Práctica 1 Tecnología Undécimos

Concepto de base de datos: Una base de datos es una entidad de almacena datos relacionados de una manera estructurada, de forma que posteriormente estos puedan ser editados y consultados de diversas formas.

Dentro de los diferentes modelos de bases de datos existentes, las bases de datos relacionales son uno de los modelos más utilizados para implementar bases de datos. Este modelo se compone de un conjunto de una o más tablas que se estructuran en registros (filas) y campos (Columnas), que se relacionan entre sí por medio de uno o varios campos.

Un sistema gestor de bases de datos (SGBD) es el software que se encarga de administrar una base de datos, que permite el almacenamiento, la actualización y la recuperación de datos de una base de datos, además de incluir funciones para la seguridad y el control de acceso.

Microsoft Access: Es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.

1. Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.

2. Un registro está formado por el conjunto de información en particular.

3. Un dato es la intersección entre un campo y un registro.

Ejemplo:

Elementos de Access

Tablas: Las tablas son el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.

Consultas: Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.

Formularios: Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operacion general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access.

Informes: Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.

Crear una base de datos en blanco

1. Inicie Access.

2. En la página de Inicio, haga clic en Base de datos en blanco.

3. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica ninguna extensión, Access la agregará. La ubicación predeterminada es una de las siguientes:

   • Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7, Microsoft Windows 8: c:\Users\nombre de usuario\Documents

   • Microsoft Windows 10: Documentos
     

Para cambiar la ubicación del archivo, haga clic en Examinar , situado junto al cuadro Nombre de archivo, busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada Tabla1) en la vista Hoja de datos.

Access sitúa el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

Para agregar datos, comience a escribir.

Notas

• Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a escribir datos en una hoja de cálculo de Excel. La principal restricción es que los datos deben escribirse en filas y columnas contiguas, empezando en la esquina superior izquierda de la hoja de datos. No intente aplicar formato a los datos incluyendo filas o columnas en blanco tal y como haría en una hoja de Excel, ya que de este modo desperdiciaría espacio en la tabla. La tabla contiene únicamente sus datos. Toda la presentación visual de esos datos la hará en los formularios e informes que diseñe más adelante.

• La estructura de la tabla se crea mientras se escriben los datos. Cada vez que se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access configura el tipo de datos del campo basándose en el tipo de datos que se escribe. Por ejemplo, si hay una columna en la que ha escrito únicamente valores de fecha, Access configurará el tipo de datos de ese campo en Fecha/Hora. Si más adelante intenta escribir en ese campo valores que no sean fechas, como un nombre o un número de teléfono, Access mostrará un mensaje informándole de que el valor no es del tipo de datos de la columna. Siempre y cuando sea posible, deberá planear la tabla de modo que cada columna contenga el mismo tipo de datos, ya sea texto, fechas, números o algún otro tipo de datos. De este modo, resulta mucho más fácil crear consultas, formularios e informes que seleccionen únicamente los datos deseados.

Si no desea escribir datos en este momento, haga clic en Cerrar .

Agregar una tabla

Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas en la ficha Crear.

Haga clic en Tabla para crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos. Puede usar la vista Hoja de datos para comenzar a escribir datos inmediatamente y para que Access cree la estructura de tabla, o bien, puede usar la Vista Diseño para crear primero la estructura de tabla y, a continuación, cambiar a la vista Hoja de datos para escribir los datos. Independientemente de la vista en la que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access.

Insertar una tabla, empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los datos que se escriben.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

2. Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

Nota Si no ve una columna denominada Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño en lugar de la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla situada en el panel de exploración. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, pasa a la vista Hoja de datos.

3. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos más comunes. Si arrastra uno de estos campos hasta la hoja de datos, Access agregará un campo con ese nombre y establecerá sus propiedades en un valor apropiado para ese tipo de campo. Las propiedades se pueden cambiar más adelante. Debe arrastrar el campo hasta el área de la hoja de datos que contiene datos. Aparece una barra de inserción vertical, que muestra dónde se va a ubicar el campo.

4. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe más adelante en este artículo.

· Para cambiar el nombre de una columna (o campo), haga doble clic en su encabezado y escriba el nuevo nombre. Se recomienda asignar a cada campo un nombre significativo de modo que sepa lo que contiene cuando lo vea en el panel Lista de campos.

· Para mover una columna, selecciónela haciendo clic en su encabezado y, a continuación, arrástrela hasta la ubicación que desee. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas juntas hasta una nueva ubicación.

Insertar una tabla, empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir los datos, o bien, introduzca los datos con algún otro método, como una operación de pegar o anexar datos.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.

2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.

Nota Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic en el botón Vista Diseño situado en la barra de estado de la ventana de Access. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Diseño.

3. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. Esa descripción se muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta un formulario o informe, así como todos los controles creados para ese campo por el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :

· Haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

5. Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de datos, haga clic en la primera celda vacía y comience a escribir. Asimismo, puede pegar datos de otro origen tal y como se describe en la siguiente sección.

Si, tras escribir algunos datos, desea agregar uno o varios campos a la tabla, comience a escribir en la columna Agregar nuevo campo en la vista Hoja de datos, o bien, agregue los nuevos campos mediante los comandos del grupo Campos y columnas en la ficha Hoja de datos.

Ejercicio I

Diseñe una base de datos con dos Tablas (Tabla Estudiantes y Tabla Notas), la tabla estudiantes la llenara con información de sus compañeros, y la tabla nota con información inventada.

1. Los campos para dichas tablas serán:

a. Tabla Estudiantes:

· Cedula(Texto)

· Nombre(texto)

· Apellidos(texto)

· Edad(numero)

· Foto(Archivo adjunto)

b. Tabla Notas:

· Id(autonumérico)

· Cedula

· Nota I

· Nota II

· Nota III

2. Realice los formularios para cada una de las tablas, además de los informes para mostrar la información de las tablas.

3. Realice tres consultas:

a. Consulta para la tabla estudiantes

b. Consulta para la tabla notas

c. Consulta Combinada tabla estudiantes y tabla notas

Realice un informe donde se muestre la cedula del estudiante, nombre, apellidos y las notas.

Descargue el documento de las indicaciones desde aquí.