Google Documents est une suite bureautique en ligne qui permet de créer des documents, feuilles de calcul et présentations directement depuis votre navigateur sans installation sur votre ordinateur. Les menus, raccourcis claviers et boîtes de dialogues se présentent de façon similaire aux logiciels bureautiques tels que la suite Microsoft Office ou OpenOffice.org. Voici les fonctionnalités principales :

  • Sauvegarde automatique des documents en cours d’édition.
  • Travail collaboratif en temps réel (plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un même document, en voyant toutes les modifications en temps réel).
  • Possibilité d’import de fichiers Microsoft Word et Excel, OpenOffice.org Writer et Calc.
  • Export dans les mêmes formats ainsi qu’en PDF, HTML, PostScript et RTF.
  • Possibilité de publier le document sur le net.

Premiers pas avec Google Drive

Téléchargement et installation de Google Drive pour PC

Connectez-vous à votre espace Drive en ligne :

Puis cliquez sur le bouton "Installer Google Drive pour PC" :

A l'issu de l'installation, une fenêtre apparait dans laquelle vous devez renseigner votre adresse e-mail et mot de passe Google. Puis cliquez sur le bouton "Connexion"

Un petit guide de mise en route s'ouvre ensuite. Dans la première fenêtre, on vous informe qu'un dossier spécial a été créé sur votre ordinateur (nous allons voir plus bas comment cela fonctionne). Cliquez sur le bouton "Suivant" :

Cliquez sur le bouton "Synchroniser"

Le bouton "Options" permet notamment de changer le chemin du dossier spécial Google Drive, par défaut créé dans votre dossier utilisateur.

Après quelques instants, votre Google Drive est opérationnel et l'icône apparait dans la zone de notification de la barre des tâches.

Un clic sur cette icône ouvrira un menu comme ceci

Ajout et synchronisation de données

Nous allons maintenant voir comment ajouter des données dans votre Google Drive sur votre ordinateur, qui seront donc automatiquement synchronisées avec votre espace en ligne, ce qui vous permettra d'y accéder depuis n'importe où par la suite avec un navigateur web en vous connectant à l'adresse drive.google.com

Pour commencer, si ce n'est pas déjà fait, ouvrez le dossier spécial par exemple en cliquant sur le raccourci qui se trouve sur votre bureau :

Pour y ajouter des dossiers ou des fichiers, déplacez ou copiez les vers le dossier Google Drive. L'icône représentée par deux flèches bleues qui apparait signifie que la synchronisation est en cours

Lorsque la synchronisation des données est terminée, l'icône est représentée par une coche verte

Si je me connecte maintenant à l'adresse https://drive.google.com/, je retrouve bien la copie intégrale de mon dossier dans mon espace en ligne dans la partie "Mon Drive"

Tout ce que vous créez, copiez, déposez dans Google Drive et toutes les modifications apportées aux dossiers et aux fichiers sont synchronisés automatiquement tant que vous êtes connecté avec votre compte Google, que ce soit depuis votre Google Drive sur un ordinateur ou un autre, votre mobile grâce à l'application qui va bien ou depuis votre espace en ligne. Vous aurez donc toujours le même contenu en ligne et sur chacun de vos appareils.

Utilisation de Google Drive en ligne

Maintenant que vous savez utiliser le logiciel Google Drive et synchroniser des données, voyons comment se servir du service à partir de l'interface en ligne.

Ouvrir un fichier

Pour commencer, il faut savoir que vous pouvez ouvrir plus de 30 types de fichiers directement dans votre navigateur (comme lire des vidéos par exemple) même si le programme correspondant n'est pas installé sur votre ordinateur. Pour cela, il suffit simplement de cliquer sur le fichier souhaité avec le bouton gauche de votre souris.

Fonction de recherche

Accédez rapidement à vos fichiers en entrant son nom ou un extrait de son contenu dans la barre de recherche

Changer le mode de tri et d'affichage

Vous pouvez changer le mode de tri (à l'aide du bouton "Trier") ainsi que le mode d'affichage en cliquant sur les boutons correspondants en haut à droite .

Le mode d'affichage grille permet d'avoir un aperçu rapide de vos fichiers dans le cas d'images ou de documents google par exemple.

Créer un nouveau dossier


Pour créer un nouveau dossier, il vous suffit de cliquer sur cette icône.

Entrez ensuite le nom que vous souhaitez, puis cliquez sur "OK" :

Le bouton Paramètres

Le bouton paramètres en haut à droite permet d'accéder aux paramètres généraux, aux paramètres d'importation de fichiers, gérer les applications ajoutées à votre compte Google Drive, accéder à la liste des raccourcis clavier... :

Le volet de navigation de gauche

Dans le volet de navigation à gauche (cliquez sur "Plus" pour afficher toute la liste), vous disposez d'un bouton "Créer" pour créer des documents en ligne et d'un bouton à côté pour importer des fichiers ou des dossiers (on notera au passage la possibilité de faire glisser directement des données dans votre navigateur pour l'importation)


En dessous, vous disposez de différents filtres pour trouver plus facilement les fichiers que vous cherchezMon drive : Contient tous les éléments créés, synchronisés et importés dans votre Google Drive. C'est la copie exacte de ce que vous devez avoir en local sur votre ordinateur si vous avez installé l'application.

