O objetivo desta lição é introduzi-lo ao mundo da apresentação de slides. Atualmente, existem uma grande quantidade de softwares e possibilidades de apresentação de conteúdos, seja em tela, seja por meio de um projetor de imagens. Entre tais elementos, algumas dicas são importantes na hora de construir sua apresentação de forma que fique agradável de ver, com elementos interessantes entre outros aspectos que fazem com seus slides prendam a atenção dos espectadores. E a indicação de um software que atenda também as expectativas de criatividade é importante.

É bem provável que nenhum outro software do chamado pacote Office tenha tantos outros similares ou com o mesmo propósito de outras empresas do que o Microsoft PowerPoint. E vou confessar algo que, às vezes, evito comentar para não magoar aqueles que conheço. Quando alguém me diz que existe um software de apresentação de slides melhor que o Microsoft PowerPoint, é como se eu escutasse: “para chegar mais rápido a um destino que fica a mil quilômetros daqui, é melhor utilizar uma bicicleta do que um avião”. Mas se você não sabe que existe o avião, e mesmo que souber, não tem a menor ideia de como utilizá-lo, faz sentido dizer que a bicicleta é a melhor ferramenta. Não tem nada com fanatismo ou achar que estou ganhando algo da Microsoft para dizer isto. Para mim é uma constatação depois de conhecer praticamente todos os aplicativos de apresentação que estão no mercado. Se alguém tem o Microsoft PowerPoint e, principalmente, se for atualizado e está utilizando outro software para fazer apresentações, seria como ter um uma planilha eletrônica para somar 2+2.

E também percebi isso depois de ministrar algumas oficinas on-line sobre o uso do Microsoft PowerPoint para quem já o utilizava, mas percebi que faziam de forma muito limitada. Ou seja, não explorou as possibilidades que ele oferece como por exemplo: busca de imagens, ilustrações, vetores, ícones etc. do próprio estoque da Microsoft, não precisando se preocupar com direitos autorais. Ou ainda na internet com a atribuição de direitos autorais adequados para o uso.

No entanto, não adianta apenas saber fazer slides bonitos, com palheta de cores adequadas, animações etc. sem que haja um objetivo claro a ser alcançado com sua apresentação. Existem ainda outros recursos que podem auxiliar muito quando combinados. E vamos comentar sobre alguns deles a seguir.

Já aconteceu comigo! E não foi a única vez. Será que isso ainda pode acontecer com você? Ou já aconteceu? A primeira vez foi a cerca de 8 anos atrás. Fui convidado para assistir uma palestra de uma pessoa muito influente na área de negócios, com formação na Universidade de Harvard, experiência no desenvolvimento de negócios em conjunto com empresários conhecidos nacionalmente. Bem! Não sei você, mas eu criei uma expectativa elevada em relação a esta palestra. Quando começou, o palestrante foi apresentado, era um anfiteatro com cerca de 400 pessoas, ele pediu para projetar os seus slides, ou também chamado de apresentação, por isso é muito comum utilizar o termo em inglês que representa estas duas palavras: presentation.

Foi quando começou a minha decepção, slides com fundo 100% brancos e frases escritas com a fonte (letras) pretas, pequenas que mal davam para ler. E eu estava em uma posição mais considerada perto do palco do que longe. Não tinha uma ilustração, uma animação, uma borda nada. Era basicamente uma tela de um editor de textos com layout em forma de paisagem. Se você não está acostumado com este termo, “forma de paisagem” é como se fosse o seu celular só que deitado. E “formato retrato” ele de pé como o utiliza. Enfim, não tinha um índice, ou tópicos nada além do que relatei, fundo branco com frases escritas em cor preta e a fonte que mal dava para ler.

E eu fiquei pensando: Não pode! Não é possível que ninguém deu conselhos a esta pessoa de que existem alguns princípios básicos para se elaborar uma apresentação? Não precisa ser aquela apresentação “da Nasa”, mas pelo menos algo que não fosse constrangedor quando temos uma pessoa que é praticamente uma celebridade no mundo dos negócios apresentando algo. E essa não foi a única vez! Percebi que isso aconteceu, às vezes, com mais ou menos intensidade ao longo dos anos.

Depois alguns falam que o Microsoft PowerPoint está morto. Bem, como já leram anteriormente eu não acredito nisto. Mas parece que pessoas que criam apresentações desanimadoras como esta que eu relatei, certamente estão tentando matá-lo e ainda incentivar outros não conhecedores a também acreditar.

Por isto, vou te apresentar alguns princípios que utilizando ou não o Microsoft PowerPoint, vão fazer com que suas ideias sejam mais bem compreendidas, você consiga prender mais as pessoas e também engajá-las em seus projetos.

