A Fase P (Plan): Por onde tudo começa

No nosso último artigo, apresentamos o Ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Checar, Agir) como a bússola para a melhoria contínua. Hoje, vamos dar um zoom na primeira – e mais crítica – letra desse acrônimo: o P de Plan (Planejar).

Talvez você, caro leitor, já tenha ouvido a frase "Quem falha em planejar, planeja falhar"... Parece até um clichê de consultor, mas a realidade das micro e pequenas empresas confirma isso todos os dias. Muitos empresários, partindo do pensamento "Eu sou bom em fazer tal coisa", pulam direto para a execução (o "D" do PDCA) na ânsia de ver resultados, e acabam gastando o dobro de energia para corrigir erros que poderiam ter sido previstos.

O planejamento não precisa ser um documento de 50 páginas que ninguém lê. Ele precisa ser um mapa claro de Ação. E para desenhar esse mapa, não existe ferramenta melhor e mais simples que o 5W2H.

O que é o 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta que transforma intenções vagas ("precisamos vender mais") em planos concretos. Seu nome vem das iniciais em inglês de 7 perguntas fundamentais que todo plano deve responder:

1. • What: O que? É a ação em si. Ex: Criar uma campanha de Natal no Instagram.

   • Why: Por quê? É a justificativa ou benefício da ação. Ex: Para aumentar as vendas do produto X em 20% e limpar o estoque.

   • Where: Onde? É o local físico ou virtual onde a ação deverá ocorrer. Ex: No perfil oficial da empresa e no WhatsApp Business.

   • When: Quando? É o cronograma de realização da açao e o prazo final (deadline) para a sua finalização. Ex: Início dia 01/12 e término dia 24/12.

   • Who: Quem? É  a pessoa  responsável pela ação ou pela sua coordenação (CPF, não apenas o setor). Ex: João (Marketing) cria as artes, Maria (Vendas) atende os leads.

   • How: Como? É a descrição do método, o passo a passo de como a ação deve ser realizada. Ex: 3 posts por semana + 1 vídeo de oferta + impulsionamento de R$ 20/dia.

   • How Much: Quanto? É a descrição do custo financeiro estimado. Ex: R$ 0,00 de agência (feito internamente) + R$ 500,00 de tráfego pago.

Ao responder a essas 7 perguntas para qualquer problema ou projeto da sua empresa, você terá criado um Plano de Ação.

Ferramentas Tecnológicas Acessíveis para o Planejamento

"Ok, entendi o conceito. Mas onde eu anoto tudo isso? No caderno?"

O caderno funciona, mas se você quer agilidade e colaboração, a tecnologia é sua aliada. E a boa notícia: as melhores ferramentas do mundo têm versões gratuitas que atendem perfeitamente micro e pequenas empresas.

Aqui estão minhas 3 recomendações favoritas para você sair do papel:

1. Trello (O Caderno Digital Visual)

Baseado no método Kanban (post-its), o Trello é imbatível para quem é visual.

• Como usar no Planejamento: Crie colunas como "A Fazer", "Em Andamento" e "Feito". Dentro de cada "cartão" (tarefa), você pode escrever o seu 5W2H completo.

• Custo: Gratuito para a maioria das funções que uma PME precisa.

2. Google Planilhas (O Canivete Suíço)

Se você gosta de listas e dados, o Excel online do Google é a solução.

• Como usar: Crie uma planilha com 7 colunas (uma para cada item do 5W2H). É a forma mais rápida de visualizar 50 tarefas de uma vez. Além disso, várias pessoas podem editar ao mesmo tempo.

• Custo: Gratuito (parte do Google Workspace ou Gmail pessoal).

3. Notion (O Escritório Tudo-em-Um)

Para quem quer organizar não só tarefas, mas também documentos, manuais e anotações de reuniões no mesmo lugar.

• Como usar: O Notion tem templates prontos de "To-Do List" e planejamento de projetos. É um pouco mais complexo de aprender que o Trello, mas muito poderoso.

• Custo: Gratuito para uso individual e pequenas equipes.

Conclusão: Planejar é Reduzir Incertezas

Investir 1 hora no planejamento pode economizar 10 horas de execução. O "P" do PDCA, apoiado pela clareza do 5W2H e organizado nessas "ferramentas digitais", é o alicerce que vai segurar o crescimento da sua empresa.

No próximo artigo da nossa série, vamos sair do planejamento e colocar a mão na massa: entraremos no D (Do - Executar) e na importância da padronização para que o plano realmente aconteça.