IN BAO THƯ GIÁ RẺ, IN NHANH LẤY LIỀN TẠI TP.HCM

Trong bộ nhận diện văn phòng, bao thư thường là chi tiết dễ bị xem nhẹ. Tuy nhiên, đây lại là vật phẩm xuất hiện khá thường xuyên khi doanh nghiệp gửi hợp đồng, báo giá, hồ sơ, thư mời hoặc tài liệu cho khách hàng và đối tác.

Một mẫu bao thư được thiết kế chỉn chu sẽ giúp tài liệu bên trong trông chuyên nghiệp hơn, đồng thời tạo sự đồng bộ với logo, danh thiếp, giấy tiêu đề và các ấn phẩm khác của doanh nghiệp.

Bao thư doanh nghiệp thường được dùng trong những trường hợp nào?

Bao thư có thể sử dụng cho nhiều mục đích như gửi hợp đồng, báo giá, hồ sơ, chứng từ, thư cảm ơn, thư mời, tài liệu nội bộ hoặc giấy tờ giao dịch.

Với những doanh nghiệp thường xuyên làm việc với khách hàng và đối tác, bao thư có in nhận diện riêng sẽ chuyên nghiệp hơn so với sử dụng phong bì trắng thông thường.

Ngoài ra, việc in sẵn logo, tên công ty, địa chỉ và thông tin liên hệ cũng giúp tiết kiệm thời gian mỗi khi cần gửi tài liệu.

Bao thư nên có những thông tin gì?

Không nên đưa quá nhiều nội dung lên một chiếc bao thư. Phần thông tin cơ bản thường chỉ cần:

• Logo doanh nghiệp.

• Tên công ty.

• Địa chỉ.

• Số điện thoại.

• Email.

• Website nếu cần.

Một số doanh nghiệp có thể thêm slogan hoặc các yếu tố nhận diện, nhưng nên giữ bố cục gọn và dễ nhìn.

Nếu đang chuẩn bị làm mẫu riêng, có thể tham khảo thêm dịch vụ để xem cách bố trí logo, thông tin và các kiểu bao thư thường dùng trong doanh nghiệp.

Thiết kế bao thư nên đơn giản hay nổi bật?

Theo mình, bao thư không cần quá nhiều hiệu ứng.

Đây là ấn phẩm văn phòng nên sự gọn gàng, rõ ràng và đồng bộ với thương hiệu thường quan trọng hơn việc làm thật nhiều chi tiết trang trí.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp đã có màu nhận diện chính thì chỉ cần sử dụng màu đó ở logo, đường viền hoặc một vài mảng trang trí nhỏ là đủ.

Không nên dùng quá nhiều font, nhiều màu hoặc quá nhiều hình ảnh vì dễ làm bao thư mất đi tính chuyên nghiệp.

Chọn kích thước theo loại tài liệu bên trong

Kích thước bao thư nên được chọn dựa trên loại giấy tờ thường xuyên sử dụng.

Nếu chủ yếu gửi giấy A4 gấp lại thì có thể dùng dạng bao thư nhỏ gọn.

Nếu cần đựng tài liệu A4 mà không gấp, hồ sơ hoặc nhiều giấy tờ cùng lúc thì nên dùng loại lớn hơn.

Việc xác định đúng kích thước từ đầu giúp tránh tình trạng bao thư quá chật hoặc quá rộng so với tài liệu thực tế.

Chất liệu giấy cũng ảnh hưởng đến cảm nhận

Bao thư dùng cho hồ sơ nội bộ có thể không cần giấy quá dày. Nhưng nếu thường xuyên gửi cho khách hàng, đối tác hoặc dùng trong các dịp quan trọng thì nên chọn chất liệu có độ cứng và bề mặt tốt hơn.

Giấy quá mỏng có thể khiến bao thư dễ nhàu trong quá trình vận chuyển.

Ngược lại, giấy quá dày cũng chưa chắc cần thiết nếu doanh nghiệp sử dụng số lượng lớn hàng ngày.

Tốt nhất nên chọn theo mục đích sử dụng và ngân sách.

In màu hay chỉ in một màu?

Nếu logo doanh nghiệp có nhiều màu và yêu cầu nhận diện cao thì in màu sẽ phù hợp hơn.

Với những thiết kế tối giản, in một hoặc hai màu vẫn có thể đẹp và chuyên nghiệp nếu bố cục tốt.

Không nhất thiết bao thư phải thật nhiều màu mới nổi bật. Nhiều mẫu chỉ sử dụng logo, một màu thương hiệu và phần thông tin cơ bản nhưng vẫn tạo cảm giác rất chỉn chu.

Nên kiểm tra gì trước khi đặt in?

Trước khi gửi file, nên kiểm tra kỹ:

• Tên công ty.

• Địa chỉ.

• Hotline.

• Email.

• Website.

• Logo.

• Màu nhận diện.

• Kích thước bao thư.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp vừa thay đổi địa chỉ hoặc số điện thoại thì nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin cũ trước khi in số lượng lớn.

Một lỗi nhỏ trên bao thư có thể khiến cả lô in không còn sử dụng được.

Bao thư nên đồng bộ với bộ nhận diện văn phòng

Nếu doanh nghiệp đã có name card, giấy tiêu đề, folder hoặc catalogue thì bao thư cũng nên sử dụng cùng hệ màu, logo và phong cách thiết kế.

Sự đồng bộ này giúp thương hiệu nhìn chuyên nghiệp hơn khi các ấn phẩm được sử dụng cùng nhau.

Khách hàng có thể không chú ý riêng từng chi tiết, nhưng tổng thể đồng bộ thường tạo cảm giác tin cậy và chỉn chu hơn.

Kết luận

Bao thư là một ấn phẩm khá nhỏ nhưng lại xuất hiện trong nhiều tình huống giao tiếp với khách hàng và đối tác.

Một mẫu bao thư tốt không cần quá cầu kỳ. Chỉ cần đúng kích thước, thông tin rõ, logo sắc nét và thiết kế đồng bộ với thương hiệu là đã đủ tạo cảm giác chuyên nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị làm mới bộ nhận diện văn phòng, bao thư là một trong những hạng mục nên được đầu tư cùng với danh thiếp, giấy tiêu đề và các tài liệu giao dịch khác.