GMAK2019

GMAK2019

DEZE WEBSITE IS NIET MEER AKTUEEL WANT VERVANGEN DOOR DEZE

GMAK2019 beoogt het eenpitters in de advocatuur gemakkelijk te maken.

GMAK2019 is een op G Suite by Google Cloud gebaseerde 'automatisering' waarin Gmail, Google Agenda, Google Docs, Google Drive en Google Sheets op zaaksniveau 'samenwerken' waardoor veel tijd en moeite kunnen worden bespaard.

Een voordeel van G Suite boven het normale Google pakket is ondermeer de veiligheid ervan en het kunnen (blijven) gebruiken van een eigen emailadres. De kosten voor G Suite bedragen € 5 per maand per gebruiker.

GMAK2018 vereist wel enige discipline. Een consequent gebruik van unieke zaaknamen in Google Sheets, Gmail , Google Drive , Google Docs en Google Agenda is een absolute noodzaak. Dat is overigens allemaal minder moeilijk en ingewikkeld dan het lijkt.

GMAK2018 heeft de navolgende functionaliteiten:

1. Relatiebeheer & Zaken
2. Bestandenbeheer
3. Postbus (folder en sheet)
4. Een (nieuwe) zaak
5. Abracadabra
6. Sjablonen
7. Gmail
8. Agenda
9. Termijnbewaking
10. Tijdschrijven
11. Declaraties
12. Toevoegingen

Er is inmiddels een 'functionaliteit' Boekhouding.

Hieronder is informatie te vinden over updates in GMAK en/of GSUITE

[04-01-2020] GMAK geheel vernieuwd

De grootste versie van de spreadsheet GMAK werd zo traag dat het tijd werd voor vernieuwing.

De spreadsheet GMAK is/wordt gesplitst in drie spreadsheets:

• GMAK_NN waarin (onder meer) de relatiesheets zijn opgenomen en de sheet 'Zaken';
• GMAK_WRK waarin 'werk' sheets zijn opgenomen (onder meer 'Toevoegingen', 'Rekening Courant' en 'Declaraties')
• GMAK_HLP waarin 'helper' sheets zijn opgenomen

De sheets 'ABRACADABRA' en 'POSTKANTOOR' zijn/worden vervangen door WebApps die kunnen worden benaderd via een map 'GMAK' in de bladwijzerbalk in Chrome. In andere browsers werken de WebApps niet goed.

Op dit moment zijn er de volgende WebApps:

• Nieuwe zaak
• Hernoemen
• Samenvoegen
• Groepen samenvoegen
• Agenda
• Wijzig gegevens
• Zaakgegevens

De WebApp 'Nieuwe zaak' controleert of de zaaknaam voldoet aan de eisen die GMAK daaraan stelt. Indien dat niet het geval is stuurt de WebApp 'Nieuwe zaak' een bozige email. Indien de zaaknaam voldoet aan de eisen die GMAK daaraan stelt maakt de WebApp 'Nieuwe zaak' een nieuwe zaakfolder, een nieuw label in Gmail. Indien het gaat om een toevoegingszaak dan wordt de zaaknaam toegevoegd in de sheet 'Toevoegingen.

De WebApp 'Hernoemen' vervangt de sheet 'POSTKANTOOR'.

Met de WebApp 'Samenvoegen' kunnen niet alleen 'gewone' documenten worden samengevoegd maar ook declaraties en concept-emails.

Om een declaratie te kunnen samenvoegen moet in de naam van het declaratie-sjabloon het woord 'declaratie' zijn opgenomen.

Om een email te kunnen samenvoegen moet in de naam van het email-sjabloon het woord 'email' zijn opgenomen. U kunt een email sjabloon maken door bijvoorbeeld een briefsjabloon ten kopiëren en te hernoemen, door alles boven de aanhef te verwijderen en door onderaan de 'bodemtekst' van uw emails toe te voegen.

Met de WebApp 'Groepen samenvoegen' kunnen gegevens van meerdere zaken worden samengevoegd in één document en gegevens van meerdere cliënten (bijvoorbeeld referent, partner en kinderen) worden samengevoegd in één document.

