Kebijakan Privasi

Terakhir diperbarui: 10 November 2026

1. Siapa kami dan cakupan kebijakan

Kebijakan Privasi (Privacy Policy) ini menjelaskan bagaimana PT. Victoria Surya Abadi ("kami") mengumpulkan, memakai, membagikan, dan melindungi data pribadi Anda saat memakai aplikasi DewaERP (Dewa ERP) untuk absensi karyawan.

• Aplikasi yang dicakup: aplikasi Android DewaERP (nama paket id.co.dewapatria.erp), versi browser di HP, dan portal web HRD di app.dewaerp.com.

• Pengguna: karyawan PT Dewa Patria dan perusahaan dalam kelompoknya yang akunnya dibuat dan dikelola oleh HRD, serta HRD dan admin yang mengelola absensi.

• Pengendali data pribadi: PT. Victoria Surya Abadi, Gandaria 8 Office Tower Lt. 12 Unit C, Jl. Sultan Iskandar Muda No. 10, Kelurahan Kebayoran Lama Utara, Kecamatan Kebayoran Lama, Kota Administrasi Jakarta Selatan, Provinsi DKI Jakarta 12240. Kontak: dewaerp.support@gmail.com.

2. Data yang kami kumpulkan

Kami mengumpulkan data yang diperlukan untuk mencatat absensi Anda, dan tidak lebih dari itu.

• Identitas akun: nama, ID Karyawan (ERP), NIP, jabatan atau peran, perusahaan, dan site kerja. Diisi HRD saat membuat akun Anda; aplikasi tidak meminta Anda mengisinya.

• Data absensi: waktu Clock In dan Clock Out (menurut jam server), status, koreksi oleh HRD, dan riwayat absensi.

• Foto absensi: foto saat Clock In dan Clock Out, termasuk percobaan absen yang ditolak, sebagai bukti kehadiran. Bila mandor yang diberi hak mengabsenkan rekan, foto rekan diambil dengan persetujuan rekan tersebut, dan foto mandor sebagai pelaksana juga disimpan.

• Data wajah (biometrik): ciri wajah (template) dan 3 foto pendaftaran wajah (depan, kiri, kanan), serta hasil dan skor pencocokan wajah dan pemeriksaan keaslian wajah (liveness) saat login dan absen. Foto yang diambil saat login dengan wajah tidak disimpan; hanya hasil dan skornya yang dicatat.

• Lokasi: saat Clock In dan Clock Out (termasuk percobaan yang ditolak): koordinat GPS, tingkat akurasi, umur data GPS, tanda lokasi palsu, jarak ke area kerja, dan hasil pemeriksaan area. Lokasi yang dibaca untuk pratinjau di layar sebelum absen tidak disimpan. Login dengan wajah tidak memakai lokasi.

• Perangkat: platform, versi sistem operasi, versi aplikasi, serta merek dan tipe HP, dicatat bersama absensi, pendaftaran wajah, dan login. Pada versi browser, identitas peramban (user agent) yang tercatat. Kami tidak mengumpulkan IMEI, nomor seri perangkat, atau ID iklan. Aplikasi membuat kode acak per pemasangan yang disimpan di HP. Untuk membatasi percobaan login, server menyimpan kode ini sementara di memori bersama ID Karyawan (ERP) Anda, paling lama 30 hari; kode ini tidak disimpan di basis data.

• Jejak keamanan: catatan login, percobaan yang gagal, dan tindakan HRD atau admin pada data Anda.

• Alamat IP: aplikasi dan server kami tidak menyimpan alamat IP Anda. Cloudflare (bagian 6) memprosesnya untuk meneruskan lalu lintas ke server kami.

3. Untuk apa data dipakai

Kami memakai data Anda hanya untuk mencatat dan mengelola kehadiran kerja. Kami tidak menjual data Anda dan tidak memakainya untuk iklan. Aplikasi tidak memuat layanan iklan atau analitik pihak ketiga.

1. Mencatat kehadiran: menyimpan jam Clock In dan Clock Out serta riwayat absensi.

2. Memastikan identitas: mencocokkan wajah dan memeriksa keaslian wajah, supaya login dan absensi hanya dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.

3. Memeriksa lokasi: memastikan absensi dilakukan di area kerja yang ditentukan perusahaan.

4. Administrasi HRD: koreksi absensi, laporan kehadiran, dan pengelolaan hak akses.

5. Keamanan: mencegah akses tidak sah dan penyalahgunaan akun.

6. Kewajiban hukum: memenuhi permintaan yang sah dari pihak berwenang.

Dasar pemrosesan: persetujuan Anda yang eksplisit untuk data wajah dan lokasi; untuk data lainnya, pelaksanaan hubungan kerja serta pemenuhan kewajiban hukum perusahaan.

