9 Nguyên tắc quản lý kho hàng hiệu quả tiết kiệm chi phí

Quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Với một hệ thống kho hàng tốt không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu suất hoạt động, hạn chế thất thoát hàng hóa và tối ưu hóa quy trình sản xuất – phân phối. Bài viết này, Au Viet Rack sẽ chia sẻ 9 nguyên tắc quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp vận hành kho một cách khoa học và tiết kiệm chi phí.

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là quá trình tổ chức, giám sát và kiểm soát các hoạt động xuất nhập hàng hóa trong kho. Mục tiêu của quản lý kho là tối ưu hóa không gian lưu trữ, đảm bảo hàng hóa được bảo quản đúng cách, giảm thất thoát và nâng cao hiệu suất vận hành. Việc quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm chi phí, cải thiện dòng tiền và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

>>> Xem thêm: Các mẫu kệ trong kho được ưa chuộng nhất hiện nay.

9 Nguyên tắc quản lý kho hàng hiệu quả nhất

Thiết kế phòng quản lý gần với khu vực hàng

Việc bố trí khu vực quản lý cần đặt gần khu xuất nhập hàng để dễ dàng giám sát, đồng thời cần có lối đi rộng rãi để thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa. Ngoài ra việc xuất nhập hàng cần tốn khá nhiều thời gian, vì vậy nếu khoảng cách giữa các khu vực gần sẽ rút gọn thời gian quản lý kho.

Sắp xếp hàng hóa theo quy tắc khoa học

Sắp xếp hàng hóa trong kho cần tuân theo nguyên tắc khoa học để đảm bảo việc tìm kiếm và xuất nhập hàng nhanh chóng. Một số quy tắc sắp xếp phổ biến gồm:

- Phân loại theo nhóm hàng hóa: Giúp việc tìm kiếm hàng hóa một cách nhanh chóng hơn.

- Sắp xếp theo mức độ tiêu thụ: Hàng bán chạy nên đặt ở vị trí dễ lấy, hàng ít tiêu thụ xếp xa hơn để tối ưu không gian.

- Lưu trữ theo đặc điểm và kích thước sản phẩm: Với những nhóm hàng theo tính chất (dễ vỡ, cồng kềnh…) để bảo quản tốt hơn và tiết kiệm diện tích.

- Áp dụng tiêu chuẩn 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng): Giúp quản lý kho gọn gàng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí

Ứng dụng nguyên tắc FIFO & LIFO

- FIFO (first in, first out – nhập trước, xuất trước): Hàng nhập vào trước sẽ được xuất trước, phù hợp với các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, mỹ phẩm.

- LIFO (last in, first out – nhập sau, xuất trước): Hàng nhập sau sẽ được xuất trước, phù hợp với ngành vật liệu xây dựng, kim loại.

Thiết lập định mức tồn kho tối ưu

Việc duy trì mức tồn kho tối ưu giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung mà không bị tồn đọng vốn. Định mức tồn kho nên được thiết lập dựa trên các yếu tố:

- Nhu cầu thị trường giúp phân tích và báo cáo tránh thiếu hụt hoặc dư thừa.

- Nhập hàng phù hợp với tốc độ bán, tránh thiếu hoặc thừa

- Cân bằng chi phí dự trữ và chi phí bảo quản hàng hóa

- Xác định được thời gian cung ứng để đảm bảo số lượng hàng hóa.

Kiểm kho định kỳ

Kiểm kê hàng hóa định kỳ giúp phát hiện sai sót, tránh thất thoát và điều chỉnh kịp thời. Từ đó đánh giá mức độ chênh lệch và tìm nguyên nhân giải quyết nhanh nhất.

Phân loại hàng hóa theo mô hình ABC

Mô hình ABC giúp doanh nghiệp ưu tiên quản lý hàng hóa dựa trên giá trị và tần suất xuất kho:

- Nhóm A: Hàng có giá trị cao, nhưng tần suất bán thấp. Cần kiểm soát chặt chẽ để tránh thất thoát.

- Nhóm B: Hàng có giá trị trung bình, tần suất bán trung bình. Cần có phương pháp quản lý linh hoạt

- Nhóm C: Hàng có giá trị thấp, nhưng tần suất bán cao. Cần dữ trừ hàng để đảm bảo nguồn cung.

Sử dụng thẻ kho để kiểm soát hàng hóa

Thẻ kho giúp theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập và tồn kho một cách chính xác. Mỗi sản phẩm sẽ có một thẻ kho riêng, được cập nhật thường xuyên để quản lý hiệu quả.

Sắp xếp hàng hóa theo mã SKU để dễ quản lý

Mã SKU (stock keeping unit) là hệ thống mã hóa giúp phân loại hàng hóa theo vị trí và đặc điểm sản phẩm. Sử dụng mã SKU giúp doanh nghiệp:

- Việc dễ dàng tra cứu và xác định vị trí giúp tăng tốc độ tìm kiếm sản phẩm

- Việc mỗi mặt hàng đều có mã SKU riêng giúp giảm nhầm lẫn trong xuất nhập hàng

- Dễ dàng theo dõi tồn kho, kiểm soát số lượng một cách chính xác.

Ứng dụng mã vạch & phần mềm quản lý kho

Sử dụng công nghệ mã vạch và phần mềm quản lý kho giúp tự động hóa quy trình nhập – xuất – kiểm kho. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm:

- Việc sử dụng công nghệ mã vạch trong quản lý, giảm thiểu sai sót trong quản lý

- Theo dõi chính xác số liệu hàng hóa, cập nhật dữ liệu tồn kho nhanh nhất

- Tối ưu hóa việc đặt hàng và bổ sung hàng hóa khi tồn kho bị thấp và tránh việc thiếu hụt hàng.

Việc áp dụng đúng nguyên tắc quản lý kho, bao gồm phân loại và tính giá hàng tồn kho, sẽ giúp duy trì nguồn lực hợp lý, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi nhuận.

Tại Au Viet Rack, chúng tôi không chỉ cung cấp các giải pháp lưu trữ hiện đại như kệ kho hàng, kệ chứa hàng, pallet, mà còn tư vấn chuyên sâu về nguyên tắc quản lý kho giúp tối ưu không gian và quy trình vận hành. Nếu quý khách có nhu cầu, hãy liên hệ ngay hotline 0933 733 011 để được hỗ trợ tận tình.

>>> Xem thêm: Cách quản lý kho phụ tùng