Met de WebApp 'Agenda' kunnen zaakgerelateerde en niet zaakgerelateerde activiteiten aan de agenda worden toegevoegd. In het geval van een zaakgerelateerde activiteit kan vanuit de WebApp 'Agenda' ook een uitnodiging worden verstuurd naar cliënt.

Vanuit de WebApp 'Wijzig gegevens' kunnen gegevens in de sheets 'Zaken' en 'Clienten' worden gewijzigd of aangevuld. Indien in de sheet 'Zaken' het 'eindbesluit' en de datum 'eindbesluit' van de zaak wordt ingevoerd dan wordt de zaak gearchiveerd, dat wil zeggen verplaatst vanuit de folder 'Zaken' naar het archief en in de sheet 'Zaken' voorzien van een archiefdatum. Er wordt nagedacht over een afzonderlijke App Archief die dezelfde taak verricht maar met iets meer mogelijkheden.

Met de WebApp 'Zaakgegevens' kunnen alle gegeven van een zaak worden opgeroepen. Dat is handig bijvoorbeeld bij digitale contacten met derden waarbij gegevens van een zaak moeten worden ge-upload.

Tot slot zijn er nog Apps die op de achtergrond taken verrichten (Contacten, Politieagent, Postbus en Termijnen).

De App 'Politieagent' controleert om de vier uur of er geen veldnamen (cruciaal voor een goede werking van GMAK) zijn verdwenen en of de zaaknamen en alfa's wel unieke zaaknamen en alfa's zijn. Als de Politieagent een overtreding constateert stuurt de App 'Politieagent' een bozige email.

Indien in een bestandsnaam een termijn is opgenomen dan wordt door de App 'Termijnen' die termijn opgenomen in Google Tasks.

[25-11-2019] Tijdschrijven emailberichten; zaaknamen in Contacten

tijdschrijven emails

Er lijkt een oplossing gevonden te zijn voor tijdschrijven van emails. Uw digitale assistent kan alleen tijd van gelabelde emails schrijven. Van elke email wordt dagelijks een pdf bestand gemaakt dat wordt verplaatst naar de zaakfolder.

Emails IN moeten (dagelijks) niet alleen van een label worden voorzien (klik in de email op 'l' en kies een label) maar ook van een ster (rechtsboven).

zaaknamen in Contacten

Het is (binnenkort) mogelijk om zaaknamen te importeren in de contacten in de groep Clienten. In Contacten in uw smartphone kan de zaaknaam worden gekopieerd door er op te klikken en geplakt in het onderwerpveld van een email.

[23-09-2019] Tijdschrijven telefoontjes

In GMAK kan heel erg veel maar het tijdschrijven van telefoontjes is niet onproblematisch.

Het eerste probleem is het importeren van telefoongegevens in de spreadsheet GMAK.

Telefoongegevens kunnen worden geïmporteerd vanuit een emailbericht of vanuit een CSV-bestandje dat wordt gemaild of in Drive wordt geplaatst.

Sommige TOA's mailen informatie over telefoontjes die zijn aangenomen. Sommige (VOIP)telefoonproviders mailen transcripties van voicemailberichten (Google Voice bijvoorbeeld). Het gaat hier om telefoontjes-in.

Sommige (VOIP)telefoonproviders maken het mogelijk om telefoongegevens (call-log, telefoontjes-in en telefoontjes-uit) als CSV-bestand automatisch te mailen naar uw emailadres (bijvoorbeeld XS4ALL).

Er zijn Android apps die het mogelijk maken om telefoongegevens (call-log, telefoontjes-in en telefoontjes-uit) als CSV-bestand te mailen naar uw email adres of te plaatsen in de folder POSTBUS maar dat is niet onomslachtig. Er zijn mogelijk ook Apple apps met vergelijkbare (on)mogelijkheden.

Een tweede probleem is dat niet alle telefoongegevens zich lenen voor (een soort van) automatisch importeren in GMAK. Bijvoorbeeld telefoontjes-uit in Google Voice.

Het derde probleem is dat uw digitale assistent niet kan beoordelen in welke zaak wordt gebeld of in welke zaak u belt.

