อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้ในการประชุมทางไกลพื้นฐานมีรายการที่จำเป็นดังนี้

1. เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีหน่วยประมวลผลเร็ว มีประสิทธิภาพเพียงพอที่สามารถรันโปรแกรม PPT และโปรแกรมจัดการประชุมได้พร้อม ๆ กันโดยไม่เกิดอาการสะดุดหรือทำให้เครื่องค้างระหว่างการนำเสนอ โดยผู้จัดการประชุมแนะนำว่า ควรเป็น CPU ไม่น้อยกว่า I5 Gen 7 เป็นต้นมา มีหน่วยความจำไม่น้อยกว่า 4 GB มีพื้นที่ในฮาร์ทดิสก์ไม่น้อยกว่า 50 GB (หากพื้นที่เหลือน้อยจะทำให้เครื่องแฮงได้ง่าย) มีความละเอียดของการแสดงผลไม่น้อยกว่า FullHD หรือสามารถต่อ 2 จอ จะทำให้การนำเสนอมีความสะดวกมากขึ้น

2. Webcam หรือกล้องเว็บแคม หากมีอยู่ในโน๊ตบุกก็สามารถใช้งานได้ หากมีกล้องคุณภาพดีก็สามารถนำมาต่อเพิ่มได้ โดยกล้องที่แนะนำ ได้แก่ Logitech B525, C920 Microsoft Lifecam หรือเป็นกล้องที่มีความละเอียดไม่น้อยกว่า 720p 30fps

3. หูฟัง ในระหว่างการประชุมทางไกลหากมีหูฟัง จะทำให้เสียงจากการประชุมไม่ไปรบกวนผู้อื่น และยังได้ยินเสียงจากคู่สนทนาออนไลน์ได้อย่างชัดเจนด้วย ควรเลือกหูฟังที่สามารถใส่ได้นาน รู้สึกสบายเวลาสวมและไม่ใหญ่และหนักเกินไป เนื่องจากการประชุมอาจจะใช้เวลาในการประชุมนาน

4. ไมโครโฟน ควรเลือกไมโครโฟนที่มีสายมาเหน็บที่ปกเสื้อหรือที่เรียกว่า Lavalier Microphone ซึ่งหลักการง่าย ๆ ที่จะทำให้เสียงชัดและเสียงดีที่สุด คือจะต้องให้ตัวรับเสียงของไมโครโฟนอยู่ใกล้แหล่งเกิดเสียงพูดมากที่สุด ซึ่งบริเวณอกหรือคอเสื้อเป็นบริเวณที่เหมาะสมที่สุด ไมโครโฟนที่ยกตัวอย่างเช่น BOYA BY-M1 RØDE Lavalier เป็นต้น อย่างไรก็ตามหากเครื่องคอมพิวเตอร์พกพาของท่านสามารถใช้สายสมอลท็อกของโทรศัพท์ ก็สามารถนำมาใช้ได้เช่นกัน เพราะตัวรับเสียงไมค์จะมาอยู่บริเวณหน้าอก ซึ่งจะทำให้บรรยายกาศการนำเสนอได้เสียงที่ดังชัดกว่า ไมโครโฟนที่ติดมากับเครื่องคอมพิวเตอร์โน๊ตบุก จะทำให้เกิดเสียงกังวาล เสียงก้อง เสียงไม่ชัดเวลาที่ท่านไม่ได้พูดอยู่ตรงกลางจอ หากท่านมีอุปกรณ์สำหรับต่อเพื่อการประชุมโดยเฉพาะเช่น Jabra Speak 510 Logitech P710e Plantronics Calisto 620 หรือเทียบเคียง ก็สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้ แต่ส่วนใหญ่แล้ว อุปกรณ์เหล่านี้มักจะใช้ในห้องประชุมเล็ก ๆ ที่มีการป้องกันเสียงจากภายนอกห้อง