4. Data wajah (biometrik) dan persetujuan

Data wajah adalah data pribadi yang bersifat spesifik menurut Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, sehingga kami hanya memprosesnya dengan persetujuan Anda.

• Persetujuan: aplikasi meminta persetujuan Anda sebelum pendaftaran wajah, baik pendaftaran oleh HRD maupun pendaftaran sendiri dari layar Masuk. Persetujuan dicatat bersama versi teksnya. Pendaftaran wajah hanya untuk akun yang sudah dibuat HRD dan tidak membuat akun baru.

• Yang disimpan: ciri wajah (template) dan 3 foto pendaftaran, untuk mencocokkan wajah Anda saat login dan absen. Foto yang diambil saat login dengan wajah tidak disimpan. Bila Anda mendaftar ulang, data wajah lama dihapus pada penghapusan berkala (bagian 7).

• Tujuan tunggal: data wajah hanya dipakai untuk memastikan bahwa Anda adalah pemilik akun saat login dan absensi. Kami tidak memakainya untuk tujuan lain dan tidak membagikannya kepada pihak lain di luar bagian 6.

• Pemeriksaan keaslian: aplikasi memeriksa bahwa wajah yang tampil adalah wajah asli, bukan foto atau layar.

• Keamanan login: setelah beberapa kali gagal berturut-turut, login dengan wajah dihentikan sementara untuk melindungi akun Anda. Login dengan kata sandi di portal web tidak terpengaruh.

• Menarik persetujuan: Anda boleh menarik persetujuan kapan saja lewat HRD site Anda atau dewaerp.support@gmail.com. Akibatnya, login dan absensi dengan wajah tidak dapat dipakai; hubungi HRD site Anda untuk pengaturan absensi selanjutnya. Data wajah dihapus sesuai bagian 7 dan 9.

5. Lokasi, kamera, dan izin di HP

Aplikasi membaca lokasi Anda hanya saat layar Clock In atau Clock Out terbuka, untuk memeriksa apakah Anda berada di area kerja.

• Tidak dilacak terus-menerus: aplikasi tidak meminta izin lokasi latar belakang, tidak melacak lokasi Anda saat layar absen ditutup, dan tidak merekam perjalanan Anda.

• Izin lokasi: aplikasi meminta izin lokasi dari sistem Android, dan Anda dapat mencabutnya di Pengaturan HP. Tanpa izin lokasi, absensi di area yang mewajibkan lokasi tidak dapat dilakukan.

• Izin kamera: dipakai untuk foto absensi serta pendaftaran dan login dengan wajah. Anda dapat mencabutnya di Pengaturan HP; tanpa kamera, login dengan wajah dan absensi tidak dapat diselesaikan.

6. Dengan siapa data dibagikan dan di mana disimpan

Data Anda disimpan di server kami di Indonesia dan hanya dapat dilihat oleh pihak yang berwenang menurut perannya. Kami tidak menjual data Anda.

• Server dan lokasi: data dan foto disimpan di server yang kami kelola di pusat data Biznet Gio di Indonesia.

• Yang dapat mengakses: HRD dan admin yang diberi hak untuk site Anda, sesuai perannya. Mandor yang diberi hak dapat mengabsenkan rekan di site yang sama. Pembukaan foto dan tindakan penting pada data dicatat dalam jejak audit.

• Penyedia layanan yang memproses data atas nama kami:

  • Biznet Gio: penyedia server. Teknisinya dapat mengakses server untuk dukungan teknis atas permintaan kami.

  • Cloudflare: perantara lalu lintas dan perlindungan keamanan situs app.dewaerp.com dan www.dewaerp.com, serta penerus email yang dikirim ke alamat @dewaerp.com ke kotak masuk email kami. Koneksi terenkripsi dibuka di sistem Cloudflare sebelum diteruskan ke server kami, sehingga data yang dikirim aplikasi, termasuk foto, melewati sistem Cloudflare. 

  • Google Drive: salinan cadangan basis data, yang dienkripsi sebelum dikirim. Foto tidak dicadangkan ke Google Drive.

  • Bitdefender GravityZone: perangkat lunak keamanan di server, yang dapat memeriksa berkas di server untuk mendeteksi ancaman.

  • Tailscale: jaringan pribadi terenkripsi untuk akses administrasi server.

  • Google: layanan email (Gmail) untuk alamat kontak kami, dan layanan lokasi Google di HP Anda yang dipakai Android untuk menentukan lokasi.

• Distribusi aplikasi: Google Play, dan Firebase App Distribution untuk versi uji (memproses alamat email penguji).

• Pihak berwenang: kami hanya membagikan data bila diwajibkan oleh hukum atau atas permintaan yang sah.