Indien telefoongegevens kunnen worden geïmporteerd in de spreadsheet GMAK dan zullen die telefoongegevens aldaar moeten worden gekoppeld aan een zaaknaam.

[20-05-2019] Mega Strafzaken

GMAK maakt het u gemakkelijk om mega strafzaken (of andere mega zaken) administratief te verwerken.

De digitale assistent maakt vanuit het menu Megastrafzaak in de spreadsheet GMAK (eerste optie) een nieuwe megastrafzaak aan. Deze algemene megastrafzaak wordt gebruikt voor alle activiteiten die niet tot een individuele cliënt zijn te herleiden (advocatenoverleggen, overleggen met groepen cliënten, dossieronderzoek, enzovoort). Na afloop wordt de aan de algemene strafzaak bestede tijd verdeeld over de cliënten.

Er is een eerdere megastrafzaak spreadsheet. Bij een volgende megastrafzaak kopieert de digitale assistent de eerdere spreadsheet vanuit het Menu van die eerdere spreadsheet (derde optie in het Menu). De digitale assistent maakt ook een formulier aan. Dat formulier kan worden aangepast. De aanpassingen worden verwerkt in de spreadsheet. Het formulier wordt naar een arrestantengroep (of zo) gemaild. De arrestantengroep voert gegevens van cliënten in. De ingevoerde gegevens komen terecht in de spreadsheet.

De digitale assistent voegt vanuit het Menu van de spreadsheet (eerste optie in het Menu) twee drop-down kolommen toe, een drop-down-kolom voor betrokken advocaten en een drop-down-kolom voor wel of niet NN'ers. In een nieuwe tweede rij moeten bij de vragen behorende veldnamen (helaas handmatig) worden ingevuld. De veldnamen zijn te vinden in de eerste rij van de sheet Clienten.

Nadat advocaten zijn gekoppeld maakt de digitale assistent vanuit het Menu van de spreadsheet (tweede optie in het Menu) een bestandje van de gegevens van cliënten en mailt de digitale assistent het bestandje naar de betrokken advocaten.

Na ontvangst van de email voert de digitale assistent vanuit het menu Megastrafzaak in de spreadsheet GMAK (tweede optie) gegevens van nieuwe cliënten in. De digitale assistent maakt nieuwe zaken voor alle cliënten voor zover die zaken nog niet zijn gemaakt. In Google contacten maakt de digitale assistent een nieuwe groep aan met de naam van de megastrafzaak. De digitale assistent voegt cliënten met een email toe aan die groep.

In GMAK 2019 is een optie opgenomen om voor alle cliënten in een megastrafzaak in één keer een toevoeging aan te vragen. De zogenaamde toevoegingsbestandjes moeten nog wel worden ge-upload in mijRvR. GMAK2019 moet nog worden geïmplementeerd.

[29-04-2019] PDF Studio Pro

PDF Studio Pro is Adobe voor de sociale advocatuur. Het kan bijna alles en kost fractie van wat Adobe kost.

PDF-bestanden kunnen er doorzoekbaar mee worden gemaakt. Denk aan strafdossier, rapporten van gehoren in asielzaken, enzovoort.

PDF-bestanden kunnen ook van allerhande commentaren worden voorzien. De commentaren kunnen worden geëxporteerd naar een csv-bestandje dat in een spreadsheet kan worden geïmporteerd.

PDF-bestanden kunnen worden samengevoegd en gesplitst. Voeg alle relevante stukken samen en print de samengevoegde stukken vervolgens tig keer uit.

En er kan nog veel meer. Ga zelf maar eens kijken.

Super handig.

[28-04-2019] Smart Cloud Telephony for G Suite

Binnenkort ook in Nederland: Smart Cloud Telephony for G Suite.

Er zijn drie 'betalingsplannen 'Starter' ($ 10,00 per maand), 'Standard' ($ 20,00 per maand, en 'Premier' ($ 30,00 per maand). Inbellen is gratis, uitbellen niet. De Nederlandse tarieven voor het uitbellen zijn nog niet bekend.

