Incluir Documento
Por meio desse recurso, o usuário poderá incluir documentos, internos ou externos, em processos.
Inserir um documento interno
Acesse o processo e clique no ícone Incluir Documento.
Na próxima tela, escolha o tipo do documento de forma similar à escolha do tipo do processo.
Depois, preencha os campos de cadastramento do documento, os quais são semelhantes aos campos do processo.
O campo Texto Inicial aparece inicialmente com a opção nenhum selecionada. Porém, se desejar, o usuário poderá selecionar um Documento Modelo ou um Texto Padrão para gerar o documento.
Logo depois do preenchimento adequado dos campos de cadastramento, clique em Salvar. Lembre-se de que os dados cadastrados auxiliam, posteriormente, na pesquisa do documento.
Após a confirmação da operação, o documento será inserido, automaticamente, na Árvore do Processo e ficará disponível para edição e para assinatura. À direita do nome e do número de protocolo de cada documento, aparece a sigla da unidade que o gerou. E, ao posicionar o cursor sobre a sigla, é informado o nome da unidade.
Inserir um documento interno em um grupo de processos
Na tela Controle de Processos, marque a caixa de seleção ao lado do número dos processos em que deseja incluir o documento e clique no ícone 'Incluir Documento', disponível na Barra de Ícones.
Agora, selecione o Tipo do Documento; indique, no campo Texto Inicial, o Documento Modelo ou o Texto Padrão que será utilizado; selecione um Bloco de Assinatura ou clique em Novo para criar um Bloco; e depois clique em Gerar.
Caso o usuário tenha optado por já inserir os documentos em um Bloco de Assinatura, será aberta a tela Blocos de Assinatura. Nela, o usuário poderá consultar e assinar os documentos gerados, bem como utilizar todas as outras funcionalidades disponibilizadas nessa tela.
Como inserir um documento externo
Acesse o processo, clique no ícone Incluir Documento e escolha o tipo de documento externo.
Preencha os campos de cadastramento, anexe o arquivo desejado e clique em Salvar.
Ao registrar os dados do documento externo, o usuário deverá informar, no campo formato, se ele é Nato-digital ou Digitalizado nesta Unidade.
Nato-digital -> arquivo a ser registrado foi criado ou recebido por meio eletrônico.
Digitalizado nesta Unidade -> Para documentos obtidos a partir da digitalização de um documento em papel. Selecione uma opção no campo Tipo de Conferência, conforme descrito adiante.
É necessário também informar se o documento físico que foi digitalizado será encaminhado para arquivamento. Caso a caixa 'para arquivamento' seja marcada, posteriormente o documento em papel deverá ser encaminhado à Unidade responsável pelo arquivamento, seguindo as orientações do órgão para transferência de documentos.
Para o preenchimento do campo Tipo de Conferência, considere que:
Cópia autenticada administrativamente: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for uma cópia autenticada administrativamente por servidor público.
Cópia autenticada por cartório: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for uma cópia autenticada em cartório.
Cópia simples: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for uma cópia simples, sem qualquer forma de autenticação.
Documento original: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for o original.