Lições aprendidas: Aprendendo em equipe
O curso de Elaboração e Gestão de Projeto teve inicio em 06/08/2018 e, desde então, várias tarefas foram realizadas, e dentre as lições aprendidas por nosso grupo, ao decorrer da elaboração do projeto foram as seguintes, até o momento:
Lições aprendidas: Conhecendo mais de perto
No dia 07/09/2018 tivemos a oportunidade de visitar a CAAE, lá conhecemos a casa e conversamos com a Telma, idealizadora do projeto. Através dessa visita podemos conhecer melhor a história da instituição, o dia-a-dia deles, como funciona o projeto e resultados já alcançados nesses 28 anos de existência da casa.
Uma das maiores lições foi ver um exemplo materializado de caridade e amor ao próximo. Recebemos um ensinamento do que é trabalhar com propósito de ajudar ao próximo, e isso foi algo gratificante, assim como é para os voluntários que se debruçam a esse trabalho com muito empenho e esforço para que o mesmo venha de fato acontecer.
Apesar de todas as dificuldades e problemas, a dedicação desta equipe vem alcançado resultados positivos. Com o atual cenário econômico de crise, muitas pessoas físicas e jurídicas cortaram ações voltadas a filantropia, o que tem aumentado as barreiras para arrecadação de alimentos etc. Entretanto, o trabalho em equipe e a paixão por essa causa têm trazido a eles êxito apesar das adversidades.
Segundo a Telma, uma das fundadoras da CAAE, o projeto escolhido por nós alunos (de arrecadação de alimentos não perecíveis) veio atender diretamente as necessidades imediatas da instituição e estamos muito contentes por ajudar e vir como uma fonte de apoio neste momento.
Lições Aprendidas: WBS
Ao realizar a montagem do WBS (Work Breakdown Structure) tivemos a noção de como organizar de forma eficaz a sequência de atividades que realizaremos ao longo do projeto. Dessa forma, organizamos as atividades por ordem de subordinação, ou seja, as atividades a serem executadas têm uma macro atividade. Assim, dividimos a execução do projeto em: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Essa estrutura será a base para a realização de outros modos de melhor organizar o projeto.
Lições aprendidas: Estratégias de captação de recursos
A captação de recursos é uma etapa essencial de projetos, que impacta tanto no andamento do projeto como no resultado final, apresentando-se como um grande risco que precisa ser gerenciado. Tomando como base a experiência do nosso e de outros grupos, pudemos entender o quão importante é a assertividade na escolha estratégica, no que diz respeito à prazos e ao produto final em si. Para escolher a melhor estratégia de captação levamos em conta fatores como: dificuldades de armazenamento e transporte dos alimentos, disponibilidade de tempo dos participantes para se dedicar à arrecadação e a necessidade do cliente de obter uma variedade de produtos em quantidade homogênea. Com isso em mente optamos pela captação através da venda de rifas e contato com empresas, obtendo êxito nas duas estratégias.
No caso da captação por meio de rifas, escolhemos rifar um fone de ouvido com o custo de R$35,99 com cada número ao preço deR$2,00 dentro de um prazo de dois meses. Todas as rifas foram vendidas dentro do prazo estipulado. No contato com empresas, conseguimos firmar uma parceria com a empresa Rappi, que se comprometeu a doar alimentos e outros itens de consumo para o CAAE.
Desta experiência pudemos tirar algumas lições, como: 1) Não é preciso rifar um prêmio caro para vender mais, a maioria das pessoas que compraram as rifas ajudaram pelo projeto e não pelo prêmio. 2) Um prêmio caro eleva o preço da rifa e menos pessoas se dispõem a comprá-las. 3) ocusto com a aquisição do produto rifado deve ser levado em consideração, pois ele consumirá parte dos ganhos. 4) a ajuda da empresa Rappi aumentou o escopo do projeto de uma forma que não imaginávamos, trazendo muitos benefícios para o projeto.
Lições Aprendidas: Rede de Atividades
Nossa próxima tarefa para melhor desenvolver as atividades propostas pelo nosso projeto, foi o desenvolvimento da Rede de Atividades, que esta diretamente ligada ao WBS, onde foi nossa maior dificuldade, pois tínhamos que definir quais atividade tinham dependência de realização e quais eram as macros atividades. Após um esclarecimento por parte do professor, reestruturamos nossa Rede de Atividades e adquirimos um conhecimento sobre a melhor forma de elabora-la.
Lições aprendidas: Matriz de responsabilidades
Matriz de Responsabilidades, ou matriz de alocação de responsabilidades (do inglês - Responsibility Assignment Matrix - RAM), é uma matriz que aloca a responsabilidade de cada integrante da equipe do projeto sobre cada entrega e seus respectivos pacotes de trabalho.
Uma forma muito usada é a Matriz RACI onde as letras representam a responsabilidade do integrante da equipe sobre o pacote de trabalho.
Onde:
R: Responsável pela execução
A: Responsável pela aprovação
C: consultado
I: informado
Isso foi importante pois os integrantes soube quais as atividades que ele seria responsável, ajudando a definir melhor o papel de cada um dentro do projeto. Evitou que uma mesma pessoa ficasse sobrecarregada, ocupando diversas funções, e com a definição na matriz de responsabilidades cada um pode se responsabilizar por cada atividade.
A maior lição aprendida no uso dessa ferramenta foi saber a importância de definir o papel de cada um dentro do projeto, melhorando a comunicação e permitindo acompanhar o desenvolvimento de cada atividade.