Del 1 - Skriveråd

Ti skriveråd for godt og forståelig språk

Bli bevisst på hvordan du kan skrive klart, og få konkrete tips til hvordan du kan bygge opp en tekst. Klarspråk handler ikke først og fremst om riktig eller feil språk, men om å velge de formuleringene som er mest brukervennlige.

2. Sett teksten din i bås

Tenk gjennom hvem du skriver til, og hvorfor du skriver. Hva er poenget med teksten din? Hva vil du at leseren skal vite eller gjøre etter å ha lest teksten din? Dersom budskapet kommer tydelig fram, er det større sjanse for at leseren gjør det du forventer og ønsker. Da slipper du å bruke tid på å oppklare og forklare i etterkant. Ved å være bevisst på hvem du skriver til, kan du tilpasse innhold og formuleringer slik at det passer for mottakeren. Det er forskjell på om du skriver til en kollega, til et politisk utvalg eller til innbyggerne. Vi må tenke på hva målgruppen har av kunnskap om saken fra før, og hvilke forutsetninger de har for å skjønne teksten. Ikke alle kjenner til regelverket og fagordene vi bruker. Derfor må vi i mange tilfeller forklare både saken, regelverket og fagordene slik at folk forstår.

3. Henvend deg direkte til mottakeren

Bruk en hyggelig tone når du skriver brev og e-poster. Hvis innbyggerne skal oppleve at vi er til stede for dem, må vi henvende oss direkte når vi skriver. Vi må tenke på at vi skal snakke med og ikke til mottakeren. For å gi teksten en mer imøtekommende og personlig tone bør vi bruke du og dere når vi skriver. Unngå å omtale mottakeren din i tredjeperson (tiltakshaver, mottaker, søker, hjemmelshaver) eller ved hjelp av ubestemt pronomen (man og en). Bruk heller ikke høflighetsformene De eller Dem som tiltaleform, fordi det er stivt og skaper avstand. Det skal dessuten være lett å se hvem som er avsender av teksten. Vi skal derfor introdusere Trondheim kommune tidlig i teksten og bruke navnet når vi sier noe om kommunens rolle og oppgaver. Videre i teksten er det greit å variere med vi. Da blir det også enklere for mottakeren å forstå rollene i teksten – hva som er forventet av mottakeren, og hva mottakeren kan forvente av kommunen.

Ikke skriv: Ved overgang til ny arbeidsgiver kan arbeidstaker ved ev. sykdom først bruke egenmelding etter to måneder.

Skriv heller: Når du skifter arbeidsgiver, kan du bruke egenmelding ved sykdom først etter to måneder.

Ikke skriv: Man kan be om å få bistand til å fremsette en eventuell klage.

Skriv heller: Du kan få hjelp til å skrive og sende inn en klage.

Ikke skriv: En viser til Deres søknad.

Skriv heller: Vi viser til søknaden din.

Vi skal alltid være bevisst på hvilken stil og tone vi bruker. Måten vi skriver på må være tilpasset situasjonen og budskapet, og vi må prøve å sette oss inn i hva mottakeren tenker og føler. Eksempel: Dersom en innbygger sender oss en fortvilet klage etter å ha fått avslag på en søknad om sykehjemsplass, kan (ellers hyggelige) fraser som «ha en god dag» oppleves som upassende og som om vi ikke tar klageren på alvor.

5. Gjør det enkelt å finne fram

Lag fortellende overskrifter og mellomtitler. Da blir tekstene våre lettere å orientere seg i. Leserne starter gjerne en tekst fra flere innganger og hopper underveis i lesingen. Overskrifter og mellomtitler er viktige leseinnganger: Her stopper leseren opp et øyeblikk, på jakt etter noe interessant.

Det er særlig viktig at overskriften er presis og dekkende for hva saken handler om. Overskriften kan fortelle leseren mye og må gjerne avsløre hovedbudskapet i teksten. Overskrifter med bare ett ord blir som regel for generelle og upresise. Vi må også passe på at overskriftene er søkbare i arkivsystemet vårt, ESA.

Del dessuten teksten opp i avsnitt. Jo flere avsnitt, desto flere leseinnganger. Organiser alltid ett eller flere avsnitt under samlende mellomtitler. Unngå såkalte halvavsnitt. Avsnitt skal markeres med en åpen linje. Presise og informative mellomtitler hjelper leseren til å finne fram til de enkelte delene av teksten. Mellomtitler bør brukes i alle typer tekst, for eksempel brev, nettekster og e-poster.

6. Skriv aktivt og konkret

Tenk på teksten din som en samtale med leseren. Da er det naturlig å henvende seg direkte til leseren ved hjelp av et såkalt aktivt språk der vi bruker konkrete størrelser som vi, du og dere. På den måten får vi fram hvem som gjør hva, og det blir naturlig å plassere subjektet og verbalet langt fram i setningen. Da blir teksten tydeligere og lettere å skjønne for leseren.

Dette innebærer å unngå såkalte passive formuleringer som tradisjonelt har kjennetegnet byråkratiske tekster. Der idealet tidligere var å tre tilbake i teksten og holde avstand, er det i dag naturlig å vise også i tekst at avstanden mellom kommunen og innbyggerne er kortet inn: Vi er dus med hverandre og skal være nære, tilgjengelige og imøtekommende.

Unngå dessuten såkalt substantivering. Substantivering innebærer å bruke kompliserte substantivuttrykk («forestå formidling av velkomstinformasjon») der vi kan uttrykke oss enklere ved hjelp av verb («ønske velkommen»). Med verb får vi koblet innholdet tydeligere til handling – og språket blir mer konkret og umiddelbart forståelig.

