JENIS- JENIS ARSIP

Berikut ini merupakan jenis-jenis arsip dan contoh beserta penjelasannya berdasarkan fisik, masalahnya, pemiliknya, sifat, fungsi, kekuatan hukum, dan tingkat keasliannya.

1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

• Arsip berbentuk lembaran. Contohnya: surat, kuitansi, faktur, dll

• Arsip tidak berbentuk lembaran. Contohnya: disket, flash disk, cd, dvd, dll

2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya

• Financial record, yaitu catatan yang berkaitan dengan masalah keuangan. Misalnya kuitansi, giro, cek.

• Inventory record, yaitu catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga.

• Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.

• Sales Record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen distributor,dan daftar penjualan barang.

• Production record, yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan, data produksi barang atau jasa, dll.

3. Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya

• Lembaga Pemerintahan, yaitu meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).

• Instansi Pemerintah/swasta, yaitu meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.

4. Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

• Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya memiliki kegunaan informasi. Misalnya surat undangan, dan brosur.

• Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting/dibutuhkan, namun dengan seiringnya waktu  tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh: surat lamaran kerja.

• Arsip penting, yaitu arsip yang mengikat antara masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian atau surat kuasa.

• Arsip sangat penting, yaitu dokumen yang keberadaannya sangat penting dan dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.

• Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang atau kelompok tertentu dalam sebuah organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.

5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya

A. Arsip dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dibagi lagi menjadi 3 jenis yaitu :

• • Arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau arsip yang masih terus-menerus dipergunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi. Contohnya : Daftar hadir atau absen karyawan

  • Arsip inaktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi. Contohnya : Rapot

  • Arsip vital adalah dokumen yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh : Ijazah dan Sertifikat Tanah dan Bangunan

B. Arsip statis yaitu dokumen yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Contohnya : Surat Keputusan.

6. Jenis Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum

• Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.

• Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.

7. Jenis Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya

• Arsip Asli, adalah dokumen yang awal dari mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan basah dan legalisasi asli atau dokumen utama.

• Arsip Tembusan, adalah dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana proses pembuatannya bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli.

• Arsip Salinan, adalah dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

Mengingat pentingnya mengetahui jenis-jenis arsip, penataan atau pengelolaan arsip bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapat perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor/perusahaan benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua karyawan atau pegawai dalam organisasi. 

TERIMA KASIH ATAS PARTISIPASI PEMBELAJARAN HARI INI YA...JANGAN LUPA UNTUK SELALU BELAJAR.

SAMPAI BERTEMU DI PEMBELAJARAN SELANJUTNYA. TERIMA KASIH

WASSALAMMU'ALAIKUM WR.WB