'Standaard' is mogelijk een alternatief voor de TOA (telefoniste op afstand) omdat met 'Standaard' gebruik kan worden gemaakt van de diensten van een automatische assistent (hierna TOK, telefoniste op kantoor). Met een menu van de TOK lijkt maatwerk mogelijk voor verschillende groepen van bellers zoals potentiële nieuwe cliënten, cliënten, gedetineerde cliënten, ketenpartners en anderen.

Smart Cloud Telephony for G Suite lijkt vooral een handige optie voor inbellen (een eigen telefoonnummer kan worden meegenomen). Uitbellen kan al dan niet daarnaast ook met de mobiele telefoon.

[02-04-2019] Werkruimten in Google Drive

Er is een nieuwe handige optie in Google Drive: 'Werkruimten' (vooralsnog in beta).

Werkruimten kunnen worden gebruikt om bestanden te organiseren zonder ze te verplaatsen. Om de gedachten te bepalen: een Werkruimte zou kunnen worden gevuld met relevante wet- en regelgeving of met bepaalde uitspraken of met wat dan ook.

[18-03-2019] Beveiligen Gmail

Er is een optie waarmee Gmail kan worden beveiligd. Eerst een filmpje en dan een stappenplan.

Stappenplan:

• Ga naar Google Admin
• Klik op Apps
• Klik op G Suite
• Klik op Gmail
• Klik op Gebruikersinstellingen
• Klik op Vertrouwelijke modus

Het duurt even voor de wijziging is verwerkt

[15-03-2019] Informatie over GMAK2018 is te vinden op deze website en in nieuwsbrieven GMAK2018.

Indien u een vraag heeft over GMAK2018 wordt u vriendelijk verzocht om eerst de website te bezoeken. Indien uw vraag daar niet wordt beantwoord kunt u met uw beheerder contact opnemen.

Indien er iets niet goed gaat met GMAK2018 kan dat aan u liggen maar ook aan GMAK2018. Er kan iets mis zijn met een script (de toevoegingsaanvraag civiel/regulier bleek bijvoorbeeld niet te werken omdat ergens een apostrof vergeten was) of er kan in de spreadsheet een veldnaam of een formule zijn verdwenen waardoor dingen mis gaan. Neem in zo'n geval even contact met de beheerder op.

[21-01-2019] Kennisbeheer

Aan de website is een pagina Kennisbeheer toegevoegd alwaar onder meer handige RSS feeds te vinden zijn.

[21-01-2019] Vraag API-key op bij Postcode API

De digitale assistent binnen GMAK2018 zoekt een adres bij een postcode en huisnummer maar heeft daarvoor een zogenaamde API-key nodig.

U kunt de API-key gratis en voor niks krijgen via deze website. Klik op Paketten, klik op Registreer nu in het meest linkse pakket. Vul de gevraagde gegevens in en klik op Registreren.

De API-key krijgt u per mail. Indien u mij de API-key mailt verwerk ik die in uw versie van GMAK2018.

[20-01-2019] Bonnen & Facturen

GMAK2018 heeft ook een boekhoud faciliteit.

In de folder PECUNIA bevindt zich een folder Bonnen & Facturen waarin ' kwartaal' folders zitten waarin bonnen en facturen worden bewaard. In de folder zit ook een spreadsheet Boekhouding. Voor elk jaar een spreadsheet.

Bonnen en facturen krijgen we vooral via email (Aabloem, TOA, RC Griffierecht, GSuite, Coolblue, enzovoort) of moeten we downloaden van een website van een relatie (KPN/XS4ALL, mobiel abonnement, XOIP, enzovoort). Daarnaast hebben we bonnen van de HEMA en Action &zo.

Binnen de boekhoud faciliteit moeten niet digitale bonnen en facturen worden gescand en via de sheet Postbus worden hernoemd. De digitale assistent kopieert en verplaatst als zodanig herkenbare facturen die via de email binnenkomen naar de sheet Postbus waar de facturen moeten worden hernoemd. Dat is een fluitje van een cent.

Hernoemde bonnen en facturen worden door de digitale assistent verplaatst naar de kwartaalfolder waarin ze thuishoren.

