Associazione “Insieme si può fare”

Trattamento “corsi e laboratori”

Informativa all’Interessato

Categorie e Dati oggetto del Trattamento

Il Trattamento riguarda le persone fisiche che partecipano ai corsi e laboratori organizzati dall’associazione. I dati trattati sono nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, email e numero di telefono ed, in caso di minori, nome, cognome, data di nascita, codice fiscale del minore e nome, cognome, email e numero di telefono di uno e entrambe i genitori o di chi ne fa le veci. Il trattamento inoltre riguarda le email nelle quali si richiedono informazioni sui corsi/laboratori e/o si chiede l’iscrizione e le relative email di conferma e le immagini, riprese audio/video e fotografie realizzate durante le attività che potrebbero ritrarre l’interessato in modo riconoscibile.

Finalità

Il Trattamento è finalizzato all’organizzazione dei corsi/laboratori, alla gestione dei relativi registri di presenza, alla stipula di apposita polizza assicurativa per i partecipanti, all’invio di comunicazioni di tipo logistico organizzativo e di comunicazioni relative a futuri corsi/laboratori.

Il trattamento delle immagini fotografiche e video è finalizzato alla promozione delle attività che l’Associazione realizza per il perseguimento delle proprie finalità.

Modalità di Trattamento

Il Titolare inserisce i dati dei partecipanti ai corsi in appositi registri informatici e cartacei gestiti dal Responsabile del Trattamento. Il Titolare custodisce i dati (in forma cartacea che elettronica) per due anni dopo la fine del corso/laboratorio.

Il numero di telefono potrà essere utilizzato per creare liste Broadcast o gruppi whatsapp (che verranno eliminati alla fine del corso/laboratorio) all’interno dei quali far circolare più velocemente le comunicazioni di tipo logistico-organizzativo.

Le email nelle quali si chiedono informazioni su corsi e/o laboratori o ci si iscrive e le relative email di conferma sono distrutte dopo due anni dall’ultimo contatto.

Gli indirizzi di posta elettronica sono tenuti indefinitamente al fine di promuovere future iniziative/attività organizzate dall’associazione.

Le immagini vengono riprese da persone espressamente autorizzate dal Titolare e sono condivise con “Insieme si può fare”. Chi le riprende è pregato di cancellare tutte le immagini dopo la condivisione.

“Insieme si può fare” selezionerà le immagini cancellando tutte quelle che non intende utilizzare. Le immagini saranno trattate informaticamente e tenute su un PC non collegato a internet in un archivio accessibile solo a poche persone in Associazione. [se non è così, cancellare questa seconda frase] e saranno cancellate dopo 2 anni.

Le immagini sono diffuse attraverso il sito e/o la pagina Facebook e/o Instagram e/o Youtube dell’Associazione.

I moduli di consenso sono custoditi in forma cartacea in un apposito classificatore presso la sede dell’Associazione per 5 anni.

Ulteriori Trattamenti

I dati dei partecipanti ai corsi/laboratori potranno essere condivisi con la compagnia assicurativa con la quale sarà stipulata la polizza per la copertura assicurativa.

Consenso al Trattamento

Il Trattamento riguarda solo persone che si sono fatte parte attiva ai corsi e laboratori organizzati dall’associazione. Il Titolare chiederà a tutti gli interessati un Consenso a norma del Regolamento europeo 679/2016 GDPR.

Esercizio dei diritti di accesso, modifica, cancellazione

Il Titolare si impegna ad aderire immediatamente o al massimo entro 10 giorni, alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali o di opposizione a ulteriori Trattamenti qualora queste provengano dall’Interessato.

Gli audio/video e le immagini potranno essere condivise attraverso social media ed altri siti web anche senza l’autorizzazione del Titolare e potrebbe risultare impossibile la loro cancellazione.

Rischi per l’Interessato e misure di riduzione

In caso di perdita dei dati il danno per la privacy dell’Interessato sarebbe assai limitato. In caso di accesso indebito o di diffusione delle informazioni, il danno potrebbe essere significativo: di conseguenza l’associazione “Insieme si può fare” ha disposto alcune misure tese alla limitazione del rischio. I dati non sono soggetti a ulteriori Trattamenti da parte di terzi a parte quelli indicati in precedenza. I dati non sono condivisi con alcuna persona fisica o giuridica esterna al Direttivo dell’Associazione ad eccezione delle immagini condivise sui social media. Il classificatore che contiene le copie su carta dei consensi è custodito in un armadio chiuso a chiave presso la sede operativa dell’Associazione.

Le immagini vengono riprese da persone espressamente autorizzate dal Titolare e sono condivise con l’associazione “Insieme si può fare”. Chi le riprende è pregato di cancellare tutte le immagini dopo la condivisione.

L’associazione selezionerà le immagini cancellando tutte quelle che non intende utilizzare. Le immagini saranno trattate informaticamente e tenute su un PC non collegato a internet o su un hard disk esterno accessibile solo a poche persone in Associazione.

È possibile che queste immagini siano condivise da terzi attraverso social media o siti web di terzi anche senza l’autorizzazione del Titolare. È anche possibile che queste immagini siano ‘taggate’ cioè associate da terzi al nome e cognome del soggetto e come tali indicizzate da motori di ricerca.

All’interno dell’Associazione solo il Presidente ed i membri del direttivo formalmente nominati, hanno possibilità di accedere agli archivi cartacei ed elettronici e possono aggiornarli.

Dopo 2 anni dalla data dell’ultimo contatto con l’interessato i dati vengono distrutti ad eccezione degli indirizzi di posta elettronica che verranno eliminati su richiesta dell’interessato e quelli contenuti sui moduli di consenso che vengono tenuti indefinitamente.

Data Breach

Nel caso in cui il Titolare del Trattamento dati subisca il furto dei dati e abbia motivo di credere che siano stati divulgati dati personali sensibili (data breach) attiverà – se del caso – una segnalazione alla Autorità garante e comunicherà l’accaduto a tutti gli interessati.

Legittimità e base giuridica del Trattamento dati

Considerando che:

§ l’associazione “Insieme si può fare” non ha altra finalità che condividere le proprie competenze e professionalità a beneficio della collettività, organizzando attività di natura esperienziale e laboratoriale rivolte prevalentemente ad adolescenti;

§ i dati, ad eccezione degli audio/video e delle immagini, non saranno mai condivisi con nessuna altra Associazione o persona giuridica o fisica ad eccezione della compagnia di assicurazioni;

§ sono messe in atto procedure di sicurezza che riducono il rischio di accesso indebito o divulgazione dei dati

§ i soggetti ripresi/ritratti sono riconoscibili ma non è probabile che siano legati a un nome e cognome

§ è possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati

§ il Titolare ha un legittimo interesse a rendere note le sue iniziative in modo da perseguire al meglio i suoi obiettivi statutari

§ il Titolare ritiene il Trattamento dati in questione legittimo e conforme al Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.

Titolare del Trattamento è l’Associazione “Insieme si può fare” via Vincenzo Gioberti, 6 –Fara in Sabina tel. 320/2826645, e-mail insiemesipuofareodv@gmail.com - https://sites.google.com/view/insiemesipuofareodv.

Responsabile del Trattamento è lo stesso Titolare il quale dispone dei mezzi e delle competenze.

Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati, non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).