ACCUEIL - RGPD

Protection des données personnelles – Intranet / Extranet collaboratif

Dernière mise à jour : 25/09/2026

PRÉAMBULE IMPORTANT

Vous avez fait le choix de stocker vos données sur Google Drive. Ce sont des serveurs américains, régis par les lois des états unis d'amérique, pays d'appartenance de la société Google.

En terme de RGPD, ni CDS27, ni  le territoire de la CEE, ni le territoire français ne peuvent garantir la confidentialité, ni être responsables des données que vous y déposez.

Pour vos données sensibles et ultra confidentielles, privilégiez d'autres supports de stockage déportés et non synchroniser avec cet espace.

Cette interface est la propriété intellectuelle de CDS27,. Elle a fait l'objet d'une personnalisation de paramétrage par CDS27, selon la commande dans la version de référence INTRANET ESSENTIEL GOOGLE.

L'interface client est hébergée chez CDS27. L'arborescence structure permettant de faire fonctionner l'interface est stockée sur un espace Google de partage du client, avec ses données dont il est propriétaire et dont il a la responsabilité de sa sauvegarde.

L'interface couplée de l'arborescence structure constitue le produit installé du client pour son utilisation.

Le contrat de maintenance curative n'intervient que sur la restauration de l'installation avec le paramétrage livré au client, uniquement sur le produit dans sa version de référence, sans les données.

Une version  PACK INTRANET AUTONOME sera proposée à l'achat de propriété intellectuelle et d'exploitation sur  demande spéciale, hors catalogue, sur devis. Cet achat constituera un détachement complet de maintenance de la part de CDS27 et sera placé sous la seule responsabilité de l'acquéreur de sa version autonome.

1. Objet de cette page

Le présent espace Intranet / Extranet collaboratif est destiné à faciliter l’accès à des informations, documents, outils et ressources nécessaires à l’activité de [NOM DE L’ENTREPRISE] et, le cas échéant, à ses collaborateurs, partenaires ou prestataires autorisés.

Dans le cadre de son fonctionnement, certaines données à caractère personnel peuvent être collectées ou traitées.

La présente page a pour objectif d’informer les utilisateurs sur les conditions dans lesquelles ces données sont susceptibles d’être utilisées et protégées.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

[NOM DE L’ENTREPRISE / RAISON SOCIALE]
[ADRESSE PROFESSIONNELLE]
[EMAIL DE CONTACT RGPD OU EMAIL PROFESSIONNEL]

Le responsable du traitement détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de cet espace collaboratif.

3. Données susceptibles d’être traitées

Selon les fonctionnalités utilisées dans l’espace collaboratif, les catégories de données susceptibles d’être traitées peuvent notamment comprendre :

• nom et prénom

• adresse e-mail professionnelle

• fonction ou rôle dans l'organisation

• coordonnées professionnelles

• informations relatives aux droits d'accès et aux habilitations

• informations renseignées dans les formulaires ou documents collaboratifs

• données relatives à l'utilisation de certains outils ou services intégrés à l'espace

Seules les données nécessaires au fonctionnement et aux finalités prévues sont destinées à être collectées par CDS27.

Le client est pleinement responsable des données qui sont partagées par lui-même ou ses collaborateurs en ligne ou dans ses mails.

4. Finalités des traitements

Les données personnelles peuvent être utilisées notamment pour :

• permettre l'accès à l'espace collaboratif

• gérer les comptes et les droits d'accès

• permettre le travail collaboratif entre les utilisateurs autorisés

• mettre à disposition et partager des documents et informations professionnels

• organiser certaines activités ou procédures internes

• assurer la sécurité et la gestion des accès

• répondre aux demandes des utilisateurs concernant leurs données personnelles

• respecter les obligations légales applicables

Les données ne sont pas utilisées à d'autres fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées.

5. Base légale

Selon la nature du traitement concerné, le traitement des données personnelles peut notamment reposer sur :

• l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles 

• le respect d'une obligation légale 

• l'intérêt légitime de l'organisation 

• le consentement de la personne concernée lorsque celui-ci est requis

La base légale applicable dépend de la finalité et du traitement concerné.

6. Accès aux informations

L'accès à l'espace collaboratif est réservé aux personnes dûment autorisées. Dans la version INTRANET ESSENTIEL GOOGLE, version mono-utilisateur, seul(e) le(la) dirigeant(e) possède le droit d'accès livré par CDS27.

Les droits d'accès sont attribués selon les besoins liés aux fonctions ou aux missions de chaque utilisateur.