In de maand na afloop van een kwartaal moeten af en bijschrijvingen van het kwartaal van de website van uw bank worden gedownload op csv formaat (in ieder geval ING, ASN en RABO hebben die optie). Het bestand of de bestanden moeten in de folder Postbus worden geplaatst.

Vervolgens kan in de spreadsheet Boekhouding (die op verzoek wordt toegevoegd) een kwartaal in het menu worden gekozen. De digitale assistent haalt de af en bijschrijvingen binnen, zoekt de bonnen en factoren bij de af- en bijschrijvingen, haalt op de bonnen en facturen betrekking hebbende informatie binnen, voorziet (het naamdeel van) die informatie van een link naar de desbetreffende bon of factuur. Bonnen en facturen van ' kas' betalingen worden in een aparte kas sheet weggeschreven.

[20-01-2019] Snelzoeken

Er is een nieuwe zoekoptie die onderaan het menu van de digitale assistent staat.

In een bepaalde zaak kan er worden gezocht naar de waarde die bij een bepaalde veldnaam hoort (bijvoorbeeld timmer m#advocatenkantoortimmer > naamcl [=veldnaam] > Timmer [=waarde]).

• klik (bijvoorbeeld) in de sheet ABRACADABRA (waar een overzicht te vinden is van lopende zaken) op een cel met daarin een zaaknaam;
• klik in het menu van uw digitale assistent op 'Snel, sneller, snelst' > ' Zoeken met een veldnaam naar een waarde';
• vul de relevante veldnaam in en voer instructies uit

Er kan alleen worden gezocht naar waarden uit de relatie sheets en de zaken sheet.

In een bepaalde zaak kan ook worden gezocht naar een toevoegingsnummer.

Laat het even weten naar welke andere informatie er moet kunnen worden gezocht.

[ 15-01-2019] Extra folders; Deel documenten (naar keuze) met cliënt

Op verzoek van de strafrechtsectie wordt in strafzaken aan de zaakfolder een subfolder 'processtukken' toegevoegd (er wordt gefilterd op '#om').

Documenten (pdf) in een zaakfolder kunnen worden gedeeld met een cliënt die een gmailaccount heeft of aan wie een gmailaccount wordt opgedrongen. Er wordt een subfolder aan de zaakfolder toegevoegd met de naam 'zaaknaam-client'. Die subfolder wordt gedeeld met client. Indien in de naam van een bestand 'sss' (van sharing) wordt opgenomen dan plaatst uw digitale assistent het bestand ook in de subfolder.

[04-12-2018] MENU gewijzigd; Automatische adressen met postcode en huisnummer; Labelen verjipt & verjannekt

Het menu van de Digitale Assistent is gewijzigd. U kunt nog terug naar het oude menu maar dat zou ik niet willen als ik u was.

De relatiesheets zijn gewijzigd in die zin dat er een kolom voor het huisnummer is toegevoegd. Om het adres toe te voegen hoeft alleen de postcode en het huisnummer te worden toegevoegd. Klik op uw Digitale Assistent > Adressen > Adressen relatie. Het werkt niet voor postbussen en ook nog niet voor postadressen. Aan de postadressen wordt gewerkt.

Het labelen van emails is verjipt en verjannekt. Er is een nieuwe sheet 'Gmail_Labels' toegevoegd aan de spreadsheet. Dagelijks worden in die sheet de nog niet gelabelde emails van de afgelopen 31 dagen opgenomen. In de sheet kunt u de emails van een label voorzien. Klik op uw Digitale Assistent > Labelt emails vanuit sheet Gmail_Labels

Het werkt alleen als u gebruikt maakt van tabs binnen Gmail.

[22-10-2018] Bewerkelijke zaken & Adressen

In zaken die bewerkelijk dreigen te worden kunt u zich op 2 momenten per email laten waarschuwen dat u bij de Raad voor Rechtsbijstand meer uren aan moet (gaan) vragen. Het eerste moment is een door u gekozen moment (een aantal aan een zaak bestede uren), het tweede moment is het door de RvR gekozen moment (het aantal aan een zaak bestede uren op basis waarvan u meer uren aan kunt vragen).

