Guia do OKR

ÍNDICE

INTRODUÇÃO

A partir de 2021, a SETIN adotará uma nova abordagem de trabalho, a estratégia adaptativa, com o intuito de responder mais rapidamente às mudanças de cenário e correções de rumo.

Esta nova abordagem inclui a aplicação do Objectives and Keys Results – OKR. Ele é baseado na gestão com foco em resultados, definindo objetivos e metas para toda organização fazendo com que todos andem na mesma direção, com prioridades claras, em um ritmo constante para impulsionar o alcance dos resultados esperados.

Este guia tem por objetivo orientar as equipes na aplicação do OKR.

O QUE É OKR?

É uma forma de DEFINIR e COMUNICAR Objetivos e MEDIR seu progresso baseado em RESULTADOS alcançados.

Foca no que é mais importante/prioridade e gera mais valor para o negócio.
Ciclos mais curtos: agilidade na correção de rumo, gerando aprendizados mais rápidos.
Top-down e bottom-up: engajamento, “sentimento de pertencer”, compartilhamento de responsabilidades.
Facilita a colaboração entre equipes: a realização de um OKR pode envolver a vários times.

Os dois componentes principais do OKR

O - Objetivo:

são descrições qualitativas memoráveis do que deseja alcançar.

KR – Key Results (resultados-chave):

são métricas quantitativas que medem o seu progresso em direção ao atendimento do Objetivo

Desdobramento dos OKRs

Conceitualmente os OKRs podem ser definidos a partir do nível estratégico e serem desdobrados até o nível individual. Para a Estratégia de TIC do TST o desdobramento contemplará as seguintes perspectivas:

Estratégica: são objetivos de alto nível do ponto de vista da TIC e por isso são orientados para o longo prazo. (CGTI e CGESTI).
Tática: são OKRs no nível de coordenadorias/assessorias que contribuirão para a realização dos OKRs de nível estratégico.
Operacional: os times (seções) focam na realização de iniciativas (projetos, atividades, ações, tarefas) que ajudarão no alcance dos KR táticos. Dadas as características do cenário Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo ao qual estamos expostos, as iniciativas são voltadas para o curto prazo, possibilitando maior resiliência e adaptabilidade à Setin.

Alinhamento e cadência dos OKRs

Cadência dos OKRs

Os OKRs são definidos, acompanhados e reavaliados frequentemente. As perspectivas estratégica, tática e operacional possuem “tempos” naturalmente diferentes, já que aúltima tende a mudar muito mais rapidamente. Para resolver isso, o OKR adota cadências aninhadas, com periodicidade de avaliação/revisões distintas para cada perspectiva. Para a Estratégia de TIC 2021, utilizaremos as seguintes cadências:

Estratégica: ciclo anual, com revisões trimestrais e acompanhamento mensal.
Tática: ciclo trimestral, com revisões trimestrais e avaliações mensais.

Operacional: ciclo trimestral e revisão de iniciativas sempre que necessário.

Ciclo do OKR

A frequência de realização de cada etapa do ciclo de depende da perspectiva perspectiva do OKR, estratégica ou tática.

Etapa 1: Planejar e alinhar OKRs

É o momento de propor como o time contribuirá com a realização dos OKRs estratégicos.
As seguintes questões devem ser respondidas. Como podemos contribuir para os OKRs estratégicos: Qual dos resultados-chave dos OKRs estratégicos podemos impactar? O que os times farão para alcance do KRs (iniciativas)?
Os OKRs que não foram alcançados no ciclo anterior são reavaliados para que sejam incluídos no próximo ciclo ou descartados se não forem mais necessários.

Etapa 2: Realizar check-ins

Encontros rápidos com o propósito de verificar o desempenho dos OKRs, identificar impedimentos e, se for o caso, rever as iniciativas para melhorar os resultados.
Realizado no mínimo mensalmente com os times. O último check-in do ciclo coincide com a etapa 3: Realizar Retrospectiva.
As medições dos KRs são realizadas antes dos encontros e registradas nas issues de OKRs do Jira. A página "OKRs no Iira" apresenta o link para acesso ao "Quadro de OKR"e instruções para o registro das informações dos no Jira.

Etapa 3: Realizar Retrospectiva

É a reunião que avalia o que foi feito no ciclo atual para promover ações concretas de melhoria para o próximo ciclo.
É o momento de compartilhar aprendizados: “o que devemos começar a fazer”, “parar de fazer” e “continuar fazendo”.

OKR – COMO CONSTRUIR?

OKR – PERSONAS

OKR "Facilitadores"

São os responsáveis pela gestão do processo de OKR na SETIN.

Quem: colaboradores da CGOV/SAEP.