  • Partagés avec moi : Contient tous les éléments qui ont été partagés avec vous par d'autres utilisateurs (voir étape 5).
  • Suivis : Contient tous les éléments que vous suivez (note : pour suivre un dossier ou un fichier, il suffit de cliquer sur la petite étoile en face).
  • Récents : Contient la liste des fichiers que vous avez récemment ouverts sur votre Google Drive.
  • Activité : Contient la liste des fichiers récemment créés ou modifiés (par vous ou d'autres personnes dans le cas où un partage est mis en place (voir étape 5))
  • Tous les éléments : Contient la liste de l'ensemble des éléments de votre Google Drive (sauf ceux placés dans la corbeille).
  • Corbeille : Contient tous les éléments placés dans la corbeille. Il est donc possible, à partir de là, de restaurer des éléments supprimés par mégarde.
  • Propriétaire, type, plus : Permet de filtrer une recherche par type de fichier, propriétaire etc..


Les actions possibles sur un dossier

En sélectionnant un dossier ou par un clic droit dessus, vous disposez de différentes actions possibles, comme le partage (voir étape 5 du tutoriel), le bouton "Organiser..." pour déplacer l'élément, renommer le dossier, modifier sa couleur, le télécharger, le supprimer...

Les actions possibles sur un fichier

En sélectionnant un fichier ou par un clic droit dessus, vous disposez de quelques actions supplémentaires comme la possibilité d'ouvrir le fichier avec d'autres applications, l'export du fichier vers Google Documents, gérer les révisions (pour récupérer une ancienne version du fichier), afficher les applications autorisées à accéder au fichier, empêcher les téléchargements par les lecteurs (ceux avec qui vous avez souhaité de partager le fichier en lecture seule, voir étape 5 du tutoriel) :

Déplacer un élément par glisser / déposer

Pour déplacer plus simplement vos dossiers ou fichiers, il vous suffit de les faire glisser et de les déposer à l'aide de votre souris dans le répertoire que vous souhaitez

Vous pouvez également les faire glisser vers le volet de navigation de gauche à la racine de votre Drive ou dans le dossier de votre choix

Partage de fichiers et dossiers

Avec Google Drive, vous pouvez partager des fichiers et des dossiers avec les personnes de votre choix. Ceci peut vous permettre par exemple de travailler en groupe sur un même fichier qui sera synchronisé en temps réel dès qu'une modification sera effectuée par un éditeur.

Nous allons voir ici comment mettre en place un partage et régler les options de visibilité et d'accès aux dossiers et fichiers. Tout ceci se réalise depuis Google Drive en ligne.

Partager

Pour partager un élément dans votre Drive, cliquez avec le bouton droit de votre souris dessus, survolez le menu "Partager" et cliquez sur "Partager..." :

La fenêtre des paramètres de partage s'ouvre, par défaut tout ce que vous créez et déposez dans votre Google Drive est bien entendu privé et seul vous pouvez y accéder. Il est possible de changer les options de visibilité en cliquant sur "Modifier..."

Trois options de visibilité sont disponibles :

  • Public : L'élément est accessible par tout le monde, visible dans les résultats de recherche ainsi que par le lien de partage qui vous est fourni dans les paramètres. Par défaut seule la lecture du document est possible mais vous pouvez changer le niveau d'accès.
  • Tous les utilisateurs disposant du lien : L'élément est accessible par tous les utilisateurs qui possèdent le lien de partage qui vous est fourni dans les paramètres. Par défaut seule la lecture du document est possible mais vous pouvez changer le niveau d'accès.
  • Privé : L'élément est accessible uniquement par vous même par défaut. Vous pouvez ensuite accorder un droit d'accès à d'autres utilisateurs disposant d'un compte Google.

Pour l'exemple, je vais conserver l'option "Privé" pour vous montrer comment ajouter des utilisateurs au partage.

  1. Pour cela, dans le cadre "Ajouter des personnes", indiquez le ou les noms ou adresses e-mail ou groupes... de la ou des personnes souhaitées.
  2. Ensuite, modifiez le niveau d'accès à votre guise selon si vous souhaitez que la ou les personnes puissent modifier l'élément partagé, le commenter mais pas le modifier, ou bien le consulter uniquement (lecture seule).
  3. Enfin, cliquez sur le bouton "Partager et enregistrer" :

Google Drive sur Android

Nous allons voir comment vous pouvez l'installer et l'utiliser sur votre téléphone Android afin de partager vos fichiers entre vos différents appareils, ou encore de partager vos fichiers avec d'autres personnes.

Installer Google Drive sur Android

Sur votre téléphone Android, il faut avant tout vous rendre dans le "Play Store" (nouveau nom du Android Market), là où vous pouvez télécharger des applications.

Puis cherchez "google drive" et appuyez quand il apparaît

Appuyez sur l'application Google Drive

Cliquez sur le bouton "Télécharger"

Puis sur le bouton "Accepter et télécharger"

Patientez pendant le téléchargement de l'application...Puis ouvrez la

Vous aurez un avertissement sur les conditions d'utilisation, appuyez sur "Accepter" puis sur OK

Ca y est, vous pouvez accéder à votre "Drive" en appuyant sur "Mon Drive" :

Ajouter un fichier dans votre google drive

Vous pouvez ajouter plusieurs types de fichiers. Pour ma part, je vais importer une photo par exemple. Pour cela, appuyez sur "Importer" :

Puis choisissez "Galerie

Et sélectionnez une photo dans votre gallerie

Vous pouvez alors changer le nom de la photo comme vous voulez, et cliquer sur "OK" pour la copier sur votre Google Drive

Patientez pendant la copie de la photo...

Et voilà, la photo est copiée dans votre Google Drive