案例.經驗分享

查公務人員請假規則(以下簡稱請假規則)第3條第1項第4款規定，公務人員懷孕者，於分娩後給娩假42日，流產者依懷孕週數給予日數不等之流產假，娩假及流產假應一次請畢；第7條規定，公務人員依其服務年資核予一定日數之休假。為營造友善職場環境、鼓勵公務人員生育，並考量母體分娩或流產後需時休養，爰補充上開請假規則規定，女性公務人員如遇不可抗力（例如胎兒早產或因疾病治療需要而提前分娩或引產等）而提前於年終分娩或流產，依規定請娩假或流產假致當年度14日以內之休假無法休畢者，得先請該等休假後，續請娩假或流產假，娩假及流產假應一次請畢 。

• 依據：銓敘部104年12月10日部法二字第10440491781號函

(啟文國小人事室主任劉惠菁提供)

實務訓練(考試錄取分發)人員是否順利銜接未來公職生涯、適應職場，輔導工作具關鍵性影響，因此輔導員遴選、培訓、輔導方式，乃至於單位主管的協助，每個環節都很重要。

然而並非所有的輔導過程都是平順的，輔導衝突情事時有所聞，如曠職、工作表現差、不服指示、自傷（殺）、性騷或涉刑事等事件，主管與輔導員的因應關係著個案導正，亦或啟動淘汰機制，須審慎視之。建議主管對工作環境須保持敏銳的觀察，管理專家說預防問題員工之道，就是先讓新進人員了解組織的遊戲規則(包括：工作說明、行為準則、倫理規範、設備使用規定、辦公室溝通政策等)，由主管與新進人員逐項討論過後，要求該員工簽名，確認他們已經了解組織對他們的期待。

我們希望輔導工作是機關與新進人員的橋樑，以建立友善環境為原則，但對輔導衝突事件也非一味的不處理，不去面對和處理，只會導致惡性循環，讓這些人的行為變得更糟。輔導過程中如遇特殊異常情事有啟動淘汰機制考量時，請主管務必完成必要程序，並完備相關紀錄與佐證資料。

主管如組織的關懷員一般，以員工協助(EAP)的觀點而言，面對問題員工時，可試著運用EAP的步驟當作事件處理鋪陳：關懷(以利查覺問題)>協助(提供資源協助)>管理(採取支持性管理，工作簡化、工作調整)>處理(已善用資源與協助，採取不適任之處理，如考績)，以期事件順利圓滿。綜合上述，有關主管人員於輔導工作中應有之作為、遇特殊異常情事之處理或須評定受訓人員成績不及格應行程序，茲就個人實務經驗分享如下：

一、主管人員於輔導工作中應有之作為：

(一) 新進人員工作指派：

1. 由人事部門會同，依新進人員考試錄取類科及佔缺職務說明書所訂工作內容，指派適當工作。

2. 實務訓練分為實習(前一個月)、試辦(後三個月)階段，新進人員實習時以不具名協助指派工作，試辦應安排輔導員指導新進人員以具名方式試辦指派工作。

(二) 輔導員遴選：

1. 以直屬主管擔任為優先，如非直屬主管擔任，以具有受訓人員考試錄取相當等級考試及格以上，或曾任受訓人員分配訓練之相當職務之資深人員亦可。

2. 輔導員以具經驗、熱忱、耐心特質者為佳。

(三) 輔導員勤前教育：除薦送輔導員參訓，並告知輔導員輔導任務、對新進人員的期待(組織遊戲規則)及輔導重點。

1. 薦送講習：薦送輔導員參加公務人員保障暨培訓委員會(以下稱保訓會)辦理之輔導工作講習，提醒預先研讀該會「輔導員工作手冊」，或線上課程，以提升其輔導知能。有關線上課程得洽本機關人事室或逕至保訓會網站查詢。

2. 輔導任務：建議輔導員應秉持三心二意法則(關心、耐心、熱心與誠意、樂意)，多一點關懷與鼓勵，使新進人員順利完成實務訓練，成為其公職生涯的貴人。

3. 遊戲規則：含單位之工作說明、行為準則、倫理規範、設備使用規定、辦公室溝通政策等，遊戲規則愈明確愈好。遊戲規則須經主管與新進人員逐項討論，再由輔導員確認新進人員已經了解組織對他們的期待。