Atuação:

realizar a gestão do OKR na SETIN;
cuidar da estratégia de comunicação dos OKR;
auxiliar as equipes na definição e acompanhamento dos OKR;
promover capacitações sobre OKRs;
realizar avaliações contínuas do uso do OKR na TI para promover ações de melhoria;
prover ferramentas para auxílio no uso do OKR;
comunicar e dar visibilidade dos resultados e aprendizados gerados;
identificar e formar colaboradores para exercer os papéis de “OKR líderes” e “OKR Champions";
auxiliar a realização dos encontros de Check-ins e Retrospectivas da perspectiva Estratégica, incluindo a medição dos KR;
apoiar, se necessário, encontros de Check-ins e Retrospectivas da perspectiva Tática.

OKR “Champions”

São colaboradores da SETIN que ajudam a fomentar a cultura de OKR na organização. É desejável ter bom relacionamento interpessoal, entusiasta em Agilidade e perfil de liderança. Os champions não interferem na atuação dos times, e sim em como a gestão do OKR está sendo feita.

Quem: qualquer colaborador das unidades da SETIN.

Atuação:

orientar as equipes na aplicação do OKR;
ajudar na coordenação dos OKR compartilhados por mais de uma unidade;
participar das reuniões de check-in e retrospectiva, se necessário;
assegurar que o acompanhamento do OKR seja feito da mais forma mais simples possível;
incentivar que os times evoluam a cada ciclo com base no aprendizado gerado;
incentivar a transparência e colaboração.

OKR "Líderes"

São responsáveis por acompanhar e orientar os times durante o ciclo de execução do OKRs a fim de garantir o alcance dos resultados estabelecidos pelos KRs.

Quem: preferencialmente coordenadores e assessores da SETIN.

Atuação:

resolver impedimentos que dificultam/impedem o alcance dos KR;
facilitar a interação entre equipes;
conduzir as reuniões de acompanhamento dos OKR (check in);
medir e consolidar os resultados dos OKRs;
manter as informações dos OKRs e garantir que as iniciativas dos KRs estejam atualizadas no Jira;
comunicar e dar visibilidade aos resultados verificados.

Times/Equipes

São os membros das equipes que atuam na realização das iniciativas para geração dos resultados dos OKRs.

Atuação:

definir iniciativas alinhadas aos OKRs táticos e estratégicos.
executar as iniciativas priorizadas para o alcance do resultado-chave;
mantém as iniciativas dos KRs atualizadas no Jira;
participar dos encontros de acompanhamento (check-ins) e revisão de final de ciclo (retrospectiva);
propor OKRs táticos e estratégicos.

CHECK-IN – ACOMPANHANDO OS RESULTADOS

O acompanhamento dos OKRs acontece por meio de encontros periódicos, chamados “Check-in”, com o propósito de verificar o desempenho dos OKRs, identificar impedimentos e, quando for o caso, traçar estratégias para melhorar os resultados.
A reunião permite um alinhamento e acompanhamento contínuo, garantindo sucesso na entrega dos resultados.
Estes encontros devem ser de curta duração, máximo 30 minutos hora, e contar com a participação de toda a equipe envolvida na realização do OKR tático.
A periodicidade ocorre de acordo com o desdobramento e a cadência de cada perspectiva do OKR, com a intenção de dar mais agilidade na correção de rumos, sendo:
- Perspectiva estratégica: check-ins no mínimo mensais;
- Perspectiva tática: check-ins no mínimo mensais.

Como realizar os check-ins

Os encontros de check-ins são muitos importantes, pois é por meio deles que é possível avaliar juntamente com times se o progresso do OKR e definir ações de melhoria para corrigir os rumos.

Passo 1 - Preparação do Check-in

O que deve ser feito:

Agendar os encontros de check-in:

Convidar todos os integrantes das equipes envolvidas nos KRTs e a SAEP (email: saep@tst.jus.br).

Medir os resultados alcançados e calcular o progresso dos Resultados-Chave - KRs. (2 a 3 dias antes do encontro de check-in.)

Obs: a medição deve ser realizada antes de cada check-in, para possibilitar a avaliação dos KRs durante o encontro.

Atualizar no Jira os resultados das medições (Valor atual e progresso de cada KR do Objetivo.

A página "OKRs no Iira" apresenta o link para acesso ao "Quadro de OKR"e instruções para o registro das informações dos no Jira.

Responsável: “OKR Líder”

Passo 2 - Reunião de Check-in

Propósito:

avaliar os resultados-chave alcançados;
verificar o grau de confiança para atingimento dos KRs;
identificar impedimentos para posterior tratamento;
decidir o que pode ser feito para melhorar os resultados.

Responsável: “OKR Líder”

Participantes:

Perspectiva Tática: times que possuem iniciativas relacionadas com o OKR tático e “OKRs champions”, se necessário.
Perspectiva Estratégica: “OKRs Líderes” de nível estratégico, CGESTI, “OKR facilitador”

Passo 3 - Divulgar os resultados alcançados

Registrar informações no Jira:

o grau de confiança dos KRs.
as informações combinadas com os times durante o encontro de Check-in.

