจได้ง่ายยิ่งขึ้น เช่น ทำเป็นซีดีการใช้งาน เป็นต้น ฉะนั้น ผู้ใช้งานที่ยังไม่มีประสบการณ์จึงควรเรียนรู้จากคู่มือการใช้งาน ทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อน แล้วจึงลงมือปฏิบัติด้วยตนเอง

5. การเตรียมการนำเสนอ
   - ศึกษาและรวบรวมข้อมูลเนื้อหาที่จะนำเสนอ
   - จัดทำโครงร่างเนื้อหาให้มีความยาวของเรื่องเหมาะแก่ระยะเวลาในการนำเสนอ
   - จักลำดับเรื่องให้สอดคล้องเป็นเรื่องเดียวกัน
   - เตรียมการนำเสนอจริง ต้องซ้อมการพูดให้เข้ากับแผ่นสไลด์ด้วยการจับเวลา
   - เตรียมเอกสารประกอบการบรรยาย

รูปแบบในการนำเสนอข้อมูล

     โปรแกรมสำเร็จรูปในการนำเสนอ presentation Software เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ช่วยงานด้านการนำเสนอข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ซึ่งอาจเป็นการนำเสนอข้อมูลให้กับผู้เข้ารับฟังการประชุมการสัมมนาในการบรรยายในการจัดการเรียนการสอนเป็นต้น โดยทั่วไปนิยมใช้คอมพิวเตอร์ไปพ่วงต่อกับเครื่องฉายวีดีทัศน์ LED projector หรือจอโทรทัศน์ขนาดใหญ่เพื่อนำเสนอข้อมูลให้กับผู้ฟังที่มีจำนวนมากการนำเสนอที่นิยมใช้กันมี 2 แบบคือการนำเสนอแบบ slide และการนำเสนอบนเว็บ

1. การนำเสนอแบบสไลด์ (Slide Presentation) การนำเสนอแบบ slide เป็นโปรแกรมช่วยนำเสนอปัจจุบันใช้โปรแกรม PowerPoint เป็นสื่อประกอบการบรรยายและการนำเสนอกันมากที่สุดเพราะเป็นโปรแกรมนำเสนอผลงานที่ใช้ง่ายและสามารถนำเสนอข้อมูลได้อย่างน่าสนใจ

2. การนำเสนอบนเว็บ (Web Presentation) การนำเสนอบนเว็บมีลักษณะคล้ายคลึงกับการนำเสนอด้วยสื่อทั่วไปคือมีวัตถุประสงค์เพื่อการสื่อสารระหว่างผู้ส่งและผู้รับโดยมีเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเป็นสื่อเพื่อให้การนำเสนอบนเว็บน่าสนใจและดึงดูดผู้ชมจำ เป็นต้องทราบหลักการและวิธีการออกแบบและการนำเสนอที่ดีผู้ที่จะออกแบบควรเรียนรู้และเข้าใจถึงกระบวนการของการนำเสนอก่อน