Ⅲ-２-(３)-② 子どもに関する記録の管理体制が確立している。

評価基準の考え方と評価の留意点

（１） 目的

○本評価基準は、個人情報保護規程等の子どもの記録の管理について規定が定められるとともに、適切に管理が行われていることを評価します。

（２）趣旨・解説

○子どもに関する記録の管理については、個人情報保護と情報開示の２つの観点から管理体制が整備される必要があります。

○保育所が保有する子どもや家族の情報は、個人的な情報であり、その流出は子どもや家族に大きな影響を与えることから、情報が外部に流出しない管理体制が必要となります。記録の保管場所や保管方法、扱いに関する規程、責任者の設置、保存と廃棄に関する規程等が必要です。

○個人情報保護については、平成29年5月に施行された「個人情報の保護に関する法律」の改正の内容とともに、個人情報保護委員会から公表された「ガイドライン」等への理解と、取組が求められます。

○とくに厳格な個人情報の管理が求められる特定分野には、個人情報保護委員会から、その分野についてのガイダンスが公表されています。介護関係事業者は、「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取り扱いのためのガイダンス」、「同Ｑ＆Ａ（事例集）」に即した適切な取組が必要です。また、ガイダンスの対象とならない福祉施設・事業所にあっても、その高い公益性を踏まえ、可能な範囲でガイダンスに準拠した取組を行うことで保護者等からの信頼を得ていくことが大切です。

○一方、情報開示については、保護者等から情報開示を求められた際のルール・規程が必要です。情報開示の基本姿勢、情報開示の範囲、子ども・保護者への配慮等が求められます。

○ここでいう「記録の管理」とは、書面による管理に加え電子データによる管理も含みます。電子データについては、取扱いや情報漏えい対策が十分になされることが必要です。

（３）評価の留意点

○評価方法は、訪問調査において規程等の確認、実際の記録の保管状況、開示請求への対応、保存と廃棄の確認等を行います。