PASSIV

Ikke skriv: Det vises til forskrift om miljørettet helsevern.

Skriv heller: Vi viser til forskrift om miljørettet helsevern.

Ikke skriv: Dette vedtaket kan påklages.

Skriv heller: Du kan klage på vedtaket.

Ikke skriv: Det må påregnes noe ventetid på dette tilbudet.

Skriv heller: Du må regne med noe ventetid på tilbudet.

SUBSTANTIVERING

Ikke skriv: Ved endring av din helsetilstand vil hele eller deler av tjenesten kunne endres eller opphøre.

Skriv heller: Hvis helsetilstanden din endrer seg, kan hele eller deler av tjenesten endres eller opphøre.

Ikke skriv: Det er foretatt fratrekk i støtten på 25 % for alle som har sendt inn søknad etter fristens utløp.

Skriv heller: Vi har trukket fra 25 prosent av støtten for alle som har sendt inn søknaden etter fristen.

7. Bruk et språk folk forstår, og forklar fagbegrep

Tenk på hvem leseren er, og skriv så leseren forstår. Velg enkle og korte ord der det er mulig. Bruk konkrete, presise og kjente ord der du kan. Innenfor de ulike fagområdene i kommunen bruker vi mye fagord og stammespråk, ofte uten å være bevisst det selv. Når du jobber i et fagmiljø, blir du gjerne «blind» for hvilke ord som kan være vanskelige for utenforstående å forstå. Som rørlegger er det lett å glemme at ikke alle vet hva en slamsuger er, og som byggesaksbehandler blir du fort vant til å omtale kundene dine som tiltakshavere.

Du må forklare ord som du har grunn til å tro at leserne dine ikke forstår. Plasser gjerne forklaringen i en parentes bak det aktuelle ordet. Det kan hende at du må inngå kompromisser og bruke et mindre presist språk når du forklarer. Det gjør ikke noe så lenge du gjør det i tillegg til det presise fagbegrepet. I andre tilfeller kan det være nyttig for leseren å få presentert et eksempel eller en illustrasjon. Test gjerne ordvalget ditt på en kollega eller venn utenfor fagmiljøet hvis du er usikker på om et ord er enkelt å forstå.

Ikke skriv: Vedtak datert 24.08.2014 om oppsettende virkning for Hyllveien 18b oppheves.

Skriv heller: Trondheim kommune opphever vedtaket om å utsette iverksettingen for Hyllveien 18b.

Ikke skriv: Vi bør kunne allokere ressurser som i dag brukes innenfor psykisk helse.

Skriv heller: Vi bør kunne flytte ressurser som i dag brukes innenfor psykisk helse.

Ikke skriv: Budsjettet innebærer få endringer på enhetens budsjett, men mulig vi ikke får kompensert for økt deflator.

Skriv heller: Budsjettet innebærer få endringer på enhetens budsjett, men mulig vi ikke får kompensert for økt deflator (justeringer etter lønns- og prisendringer, inflasjon etc.).

8. Skriv et moderne språk, men vær obs på moteuttrykk

Bruk et moderne språk og unngå formuleringer som virker fremmede eller foreldet. Prøv å skrive slik du snakker – og bruk unntaksvis ord som du knapt bruker i muntlig språk. Vi bør unngå en del utdaterte verb, som for eksempel påføre, påse, utstede, påklage og nedtegne, og bytte dem ut med mer moderne ord. Vi bør også unngå gammeldagse og byråkratiske formuleringer som således, hvorledes, angående, vedrørende og i henhold til.

Ikke skriv: Varsel vedrørende ...

Skriv heller: Varsel om ...

Ikke skriv: De er således klageberettiget.

Skriv heller: Du har dermed rett til å klage.

Ikke skriv: Vedtaket er i henhold til reglementet.

Skriv heller: Vedtaket er i tråd med reglementet.

Luk vekk formuleringer som foreliggende, hjemmehørende og gjeldende. Unngå substantiver uten bestemmelse (lov, sak, dokument) eller med enkel bestemmelse (denne lov, denne sak, dette dokument). Bruk heller substantiv med dobbel bestemmelse (denne loven, denne saken, dette dokumentet).

Vær obs på moteuttrykk. Nye moteord kommer stadig inn i språket. Slike moteord sniker seg inn i dagligtalen og kan være mye brukt, men er ofte uklare i innhold og kan etter hvert få preg av utslitthet. For eksempel er uttrykket fokus på en gjenganger. Nå sniker å adressere seg inn i dagligtalen. I forhold til er også mye brukt. Et stadig mer vanlig uttrykk er å arbeide mot, som ikke er ment å bety å motarbeide, men tvert imot å arbeide for noe eller med noen. Felles for disse uttrykkene er at de er upresise og vage. Hvis vi bruker moteordene sjeldnere, blir også språket mer variert.

10. Gi teksten til en kollega og få tilbakemelding

Les teksten høyt for deg selv. Det du ikke klarer å si, bør du heller ikke skrive. Det kan også være lurt å involvere flere i skrivinga. Det er lett å se seg blind på egen tekst. Få en kollega til å lese gjennom teksten din før du sender den, og særlig når du er i tvil om en formulering er forståelig. Et nytt blikk der vi er «på parti med leseren», vil som regel gjøre en tekst bedre. Det går også an å stille spørsmål om språk på det sosiale nettstedet Yammer, der Kommunikasjonsenheten har opprettet en egen åpen gruppe om språk. La diskusjonen bli levende! 21