Thủ thuật Word, Excel, PPT

Một số nguyên nhân làm file Excel chạy chậm, mở ra chậm hoặc phần calculation chạy % rất lâu, nặng, dung lượng tăng đột biến do:

- Nhiều Format thừa

- Conditional formatting trùng lặp hoặc quá nhiều Conditional Formatting

- Validation thiết lập quá lớn

- Nhiều hình ảnh nặng

- Nhiều shape ẩn

- Có nhiều Name lỗi, Name rác

- Có nhiều link liên kết trong file bị lỗi

- File lưu ở định dạng cũ đuôi .xls

- Công thức thừa, chưa tối ưu

CÁCH KHẮC PHỤC NHƯ SAU:

Trường hơp 1:

Nhiều Format thừa => Chủ yếu do người dùng chọn quá nhiều màu, border khối dòng lớn, chọn cả dòng hoặc cả cột để định dạng

Cách xử lý: Đặt con chuột ở dưới điểm cuối có dữ liệu. Ví dụ dòng 1000 là dòng cuối cùng có dữ liệu thì chọn cả dòng 1001 và nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Mũi tên xuống dưới => Vào thẻ Home => Chọn Clear All. Thực hiện làm tương tự với cột.

Trường hợp 2:

Conditional Formatting trùng lặp hoặc quá nhiều

Cách xử lý: Vào thẻ Home => Conditional Formatting => Manage Rule => Kiểm tra Conditional Formatting tại từng sheet để xóa bớt hoặc chỉnh sửa.

Trường hợp 3:

Validition thiết lập cho số dòng quá lớn

Cách xử lý: Như trường hợp 1. Vì Clear All sẽ thực hiện xóa hết

Trường hợp 4:

Nhiều hình ảnh nặng

Cách xử lý: Xóa bớt hình ảnh, hoặc giảm dung lượng của hình ảnh. Cách giảm dung lượng của hình ảnh như sau: Bấm chuột chọn hình ảnh trên file excel => Chọn Format (picture format) => Compress picture

Trường hợp 5:

Nhiều Shape ẩn

Cách xử lý: đặt con chuột ở 1 sheet => Nhấn Ctrl + phím G => chọn Special => chọn Object => OK => và nhấn phím Delete (trên bàn phím). Nếu khi nhấn OK mà hiện thông báo No object thì sheet đó không có => Làm tương tự với các sheet khác

Trường hợp 6:

Có nhiều Name rác, Name lỗi

Cách xử lý: Vào Formula => Name Manager => Filter => Filter with error names => kích vào name lỗi đầu tiên giữ phím shift và di xuống Name lỗi cuối cùng và thực hiện xóa các Name lỗi.

Trường hợp 7:

Có nhiều link liên kết bị lỗi trong file - Unknown

Cách xử lý: Vào Data => Edit link => Chọn Name lỗi => Break hoặc Update

Trường hợp 8:

File lưu ở đuôi .xls

Cách xử lý: Save as file về đuôi *.xlsx hoặc*.xlsm (nếu có macro) hoặc .xlsb

Trường hợp 9:

Công thức thừa => Thường là do người dùng kéo công thức xuống dưới cho quá nhiều dòng thừa mà những dòng đó chưa có dữ liệu

Cách xử lý: Xóa bớt bớt công thức ở những khối dòng thừa

Trường hợp 10:

Công thức chưa tối ưu

Trường hợp này sẽ phụ thuộc vào khả năng của người lập công thức và thiết kế file: Ví dụ như:

- Dùng nhiều công thức mảng thì chậm - thay thế bằng những hàm hậu tố ...IFS hoặc các hàm tối ưu

- Rút ngắn công thức lồng ghép quá dài - thay thế bằng bảng danh mục nguồn, tìm kiếm tương đối

- Hoặc phải can thiệp bằng VBA, SQL trong Excel để thay thế công thức....

Paste Special là một công cụ rất hữu dụng trong Excel giúp người dùng chọn nội dung thông tin cần Paste.

Trong 1 ô Excel có thể chứa: Nội dung (value), định dạng (format), Ghi chú (comment), Data Validation, Công thức (Formula),... khi người dùng nhấn Ctrl C để copy và Ctrl V để Paste thì Excel sẽ Paste tất cả những thành phần của vùng nguồn tới vùng đích (hay còn gọi là paste tất cả). Tuy nhiên, trong nhiều tình huống thì người dùng chỉ cần chọn một vài thành phần của vùng nguồn để copy vào vùng đích. Ví dụ: Chỉ Paste giá trị, chỉ Paste định dạng,...

HƯỚNG DẪN DÙNG TÍNH NĂNG COPY VÀ PASTE SPECIAL TRONG EXCEL

Bước 1: Bôi đen vùng cần copy và nhấn Ctrl + C

Bước 2: Đặt con trỏ tại nơi cần Paste và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + V (Hoặc vào Home => Paste => Paste Special)

Bước 3: Cửa sổ Paste Special hiển thị, thực hiện lựa chọn nội dung thông tin cần Paste,như sau:

Trong đó:

- All: Tương đương với nhấn Ctrl V

- Formulas: Chỉ Paste công thức

- Values: Chỉ Paste giá trị

- Formats: Chỉ Paste định dạng

- Comments and Notes: Chỉ Paste comment và ghi chú.

- Validation: Chỉ Paste Data Validation

- All using Source theme: Nếu copy trong sheet hoặc trong cùng File thì tính năng này tương đương với All. Nhưng nếu copy giữa 2 file khác nhau và 2 file đó sử dụng Theme khác nhau thì tính năng này sẽ Paste cả Theme bên dữ liệu nguồn vào. Còn nếu sử dụng All thì All sẽ sử dụng Theme của file đích

- All except borders: Paste tất cả ngoại trừ đường viền (borders)

- Column withs: Chỉ Paste độ rộng của cột.