Responsável: “OKR Líder”

Grau de Confiança do KR

Quadro - Grau de confiança - Felipe Castro

O grau de confiança do KR traz o aspecto qualitativo, o que não é mostrado nos dados.
A seguinte pergunta deve ser respondida: “Com as informações que temos hoje, o time está confiante no alcance KR ao final do ciclo?”.
Todos os membros da equipe devem opinar, o importante é a manifestação de cada membro.
É uma oportunidade de avaliar a percepção de confiança de cada um e também de alinhamento do time.

Dicas para condução dos encontros de check-ins

As reuniões devem ser curtas e limitadas (30min a 1h).
O Check-in começa com a análise dos dados. Qual é o valor atual desse KR?
O que mudou desde o último Check-in?
Para identificar impedimentos, pergunte: O que está atrasando o time? Existe um fator externo que, se resolvido, poderia melhorar os resultados?
Os encontros devem ser sobre “como vamos melhorar nossos OKRs” e não para justificar os resultados não alcançados que podem ocorrer eventualmente.
IMPORTANTE: As Iniciativas não são objeto de acompanhamento durante as reuniões de check-in.

Diferenças Check-ins Estratégico e Tático

INICIATIVAS – PRECISAM DE ACOMPANHAMENTO?

São as iniciativas (projetos, ações, tarefas) que materializam a realização dos OKRs no dia a dia dos times e por isso devem ser acompanhadas frequentemente pelos próprios times. Cada equipe deve se organizar da forma que for mais conveniente. Por exemplo, para times que usam métodos ágeis, a “Daily” (reuniões diárias) é uma ótima opção!
Elas podem ser modificadas (alteração, exclusão, inclusão) sempre que houver a necessidade de ajustes para alcance dos resultados-chave. Estas modificações devem ser acordadas com todo o time, inclusive com o “OKR líder”.
O registro das iniciativas e seu andamento serão realizados na ferramenta Jira, sempre associando ao KR Tático”. A página "OKRs no Iira" apresenta o link para acesso ao "Quadro de OKR"e instruções para o registro das informações dos no Jira.

RETROSPECTIVA - MOMENTO DE REFLEXÃO

O propósito da retrospectiva é avaliar o que foi feito no ciclo atual para promover ações concretas de melhoria para o próximo ciclo.
É o momento de compartilhar aprendizados: o que devemos “começar a fazer”, “parar de fazer” e “continuar fazendo”.
A retrospectiva deve ser realizada antes do planejamento para o próximo ciclo.
Todos os membros da equipe devem participar.
Recomenda-se que a condução das retrospectivas seja feita por alguém que não faça parte do time, como por exemplo, os “OKRs champions” ou “OKR facilitadores”.
Os aprendizados identificados devem ser registrados e acessíveis à todos.

Pergunte:

"Por que alcançamos esses resultados? O que contribuiu?”
"Por que não alcançamos esses resultados? Quais foram os desafios?"
E a pergunta mais importante: "O que aprendemos neste ciclo?"

ONDE FAZER O REGISTRO DOS OKR E SEUS RESULTADOS

O Jira será a ferramenta utilizada para o registro e acompanhamento dos OKRs.

A página "OKRs no Iira" apresenta o link para acesso ao "Quadro de OKR"e instruções para o registro das informações dos no Jira.

A atualização das informações é responsabilidade do “OKR Líder”.

REFERÊNCIAS

Para a elaborações deste guia foi utilizado com fonte de referência:

O Guia do Iniciante – OKR; autor Felipe Castro.
Material de treinamento do Curso “Gestão e métricas de Resultados com OKR”, IBGP, instrutor: Sérgio Diogo, realizado em agosto/2020.
Site: https://felipecastro.com/pt-br/blog/category/okr-pt-br/
Site: https://thomazribas.com/okr/o-que-e-okr#t-1605833325456)
Site: https://www.siteware.com.br/blog/metodologias/metodologia-okr
Site: https://www.feedz.com.br/blog/okr/

MATERIAL COMPLEMENTAR

Para o aprofundamento no conhecimento sobre OKR, sugerimos as seguintes fontes:

Livro: Measure what matters - John Doerr.
Site: https://felipecastro.com/pt-br/blog/category/okr-pt-br/
TED: Por que o segredo do Sucesso é definir as metas certas - John Doerr (https://www.ted.com/talks/john_doerr_why_the_secret_to_success_is_setting_the_right_goals/transcript?language=pt-br#t-381470)

CONTATO

Em caso de dúvidas/esclarecimentos entre em contato com a SAEP. e-mail: saep@tst.jus.br ou pelo Google chat sala: "Dúvidas Estratégia de TIC/OKR"

Conteúdo sob responsabilidade da SETIN/CGOV/SAEP

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