RUANG LINGKUP DAN TUJUAN KEARSIPAN

Ruang lingkup kegiatan kearsipan adalah:

1. Penerimaan,meliputi : pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan.

2. Pencatatan, meliputi:

pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan perangkat seperti buku agenda, lembar disposisi, dll.

3. Penyimpanan, meliputi:

pengelompokan sesuai pola klasifikasi menyimpan berkas dan tempat penyimpanan serta melakukan penataan di tempat penyimpanan.

4. Perawatan, meliputi:

menyusuun jadwal dan merencanakan bahan perawatan.

5. penggunaan/pelayanan, meliputi:

menyusun tata tertib dan menyiapkan  serta perangkat pelayanan.

Pelayanan terhadap peminjaman arsip

Lokasi pelayanan dan perangkat pelayanan.

6. Penyusutan dan Pemusnahan ,meliputi:

menyusun retensi arsip,menilai penggunaan arsip,membentuk panitia,membuat usulan,melakukan penyiangan dan pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan arsip.

*Istilah

-Retensi arsip : jangka waktu penahanan sesuai dengan fungsinya.

-Menilai Penggunaan arsip, rumusnya:

AP =   ∑ PERMINTAAN

          × 100 % 

∑ TERSIMPAN

jika kurang dari 15 % maka sebaiknya disusutkan atau  dimusnahkan.

-Membentuk panitia : jika diperlukan unutuk representatif

-Membuat usulan : - membuat permohonan untuk penyusutan

  -menunggu jawaban

-Melakukan penyiangan: melakukan pencabutan terhadap arsip yang disimpan untuk disusutkan/dimusnahkan.

-Pelaksanaan penyustutan dan pemusnahan :

setiap tahap ini dilakukan maka  panitia harus membuat berita acara.

D. TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP

1. Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Akuisisi Arsip Statis

a. arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak   langsung.

b. Lembaga kearsipan wajib membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik.

c. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.

d. Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.

e. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.

Pengolahan Arsip Statis

a. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.

b. Pengolahan arsip statis berdasarkan standar deskripsi arsip statis.

Preservasi Arsip Statis

a.Preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.

b.Preservasi arsip statis dilakukan secara preventif dan kuratif.

Akses Arsip Statis

a. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis kepentingan pengguna arsip.

b. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

c. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

d. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan yang ditetapkan oleh ANRI serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Syarat dan ketentuan khusus Akses Arsip Statis

a. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.

b. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta  arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.

c. Arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala ANRI atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.

d. Arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan.

e.Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:

- tidak menghambat proses penegakan hukum;

- tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;

- tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;

- tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi

kerahasiaannya;

- tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;

- tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;

- tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;

- tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan

- tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

f. Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan, arsip dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan

g. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya.

h. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.

i. Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga kearsipan.

2. Pengelolaan Arsip Dinamis

a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

b. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip

c. Tujuan Pengelolaan arsip dinamis untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah

d.Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

- penciptaan arsip;

- penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan

- penyusutan arsip.

c. Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.

d. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

e. Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang   dikelolanya secara akurat.

e. Penciptaan Arsip Dinamis

- Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

- Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.

- Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.

- Pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip

f. Penggunaan Arsip Dinamis

- Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.

- Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.

- Pencipta arsip wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.

g. Pemeliharaan Arsip Dinamis

• Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip.

• Pemeliharaan arsip dinamis sesuai dengan standar pemeliharaan arsip.

h. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan

a. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.

b.Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA (jadwal retensi arsip) dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

i. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Jadwal Retensi Arsip.

a. Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.

b. JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

j. Penyusutan arsip meliputi:

- pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip;

- pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan

- penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

- Pemusnahan Arsip

 Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b dilakukan terhadap arsip yang:

- tidak memiliki nilai guna;

- telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;

- tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan

- tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Pemusnahan wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.

Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.