bagaimana cara untuk menemukan suatu masalah?

Setiap hari manusia akan selalu dihadapkan dengan masalah, entah itu masalah pada kehidupan pribadi atau masalah pada tempat mereka bekerja. Masalah memang akan selalu hadir dalam hidup seseorang, namun untuk menyelesaikannya tentunya dibutuhkan solusi yang tepat agar masalah tersebut tidak terulang kembali dan tidak memberikan dampak yang lebih buruk lagi. Lalu bagaimana mereka tahu kalau solusi yang mereka dapatkan sudah tepat? Maka dari itu pemahaman mengenai masalah yang terjadi harus diketahui dan dipahami dengan jelas sebelum mulai mencoba menyelesaikannya. 

Untuk mendefinisikan suatu masalah tentunya harus memahami apa itu masalah. Masalah merupakan suatu kondisi yang menghadirkan tantangan dan hambatan yang harus dipecahkan. Tantangan dan hambatan tersebut muncul ketika realita yang terjadi tidak sesuai dengan yang diharapkan. Mendefinisikan masalah penting untuk dilakukan karena dengan mendefinisikan masalah, seseorang dapat mengetahui akar permasalahannya sehingga dapat menentukan solusi yang tepat.

Bagaimana cara untuk menemukan masalah? Terdapat 2 cara untuk menemukan masalah, yang pertama yaitu cara alami dan yang kedua cara paksa. Cara alami artinya masalah dapat ditemukan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang

beragam, salah satu yang sudah tidak asing digunakan yaitu 5W+1H. Selain 5W+1H juga terdapat metode-metode lain yang dapat digunakan untuk mengajukan pertanyaan guna menemukan suatu masalah, diantaranya adalah:

• Metode “lebih”+kata sifat, metode ini digunakan karena seringkali seseorang merasa tidak ada masalah pada aktivitasnya padahal realitanya ada hal yang perlu ditingkatkan agar pekerjaan lebih efektif dan efisien lagi. Pertanyaan yang biasa diajukan yaitu “lebih aman?”, “lebih murah?”, “lebih mudah?”, “lebih tepat?”, “lebih cepat?”

• Metode 3MU (Muda, Mura, Muri), pertanyaan yang diajukan pada metode ini yaitu mengenai muda, mura, muri. Muda merupakan pemborosan atau kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah, muri merupakan suatu ketidakseimbangan, dan mura merupakan pemborosan yang terjadi karena beban kerja yang berlebih. Pertanyaan yang dapat diajukan antara lain “apakah ada muda/pemborosan?”, “apakah ada mura/beban berlebih?”, “apakah ada muri/ketidakseimbangan?”

• Bertanya “mengapa” seperti “kenapa mengerjakan itu?”,”kenapa dilakukan seperti itu?”, “kenapa dilakukan disitu?”, “kenapa dilakukan saat itu?”, “kenapa dia melakukan itu?”, atau “kenapa memerlukan segitu banyak?”

Adapun cara kedua yang dapat digunakan untuk menemukan masalah yaitu cara paksa, diantaranya yaitu:

• Metode audit, metode audit dapat menjadi metode yang tepat untuk menemukan masalah karena dengan melakukan audit kita melakukan pemeriksaan sebuah sistem dengan mengevaluasi bukti-bukti atau fakta yang terjadi di lapangan serta menyelaraskan bukti tersebut dengan teoritical atau standar yang ada, sehingga setiap ketidaksesuaian yang didapat dapat segera diperbaiki

• List NCR, NCR (Non-Conformance Report) adalah dokumen yang memuat rincian persyaratan yang tidak terpenuhi karena adanya ketidaksesuaian, analisa penyebab ketidaksesuaian dapat terjadi, dan tindakan koreksi yang akan dipenuhi untuk memperbaiki ketidaksesuaian sebelum memutuskan apakah akan menerapkan tindakan korektif atau tidak. Sehingga dengan menggunakan NCR ini lah kita dapat dengan mudah menemukan masalah serta menentukan prioritas penyelesaian masalah nya

• Work Assessment, merupakan penilaian kerja yang sengaja dilakukan untuk mengevaluasi suatu kondisi kerja, melalui penilaian kerja biasanya akan didapat score yang nanti nya bisa menggambarkan apa kondisi sekarang sudah ideal atau ternyata masih banyak masalah

• Analisa Kerja, merupakan metode yang dilakukan untuk menganalisa kondisi kerja yang ada, apakah sudah cukup efektif atau belum. Biasanya Analisa kerja dilakukan pada ruang lingkup yang sudah spesifik seperti pada proses tertentu sehingga biasa akan lebih cepat didapat masalah yang lebih detail dan penanganan nya akan langsung menyerang masalah tersebut

Jadi itulah cara-cara yang dilakukan untuk kita dapat menemukan masalah yang ada di sekitar kita. Ada suatu kutipan hebat dari Taichi Ohno – Pendiri Toyota yaitu “Masalah adalah Telur Emas dari Improvement” yang maknanya Jika kamu tidak tahu apa masalahmu, kamu tidak mungkin untuk memperbaikinya