4. 輔導重點：輔導員須指導、培養新進人員「工作知能、品德操守及服務態度」，並充分瞭解考試錄取人員訓練計畫與成績評量規定，提供適當之輔導及給予必要之協助。

(四) 擬訂實務訓練計畫：主管須與輔導員共同參與新進人員實務訓練計畫的擬訂，研討並確認輔導方式。

1. 輔導方式：實務訓練計畫表輔導方式應含「職前講習、工作觀摩、專業課程訓練或輔導、個別會談」，實施順序及時點，得視實際狀況彈性規劃。

2. 實務訓練計畫表須新進人員簽名確認，由輔導員核章轉陳單位主管、人事主管及機關首長核定，於新進人員報到7日內傳送保訓會，影本應請輔導員、新進人員留存。

(五) 督促輔導紀錄及通報：輔導員須每月實施輔導工作紀錄(含面談紀錄)，如遇重大或特殊輔導衝突事件，應即時通報保訓會。

1. 輔導紀錄：提醒輔導員應詳實記錄(考試錄取人員實務訓練輔導紀錄表)，並檢陳新進人員直屬主管及單位主管核閱後，由輔導員暫予收存，俟受訓人員訓練期滿，作為考評實務訓練成績之重要參考，併同受訓人員實務訓練成績考核表彙陳。輔導紀錄得不限每月一次，每週或每日亦可。輔導過程中主管須隨時關心輔導工作之推動，必要時協同輔導，或提供相關建議及支持性管理。

2. 事件通報：事涉實務訓練考核評定，如有評定不及格事由應即完成通報及紀錄。

(1) 通報：新進人員實務訓練期間如有發生重大或特殊情事，足以影響實務訓練之實施，輔導員應即時通報新進人員直屬、單位主管及人事主管，人事室當日應通報保訓會。

(2) 紀錄：督促輔導員填寫「特殊異常情事通報及輔導紀錄表」，事件發生3日內應以書面通報保訓會，紀錄及佐證資料由輔導員暫予收存。提醒輔導員於每月「考試錄取人員實務訓練輔導紀錄表」輔導情形紀錄欄及受訓人員重大具體優劣事蹟欄，詳載通報事件之辦理日期（時間）、次數及具體事由。

3. 面談紀錄：輔導員安排新進人員於實務訓練之期中及期末期間，至少各進行1次個別會談，協助解決其工作適應問題及生涯發展。如有特殊或重大情事，得配合每月「考試錄取人員實務訓練輔導紀錄」實施(不限每月一次)。主管應檢視面談紀錄內容，如有必要得主動介入管理，或親自實施面談。

4. 重要事項：提醒輔導員所有的紀錄如係記載異常或重大事件者，務必有以下重要註記或資料。

(1) 發生日期、摘要、原因及經過（按時間先後條列，並含具體之人、 事、時、地、物）。

(2) 輔導（處理）情形。

(3) 佐證資料。

(六) 實務訓練成績考核：

1. 主管、輔導員依新進人員訓練期間實際表現、實務訓練計畫表、實務訓練輔導紀錄表所載資料，及公務人員考試錄取人員訓練成績考核要點辦理。

2. 提醒輔導員應於新進人員訓練期滿後填寫考核表，送單位主管初核，轉送人事單位陳報首長核定。

3. 附帶提及實務訓練期滿，對於輔導工作績優者仍請主管從優敘獎，畢竟輔導員係兼任性質，額外承擔且無償奉獻。反之，輔導機制中未設計輔導員考核機制，無明確獎勵額度規範，亦無提供合理誘因，導致輔導員對輔導業務不重視，造成專業無法有效移轉與傳承，似有章外另設課題探討之必要。

以上略述主管於輔導工作中所扮演的角色，並將應有作為按時程以條列、步驟方式呈現，建議主管們參採運用。論一般情形，新進人員為期4個月實務訓練大多能順利完成，實屬正常，惟少數因故不合格，究其係輔導衝突為主因，為使主管對輔導特殊異常情事，或新進人員考核不良時有所因應，筆者另將主管、輔導員必要之履行程序整合，希望對輔導現場有所助益。

