หน่วยที่ 6

เรื่อง การสร้างตาราง และแผนภูมิในสไลด์

การสร้างตาราง

โดยปกติแล้วหากข้อมูลที่นำเสนอบนสไลด์ที่มีรายละเอียดค่อนข้างมากและจำเป็นที่จะต้องจัดวางตำแหน่งเป็นลักษณะคอลัมน์มักจะนิยมใช้เทคนิคของตารางเข้ามาช่วยในการจัดตำแหน่งข้อมูล

1. คลิกที่เมนู Insert 

2. เลือกปุ่มคำสั่งตาราง

3. แดรกเมาส์ขนาดตามที่ต้องการ

4. จะได้ตารางตามจำนวนที่ต้องการ

  การนำเสนอข้อมูลลงในรูปแบบกราฟส่วนใหญ่จะใช้ในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบข้อมูล เพราะสามารถนำสื่อความหมายได้ชัดเจน โดยสามารถเลือกกราฟชนิดต่างๆ ให้เหมาะสมกับข้อมูลที่ต้องการนำเสนอได้

การสร้างกราฟ

       สามารถนำข้อมูลตัวเลขที่ต้องการเปรียบเทียบหรือแสดงความสัมพันธ์ มาประกอบงานนำเสนอใน PowerPoint ด้วยการสร้างเป็นกราฟหรือแผนภูมิแบบต่างๆ ได้ตามวิธีการดังนี้

1. เปิดโปรแกรม PowerPoint เลือกเมนู Insert > Chart 2. จะปรากฏรูปแผนภูมิ และตารางสำหรับป้อนข้อมูล ให้พิมพ์ค่าตัวเลขลงในตารางดังกล่าว

2. หากต้องการเปลี่ยนแผนภูมิเป็นรูปแบบอื่น เช่น แบบ Line, Pie, Area ให้คลิกที่เมนู Chart > Chart Type เลือกรูปแบบแผนภูมิที่ต้องการ แล้วคลิก OK

การแก้ไขข้อมูในกราฟ

เลือกแผนภูมิที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงภายใต้ เครื่องมือแผนภูมิ บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ข้อมูล ให้คลิก แก้ไขข้อมูล Microsoft Office PowerPoint จะเปิดหน้าต่างที่แยก และจะแสดงแผ่นงานที่คุณต้องการแก้ไข เมื่อต้องการแก้ไขเนื้อหาของชื่อเรื่องหรือข้อมูลในเซลล์ ในแผ่นงาน Excel ให้คลิกเซลล์ที่มีชื่อ เรื่องหรือข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วพิมพ์ข้อมูลใหม่ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

ถ้าแผนภูมิมีการเชื่อมโยง ให้บันทึกแผ่นงานแล้ว ปรับปรุงแผนภูมิใน PowerPoint

ถ้าแผนภูมินั้นถูกฝัง ให้ไปยังขั้นตอนที่ 5 PowerPoint จะบันทึกแผนภูมิฝังตัวโดยอัตโนมัติ บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก จบการทำงาน

ผังองค์กร

ผังองค์กร คือ แผนผังที่แสดงรายชื่อและตำแหน่งของบุคลภายในองค์กร ซึ่งสามารถสร้าขึ้นได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ Smart Art ซึ่งโปรแกรมมีผังองค์กรในรูปแบบต่างๆให้เลือกใช้งาน

การสร้างผังองค์กร

1. คลิกที่แท็บแทรก

2. คลิกที่ปุ่มคำสั่ง Smart Art

3. เลือกคำสั่งลำดับชั้น

4. เลือกรูปแบบที่ต้องการ

5. คลิกที่ปุ่ม OK

การเพิ่มตำแหน่งแผนผังองค์กร

สามารถเพิ่มตำแหน่งในผังองค์กรได้ ดังนี้

1. คลิกที่ผังองค์กร

2. คลิกที่แท็บออกแบบ (Design)

3. เลือกปุ่มคำสั่งเพิ่มรูปร่าง (Add Shape)

4. เลือกตำแหน่งที่ต้องการเพิ่ม (Add Shape After)

การใส่รูปเล่มในการนำเสนอข้อมูล จะช่วยให้ข้อมูลนั้นดูน่าสนใจมากยิ่งขึ้น โดยสามารถแทรกวัตถุ หรือสื่อมัลติเดียลงไปในสไลด์ได้