Håndtering av tilbakemeldinger

På denne siden får du tips til å skape 1) en positiv tilbakemeldingskultur i arbeidsmiljøet, 2) betydningen av god selvivaretakelse med konkrete tips, og 3) råd om hvordan håndtere tilbakemeldinger.

1) Bygg en god tilbakemeldingskultur

En positiv og effektiv tilbakemeldingskultur i din avdeling eller enhet utvikles gradvis over tid. Som leder har du en nøkkelrolle i denne prosessen.

Ta eierskap og initiativ: Det er viktig at du aktivt tar ansvar for å etablere og vedlikeholde en god tilbakemeldingskultur. Gjør det til et prioritert tema i dine lederhandlinger.

Integrer tilbakemelding i personalmøter: Sett av tid i personalmøter for å diskutere viktigheten av tilbakemeldinger, både positiv og konstruktiv. Dette skaper en felles forståelse og normaliserer det å gi og motta tilbakemelding.

Forankre i kommunens verdier: Fremhev hvordan en god tilbakemeldingskultur er i tråd med Trondheim kommunes verdier om åpenhet, kompetanse og mot. Forklar hvordan åpenhet skaper tillit, kompetanse utvikles gjennom læring fra tilbakemeldinger, og mot handler om å tørre å gi og motta ærlige tilbakemeldinger.

Konkrete tips for å fremme en god tilbakemeldingskultur:

Vær et godt eksempel: Vis selv åpenhet for tilbakemeldinger og gi konstruktiv kritikk på en respektfull måte.
Skap trygge rammer: Sørg for at ansatte føler seg trygge når de gir og mottar tilbakemeldinger, uten frykt for negative konsekvenser.
Fremhev verdien av både ros og konstruktiv kritikk: Balanser positiv anerkjennelse med områder for forbedring.
Gi jevnlig og spesifikk tilbakemelding: Vent ikke på formelle evalueringer. Gi tilbakemelding fortløpende og vær konkret om hva som fungerte bra og hva som kan forbedres.
Oppfordre til toveis kommunikasjon: Skap rom for dialog der ansatte også kan gi tilbakemelding til deg som leder og til hverandre.
Lær opp i tilbakemeldingsteknikker: Vurder å tilby opplæring i hvordan man gir og mottar effektiv tilbakemelding på en konstruktiv måte.
Følg opp tilbakemeldinger: Vis at du tar tilbakemeldinger på alvor ved å diskutere dem og eventuelt iverksette tiltak basert på dem.
Anerkjenn innsatsen: Verdsett ansattes villighet til å gi og motta tilbakemeldinger, selv om det kan være utfordrende.

Ved å implementere disse tipsene over tid, kan du gradvis bygge en sterk og positiv tilbakemeldingskultur som bidrar til læring, utvikling og et bedre arbeidsmiljø i din avdeling eller enhet.

2) Hvordan håndtere anonyme omtaler på nett

Trondheim kommune gir ingen spesifikke retningslinjer for hvordan du som leder eller ansatt skal forholde deg til digitale plattformer som vurderer arbeidsplasser. Imidlertid ønsker Lederløftet å gi deg et forslag til hvordan du kan informere dine ansatte og håndtere eventuelle tilbakemeldinger som måtte komme.

Forslag til informasjon til ansatte (for eksempel i et personalmøte):
Vi er kjent med at det fins nettsider hvor ansatte kan vurdere sine arbeidsplasser. Alle står selvsagt fritt til å uttrykke sine meninger også der.

Oppfordring fra leder til ansatte:
Samtidig ønsker jeg som leder å invitere dere til å ta en direkte samtale med meg dersom dere har tilbakemeldinger eller forslag. Jeg setter pris på en åpen dialog og tror at vi sammen kan finne gode løsninger, fremfor at kommentarer kun legges ut anonymt.

Forankring i kommunens verdier:
Verdiene i Trondheim kommune er åpen, kompetent og modig. En slik tilbakemeldingskultur, hvor vi kan snakke åpent med hverandre, er noe vi ønsker å fremme.

Håndtering av tilbakemeldinger på digitale plattformer:
Dersom det etter hvert skulle dukke opp tilbakemeldinger om vår avdeling eller enhet på et nettsted, vil det være naturlig å ta dette opp i et personalmøte. På den måten kan vi ha en felles dialog rundt eventuelle utfordringer eller forbedringsområder som blir belyst.