Binnenkort hoeft u alleen nog maar een postcode en een huisnummer in te vullen in een relatiesheet (Cliënten, Wederpartijen, Instanties, Derden). Uw digitale assistent zoekt de straat op waar uw relatie woonachtig is of gevestigd.

[20-10-2018] Hernoemen van bestanden verjipt & verjannekt

Het hernoemen van bestanden is verJipt &verJannekt.

Om de nieuwe functionaliteit te gebruiken moet met twee schermen naast elkaar worden gewerkt. In het ene scherm moet de map POSTBUS (in Drive) worden opgeroepen, in het andere scherm de sheet POSTBUS (in de spreadsheet GMAK2018).

De zaaknaam wordt opgeroepen via een dropdownmenu met zaaknamen. Data kunnen worden ingevoerd via een kalender (dubbelklikken op het [lege] datumveld). Er wordt een nieuwe bestandsnaam samengesteld. Kopieer de nieuwe bestandsnaam en hernoem het bestand in de POSTBUS. Uw digitale assistent verplaatst het hernoemde bestand automatisch naar de juiste zaakfolder.

Ook bestandsnamen van toevoegingen kunnen in de sheet POSTBUS worden hernoemd. Uw digitale assistent verplaatst het hernoemde bestand automatisch naar de map Toevoegingen en vult de relevante gegevens in in de sheet Toevoegingen.

[20-09-2018] Toevoegingen declareren

Het declareren van een toevoeging gaat het gemakkelijkst vanuit de sheet ' Tijdschrijven' omdat daarin alle relevante informatie voor het declareren van een toevoeging is opgenomen:

• toevoegingsnummer
• kenmerk wederpartij, kenmerk instantie
• datum besluit
• totaal aan de zaak bestede tijd
• data & kilometers gereisd tbv een zaak
• enzovoort

Kies een zaaknaam in cel ' A1', klik op de Digitale Assistent, klik op ' Tijdschrijven met linken'.

[20-09-2018] Toevoegingenadministratie & Overzicht Rekening Courant

Vanuit mijnRVR worden op een toevoeging betrekking hebbende documenten gedownload naar de POSTBUS

... Toevoeging aanvraag:

Selecteer toevoegingsbestand in POSTBUS > Klik op oogje (boven) > Klik op 3 puntjes (rechtsboven) > Klik op Details > Klik op potloodje > Maak een digitale sticker (jjmmdd toev aanvr (of toev last) > Verplaats bestand naar zaakfolder: Klik op 3 puntjes > Verplaatsen naar > Zoek zaakfolder > Selecteer zaakfolder. De Digitale Assistent hernoemt het toevoegingsbestand verplaatst het hernoemde toevoegingsbestand naar de folder 'Toevoegingen' vult 'ddaanvr' in in de sheet 'Toevoegingen'

... Toevoeging in

Selecteer toevoegingsbestand in POSTBUS > Klik op oogje (boven) > Klik op 3 puntjes (rechtsboven) > Klik op Details > Klik op potloodje > Maak een digitale sticker (jjmmdd toev in TOEVNR eb0,00 > Verplaats bestand naar zaakfolder: Klik op 3 puntjes > Verplaatsen naar > Zoek zaakfolder > Selecteer zaakfolder. De Digitale Assistent hernoemt het toevoegingsbestand verplaatst het hernoemde toevoegingsbestand naar de folder 'Toevoegingen' vult 'ddafgifte' en 'toevnr' in in de sheet 'Toevoegingen'

... Toevoeging declaratie

Selecteer toevoegingsbestand in POSTBUS > Klik op oogje (boven) > Klik op 3 puntjes (rechtsboven) > Klik op Details > Klik op potloodje > Maak een digitale sticker (jjmmdd toev decl TOEVNR > Verplaats bestand naar folder 'Toevoegingen': Klik op 3 puntjes > Verplaatsen naar > Zoek folder 'Toevoegingen' (folder 'Toevoegingen' is een 'kind' van PECUNIA) > Selecteer folder 'Toevoegingen'. De Digitale Assistent hernoemt het toevoegingsbestand vult 'dddecl' in in de sheet 'Toevoegingen'

