Gambaran Umum Aplikasi DigiSave

Gambaran Umum Aplikasi DigiSave

DigiSave (Digital Saving and Searching Solution) adalah aplikasi digital berbasis Microsoft Access yang dikembangkan untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dan pencarian arsip vital di Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun. Aplikasi ini hadir sebagai solusi atas berbagai permasalahan sistem arsip manual yang selama ini menghambat kinerja pegawai dan efektivitas pelayanan publik.

1. Latar Belakang Pengembangan DigiSave

Aplikasi DigiSave dikembangkan karena Bidang Kearsipan menghadapi tantangan besar dalam pengelolaan arsip fisik, yaitu:

• Lamanya waktu pencarian dokumen, terutama saat volume arsip meningkat.

• Risiko kerusakan dan kehilangan arsip fisik akibat usia, human error, atau lingkungan.

• Keterbatasan ruang penyimpanan untuk arsip baru.

• Kesulitan akses simultan karena dokumen fisik hanya dapat digunakan satu orang pada satu waktu.

• Selain itu, perkembangan era digital dan tuntutan pelayanan publik yang cepat membuat sistem arsip konvensional tidak lagi memadai, sehingga diperlukan solusi digital yang lebih efektif.

2. Tujuan Pengembangan DigiSave

Aplikasi ini dirancang untuk:

• Mempermudah penyimpanan arsip dalam format digital yang lebih aman dan terstruktur.

• Mempercepat proses pencarian melalui fitur pencarian multi-kriteria.

• Mengurangi risiko kehilangan dan kerusakan arsip vital.

• Mendukung transformasi digital pemerintah daerah dan mendukung reformasi birokrasi pada tingkat digitalisasi arsip, selaras dengan program Indonesia Digital 2045 dan SDGs tujuan ke-16.

• Meningkatkan efisiensi dan akurasi kerja pegawai di bidang kearsipan.
  
  

3. Alasan Menggunakan Microsoft Access

Platform Microsoft Access dipilih karena:

• Mudah dioperasikan oleh pegawai instansi pemerintah.

• Sudah menjadi bagian dari ekosistem Microsoft Office yang umum digunakan di OPD.

• Biaya implementasi lebih terjangkau dibanding sistem kearsipan komersial.

• Cocok untuk membangun database yang sederhana namun fungsional.
  
  

4. Fitur Utama DigiSave

Berdasarkan perencanaan dan uraian proyek pada proposal:

a. Sistem Pengindeksan Otomatis

Aplikasi mencatat dan mengelompokkan arsip berdasarkan metadata tertentu.

b. Pencarian Arsip 

Pengguna dapat mencari arsip berdasarkan:

• Nomor Urut

c. Penyimpanan Arsip Digital

Dokumen disimpan dalam bentuk file digital (PDF/JPG/PNG).

d. Pelacakan & Audit Trail

Setiap aktivitas dapat tercatat sehingga meningkatkan akuntabilitas.

5. Manfaat Strategis DigiSave

Aplikasi ini memberikan manfaat nyata bagi instansi:

• Mempercepat proses penyimpanan dan pencarian arsip vital.

• Meningkatkan kinerja pegawai karena pencarian lebih cepat dan akurat.

• Mengurangi penggunaan kertas, mendukung konsep green office.

• Meningkatkan akuntabilitas melalui pencatatan yang lebih terstruktur.

• Meminimalkan risiko kehilangan dokumen penting.

• Mendukung transformasi digital sektor publik di Kota Madiun.

6. Peran DigiSave dalam Transformasi Digital

DigiSave bukan sekadar aplikasi, tetapi langkah strategis menuju tata kelola kearsipan yang:

• Modern dan adaptif,

• Transparan dan akuntabel,

• Mendukung pelayanan publik yang cepat,

• Selaras dengan standar nasional digitalisasi arsip.