De acordo com Cox e Lambert (2012), o Microsoft PowerPoint é um aplicativo de slides digital ou de forma geral de apresentações completas. Ele auxilia no desenvolvimento e criação de forma rápida e eficiente, de apresentações mais dinâmicas com aparência profissional. Course (2008) lembra que o PowerPoint possui ferramentas que auxiliam no passo a passo para criação de apresentações.

De acordo com Manzano (2013), assim como os demais aplicativos do pacote Microsoft Office, o PowerPoint oferece modelos de apresentação prontos, os chamados “templates”.

O universo que envolve o PowerPoint e a criação de apresentações é interessante e gigantesco. Algumas curiosidades:

De acordo com Da Silva (2013, p. 247), “O PowerPoint é um pacote completo de ferramentas para criação de apresentações gráficas. Com o PowerPoint você consegue criar apresentações profissionais contendo gráficos, figuras, texto, organogramas e uma variedade de cores”.

Segundo Cox e Lambert (2012, p.17 ), com o Microsoft PowerPoint é possível:

Mesmo estas ferramentas, incluindo o PowerPoint, não fazem todo o trabalho, existem algumas técnicas que precisam ser aplicadas na ferramenta.  Manzano (2013, p. 17) relata que: “Toda história deve ter início, meio e fim, assim como uma apresentação, pois trata de uma história que será transmitida aos ouvintes”.

Com certa experiência, as apresentações de slides podem ser geradas rapidamente, fáceis de atualizar e é uma maneira eficaz de introduzir interesse visual em praticamente qualquer apresentação. No entanto, as apresentações de slides também podem significar um desastre, mesmo para apresentadores experientes. A chave para o sucesso é garantir que sua apresentação de slides seja uma ajuda visual e não uma distração visual.

Simplifique e limite o número de palavras em cada slide. Use frases-chave e inclua apenas informações essenciais. Seu slide não deve ter frases para serem lidas. Às vezes, quem sabe um pensamento, uma reflexão de um autor, mas nada muito além disto. Minha experiência, um slide não deve ter mais que 6 palavras/elementos que podem ser contados e deve-se evitar inserir palavras em letras maiúsculas. Cada slide deve representar uma ideia, pois estudos mostram que a mente humana não consegue focar em mais de 6 coisas e/ou elementos ao mesmo tempo. 

O espaço vazio no slide aumentará a legibilidade. E lembre-se do tamanho, regra geral, nunca menor que 16 pontos. De 16 a 24 pontos já é motivo de atenção. Não terá problemas se for sempre maior que 24 pontos.

Uma preocupação é em relação a quantidade de slides. Existem empresas que limitam, colocam regras aos colaboradores que ao fazerem suas apresentações, em que geralmente periodicamente de forma obrigatória, para apresentar dados da área onde trabalham, impedem a livre quantidade de slides. O que acaba ocorrendo? O que poderia estar em 10 slides fica no primeiro. Logo, imaginem a monstruosidade que deve aparecer. Fica a dica, nunca limite a quantidade de slides. E sem alguém fizer isso com você, tenha certeza de que é um grande erro.

Lembre-se, os slides quando projetados são um bom meio para representar uma ideia graficamente ou fornecer uma visão geral, apoiar sua perspectiva. Os slides são um meio ruim para detalhes e leitura. Evite parágrafos, citações e até frases completas.  Não use seus slides como anotações do orador ou simplesmente para projetar um esboço de sua apresentação. Use modelos de fonte/letras fáceis de ler tipo: Arial ou Helvetica. Alguns tipos de fontes/letras são mais fáceis de ler, demoram menos tempo e requerem menos esforço mental.

Use cores contrastantes para texto e plano de fundo. Pode parecer estranho, mas o texto claro em um fundo escuro é melhor. Lembre-se, os olhos sempre procuram e a mente se torna um ponto mais seguro e reconfortante: a luz. Por isto, fundo escuro e letras claras. O PowerPoint vai te ajudar no esquema de cores, mas você pode começar um novo design do zero. O Adobe Color CC (https://color.adobe.com/) é uma ferramenta on-line que funciona no navegador da internet de forma bem versátil para trabalhar com cores. É uma maneira super-rápida de criar uma paleta de cores. A partir disto pode estabelecer uma cor base e criar vários temas alterando as regras de harmonia disponíveis. Pode criar cores de contraste, vários tons, ou seja, atuar de forma a não correr riscos de transformar sua apresentação em uma verdadeira confusão de cores que não fazem sentido entre elas.

