המדריך הזה מבוסס על מסיבה לקבוצה של 10 עד 20 איש, בלוח זמנים של ארבעה עד שישה שבועות. אירועים קטנים יותר אפשר לדחוס לשבועיים. אירועים גדולים יותר דורשים תוספת זמן בכל שלב.
שבוע 6 (אם יש זמן)
החלטה על מה האירוע ולמה. נשמע בנאלי, אבל זה השלב שרוב האנשים מדלגים עליו ומגיעים אחרי שלושה שבועות בלי תכנון מסודר. הגדרה ברורה: מה האירוע, מי הקהל, מה הציפייה הריאלית.
הרכבת קבוצה. מי בא, מי לא בא, ומי "אולי" שצריך לוודא. אם מישהו "אולי" אחרי שבוע, הוא לא בא. אל תתכנן עליו.
קביעת תקציב כללי. סכום מקסימלי שהקבוצה מוכנה להוציא. לא מספר מעורפל, אלא סכום בכתב.
שבוע 5
בחירת תאריך. ערב חמישי הוא הקלאסיקה למסיבות רווקים. ערב שישי או שבת לאירועים שלא דורשים בילוי לילי. הימים בשבוע פחות פופולריים, אבל זולים יותר ועם פחות תחרות על ספקים.
בחירת אזור. תל אביב, ירושלים, אילת, או מקום בצפון. כל אזור מציע אופציות שונות ועלות שונה.
שבוע 4
בחירת מקום ראשי. דירת חברים, מלון, צימר, סוויטה, מסעדה פרטית. סגירה צריכה להיות עם חוזה כתוב, גם אם זה צימר.
תיאום אוכל. קייטרינג מתואם מראש, מסעדה הזמינה מראש, או הזמנה לבית. אל תשאיר את האוכל ל"נדאג ביום".
שבוע 3
סגירת בידור. סוכנויות בידור איכותיות סוגרות תאריכים שלושה שבועות מראש בעונה גבוהה. אם אתם מזמינים מופע, רקדנית, או הופעה חיה, זה הזמן. סוכנויות לבידור מקצועי, רקדניות וחשפניות לאירועים פרטיים, סטנדאפיסטים, ברמני פלייר — כל אלה דורשים תיאום בשלב הזה.
תיאום הסעות. אם הקבוצה לא יכולה להגיע ברכבים פרטיים (אלכוהול, מרחק), צריך לסגור מיניבוס או רכבי הסעות מראש.
שבוע 2
תיאום אורחים. אישור סופי של מי בא ומי לא. החלטה על מי משלם על מה. תשלום מקדמות לספקים.
הכנת לוח זמנים יום של האירוע. שעה לשעה. מי אחראי על מה.
שבוע 1
שיחת תיאום אחרונה עם כל הספקים. אישור שעת הגעה, אישור פרטי לוקיישן, אישור תשלום סופי.
קניית פריטים נלווים. אלכוהול אם זה לא נכלל באירוע, מתנות לחתן או לבעל הזכרון, פריטי קישוט אם רלוונטי.
הכנת רכב. אם משתמשים ברכב, וידוא שהוא מוכן. אם משתמשים במיניבוס, אישור הזמנה.
יום האירוע
3 שעות לפני: וידוא לוקיישן, וידוא ספקים, וידוא אוכל.
שעתיים לפני: הגעה לקיומה של מסיבת בית, הגדרת מרחב, פתיחת אלכוהול.
שעה לפני: בדיקת תיאום אחרון עם בידור (אם מגיע).
יום אחרי
תשלום סופי לספקים שלא קיבלו ביום עצמו. ניקיון לוקיישן אם נדרש. בדיקה עם החתן או בעל היום הולדת שהיה מרוצה — לא חיוני, אבל סוגר את החוויה.
טעויות נפוצות בלוח זמנים
לדחות סגירת ספקים ל"השבוע הבא" כי "יש זמן". בכל שבוע שאתם דוחים, בוחרים פחות אופציות זמינות.
לבחור מקום לפני שיודעים את גודל הקבוצה. דירה קטנה ל-20 איש או דירה גדולה ל-7 — שניהם לא עובדים.
להניח שהאלכוהול ייקנה ביום. ייקנה, אבל בלי תכנון תקבלו 3 בקבוקים שלא מתאימים לקבוצה. עדיף לדעת שבוע מראש מה שותים.
שכחתם לבדוק חניה. 18 רכבים מנסים לחנות בשעה 20:00 ברחוב צפוף הופך את כניסת האורחים לסיוט.