Góc bên trái của Bảng kê mua hàng phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị ) Uỷ ban nhân dân phường 5, bộ phận sử dụng Bảng kê mua hàng. Bảng kê mua hàng phải được đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Mỗi quyển “Bảng kê mua hàng” phải được ghi số liên tục từ đầu quyển đến cuối quyển.

Bước 1: Ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ hoặc bộ phận làm việc của người mua hàng

Bước 2: Ghi đầy đủ thông tin vào bảng kê

+ Cột A, B, C, D : Ghi số thứ tự, tên, quy cách, phẩm chất, địa chỉ mua hàng và đơn vị tính của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá

+ Cột 1:Ghi số lượng của mỗi loại vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá đã mua.

+ Cột 2:Ghi đơn giá mua của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá đã mua.

+ Cột 3:Ghi số tiền của từng thứ đã mua

(Cột 3 = Cột 1 x Cột 2)

Dòng cộng ghi tổng số tiền đã mua các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá ghi trong Bảng. Các cột B, C, 1, 2, 3 nếu còn thừa thì được gạch 1 đường chéo thì trên xuống.

Bước 3: Ghi tổng số tiền phải trả bằng chữ

Bước 4: Người mua ký, chuyển cho kế toán trưởng soát xét, ký vào Bảng kê mua hàng và chủ tịch Ủy ban nhân dân phường 5 duyệt.