5. ไฟส่องหน้า บ่อยครั้งที่การจัดเครื่องคอมพิวเตอร์เรามักจะไม่มีการจัดแสงเพราะผู้ใช้ส่วนใหญ่ไม่ต้องการให้แสงเข้าตาเวลาใช้คอมพิวเตอร์ จึงเป็นเหตุให้ หน้าผู้นำเสนอจะมืด ในขณะที่ด้านหลังของผู้นำเสนอมักจะสว่าง ดังนั้นการจัดแสดงระหว่างการประชุมทางไกลจะช่วยให้ ผู้นำเสนอมีหน้าตาที่ดูดี ดูหน้าสว่างสดใส คู่สนทนาของท่านก็จะมีความพึงพอใจอย่างมากด้วย

การเลือกตั้งค่าหน้าจอระหว่างการนำเสนอทางไกล

การต่อขยายเป็นสองจอ หากท่านสามารถต่อคอมพิวเตอร์ให้เป็น 2 หน้าจอได้  จะทำให้ หน้าจอหนึ่งเป็นหน้าจอสำหรับนำเสนอสไลด์ ส่วนอีกหน้าจอหนึ่งเป็นหน้าจอที่ได้เป็นการสนทนาออนไลน์ ซึ่งจะทำให้ท่านได้เห็นบรรยากาศการฟังที่อยู่ทางไกลด้วย  หากท่านสามารถต่อจอแบบ Extend เป็นสองจอได้ เราอยากแนะนำให้ท่านใช้แบบนี้ระหว่างการนำเสนอ

นำเสนอด้วยหน้าจอเดียว ในกรณีที่ท่านมีหน้าจอในการใช้งานหน้าจอเดียว ในระหว่างการนำเสนอออนไลน์  ท่านจำเป็นต้องย่อหน้าจอนำเสนอให้เล็กลงมาประมาณ 3/4 ของพื้นที่จอภาพ โดยที่จะทำให้ท่านยังเห็นวิดีโอของผู้สนทนาที่อยู่ทางไกลอยู่  โดยท่านสามารถดูวิธีการตั้งค่าโปรแกรมนำเสนอเพื่อนำเสนอจอเดียวแบบออนไลน์ระหว่างการประชุมทางไกล

การทดสอบเสียง

การทดสอบเสียง  ท่านสามารถดูคลิปวิธีการต่อเสียงและการตั้งค่าเสียงสำหรับคอมพิวเตอร์ที่ลงระบบปฏิบัติการวินโดว์ 10  ดูคลิปนี้

การลดการกระพริบของกล้อง

ในกรณีที่กล้องเว็บแคมของท่านเกิดภาพเป็นคลื่น ๆ ทำให้รบกวนสายตาในระหว่างการนำเสนอย่างยิ่ง ท่านสามารถแก้ไขได้โดยเข้าไปตั้งค่าให้เป็น 50 Hz โดยดูจากคลิปวิดีโอ

การเตรียมหน้าจอที่จะแชร์ระหว่างการนำเสนอ

เนื่องจากในการนำเสนอ จำเป็นต้องมีการแชร์หน้าจอของสไลด์นำเสนอ  ซึ่งท่านจะต้องเตรียมสไลด์และเปิดหน้าจอค้างไว้ก่อนที่จะเริ่มแชร์หน้าจอออกไป  เมื่อถึงเวลานำเสนอแล้ว ท่านสามารถเลือกหน้าจอไปนำเสนอได้ทันที  อย่างไรก็ตามในกรณีที่ท่านมีหน้าจอในการใช้งานหน้าจอเดียว ในระหว่างการนำเสนอออนไลน์  ท่านจำเป็นต้องย่อหน้าจอโปรแกรมนำเสนอให้เล็กลงมาประมาณ 3/4 ของพื้นที่จอภาพ โดยที่จะทำให้ท่านยังเห็นวิดีโอของผู้สนทนาที่อยู่ทางไกลอยู่  โดยท่านสามารถดูวิธีการตั้งค่าโปรแกรมนำเสนอเพื่อนำเสนอจอเดียวแบบออนไลน์ระหว่างการประชุมทางไกล