Les bonnes pratiques

Cela commence par une analyse de votre système d'information, il faut vous assurer d'avoir les bons outils avant l'entrée en vigueur de la réforme pour que tout se passe bien. C'est pourquoi nous rappelons toujours qu'il est nécessaire d'anticiper !

Logiciel de facturation

Votre entreprise doit elle émettre des factures de ventes ? Si oui, il est possible de réaliser ces factures papier mais il sera vivement conseillé d'utiliser un logiciel pour automatiser la transmission de ces factures vers la PDP pour ne pas avoir à ressaisir manuellement chaque information de la facture.

Si votre entreprise a un logiciel pour réaliser vos factures de ventes (⚠️Excel et Word ne sont pas des logiciels de facturation⚠️), il faudra s'assurer qu'il réponde aux normes actuelles : possibilité d'établir le FEC, obtenir une attestation de l'éditeur. Selon l'éditeur du logiciel, il faudra voir quelles PDP sont interfaçables avec ce logiciel.

Si votre entreprise n'a pas de logiciel de gestion, il faudra en trouver un adapté à votre entreprise, autant en terme de fonctionnalités que du prix.

Alternative possible si vous n'avez pas de logiciel de facturation : certaines PDP qui proposent le logiciel de facturation directement intégré à la plateforme, réunissant ainsi en un même lieu les deux fonctionnalités.

Rappel : sauf pour les factures papiers, le logiciel de facturation est obligatoire depuis 2014 !

Caisse enregistreuse

Votre entreprise doit elle tenir un journal de caisse ? Si oui, il est possible de le réaliser au format papier mais il sera vivement conseillé d'utiliser un terminal de caisse pour automatiser les envoies de rapports à l'administration fiscale. En effet, les entreprises ayant une caisse seront tenues d'établir un rapport par mois, voir même un rapport tous les dix jours selon les cas.

Si votre entreprise a déjà une caisse enregistreuse, il faut s'assurer qu'elle corresponde aux normes actuelles et obtenir de l'éditeur une attestation justifiant cela.

Si vous n'avez pas de caisse enregistreuse ou si celle que vous avez ne répond pas aux normes actuelles, il faudra trouver un matériel en rapport avec votre activité. C'est un domaine très spécifique, il est nécessaire de se faire accompagner par des spécialistes du secteur.

Ne signez pas avec n'importe quel prestataire, il peut être judicieux de nous demander notre avis.

Ensuite, selon la marque de la caisse enregistreuse, vérifiez quelles PDP sont interfaçables avec le logiciel de caisse.

Logiciel de comptabilité

Si vous utilisez le logiciel que notre cabinet vous met à disposition, nous vous accompagnerons pour la transition vers la facture électronique.

Si vous tenez votre comptabilité sur votre logiciel (EBP, Ciel, Sage ou autre), il faudra aussi en tenir compte pour le choix de votre PDP. Des fonctionnalités seront proposées par certaines plateformes pour permettre de transférer vers la comptabilité les factures traitées sur la PDP.

Autre outils / logiciels

Si vous utilisez un logiciel de notes de frais, de suivi de trésorerie, etc ... celui ci pourrait être connecté à la PDP, il est donc important de faire la liste de vos outils numériques pour bien choisir cette plateforme et vous assurer de la meilleure connexion possible entre tous les outils.