• Transfer ke luar negeri: Cloudflare, Google, Bitdefender, dan Tailscale dapat memproses data di luar Indonesia. Untuk itu kami menerapkan perlindungan sesuai UU Pelindungan Data Pribadi, termasuk enkripsi salinan cadangan sebelum dikirim.

7. Lama penyimpanan

Kami menyimpan data hanya selama diperlukan untuk tujuan di bagian 3, lalu menghapus atau memusnahkannya.

• Foto absensi (termasuk percobaan yang ditolak dan foto pelaksana): 3 bulan.

• Data wajah (template dan 3 foto pendaftaran): selama Anda karyawan aktif dan persetujuan berlaku; dihapus paling lambat 3 bulan setelah Anda berhenti bekerja atau menarik persetujuan.

• Lokasi, data perangkat, dan jejak keamanan (log): 3 bulan.

• Catatan absensi (jam Clock In dan Clock Out, status, koreksi HRD): selama diperlukan untuk administrasi kepegawaian dan penggajian, dan selama diwajibkan peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan.

• Salinan cadangan: cadangan harian di server disimpan 14 hari; salinan terenkripsi di Google Drive dihapus secara berkala, paling lama 3 bulan.

Penghapusan dilakukan secara berkala oleh pengelola sistem setelah masa simpan berakhir, atau atas permintaan Anda, kecuali hukum mengharuskan kami menyimpannya lebih lama. Bila ada data yang harus kami simpan karena alasan keamanan, pencegahan penipuan, atau kewajiban hukum, kami akan menyebutkannya saat Anda mengajukan penghapusan.

8. Keamanan data

Kami melindungi data Anda dengan beberapa lapis pengamanan dan membatasi siapa yang dapat melihatnya.

• Koneksi terenkripsi: data antara aplikasi dan server dikirim lewat koneksi HTTPS.

• Akses berbasis peran: HRD, admin, dan mandor hanya melihat data sesuai hak dan site mereka.

• Jejak audit: tindakan penting pada data absensi dicatat.

• Pembatasan percobaan: percobaan login yang berulang dibatasi untuk mencegah penyalahgunaan akun.

• Cadangan terenkripsi: salinan cadangan disimpan dalam bentuk terenkripsi.

• Perlindungan server: server dilindungi dengan pembatasan jaringan dan perangkat lunak keamanan.

Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberi tahu Anda dan lembaga yang berwenang secara tertulis paling lambat 3 x 24 jam, sesuai UU Pelindungan Data Pribadi. Pemberitahuan memuat data yang terungkap, kapan dan bagaimana data terungkap, serta upaya penanganannya.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Jaga kerahasiaan akun dan perangkat Anda, dan laporkan kehilangan HP kepada HRD.

9. Hak Anda, penghapusan data dan akun

Anda berhak mengendalikan data pribadi Anda, dan kami memproses permintaan Anda setelah identitas Anda diverifikasi.

• Hak Anda: mengetahui data apa yang kami proses, mengakses dan meminta salinan, memperbaiki data yang keliru, menarik persetujuan, menolak atau membatasi pemrosesan tertentu, serta meminta penghapusan atau pemusnahan data.

• Cara mengajukan: hubungi HRD site Anda atau kirim email ke dewaerp.support@gmail.com dengan menyebut nama dan ID Karyawan (ERP). Kami menanggapi permintaan Anda paling lambat 3 x 24 jam setelah identitas Anda terverifikasi.

• Penghapusan akun dan data: akun dibuat dan dikelola oleh HRD; pendaftaran wajah di aplikasi tidak membuat akun baru. Cara meminta penghapusan ada di halaman Permintaan Hapus Akun dan Data.

• Akibat penghapusan: setelah akun dihapus, Anda tidak dapat lagi memakai aplikasi untuk absensi, dan data yang wajib kami simpan tetap disimpan sampai masa simpannya berakhir (bagian 7).

10. Anak-anak, perubahan kebijakan, dan kontak

• Anak-anak: aplikasi ini hanya untuk karyawan berusia 18 tahun atau lebih dan tidak ditujukan bagi anak-anak.

• Perubahan kebijakan: bila kebijakan ini berubah, kami memperbarui halaman ini beserta tanggal "Terakhir diperbarui". Untuk perubahan yang memengaruhi data wajah atau lokasi, kami meminta persetujuan baru lewat aplikasi.

• Kontak dan pengaduan: penanggung jawab pelindungan data pribadi adalah Direktur PT. Victoria Surya Abadi, email dewaerp.support@gmail.com, alamat Gandaria 8 Office Tower Lt. 12 Unit C, Jl. Sultan Iskandar Muda No. 10, Jakarta Selatan 12240. Anda juga dapat menghubungi HRD site Anda.