3) God selvivaretakelse når den anonyme kritikken treffer

Som leder er du vant til å stå i stormen. Du tar beslutninger, leder team og navigerer i komplekse situasjoner. Men hva skjer når kritikken kommer anonymt og treffer deg midt i magen? Når du ikke vet hvem som står bak ordene, og innholdet føles både vagt og sårende?

Husk god selvivaretakelse. I slike situasjoner er det essensielt å prioritere din egen mentale og emosjonelle helse. Det er lett å la tankene spinne og følelsen av utilstrekkelighet ta overhånd. Men husk:

Vurderingen gjelder ofte ikke deg som person, men 'ledelsen' generelt. Anonym feedback kan være et uttrykk for frustrasjon med systemer, prosesser eller overordnede strategier – ting som ligger utenfor din direkte kontroll som enkeltindivid. Prøv å distansere deg fra den umiddelbare følelsen og se om du kan identifisere underliggende temaer i tilbakemeldingen.

Hvor mye ansvar er det egentlig riktig at du tar i akkurat den tilbakemeldingen du bekymrer deg for? Er kritikken spesifikk og handlingsrettet, eller er den mer generell og følelsesladet? Reflekter over ditt reelle handlingsrom og hvilke deler av tilbakemeldingen du faktisk kan påvirke. Det er viktig å ta ansvar for det som er ditt, men ikke bær vekten av alt som kritiseres.

Du er leder, det er en rolle på jobb. Akkurat som en skuespiller går inn og ut av en karakter, er lederrollen en del av din profesjonelle identitet. Kritikken som rettes mot "ledelsen" er i mange tilfeller rettet mot denne rollen, ikke mot deg som privatperson.

Men du har flere roller og er et helt menneske. Bak lederrollen finnes dine verdier, dine relasjoner, dine interesser og din unike personlighet. Ikke la anonym kritikk definere deg eller undergrave din selvfølelse. Søk støtte hos dine nærmeste, kolleger du stoler på, eller eventuelt en coach eller mentor.

Praktiske tips for selvivaretakelse

Begrens eksponeringen: Ikke la tankene rundt tilbakemeldingen dominere hverdagen din. Sett av tid for refleksjon, men prøv også å fokusere på andre oppgaver og aktiviteter.
Snakk med noen du stoler på: Del følelsene dine med en partner, venn, kollega eller mentor. Å sette ord på det kan hjelpe deg med å bearbeide opplevelsen.
Søk etter mønstre, ikke enkeltkommentarer: Hvis du mottar gjentakende kritikk rundt et spesifikt tema, kan det være verdt å undersøke nærmere. Men ikke la deg overvelde av isolerte negative kommentarer.
Fokus på det du kan kontrollere: Bruk energien din på å forbedre de områdene du faktisk har mulighet til å påvirke.
Husk dine styrker og tidligere suksesser: Anonym kritikk kan lett overskygge følelsen av kompetanse. Minne deg selv på hva du har oppnådd og dine positive egenskaper som leder.
Sett grenser: Det er greit å ikke la anonym kritikk trenge inn. Beskytt din mentale helse ved å sette grenser for hvor mye du lar det påvirke deg.
Vær nysgjerrig, men ikke etterforskende: Prøv å forstå hva som ligger bak kritikken, men unngå en jakt på hvem som har skrevet den. Fokuser på innholdet, ikke avsenderen.
Prioriter fysisk velvære: Sørg for tilstrekkelig søvn, sunn mat og regelmessig mosjon. Fysisk helse har en direkte innvirkning på din mentale robusthet.
Gi deg selv tillatelse til å føle: Det er naturlig å bli skuffet, frustrert eller såret av negativ tilbakemelding. Ikke undertrykk følelsene, men la deg selv kjenne på dem på en sunn måte.

Til slutt: Anonym feedback kan være vanskelig å håndtere, men det trenger ikke å definere deg som leder eller som menneske. Ved å prioritere selvivaretakelse og reflektere klokt rundt innholdet, kan du komme styrket ut av det og fortsette å lede med integritet og mot.

Har du innspill eller ønsker du å ta kontakt?

Vi hører gjerne fra deg, send oss en e-post:
lederloftet@trondheim.kommune.no

Page updated

Report abuse