een (nieuwe) ZAAK

Het 'maken' van een ZAAK

Indien alle gegevens zijn ingevuld in de spreadsheet GMAK2018 kan met die gegevens een nieuwe zaak worden (aan)gemaakt in de sheet ABRACADABRA.

Het (aan)maken van een nieuwe zaak houdt het volgende in:

• Er wordt in de folder ZAKEN een zaakfolder gemaakt met de zaaknaam als naam.
• Er wordt in Gmail een label aangemaakt met de zaaknaam als naam. Op de zaak betrekking hebbende emails kunnen en moeten met dat label worden gelabeld. Indien een email is geopend dan kan de email via een label 'teken' in de bovenste grijze balk van een label worden voorzien.
• Indien het gaat om een toevoegingszaak worden de gegevens van de zaak ingevoerd in de sheet Toevoegingen.

Namen van zaken en bestanden

De zaaknaam speelt een belangrijke rol in GMAK2018. De zaaknaam moet uniek zijn. Door middel van de zaaknaam 'communiceren' de GSuite applicaties (Gmail, Google Agenda, Drive, de spreadsheet GMAK2018, enzovoort) met elkaar. Daarnaast wordt de zaaknaam gebruikt voor het hernoemen van op de zaak betrekking hebbende bestanden. Aan de bestandsnaam ('zaaknaam-jjmmdd-soortbestand') is te zien over welke zaak het gaat en om wat voor document het gaat. Gebruik van de zaaknaam maakt het zoeken naar op de zaak betrekking hebbende stukken makkelijker. Door opmaak van de datum (jjmmdd) zitten de op een zaak betrekking hebbende bestanden in chronologische volgorde in de zaakfolder waar ze horen. Vanuit de sheet POSTBUS kunnen bestanden worden voorzien van de juiste naam.

De dagelijkse gang van de ZAAK

Op een zaak betrekking hebbende emails worden in Gmail gelabeld met een label met de zaaknaam als naam. Door het label zijn de op een zaak betrekking hebbende emails in Gmail gemakkelijk te traceren en te raadplegen. GMAK2018 gebruikt het label voor het schrijven van tijd. Een deel van het labelen gebeurt automatisch. Handmatig labelen is terug gebracht tot het minimale.

Emails kunnen vanzelfsprekend worden geschreven in Gmail. Het is echter gemakkelijker om een concept email te maken in ABRACADABRA en deze in Gmail te openen en verder te verwerken. ABRACADABRA maakt daarbij gebruik van gegevens uit de spreadsheet GMAK2018. Het is overigens mogelijk om andere gegevens in het onderwerp van de email op te nemen dan de zaaknaam. Bijvoorbeeld het zaaknummer of persoonsgegevens van cliënt.

Op een zaak betrekking hebbende afspraken worden in Google Agenda 'gelabeld door het gebruik van de zaaknaam als naam van de 'gebeurtenis'. Ook hier gebruikt GMAK2018 dat 'label' voor het schrijven van tijd.

In ABRACADABRA worden op de zeek betrekking hebbende gegevens samengevoegd met een sjabloon naar keuze. Het samengevoegde document wordt hernoemd eb verplaats naar de zaakfolder. Via Drive Recent kan het samengevoegde document worden benaderd, geopend en verder verwerkt.

Het archiveren van een ZAAK

Indien in een zaak een (eind)besluit is genomen kunnen het besluit en de datum ervan via ABRACADABRA worden ingevoerd in de sheet Zaken in de spreadsheet GMAK2018. Tegelijkertijd met het invoeren van het besluit en de datum van het besluit in de sheet Zaken wordt de zaakfolder verplaatst naar de folder Zaakfolders in de folder ARCHIEF. De op de zaak betrekking hebbende stukken in de zaakfolder kunnen nog wel worden benaderd. Het enige verschil is dat de zaakfolder naar een andere folder is verplaatst.