Selon l'organisation mise en place, différents niveaux d'accès peuvent être définis afin de limiter l'accès aux informations aux seules personnes qui en ont besoin.

Les utilisateurs sont invités à ne pas communiquer leurs identifiants ou leurs moyens d'accès à une autre personne.

7. Outils et services utilisés

Cet espace collaboratif peut s'appuyer sur différents services numériques, notamment des outils de stockage, de partage de documents, de formulaires ou de gestion collaborative.

Lorsque des services tiers sont utilisés, leurs propres conditions d'utilisation et politiques de confidentialité peuvent également s'appliquer.

Services susceptibles d'être utilisés :

• Services et fonctionnalités Google dans votre formule d'abonnement dans votre compte Google

• Assistance de maintenance, soit dans le cadre du contrat de maintenance, soit facturé en hors contrat de maintenance au tarif en vigueur (devis).

• Les plateformes auxquelles vous avez connecté votre compte Google, sous votre seule responsabilité (exemple : CANVA, BREVO, plateforme e-facturation,...)

Cette liste doit être actualisée en fonction des outils effectivement utilisés dans l'espace.

8. Conservation des données

CDS27 n'intervient pas, n'accède pas, ne sauvegarde pas, ne restaure pas vos données.

Il appartient au client utilisateur de gérer la durée et les conditions de conservations des données personnelles et s'assure de répondre aux obligations légales applicables, notamment la RGPD.

Il est de la responsabilité du client de faire supprimer les comptes et droits d'accès des utilisateurs ou désactivés lorsque leur accès à l'espace n'est plus nécessaire, intervention soit dans le cadre d'un contrat de maintenance, soit facturé en hors contrat de maintenance, au tarif en vigueur (devis).

Les documents contenant des données personnelles doivent également faire l'objet d'une durée de conservation appropriée à leur nature et réglementation officielle.

9. Sécurité et confidentialité

Des mesures organisationnelles et techniques sont mises en œuvre par le client utilisateur afin de protéger les données personnelles contre :

• les accès non autorisés

• la perte ou la destruction accidentelle

• la modification non autorisée

• la divulgation ou le partage inapproprié

Les utilisateurs doivent également contribuer à la sécurité de l'espace en :

• utilisant uniquement leur propre accès

• ne communiquant pas leurs identifiants

• vérifiant les destinataires avant de partager un document

• ne déposant pas de données personnelles qui ne sont pas nécessaires

• signalant rapidement toute erreur d'accès ou incident de sécurité

10. Données sensibles et données particulières

L'espace collaboratif n'a pas vocation à recevoir des données personnelles sensibles ou particulièrement confidentielles, sauf si leur traitement est expressément prévu, justifié et sécurisé dans le cadre de l'activité.

Les utilisateurs ne doivent pas déposer de données sensibles ou de documents confidentiels dans un espace partagé sans avoir vérifié au préalable que cet usage est autorisé et approprié.

11. Droits des personnes

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, les personnes concernées disposent, selon les conditions prévues par la réglementation, de différents droits, notamment :

• droit d'accès à leurs données

• droit de rectification des données inexactes

• droit à l'effacement dans les cas prévus

• droit à la limitation du traitement

• droit d'opposition à certains traitements

• droit à la portabilité des données lorsque ce droit est applicable

• droit de retirer leur consentement lorsqu'un traitement repose sur celui-ci

Pour exercer ces droits ou obtenir des informations concernant le traitement de leurs données, l'utilisateur peut contacter :

[EMAIL DU RESPONSABLE DANS L'ENTREPRISE]

Une demande peut être accompagnée des informations nécessaires permettant de vérifier son identité lorsque cela est requis.

12. Réclamation auprès de la CNIL

Si, après avoir contacté [NOM DE L'ENTREPRISE], une personne estime que ses droits concernant ses données personnelles ne sont pas respectés, elle peut introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

13. Évolution de cette page

Cette page peut être mise à jour afin de tenir compte de l'évolution de l'organisation (sur devis et commande), des outils Google utilisés, des fonctionnalités Google, de l'espace collaboratif ou de la réglementation applicable.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

Bonnes pratiques pour les utilisateurs

Avant de partager un document ou une information, vérifiez :

☐ que les destinataires sont les bonnes personnes
☐ que les informations partagées sont nécessaires
☐ que le niveau d'accès est adapté
☐ qu'aucune donnée personnelle inutile n'est présente
☐ que le document ne doit pas bénéficier d'une protection particulière

En cas de doute, contactez [EMAIL DU RESPONSABLE DANS L'ENTREPRISE].