... Toevoeging vaststelling

Selecteer toevoegingsbestand in POSTBUS > Klik op oogje (boven) > Klik op 3 puntjes (rechtsboven) > Klik op Details > Klik op potloodje > Maak een digitale sticker (jjmmdd TOEVNR toev vastst basis0,00 rtv0,00 rkv0,00 vkv0,00 af0,00 > Verplaats bestand naar folder 'Toevoegingen': Klik op 3 puntjes > Verplaatsen naar > Zoek folder 'Toevoegingen' (folder 'Toevoegingen' is een 'kind' van PECUNIA) > Selecteer folder 'Toevoegingen'. De relevante basisbedragen kunnen worden opgenomen in Google Keep of een Chrome Extensie en daar vervolgens worden uitgeknipt. De Digitale Assistent hernoemt het toevoegingsbestand vult 'ddvastst' en de relevante bedragen in in de sheet 'Toevoegingen'

... Toevoegingsvergoeding betaald

Indien er wordt betaald moet de betaaldatum worden opgenomen in de sheet 'Toevoegingen'.

... Overzicht Rekening Courant

Indien de Digitale Assistent het werk goed heeft gedaan kan een rekening courant overzicht worden opgevraagd in de sheet 'Rekening Courant'. Vul datum betaling in in cel 'A1', klik op de Digitale Assistent, klik op 'rekening Courant'.

[18-09-2018] Koppeling met mijnRvR, (helaas nog) niet met mijnRechtspraak

GMAK2018 heeft een koppeling met mijnRVR, althans een soort van. Die koppeling maakt het aanvragen van een toevoeging een stuk gemakkelijker omdat het aanvraagformulier op de website van mijnRVR (deels) wordt ingevuld met gegevens uit GMAK2018.

Klik in ABRACADABRA op een van de 'toevaanvraag' linken. Er wordt een bestandje gedownload, als het goed is naar de POSTBUS, anders naar de harde schijf (Downloads denk ik). Het bestandje heeft dezelfde naam als de 'toevaanvraag' link.

Ga naar de website van mijnRVR. Log in en klik in het 'Menu' op 'Upload Concept(en)'. Klik op 'Choose file' , haal het bestandje op het klik op 'Uploaden'. Klik in het 'Menu' op 'Startpagina / Concept(en)', klik op de (concept)toevoegingsaanvraag en vul deze verder in.

[17-09-2018] Documentenbeheer & POSTBUS

Alle documenten die in GMAK2018 worden gemaakt worden door de Digitale Assistent geplaatst naar de zaakfolder waarin ze thuishoren.

Alle inkomende bestanden moeten (van de Digitale Assistent) naar de POSTBUS worden verplaatst:

• Bijlagen bij emailberichten: Klik op 'Drive' logo > Klik op 'Indelen' > Selecteer POSTBUS
• Scans: Vertel de scanner dat bestanden moeten worden geplaatst in POSTBUS
• Downloads: Chrome kan de opdracht worden gegeven om downloads in de POSTBUS te plaatsen: Klik op drie puntjes rechtsboven > Klik op Instellingen > Klik op Geavanceerd > Klik op Downloads > Klik op Locate Downloads > Kies voor POSTBUS

Vanuit de POSTBUS moeten op een zaak betrekking hebbende bestanden worden verplaatst naar naar de zaakfolder waarin ze thuishoren. Dat kan op 2 manieren.

• Manier 1: Verplaatsen & hernoemen. Voordat bestanden worden verplaatst moeten ze worden voorzien van een digitale sticker: Selecteer bestand > Klik op oogje (boven) > Klik op 3 puntjes (rechtsboven) > Klik op Details > Klik op potloodje > Maak een digitale sticker (jjmmdd br in huppeldepup; jjmmdd br in rtb herstelverzuim tttjjmmdd) > Verplaats bestand naar zaakfolder: Klik op 3 puntjes > Verplaatsen naar > Zoek zaakfolder > Selecteer zaakfolder. De Digitale Assistent hernoemt het bestand

Manier 2: Hernoemen en verplaatsen. Handig als met twee schermen kan worden gewerkt. Selecteer bestand in POSTBUS > Klik op oogje > Selecteer relevante zaaknaam in ABRACADABRA (via cel A2 of lopende zaken) > Kopieer zaaknaam > Klik in Postbus op bestandsnaam (linksboven) > plak zaaknaam & voeg toe -jjmmdd-br in huppeldepup (of zoiets). De Digitale Assistent verplaatst het hernoemde bestand naar de zaakfolder.

