Ηλεκτρονική ταυτότητα ή πιστοποιητικό πληρότητας είναι ουσιαστικά ένας ηλεκτρονικός φάκελος καταγραφής όλων των στοιχείων και σχεδίων του ακινήτου. Το σημαντικό είναι πως τα στοιχεία είναι πλήρως ενημερωμένα, αφού καταγράφεται και παρακολουθείται η κατάσταση του κτηρίου και οι μεταβολές ή τροποποιήσεις, που έχουν γίνει.
Βάσει νόμου το έντυπο ηλεκτρονικής ταυτότητας κτηρίου/ακίνητου και το πιστοποιητικό πληρότητας της ηλεκτρονικής ταυτότητας κτιρίου, τηρούνται σε ηλεκτρονική μορφή στο Παρατηρητήριο Δομημένου Περιβάλλοντος κι αποτελούν στοιχεία ελέγχου.
Όλα τα νέα κτίρια και διηρημένες ιδιοκτησίες για τα οποία εκδίδονται νέες οικοδομικές άδειες
Τα παλαιότερα κτίρια κατά τη στιγμή της μεταβίβασής τους.
Τα αυθαίρετα για την περαίωση των δηλώσεων.
Για την υποβολή της Ηλεκτρονικής Ταυτότητας Κτιρίου, βάσει του ν.4495/2017, τα παλαιότερα κτίρια διακρίνονται σε δύο κατηγορίες:
Κατηγορία 1η
Κτίρια που ανήκουν στο Δημόσιο, στους ΟΤΑ και στα ΝΠΔΔ και κτίρια που στεγάζουν υπηρεσίες αυτών
Κτίρια συνάθροισης κοινού (θέατρα, κινηματογράφοι, αίθουσες εκδηλώσεων, συνεδριακά κέντρα, κτίρια εκθέσεων), συμπεριλαμβανομένων βιβλιοθηκών, μουσείων, αθλητικών εγκαταστάσεων, σταθμών μετεπιβίβασης ΜΜΜ
Πρατήρια υγρών καυσίμων, συνεργεία ή πλυντήρια αυτοκινήτων
Τουριστικά καταλύματα άνω των 300 τ.μ.
Δημόσια και ιδιωτικά κτίρια προσχολικής, πρωτοβάθμιας, δευτεροβάθμιας και τριτοβάθμιας εκπαίδευσης
Νοσοκομεία, ιατρικά κέντρα, κλινικές, κέντρα παροχής υπηρεσιών υγείας και ψυχικής υγείας, βρεφοκομεία, παιδικοί-βρεφονηπιακοί σταθμοί, οικοτροφεία, οίκοι ευγηρίας, ιδρύματα χρονίως πασχόντων, ιδρύματα ατόμων με αναπηρία
Καταστήματα κράτησης και ειδικά καταστήματα κράτησης νέων
Σημείωση: Για τα προαναφερόμενα κτίρια της 1ης Κατηγορίας υπάρχει περιθώριο 5 ετών για την καταχώριση της Ηλεκτρονικής Ταυτότητας Κτιρίου.
Κατηγορία 2η
Στην κατηγορία αυτή υπάγονται όλα τα υπόλοιπα κτήρια και οι αυτοτελείς διηρημένες ιδιοκτησίες ανεξαρτήτως χρήσης.
Για αυτά τα κτήρια η υποβολή γίνεται κατά τη μεταβίβαση του κτιρίου ή της αυτοτελούς διηρημένης ιδιοκτησίας και η σχετική δήλωση προσαρτάται υποχρεωτικά στο συμβόλαιο.
Σε όλες τις προαναφερόμενες περιπτώσεις υφίσταται υποχρέωση ενημέρωσης της Ηλεκτρονικής Ταυτότητας Κτιρίου ύστερα από οποιαδήποτε εργασία παρέμβασης ή τροποποίησης στο κτίριο / οριζόντια ή κάθετη διηρημένη ιδιοκτησία, για την οποία απαιτείται οικοδομική άδεια ή έγκριση εργασιών μικρής κλίμακας από δημόσια αρχή. Αυτό διασφαλίζει τη συνεχή, έγκαιρη και έγκυρη ενημέρωση του Ηλεκτρονικού Μητρώου.