Evite o uso de transições chamativas entre um e outro slide. Seja sutil. Esses recursos podem parecer impressionantes no início, mas são uma distração e envelhecem rapidamente. Lembre-se, o PowerPoint é um apoio a sua apresentação de não uma distração. De acordo com Pedrone (2017), seja qual for o estilo que você escolher, deverá mantê-lo consistente em toda a peça/slide. Ter um estilo para um slide e, em seguida, um estilo diferente para um slide diferente pode ser chocante de forma negativa para o público.

Use imagens de boa qualidade que reforçam e complementam sua mensagem. Certifique-se de que sua imagem mantenha seu impacto e resolução quando projetada em uma tela maior. O PowerPoint tem uma biblioteca própria, e você ainda pode lançar mão de uma quantidade enorme de bancos de imagens e vídeos gratuitos. Basta digitar no Google, "bando de imagens grátis". Sempre fique atento às condições de uso e atribuição de crédito ao autor.

Uma apresentação verbal deve se concentrar na fala e audição interativas, não na leitura do orador ou do público. As linguagens faladas e escritas se diferem significativamente. A linguagem falada é mais curta, menos formal e mais direta. A leitura de texto arruína uma apresentação. Um ponto relacionado tem a ver com folhetos para o público. Um de seus objetivos como apresentador é capturar e manter a atenção do público. Se você distribuir materiais antes de sua apresentação, seu público estará lendo os folhetos em vez de ouvir você. Muitas vezes, partes de uma apresentação eficaz dependem da criação de suspense para envolver o público. Se o público pode ler tudo o que você vai dizer, esse elemento está perdido.

Podemos utilizar um vídeo na apresentação do PowerPoint? Sim! No entanto, Anderson (2013) lembra que se bem utilizado o, o vídeo pode ser muito eficaz, mas há erros comuns que devem ser evitados. Por exemplo, ter no máximo 1 minuto, ou seja, ser curto, se for mais de 60 segundos, você corre o risco de perder a atenção das pessoas para o que realmente é importante. Não use vídeos – principalmente corporativos – que pareçam autopromocionais ou comerciais. Qualquer coisa com uma trilha sonora pode ser perigosamente desanimadora.

Sua apresentação não é apenas sobre seus slides. É sobre a mensagem que você quer passar. Antes de preencher estatísticas, fatos e números, inserir fotos, gráficos, pense na narrativa que será discutida e em sua ordem. Por isto, faça um roteiro antes de ir para o PowerPoint, neste momento de criação ele pode distraí-lo. Comece em um documento do Word, OneNote ou do Google Docs. Roteirize toda a apresentação para ter uma ideia de como as informações apresentadas fluirão e como os espectadores verão em sequência. Só depois vá para o PowerPoint.

Antes de se apresentar, envie sua apresentação para alguém com mais experiência olhar e te dar alguns feedbacks sobre o trabalho que realizou.

O Microsoft PowerPoint, por ser uma ferramenta de apresentação, diferentemente de um aplicativo de processamento de textos, como o Word ou uma planilha eletrônica igual o Excel, possui um apelo por design e aspectos visuais como recurso principal. E face ao aumento do poder computacional, velocidade das conexões com a internet, ele possui um recurso muito interessante que você pode experimentar, tanto com o Microsoft PowerPoint instalado no computador ou com ele on-line (https://office.live.com/start/PowerPoint.aspx?omkt=pt-BR). O importante é ter uma conexão com a internet. Este recurso é chamado, quando utilizado on-line de “Designer”. Fica no menu da barra de ferramentas Design>Designer. Quando o Microsoft PowerPoint é instalado no computador, chama-se Ideias de Design, fica no menu da barra de ferramentas Design>Ideias de Design.

O que esse recurso faz é, desde que tenha elementos como uma caixa de textos, e imagem, gerar por meio de computação em nuvem e inteligência artificial, sugestões de design para o slide que está trabalhando. Como exemplo, temos a figura 1, a seguir. Mas lembre-se o software vai gerar e tiver alguns elementos mínimos, como caixa de texto e imagem. Se não tiver ou tiver muitos, este recurso retorna à informação de que não foi possível gerar as sugestões de design.

Perceba que existe ao centro a janela principal com o slide que está trabalhado e do lado direito, várias miniaturas do respectivo slide com sugestões de design para ele. O interessante é que faz isso mantendo a imagem e o que está escrito. Para aceitar, basta escolher uma das sugestões, e clicar nela, automaticamente, seu slide é ajustado de acordo com a miniatura escolhida. Utilizo sempre este recurso e com o passar do tempo, tem se tornado mais interessante e com mais possibilidades.

Então, fica a dica, experimente! E como falei, nem precisa ter o Microsoft PowerPoint instalado no computador, pode fazer isto com ele online, ou seja, rodando no navegador da internet.