[17-09-2018] Gmail: Labels & Tabbladen

Gmail kán tamelijk overzichtelijk zijn door de mogelijkheid om emails te labelen en het gebruik van tabbladen (Primair, Sociaal, Reclame, Updates en Forums).

... Tabbladen

Gmail meent soms te weten achter welke tab welke berichten thuis horen. Soms ten onrechte. Houdt het in de gaten en corrigeer Gmail door berichten zelf te filteren. Gmail leert daarvan. Op een bericht en klik op 'Berichten zoals deze filteren'. Klik op 'Filter maken'. Kies voor een categorie & klik op 'Filter maken.

Emailberichten van discussiegroepen en dergelijke filter ik naar 'Sociaal' en nieuwsbrieven en dergelijke naar 'Forums' (zou ook naar 'Updates' kunnen maar die tab gebruik ik ergens anders voor.

... Labels

Bij het aanmaken van een zaak maakt de Digitale Assistent voor die zaak een label. Indien de Digitale Assistent berichten herkent dan koppelt de Digitale Assistent het bericht aan de erbij horende zaaklabel. Het gaat bijvoorbeeld om berichten van KEI, van de faxprovider, van TCVN enzovoort. Overige binnenkomende berichten moet u zelf koppelen aan het erbij horende zaaklabel. De digitale assistent koppelt uitgaande berichten aan een label indien in het onderwerp van het uitgaande bericht de zaaknaam staat vermeld. Indien op een zaak betrekking hebben berichten worden gekoppeld aan een label dan houdt de digitale assistent rekening met die berichten rekening bij het schrijven van tijd. Berichten kunnen van een label worden voorzien door het berichten te openen en vervolgens te klikken op het label logootje.

[17-09-2018] Groepen & Samenhangende Zaken; zittingsdatum

In de sheet ' Zaken' is een kolom zittingsdatum (veldnaam = 'ddzitting') toegevoegd. De (veldnaam van de) zittingsdatum kan worden opgenomen in sjabloons. De AanvraagToevoegingStraf is aangepast.

De sheet ' Groepen' is aangepast. In de sheet ' Groepen' kunnen gegevens van meerdere personen in een (samengevoegd) document worden opgenomen. Daarvoor moeten speciale sjablonen worden gemaakt met aangepaste veldnamen. Voor het eerste groepslid moet een ' 1' aan alle veldnamen worden toegevoegd (naamcl1 voorncl1 ...), voor het tweede groepslid moet een ' 2' aan alle veldnamen worden toegevoegd (naamcl2, voorncl2 ...) , enzovoort. Zie met u gedeelde sjablonen. Vanuit deze sheet moet u de digitale assistent de opdracht geven op samen te voegen (digitale assistent > Groepssjablonen samenvoegen).

Een sheet 'SamenhangendeZaken' is toegevoegd. In de sheet 'SamenhangendeZaken' kan een zelfde sjabloon voor meerdere zaken worden samengevoegd. Vanuit de sheet 'SamenhangendeZaken' moet u de digitale assistent de opdracht geven op samen te voegen (digitale assistent > Samenhangende zaken samenvoegen). De sheet 'SamenhangendeZaken' kan bijvoorbeeld worden gebruikt indien in meerdere zaken eenzelfde verzoekschrift (straf, gezinshereniging) moet worden ingediend (dat per zaak verder kan worden bewerkt).

[16-09-2018] Zaken met meerdere personen en bulkzaken

Inmiddels is het in GMAK2018 mogelijk om documenten te maken waarin automatisch gegevens van meerdere personen worden opgenomen (bijvoorbeeld: referent&vreemdeling, DNA-onderzoek met meerdere familieleden, één zaak met meerdere personen)

gelijktijdig meerdere documenten te maken in al dan niet samenhangende zaken (bulkzaken, #meervanhetzelfde)