- Formulas and number formats: Chỉ Paste công thức và định dạng con số

- Values and number formats: Chỉ paste giá trị và định dạng con số

- All merging conditional formats: Paste Conditional Formatting từ file đích

Mình thấy những dạng pate sau đây rất hữu ích cho mình và các bạn nhưng thường ít được sử dụng hoặc để ý đến:

- None: Paste không thực hiện phép tính (mặc định)

- Add: Paste và thực hiện phép tính cộng. Tức kết quả sau khi paste thì các số ở vùng nguồn sẽ được cộng thêm vào các số vùng đích

- Subtract: Paste và thực hiện phép tính trừ. Tức kết quả sau khi paste thì các số ở vùng đích sẽ trừ đi các số vùng nguồn

- Multiply: Paste và thực hiện phép tính nhân. Tức kết quả sau khi paste thì các số ở vùng nguồn sẽ được nhân vào các số vùng đích

- Divide: Paste và thực hiện phép tính chia. Tức kết quả sau khi paste thì các số ở vùng đích sẽ chia cho các số vùng nguồn

- Skip Blank: Không Paste các ô trống vào vùng đích

- Transpose: Paste và đảo chiều dữ liệu: tức chuyển từ dòng thành cột và từ cột thành dòng

- Paste link: Tạo công thức = vùng nguồn

Người dùng Excel thường sẽ không để ý đến phần mở rộng, đuôi file lưu excel, mà chỉ để ý đến đang dùng đời Office bao nhiêu, sau đó sẽ vẫn sử dụng file được tạo ra từ các đời Office trước đó.

Tuy nhiên phần mở rộng của mỗi đời Office sau khác nhau sẽ đem lại những lợi ích to lớn, hiệu quả hơn:

Với Excel:

-Phần đuôi mở rộng của Excel 97-2003 là : * .xls

-Phần đuôi mở rộng của Excel 2007 trở lên là : * .xlsx nén cao hơn *.xls

-Phần đuôi mở rộng của file Excel chuyên về Macro là : * .xlsm nén cao hơn *.xlsx

-Phần đuôi mở rộng của file Excel chuyên về Macro là: *.xlsb nén cao hơn *.xlsm

Sự khác biệt về số dòng và số cột

- Excel 97-2003 với đuôi file là .xls thì có số dòng là 65,536 dòng và 255 cột

- Excel workbook, Excel Enable Macro Workbook, Excel Binary Workbook với các đuôi tương ứng .xlsx, .xlsm, .xlsb thì có số dòng là 1.048.576 dòng và 16.384 cột

Sự khác biệt về dung lượng file

Các file xlsx, .xlsm, .xlsb có độ nén cao hơn nhiều so với file excel đuôi .xls. Trong đó, .xlsb có độ nén cao nhất => Nếu file excel đang ở đuôi .xls mà lưu sang đuôi .xlsx thì dung lượng giảm đi nhiều, lưu san đuôi .xlsb thì giảm đi nhiều hơn nữa

Sự khác biệt ở một số tính năng khác

- *.xls thì có lưu macro nhưng một số chức năng cao cấp không hoạt động được như: Slicer, Timeline, ...

- *.xlsx không lưu macro

- *.xlsm có lưu macro

- *.xlsb có lưu macro

Một số lỗi công thức tham chiếu, vùng dữ liệu hoặc code VBA nếu không để ý kiểu file

- Lỗi do giới hạn tham chiếu dòng.

Ví dụ: 1 công thức đang làm ở Excel đuôi .xlsx, người dùng kéo công thức đến hơn 100 ngàn dòng rồi Save As lại file sang đuôi .xls thì công thức sẽ bị lỗi => Vì đuôi .xls chỉ tối đa 65,536 dòng

- Lỗi do ký tự của Name.

Ví dụ: Người dùng đặt Name là ABC1 ở đuôi .xls nhưng Save As lại sang đuôi .xlsx, xlsm hoặc xlsb thì sẽ bị lỗi Name => Vì đuôi .xlsx, xlsm hoặc xlsb thì có cột ABC và dòng số 1

- Chạy code VBA lỗi.

Ví dụ: 1 đoạn code VBA ở file đuôi .xlsm hoặc .xlsb đang tham chiếu đến dòng số 100 ngàn, người dùng Save As file sang đuôi .xls thì code sẽ bị lỗi => Vì đuôi .xls chỉ tối đa 65,536 dòng

- Lỗi không lưu VBA.

Ví dụ: người dùng sử dụng file đuôi .xlsx và copy code từ trên mạng vào chạy nhưng khi lưu file thì sẽ mất code VBA => Vì đuôi .xlsx không lưu macro. Trường hợp này phải Save as sang .xlsm, .xlsb hoặc .xls

Khi thực hiện các công việc với Excel, tại các bảng biểu liên quan đến ngày tháng đặc biệt là phiếu. Chúng ta hay phải nhập ngày tháng vào bảng biểu, các công việc lặp đi lặp lại nhiều, dễ gây nên sự nhàm chán.

Để khắc phục vấn đề cần nhập nhanh, Excel có hỗ trợ các tổ hợp phím tắt để nhập như sau:

Tổ hợp phím: Ctrl + ; => ngày tháng năm

Tổ hợp phím: Ctrl + Shift + ; => giờ: phút

Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + ; trước để có => ngày tháng năm, nhấn tiếp phím Space, sau đó nhấn tiếp tổ hợp phím: Ctrl + Shift + ; để có được: ngày tháng năm giờ: phút trong 1 cell.