一、事由：新進人員於實務訓練期間，如有曠職、輔導衝突事件、自傷（殺）事件或其他足以影響訓練實施等特殊異常情事(例如亡故、吸毒、性騷或涉刑事案件)。

二、通報保訓會：應於事發當日立即先以電話、傳真或電子郵件通報保訓會受理通報窗口 (先通報單位主管、人事室，人事室通報保訓會)。

三、實施面(會)談：進行個別會談，會談時另請同事1人陪同，並作成書面紀錄共同簽名，如受訓人員不願簽名，則由陪同人員逕予簽名。

(一) 明確告知待改進之處，對組織影響與後果，並提供必要輔導與協助。(因輔導紀錄須填寫輔導（處理）情形)

(二) 明確告知實務訓練成績不及格之可能結果。

四、異常紀錄陳核：立即填寫特殊異常情事通報及輔導紀錄，附佐證資料陳送直屬主管、單位主管及人事主管核閱後，於發生3日內完成書面通報保訓會，並由輔導員暫予收存，以利後續考核及輔導措施。通報過程應注意維護受訓人員之秘密及隱私。

五、每月輔導紀錄：依據特殊異常情事通報及輔導紀錄，填寫每月(如遇特殊或重大事件亦得每週或當日)輔導紀錄，於輔導員特殊輔導情形紀錄欄及受訓人員重大具體優劣事蹟欄，應詳載辦理日期（時間）、次數及具體事由。陳受訓人員直屬主管及單位主管核閱後，由輔導員暫予收存，作為考評實務訓練成績之重要參考，併同受訓人員實務訓練成績考核表彙陳。

六、成績考核：輔導員應於受訓人員訓練期滿後，填寫成績考核表，送單位主管初核，轉送人事單位陳報機關（構）學校首長評定。單位主管初核為不及格者處理程序：

(一)先交付實務訓練機關考績委員會審議。審議時應給予受訓人員陳述意見之機會，並作成紀錄，再送實務訓練機關首長評定。

(二)實務訓練機關首長仍評定不及格，應併同實務訓練成績考核表、實務訓練計畫表、實務訓練輔導紀錄表及考績委員會紀錄等相關事證資料(含特殊異常情事通報及輔導紀錄及佐證資料)，函送保訓會。

綜上而論，員工協助與輔導工作存有密切關係，實務訓練猶為新進同仁敞開公務大門，而輔導工作就是組織員工協助的第一步，透過主管、輔導員關心、耐心與熱心，得以扶持新進同仁適應職場環境，進而成為組織有用之人力資源。公務人員雖多以考試進用，也都是一時之選，然因個人成長、家庭因素、身心狀態不同，且社會化的過程未必一致，進入公務大家庭後或有適應不如預期的情形，有待主管保持敏銳的觀察，亟盡能事後倘有啟動淘汰機制之考量，仍須不忘對該事件處理預作鋪陳(EAP的步驟)：

一、 關懷：工作、生活上給予同仁關懷，以利查覺問題。

二、 協助：如查覺同仁工作或生活等問題，可提供資源協助，例如心理諮商、債務整合、法律諮詢等。

三、 管理：配合員工協助需要實施相關措施，針對員工需求或問題比重如設置諮商室、健身房、辦理健康講座等採預防性措施。另依規定採取支持性管理，例如因患重病無法上班之員工，除安排首長慰問外，並協助申請延長病假、公保給付，使其安心療養。對於職場不適、時間管理不當者，得協助檢視工作項目、作業流程，運用師徒制或調整職務。

四、 處理：對於員工之問題已善用資源與協助，該員仍造成組織成本增加或績效不彰，則依規定採取不適任之處理，如調任他機關、年終考績評核丁等免職，或因延長病假期滿無法康復予以留職停薪，如留職停薪期滿仍無法上班，應辦理退(離)職、資遣。

員工協助不只是主管與員工間單純的供需關係，更應是彼此回饋的實踐，如果具體的回饋仍無法導正問題員工，也非一味遷就，適時的啟動淘汰機制才是正辦。顯見輔導的介入是預防問題員工之道，亦是員工協助的一環，主管的輔導工作不能流於形式，落實新進同仁的輔導，等同踏出員工協助穏健的第一步。 ( 撰文：稅務局人事室主任劉名才)